eadministración: acreditar mi identidad y la de los demás

eadministración: acreditar mi identidad y la de los demás 1

Índice 1. Presentación... 3 2. Confianza y seguridad en mis trámites... 4 3. Enseñar mi DNI virtual. Novedades... 5 4. Autenticar, firmar y cifrar. Cripto qué?... 7 5. Cómo utilizo mi DNIe... 8 6. Dónde solicito el DNIe... 11 7. Del derecho al deber... 12 8. Utilidades del certificado en la eadministración... 14 9. Utilidades del certificado con clientes... 15 10. La efactura... 17 11. La efactura y la eadministración... 31 12. Despedida... 32 13. Resumen... 33 2

1. Presentación Hace un mes, hice una solicitud de devolución de ingresos indebidos a la Seguridad Social y me comentaron que solicitando un certificado electrónico podía consultar el estado del expediente en Internet Como ya sabéis soy panadera artesana de un pueblecito de Aragón. Todos y todas conocemos a alguien que asegura no utilizar Internet en su vida diaria (ya no digamos en su trabajo), más que por resultarle difícil, porque no se fía. Dicen que prefieren ir en persona y que le entreguen los papeles en mano Te has detenido a pensar por qué la gente dice eso? Seguramente tú lo hayas pensado muchas veces. Es normal, necesitamos estar seguros/as de que hemos hecho bien el trámite, de que lo hemos presentado en la oficina de la administración competente y tener en nuestras manos el justificante que lo acredite. Ya no es sólo eso, sino que, cómo saben las Administraciones Públicas y el resto de empresas o clientes que soy yo quien está realizando ese trámite en Internet, y no alguien que tiene acceso a mis datos? Los objetivos que perseguimos son: Conocer las novedades del DNI electrónico. Distinguir los distintos tipos de certificado. Aprender a utilizar los certificados electrónicos. Vislumbrar las ventajas del uso de los certificados electrónicos para mi negocio. 3

2. Confianza y seguridad en mis trámites Como sabes, la LAECSP obliga a las Administraciones Públicas (AAPP) a ofrecernos sus servicios a través de vías telemáticas. Pero claro, estos servicios de las AAPP no se limitan a ofrecernos información en sus páginas web, sino que también tenemos el derecho a firmar un documento en Internet con la misma validez como si lo hiciéramos manuscrita y presencialmente en la oficina. En esta Sociedad de la Información (SI), el principal reto que tiene la Administración en la implantación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) es generar la confianza suficiente que permita eliminar los riesgos asociados a su utilización. Para eso, para acreditar de una forma oficial nuestra identidad y poder firmar documentos, han creado los conocidos como certificados electrónicos. Domiciliación bancaria Supongamos que Lucía ha recibido una subvención del Gobierno de Aragón por un importe de 3.600 debido a la contratación temporal de una persona con discapacidad en su panadería. Por problemas con su caja, Lucía ha decidido cambiarse a un banco. Pero ahora tiene un problema, ha de comunicar al Gobierno de Aragón el cambio de domiciliación bancaria para cobrar la subvención. Este es un trámite con una Administración Pública, no? Pues bien, imagínate que, a la hora de hacer esa solicitud en la web de este organismo, a Lucía únicamente le piden que escriba en un formulario electrónico sus datos básicos como: Nombre, apellidos, DNI, razón social Y el nuevo número de cuenta. Tú lo harías?, Quién te dice que la persona que está introduciendo los datos no es una persona desconocida de la calle donde Lucía perdió su cartera con toda la documentación? Vías telemáticas Se trata de utilizar la informática y las telecomunicaciones para mandar mensajes a larga distancia. 4

3. Enseñar mi DNI virtual. Novedades Para poder acreditar de una forma oficial nuestra identidad y asegurarnos de la identidad de aquella persona (física o jurídica) o administración con la que nos relacionamos por medios electrónicos, y además, poder firmar los trámites, se han creado los certificados digitales. Digamos que se trataría de enseñar nuestro DNI en Internet, nuestro DNI virtual... 5

El DNI electrónico (DNIe) es muy similar al anterior en cuanto a aspecto y aparecen los mismos datos. La gran novedad es la incorporación del chip electrónico que nos permite, además de identificarnos ante terceros, firmar documentos electrónicamente. Ciencias erróneas Existen creencias erróneas generalizadas con respecto a la información que contiene el chip, como que contiene los datos de la Seguridad Social, tus antecedentes si es que los tienes, tu informe de vida laboral No te preocupes, para eso vamos a explicarte qué es lo que contiene exactamente el DNIe. Dentro del chip únicamente aparecen (aparte de los certificados que analizaremos a continuación): Los datos de filiación de la persona titular. Una imagen digitalizada de la fotografía y de la firma manuscrita (como si escaneáramos tu foto y tu firma). La plantilla de la impresión dactilar. En todas las comisarías españolas ya se expide el DNIe. Casi la mitad de la población ya tiene este nuevo documento que nos abre las puertas de la eadministración. No obstante, aproximadamente sólo un 5% lo utiliza para aprovecharse de sus ventajas en Internet. A qué esperas? Enseñar nuestro DNI Cuando vas a un supermercado y pagas con tu tarjeta de crédito, suelen pedirte el DNI para comprobar que eres tú el titular de la tarjeta. Es algo que conocemos todos y que consideramos válido oficialmente, por qué? Porque ha sido certificado por una entidad autorizada como es el Ministerio del Interior, la Policía. 6

4. Autenticar, firmar y cifrar. Cripto qué? La novedad del DNIe es la inclusión en el chip de un certificado de autentificación, certificado de firma electrónica, certificado electrónico de la autoridad emisora y claves de cada certificado. Uffff, cuántas cosas Entonces, si me roban el DNIe? Tranquilo, los datos del chip están cifrados y sólo se puede acceder a ellos con tu clave de acceso personal (el PIN), como en las tarjetas de crédito o el móvil. No obstante, estás obligado a informar de ello, en ese mismo momento revocarán los certificados. 7

5. Cómo utilizo mi DNIe Para utilizar tu DNIe necesitas varios elementos: Una vez instalado el software requerido se puede utilizar la firma electrónica. Solo necesitamos conexión a Internet. Para que el proceso sea seguro necesitamos: 8

El certificado del Organismo Público o Entidad Privada: nos garantiza su identidad, es como si el organismo o empresa nos enseñara su DNI virtual. Nuestro certificado de autenticación, acredita, como sabes, nuestra identidad. Recuerda, sólo tú puedes acceder a los certificados de tu DNIe pues eres la única persona que conoce el PIN, es importante que tengas en cuenta los aspectos relativos a la seguridad. Confiar en los certificados Es habitual que nuestro navegador nos de mensajes de error a la hora de acceder a las sedes electrónicas de los organismos. Eso es porque no le hemos dicho al navegador que confiamos en ese certificado. Una vez instalemos el certificado, no nos saldrá de nuevo el mensaje de error. 9

Proceso Pasos a seguir para establecer la conexión con el Organismo de forma autenticada (fuente: Instituto Nacional de las Tecnologías de la Comunicación, INTECO): 1. El Ciudadano hace petición de conexión segura autenticada. 2. El Organismo o Entidad crea mensaje autenticado y envía al ciudadano. 3. El Ciudadano verifica validez del certificado de servidor ofrecido. 4. Se genera la clave de sesión y cifrado de la misma con la clave pública del Organismo o Entidad. 5. Se construye el mensaje de intercambio de claves. 6. El Ciudadano introduce el DNI-e en el lector y con el certificado electrónico de autenticación valida el mensaje de intercambio de claves. 7. Se establece el canal privado. 8. El Organismo o Entidad verifica mensaje de establecimiento de sesión. 9. El Organismo o Entidad comprueba en la Autoridad de Validación el estado de validez del certificado autenticación del ciudadano. 10

6. Dónde solicito el DNIe Hola de nuevo, ahora parece que me voy aclarando un poco más con esto de los certificados, pero tengo un problema. Qué pasa si yo tengo mi nuevo DNI electrónico, ese del chip, pero no tengo el PIN con el que acceder a los certificados? Vaya faena! Si no sabes dónde lo has dejado. Si introdujiste 3 veces mal el PIN. Si solicitaste la revocación de los certificados por pérdida o robo del DNI electrónico. Si se han caducado los certificados (caducan a los 30 meses de ser expedidos). Tienes que ir a una oficina de expedición del DNI electrónico, donde te encontrarás una máquina como esta, denominada Punto de Actualización del DNI electrónico. Allí, gracias a tu huella dactilar, podrás cambiar el PIN. Por cierto, si conoces tu PIN, pero lo que quieres hacer es cambiarlo, puedes hacerlo a través de Internet Otra cosilla interesante es que cuando renuevas tu DNI electrónico, te dan un sobre ciego con el PIN (similar al de las tarjetas de crédito). No te olvides de tomar medidas de seguridad con respecto al PIN: No lo anotes en ningún documento físico ni electrónico que lleves junto con la tarjeta del DNI electrónico, puedes perderlo o te lo pueden sustraer. No le digas tu PIN a nadie, recuerda que es confidencial, personal e intransferible. Evita escoger un número relacionado con tus datos personales. Intenta cambiarlo cada cierto tiempo. Pues, no parece tan difícil, no? Sólo es necesario desplazarme una vez a la comisaría para poder hacer todos los trámites cuando quiera y sin moverme de mi panadería, bueno, o de mi casa (risas). En la siguiente actividad demostrarás todo lo que has aprendido hasta ahora, adelante! 11

7. Del derecho al deber El uso de la firma electrónica implica una serie de ventajas para tu negocio: Simplificación y automatización de la gestión de documentos. Reducción de costes. Prescindir del papel. Reducción de fallos al eliminar procedimientos manuales. Impulsa el comercio electrónico. Aumento de la productividad y competitividad. Puedes tener más de un certificado, por ejemplo, puedes disponer de tu DNIe y otro certificado en el que figures como representante legal de tu empresa. Cuando vayas a utilizarlos, podrás elegir con cuál quieres acceder al servicio. Pero Estoy obligado a hacer los trámites por Internet? Tranquilo, aún no, aunque esa es la previsión. Por ejemplo, la Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social obliga a incorporarse al Sistema Red a determinados solicitantes o titulares de beneficios en la cotización, así como a empresas de un cierto tamaño. Certificados en función de la AC Dos ejemplos muy conocidos, son: Certificado de Usuario (Clase 2 CA): emitido por CERES. Puede ser de persona física, jurídica o de entidad sin personalidad jurídica. Tras la firma de un contrato con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), basta con instalar el certificado en tu ordenador. También puedes exportarlo, la exportación se queda en un fichero protegido por contraseña y transportable (puedes guardarlo en un soporte como una tarjeta criptográfica, un pen drive ). Certificado SILCON: emitido por la Seguridad Social para la actualización y consulta de datos por parte de empresas y expresamente para la Remisión Electrónica de Documentos (Sistema RED). Es el certificado que utilizan habitualmente en las gestorías. 12

Examinando la LAECSP Dos ejemplos muy conocidos, son: Artículo 32 RD 1671/2009 La obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con los órganos de la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes, en los supuestos previstos en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrá establecerse mediante orden ministerial. Esta obligación puede comprender, en su caso, la práctica de notificaciones administrativas por medios electrónicos, así como la necesaria utilización de los registros electrónicos que se especifiquen. ( ) Si existe la obligación de comunicación a través de medios electrónicos y no se utilizan dichos medios, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia. 13

8. Utilidades del certificado en la eadministración Como usuarios de la eadministración con certificado electrónico podremos, entre otros, tener acceso a los siguientes servicios: 14

9. Utilidades del certificado con clientes Los certificados se convierten en un requisito para el crecimiento del comercio electrónico, que puede ser de varios tipos. Su uso, además de con las administraciones, también nos reporta beneficios en nuestras relaciones con clientela y proveedores, facilitándome el acceso a otro tipo de utilidades: La contratación electrónica, perfectamente válida y regulada en el ordenamiento jurídico español, resultando equivalente a la contratación tradicional pero aportando importantes ventajas a la empresa. La banca electrónica, seguro que tú mismo o alguna persona que conoces ya accede a su banco o caja virtual a través de un usuario y contraseña que le ofrecieron tras firmar un contrato con la entidad. Bien, pues si tienes tu DNIe podrás acceder al estado de tus cuentas, por ejemplo, porque acreditas tu identidad como si estuvieras presencialmente en la oficina (para el resto de servicios necesitarás un contrato). La utilización de la factura electrónica en la empresa, válida en los países de la UE desde 2004, puede aportar grandes beneficios y ahorro en costes para tu empresa. Folleto informativo Accede en la sección de "Materiales" a este recurso. 15

Comercio electrónico Según los datos proporcionados por el INE, en la Encuesta de uso de TIC y Comercio Electrónico 2010-2011 a enero de 2011, el 90,9% de las empresas de menos de 10 empleados que cuentan con una firma electrónica, la utilizan para relacionarse con la AP y un 28,2% para relacionarse con sus clientes o proveedores. Tipos Se pueden clasificar atendiendo a: Empresas entre empresas. Por ejemplo, comprar mis productos a un mayorista emarketplaces que son mercados virtuales que permiten poner en contacto a empresas con intereses comunes para realizar acciones de compra-venta de productos o servicios. Algunos funcionan a través de subastas o negociaciones por lotes. De mi empresa a la clientela. Te recomendamos que conozcas el TPV Virtual en la píldora de presencia en Internet. De la clientela a mi empresa. Pueden solicitar presupuestos en Internet y yo ofrecer el mío, por ejemplo, la comida para la merienda popular en un pueblo. Entre las propias personas consumidoras. Por ejemplo, subastas como ebay. 16

10. La efactura La factura electrónica (efactura) es un documento tributario en formato electrónico, equivalente funcional de la factura en papel. Debe respetar el contenido legal exigible a cualquier factura, y garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido, algo que, como sabes, solucionamos con la firma electrónica. Y, cómo funciona? Existen dos procesos: emisión y recepción. Si quieres disponer de ambas utilidades tendrás que implementarlos diferenciados dentro de tu sistema de gestión: Proceso de emisión: una vez has solicitado la conformidad, envías por medios telemáticos la efactura a la persona receptora (debes conservar una copia electrónica de la misma o de la Matriz). Proceso de recepción: la recibe el destinatario o destinataria de la efactura y la conserva en un soporte informático (tanto la factura como la información de comprobación de la firma electrónica), pudiendo imprimirla o consultarla cuando lo necesite. La inmensa mayoría de software de gestión tiene habilitada la función de emitir facturas electrónicas. 17

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Ventajas Las ventajas para mi negocio son, entre otras: Simplificación de procesos. Reducción de espacio al no ser requisito la impresión en papel para su validez legal y fiscal. Control de fallos a través de sistemas de alertas. Agilidad en la toma de decisiones por la inmediatez. Mejora de la productividad: permitiendo que el proceso sea más rápido y eficiente. Reducción de costes: en papelería, envíos postales y el tratamiento manual, tanto en la emisión como recepción de cada efactura. Mayor competitividad de la empresa. 29

Guía efactura Es una guía de empresas receptoras de efactura que proporciona al emisor la información sobre el consentimiento del receptor para recibir este tipo de facturas. El receptor puede actualizar los datos de su empresa y el emisor hacer consultas mediante formulario web y mediante Servicio Web. Consulta en la sección de "Materiales" el Manual del Plan Avanza. 30

11. La efactura y la eadministración La puesta en marcha en nuestra empresa del sistema efactura no sólo depende de nosotros, ya que por mucho que queramos implantarla, si nuestra clientela o proveedores no lo hacen, no servirá de nada. Como sabes, nos enfrentamos a algunos impedimentos para que el uso de este nuevo método de facturación se extienda rápidamente. Algunos impedimentos Por ejemplo: El habitual rechazo al cambio. La no generalización del uso de los sistemas informáticos en las empresas (en el comercio minorista en particular). La no generalización de la comunicación por medios telemáticos entre las empresas. La desconfianza por el desconocimiento de los procesos. 31

12. Despedida Creo que después de todo lo que has aprendido serás el asesor o asesora de todas tus amistades y familiares. De hecho, hasta lo mismo te planteas dejar la gestoría y llevar tú mismo todos los papeles (risas). Vaaaaaale, soy una exagerada, o quizás no; pero lo importante es que se abre un mundo de posibilidades para tu negocio y que todo está en tus manos. Anímate, ya tienes todos los mecanismos que te facilitarán el acceso a la Administración electrónica y a las relaciones telemáticas con tu clientela y proveedores! Nos vemos en la Red! (Falta imagen) 32

13. Resumen En esta píldora has comprendido la importancia de acreditar tu identidad y la de los demás en Internet para hacer tus transacciones telemáticas de una forma segura. Para ello, nos hemos introducido en el mundo de los certificados electrónicos, entendiendo qué mecanismos de seguridad existen a través de la criptografía asimétrica. Los distintos tipos de certificado son: A través del DNIe: hemos visto qué novedades tiene con respecto al anterior (certificado de autenticación y firma electrónica), cómo se utiliza, cómo se solicita y qué ventajas supone para mi negocio. Otros certificados electrónicos habituales en el mundo empresarial: o o Certificado de la FNMT (CERES). Certificado SILCON de la Seguridad Social. En conclusión, el uso de los certificados será un deber ante las AAPP. 33