Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Cómo hacer las cosas bien y ganar dinero con la profesión Copyright Gonzalo García 2007 Esta obra es propiedad del autor. Está prohibido reproducirla, almacenarla o transmitirla por cualquier medio, incluso parcialmente, en cualquier formato o soporte, sin su autorización expresa y escrita, que se puede solicitar a gonzalog@soft.es. Están autorizadas las citas con la condición de mencionar el origen.
Indice Quieren ganar dinero los arquitectos? 1 Quieren ganar dinero los arquitectos?...1 Saben ganar dinero los arquitectos?...1 Objetivos...2 Beneficio y sueldo...2 Cómo aumentar el beneficio?...3 Conceptos básicos...3 Costes variables, fijos, directos e indirectos...3 Inversión...4 Amortización...4 El arquitecto dual...4 Separar las cuentas...5 Administrar...5 Ciclo de administración del estudio...6 Cómo gastar menos e ingresar más? 7 Objetivo al administrar el estudio...7 Aumentar los ingresos...7 Aumentar el margen...7 Aumentar el volumen...8 Enfocar la profesión a su componente de negocio...9 Reducir los costes...9 Reducir los costes fijos...9 Reducir los costes variables...9 Aumentar la eficiencia...10 Costes por destinos...10 Cálculo de los costes principales...11 Qué debería pasar con el dinero? 12 Presupuesto...12 Método del presupuesto...12 Estructura del presupuesto...12 Preparación del presupuesto...13 Presupuesto de un estudio de tamaño grande...13 Control presupuestario...13 Qué pasa en realidad con el dinero? 15 Hacer las cuentas...15 Contabilidad de caja...16 Captura de datos...16 La caja del dinero...16 La carpeta de fuelle...16 La caja registradora...16 Libro de caja...17 Los programas de contabilidad doméstica...17 Correlación entre hechos y anotaciones...17 Anotar todos los movimientos...18 Anotar los movimientos con exactitud...18 Asegurar el sistema...18 Columnas o cuentas...18 Libro de IVA...19 Para qué sirve la contabilidad financiera...19 Balance...19 Activo...20 Pasivo...20 Cuenta de resultados...21 Contables profesionales...21 Comprender la información que el contable entrega...21 Fondo de maniobra...22
Pérdidas...22 Punto muerto...22 Cómo obtener el máximo del personal? 24 Decidir el tamaño y formar el equipo...24 Reclutamiento...25 Tipo de relación laboral...25 Sanciones y despidos...27 Motivación y salario...27 Salario...28 Sueldo fijo y sueldo variable...28 Gratificaciones...28 Comparaciones...29 Revisiones y aumentos de sueldo...29 Amenazas...29 Remuneraciones extrasalariales...29 Dirigir el equipo...30 Participación...31 Iniciativa...31 Formación...31 Coordinación...31 Disciplina, orden...32 Vacaciones, permisos y puentes...32 En qué proyecto gano y en cuál pierdo? 33 El problema...33 Contabilidad por proyectos...33 Imputación de los costes...33 Método del control presupuestario con tasa de indirectos...33 Método del margen de contribución...34 Análisis por costes a estándar...34 Qué tamaño debe tener el estudio? 35 Estacionalidad y tamaño...35 Producción y capacidad...35 Tamaño del estudio...35 Quién tiene mi dinero? 43 Tiempo y dinero...43 Movimiento económico, tiempo y movimiento de caja...44 Retrasar los pagos...45 Cobrar siempre y pronto...45 Provisión de fondos...45 Impuestos...45 Periodificación...46 Cuál es el precio de mi trabajo? 47 Comportamiento del precio...47 El valor como contrapartida del precio...47 Métodos para calcular el precio en función de los costes...48 Precio por horas...48 Cálculo del coste de la hora...49 Precio por horas mas gastos...51 Precio por componente...51 Precio por metro cuadrado...51 Precios por costes + beneficios...52 Precios a estándar...52 Precios por volumen de obra...52 Precio fijo...52 Precio fijo y por costes para imprevistos...53 Precio por prestaciones diferenciales...53
Quieren ganar dinero los arquitectos? Motivación y preparación económica del arquitecto Quieren ganar dinero los arquitectos? Los arquitectos han disfrutado durante muchos años de unas circunstancias de protección que les aseguraban unos ingresos suficientes: producto obligatorio por ley, precio tasado por ley, cobro garantizado por el colegio. Esa situación les ha permitido despreocuparse del dinero, porque éste venía, acompañando de forma automática a la entrega de su servicio. El modelo de actuación era: yo trabajo viene dinero suficiente En 1997 desapareció una parte de la protección: precio tasado y cobro garantizado. En esas nuevas circunstancias el modelo espontáneo es: yo trabajo pierdo dinero El aprendizaje profesional de los arquitectos sigue el proceso gremial: los estudiantes y recién licenciados se colocan a trabajar durante un tiempo como aprendices en el estudio de un arquitecto experimentado, del que aprenden los modos profesionales que reproducirán después en su estudio. Este procedimiento tiende a perpetuar los aciertos y los errores del maestro. Por esto, aunque las circunstancias han cambiado, los arquitectos siguen sin prestar atención a la rentabilidad de su estudio. La motivación de los arquitectos al trabajar, amparados por la protección que les aseguraba unos ingresos suficientes, había ido desplazándose hacia áreas muy interesantes, propias de las clases acomodadas: hacer bien las cosas, buscar la belleza de la ciudad y de los edificios, alcanzar la fama, ver sus obras publicadas, dar un buen servicio a la sociedad. Algunos buscaban también ganar más dinero del que buenamente llegaba, lo que a menudo les desprestigiaba entre sus colegas. El amor a la arquitectura, en sus vertientes de trabajo bien hecho y de prestigio, tiene mucho peso en la motivación de los arquitectos españoles, hasta el extremo de que muchos trabajan aún sin ganar dinero, especialmente al comienzo de su vida profesional. Pero llega un momento en el que ganar dinero resulta atractivo, si no necesario. A veces se admite explícitamente. Un profesional es quien aspira a mantenerse a cambio de su trabajo. Este curso se dirige a los arquitectos que quieren ganar dinero con su profesión. Saben ganar dinero los arquitectos? En algunas regiones, culturas o países, extraer dinero de las actividades ordinarias es algo muy habitual. Quienes han crecido en un ambiente comercial o empresarial conocen el proceso y lo consideran algo natural. La formación de arquitecto tiende a lo contrario: el dinero es valorado a menudo como un factor contaminante o envilecedor por muchos profesores y figuras de la arquitectura. Las limitaciones económicas de los proyectos son consideradas obstáculos estúpidos, tropiezos lamentables que se interponen en el camino de la creatividad. Los estudiantes que en sus proyectos en la escuela tienen en cuenta la economía de sus soluciones son calificados como mediocres, ya que sus propuestas son menos brillantes. Es frecuente que un arquitecto desconozca los costes de su servicio, haga descuentos sin saber si debe o si puede hacerlos, y fije sus honorarios basándose en patrones que no sabe adaptar a las circunstancias. En esas condiciones la probabilidad de que obtenga beneficios es muy pequeña. Puede considerarse beneficio a cualquier compensación obtenida a cambio del trabajo. Un misionero puede hablar de beneficio refiriéndose al premio sobrenatural asociado a su sacrificio; los cooperantes de una ONG quizá llamen así a la satisfacción que produce ayudar a los necesitados. Pero las empresas o los profesionales buscan el beneficio económico, el excedente dinerario o patrimonial que resulta de su trabajo bien administrado y en ese sentido se va a considerar aquí. Ganar dinero en un contexto profesional competitivo requiere la técnica empresarial. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 1
yo trabajo técnica empresarial gano dinero Objetivos Beneficio y sueldo El beneficio es el dinero que sobra de los ingresos al restar los costes. Es el dinero excedente de sus operaciones. La fórmula de Dupont expresa su valor: beneficio = ingresos costes El arquitecto puede optar, por ejemplo, entre obtener el máximo beneficio, seleccionando los proyectos más lucrativos y trabajando mucho conformarse con menos, eligiendo proyectos que le gusten más aunque sean menos rentables, o dedicando menos tiempo al trabajo para obtener mayor calidad de vida. Su dimensión subjetiva es variable: unos arquitectos buscan enriquecerse, otros mantenerse en cierto nivel de ingresos y otros apenas lo necesitan.. El beneficio sirve para aumentar los recursos del estudio, invertir remunerar al capital, los que arriesgaron e invirtieron su dinero para que el estudio funcionase. La parte del beneficio que se distribuye entre los accionistas se llama dividendo pagar impuestos dividendo = parte del beneficio que se distribuye entre los dueños beneficio = inversión + dividendos + impuestos Muchos arquitectos no saben que han invertido dinero para montar su estudio, pero han puesto en él horas de trabajo no remuneradas, mobiliario, y ordenadores, hasta formar una estructura visible y operativa. Esa inversión habitualmente se hace porque se espera un retorno de dinero, el dividendo, que corresponde al arquitecto como propietario de su estudio. El arquitecto además trabaja en su estudio, y por ello debe percibir un sueldo. al arquitecto como inversor corresponde el dividendo Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 2
al arquitecto como trabajador corresponde el sueldo Estos dos papeles diferentes y superpuestos, propietario y asalariado, se comprenden mejor suponiendo que hay que ocuparlos separadamente: es el propietario de un estudio, en el que no trabaja, y trabaja como empleado en otro estudio a cambio de un sueldo. No invertirá más en el estudio si no va a tener dividendos, ni trabajará en él si no cobra su sueldo suficiente. El arquitecto que cobra un sueldo en su estudio podría estar dispuesto a prescindir de los dividendos: se conforma con autoemplearse. Es un caso límite, en el que debe obtenerse al menos el beneficio imprescindible para seguir invirtiendo en el estudio. Si aceptase trabajar con poco o ningún sueldo y beneficio perjudicaría a todos los demás, al trabajar por debajo de los costes, contribuyendo a la banalización de la profesión. Cómo aumentar el beneficio? Es habitual utilizar la magnitud 'beneficio antes de impuestos', BAI, en la mayor parte de cálculos y negociaciones empresariales. Las variables de las que depende el BAI son, principalmente: el volumen de negocio, que se mide con la facturación los gastos los ingresos El BAI por unidad de facturación se denomina tasa de rentabilidad sobre ventas RSV. En un negocio cuya relación facturación / BAI fuera lineal, la RSV sería constante fuera cual fuera el volumen de negocio; en las ingenierías y estudios de arquitectura la relación no es lineal, sino que tanto BAI como RSV aumentan con el volumen. el beneficio aumenta con el volumen de negocio Los gastos reducen el beneficio, por lo que se trata de reducirlos. El beneficio aumenta cuando aumentan los ingresos, que dependen del precio: hay que aumentarlos. aumentar los ingresos y reducir los gastos La clase siguiente trata sobre esta materia. Conceptos básicos precio: cantidad de dinero que se pide a cambio de un bien coste: cualquier precio pagado por el que vende para completar el bien valor: beneficio que proporciona el bien adquirido el precio depende más del valor que del coste y del mercado más que del valor gasto es el precio pagado para obtener un bien que se consume en un uso, un bien fungible inversión es un gasto en el que el bien obtenido a cambio del dinero no se consume en un uso, activo o bien inventariable. No se suma a los gastos, sino que se amortiza costes = gastos + amortizaciones Costes variables, fijos, directos e indirectos Los costes se clasifican en variables, que son aquellos que se producen si hay encargos, pero que no son necesarios si no los hubiera, como, por ejemplo, la factura del calculista fijos, que se producen haya o no encargos, como el alquiler del estudio Los costes pueden también distinguirse según su destino en: directos, que son los que sirven para producir un encargo concreto, como la factura del calculista (todos los costes variables son directos) indirectos, que son necesarios en general para el estudio, pero no se aplican a un encargo concreto, como el alquiler de la oficina Los costes se anotan y miden por su importe neto (sin IVA ni IGIC). Los costes se agrupan por tipos y se anotan ordenadamente en su dimensión anual: Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 3
Colaboradores y calculistas 5.000 Papelería y consumibles 500 Seguro resp. civil (parte variable) 5.000 Descuentos colegiales 2.000 Viajes 1.000 13.500 Sueldo arquitecto 50.000 Sueldo delineante 13.000 Seguridad social y Hermandad 3.000 66.000 Alquiler estudio 10.000 Suministros (luz, tele f.) 500 Seguros 2.000 Otros 1.000 13.500 Amortizaciones 1.000 Impuestos 8.000 9.000 Gastos anuales totales 102.000 La lista empieza por los costes variables, debajo los fijos directos y los fijos indirectos. Inversión Es el precio pagado por un bien que no se consume en un uso. Los bienes que no se consumen en un uso se llaman inventariables. Por ejemplo, la adquisición de una oficina para el estudio, la compra del mobiliario o de una licencia de un programa de ordenador. En cambio, las horas de trabajo o el alquiler se consumen en un uso. Las inversiones mantienen la capacidad productiva del estudio y aseguran su sostenibilidad. Las inversiones se financian con capital, con créditos o con beneficios. Deben acompasarse con el plan estratégico que el arquitecto tiene para su estudio. Si el plan es crecer, las inversiones serán suficientes para adquirir los nuevos recursos; si el plan es mantenerse, basta con que actualicen los bienes que pierdan vigencia. Es prudente destinar a inversiones una parte de los beneficios de la misma cuantía, como mínimo, que la cantidad total amortizada en el año. Un exceso de inversión puede comprometer la capacidad financiera del estudio. Su defecto causará envejecimiento. Los buenos administradores presupuestan las inversiones al principio del ejercicio. Por ejemplo, un 5% del beneficio. Así evitan las adquisiciones caprichosas y quedarse cortos invirtiendo. Amortización Las inversiones no se deben sumar a los gastos, porque penalizarían injustamente las cuentas del año en que se producen, sino que reparten su importe entre varios años, los que se prevé que va a durar su uso eficaz. Los muebles, por ejemplo, diez años; los programas, cuatro. Amortización es la parte del importe de una inversión que corresponde anotar en el año. Se cuantifican y presupuestan teniendo en cuenta las amortizaciones en marcha y añadiendo las correspondientes a las inversiones que se prevé realizar en el año. Tabla de amortizaciones del año Precio de compra Vida útil (años) Amortización Edad en años Este año se amortizan Muebles 5.000 10 500 6 500 Programa 2.000 4 500 5 0 Ordenador 1 1.000 4 250 2 250 Ordenador 2 1.000 4 250 1 250 Amortizaciones 1.000 El programa de ordenador, cuya amortización se había previsto en 4 años de los que ya han transcurrido 5, no aporta coste a las amortizaciones de este año. El arquitecto dual Además de la dualidad ya vista del arquitecto al retirar dinero del estudio, como propietario inversor y como empleado, hay otras duplicidades que aumentan la confusión. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 4
dueño empresario técnico administra el estudio empleado responsable civil artista administra su casa Un arquitecto asume importantes riesgos para llevar a buen término la construcción de un edificio y simultáneamente para sacar adelante su estudio. Son los riesgos por responsabilidad civil y los característicos de las pequeñas y medianas empresas. Ambos son considerados altos o muy altos. Es un artista y es un técnico, por lo que busca la belleza sin reparar en gastos y busca un resultado suficiente con un coste presupuestado. El arquitecto es además un ciudadano ordinario, que administra los bienes de su unidad familiar, y un empresario que administra los de su empresa. Por ello ha de aprender a separar los costes profesionales de los personales. Separar las cuentas El arquitecto ha de separar los gastos de su estudio y los de su casa, imputando cada uno al destino adecuado, y obteniendo el dinero de la fuente correspondiente, usando dos cuentas bancarias, dos cajas y dos tarjetas de crédito. Las transferencias de dinero del estudio a casa deben limitarse a: su sueldo mensual los dividendos anuales un préstamo Las transferencias de dinero de casa al estudio: una ampliación de capital (el estudio necesita recursos estables y el arquitecto decide aportarlos) un préstamo (el estudio necesita dinero durante un corto período y el arquitecto lo presta) Los préstamos en cualquiera de los dos sentidos deben documentarse determinando el plazo de devolución, los vencimientos y los intereses, si el estudio es una sociedad. Si el estudio es propiedad exclusiva del arquitecto, pueden no documentarse ni devengar intereses. Siempre que se pueda, se debe acudir a las entidades de crédito para obtener estos créditos, lo que les aísla contablemente y les asigna la trascendencia que tienen. Administrar administrar es organizar las cosas para aumentar el beneficio Sin administración, un estudio con encargos suficientes y sistemas internos eficientes puede no ganar e incluso perder dinero. gestionar es tomar decisiones para mejorar el desempeño basándose en datos reales Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 5
Administrar es mirar cómo se genera el dinero en el estudio y cómo se emplea, y tomar decisiones que mejoren el resultado. Es una tarea continua, en la que el progreso se obtiene buscando cualquier avance por pequeño que sea. Los buenos administradores valoran en mucho una pequeña reducción de gastos. Para administrar es necesario conocer la naturaleza de los ingresos y de los costes y su comportamiento. A eso se dedican los sistemas de información contable. Un estudio necesita el más sencillo sistema contable capaz de informarle para tomar decisiones que aumenten el beneficio. Pero administrar no es hacer la contabilidad, ni conocer el precio del barril brent. Administrar consiste en retocar el modo de actuar del estudio para mejorar el beneficio, basándose en datos fiables. Ciclo de administración del estudio El sistema de administración de cualquier estudio de arquitectura se basa en el ciclo Comienza por elaborar un modelo o presupuesto al que debe ajustarse el estudio. Con la contabilidad se mide el desempeño real del estudio y de ella se obtienen los datos para elaborar el control presupuestario, que compara la realidad con el presupuesto, para detectar desviaciones, que se corrigen con las medidas oportunas, de modo que se alcance el objetivo propuesto en el modelo. presupuesto contabilidad control presupuestario medidas correctoras presupuesto... El presupuesto se estudiará más adelante, lo mismo que el control presupuestario. Los gastos e ingresos reales se anotan y ordenan a lo largo del año. Esas anotaciones forman una contabilidad, que puede ser muy simple o no. Se estudia igualmente en una lección posterior. La mayor parte de las medidas que se pueden tomar para corregir desviaciones tienen varios efectos. Por ejemplo, para que el arquitecto tenga mayor beneficio hay que reducir los gastos, uno de los cuales, a menudo el mayor, es el sueldo del arquitecto. Al tomar estas medidas hay que comprender cada uno de sus efectos para aplicarlas correctamente. Por ejemplo, si el estudio es propiedad exclusiva del arquitecto, reducir su sueldo aumentará el beneficio en la misma cantidad, por lo que acabará percibiendo lo mismo en ambos casos; si es una sociedad de varios arquitectos, la reducción de sueldo aumentará el beneficio en la misma cuantía, pero no el dividendo que corresponde al arquitecto, que puede ser sólo una fracción pequeña del beneficio total. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 6
Cómo gastar menos e ingresar más? Reducir gastos y aumentar ingresos Objetivo al administrar el estudio Se trata de aumentar el beneficio, es decir, aumentar los ingresos y reducir los gastos. para mejorar establemente hay que aumentar los ingresos para mejorar inmediatamente hay que reducir los costes La administración del estudio es una herramienta más para la obtención de sus fines. Un estudio que quiera crecer deprisa, deberá invertir mucho para favorecer ese crecimiento. Las líneas generales de la administración del estudio deben deducirse de la estrategia u orientación futura del estudio. Crecer es un objetivo frecuente, pero no es siempre necesario: si el objetivo fuera el aumento del beneficio, o el prestigio, habría que descartar el crecimiento como objetivo principal. Otra pauta a considerar será el posicionamiento en el mercado: un posicionamiento de innovación tecnológica requerirá costes e inversiones superiores a la media; un posicionamiento por precio requerirá un fuerte control del coste. Aumentar los ingresos Ingresos son entradas de dinero por honorarios, sueldos, y otros, excepto suplidos. Honorarios son los ingresos del arquitecto a cambio de su trabajo y a ellos y a su cálculo se dedica un capítulo. Suplidos son los reembolsos que los clientes hacen al arquitecto en compensación por los pagos que el arquitecto ha hecho en su nombre. No intervienen en el cálculo de los beneficios, y tienen tratamiento fiscal neutro. Los ingresos aumentan aumentando: aumentando el margen aumentando el volumen de trabajo facturable enfocando la profesión a su componente de negocio Aumentar el margen El margen es la diferencia entre ingresos y gastos de cada encargo. El aumento del margen se consigue reduciendo los costes por encargo reduciendo o eliminando los descuentos elevando el precio con un producto nuevo Reducir los costes será estudiado a continuación. Reducir o eliminar los descuentos es muy importante. Descuentos, donaciones y otras ONG Regalar el propio trabajo, con la excusa de crear mercado, de sembrar para luego cosechar, es un método equivocado, propio de principiantes, desesperados o ignorantes. no regalar el propio trabajo El descuento, la reducción circunstancial del precio de tarifa a instancias del cliente, no tiene justificación en los servicios en general. Es una transposición irreflexiva de los descuentos habituales en productos industriales, donde puede haber numerosas circunstancias que los justifican. no tiene sentido. La solicitud de descuento al arquitecto por parte del cliente debe ser recibida como una ofensa, y rechazada cortésmente. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 7
nunca se hacen descuentos Los descuentos en los honorarios se justifican muy raras veces. Ni siquiera cuando vienen forzados por la presión de los competidores. Las circunstancias que engañan a los que los hacen suelen tener el aspecto de 'no podemos perder esta oportunidad', 'no podemos consentir que se metan en nuestro mercado', o 'entre estar medio parados y tener este encargo, mejor el encargo'. La presión de los competidores por los descuentos se combate eludiendo la competencia directa, posicionándose como proveedor de un valor diferencial, y dejando irse a los clientes que exijan descuentos. Aumentar el precio con un producto nuevo Aumentar el precio, los honorarios, es la materia de una clase próxima. Vemos aquí el efecto de la renovación del producto como herramienta para aumentar el precio. Desde 1997 las tarifas han quedado liberalizadas, de modo que los honorarios han pasado de la curva plana de la tarifa protegida a la curva estándar del ciclo de vida de un producto en una economía de libre mercado, en la zona de competencia: los ingresos unitarios se van reduciendo. Renovar el producto, invertir para perfeccionar un producto diferente, situará al estudio en un estrato exclusivo que permite trabajar con fuertes honorarios ante la ausencia (temporal) de competencia. Renovar el producto es caro y arriesgado. Hay tres caminos para renovar el producto: Innovar con valentía Ser el primero en tener y desarrollar una idea nueva. Los arquitectos tienen tendencia a innovar, por lo que este camino les resulta atractivo. Se trata, sin embargo, de innovar acertando con un producto que tenga demanda y desarrollarlo: descubrir y formalizar sus ventajas, estudiar cómo eludir sus inconvenientes, difundir su existencia, y producirlo con eficiencia. No basta con que algo sea nuevo y se me haya ocurrido a mí; hay que ser críticos, analizar ventajas e inconvenientes, consecuencias, costes y precios posibles, y hacer una pequeña prueba. acertar con un producto nuevo que tenga demanda Un método clásico para innovar consiste en buscar oportunidades en el entorno de las nuevas demandas de la sociedad: la protección del medio ambiente, la eliminación de residuos, los problemas de la ancianidad, las nuevas necesidades creadas por el comercio electrónico, o la transferencia de riqueza a los países menos ricos. La renovación del producto no se limita al tipo de proyectos o al modo de proyectar, sino que alcanza al conjunto de la actividad del arquitecto: nuevos servicios previos o posteriores al proyecto o servicios orientados a nuevos sectores. Copiar a quienes tienen éxito Una estrategia alternativa consiste en incorporarse a la segunda fase de la vida del producto, estudiando con atención lo que ha hecho un innovador exitoso e imitarlo pronto. La repugnancia que los arquitectos sienten respecto del plagio y lo poco que les interesa estudiar lo que hacen otros reducen mucho la aplicabilidad de este camino, que, sin embargo, no implica necesariamente plagio ni otras faltas de ética, y tiene ventajas interesantes, como su bajo coste de acceso y la rapidez de sus resultados. Presentar de modo diferente Consiste en empaquetar o desagrupar los servicios de modo que lleguen al cliente de forma original y atractiva. El énfasis en una cualidad del servicio es un modo interesante de presentarlo. Aumentar el volumen Se trata de aumentar la facturación, la cifra de negocio. Se consigue aumentando el número de encargos que se realizan y facturan en el año, aplicando técnicas de marketing. Si este aumento llevase asociado un aumento semejante de los gastos, no se aumentaría el beneficio, sino el trabajo. Hay que aumentar el volumen de trabajo sin reducir el margen, aumentando la productividad. Un interesante aumento de volumen se consigue facturando separadamente componentes del encargo que antes se consideraban incluidos en él cobrar separadamente los componentes del servicio no incluidos en el encargo Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 8
Consiste en separar de la tarea principal la multitud de servicios que se presentan durante el desarrollo de un encargo, de modo que se presupuestan y facturan aparte. Este camino tiene como promotor al legislador, que exige cada día más documentos y estudios como parte del servicio del arquitecto. Los arquitectos han recibido estos aumentos como meros aumentos de carga, cuando en realidad son ampliaciones del producto que se pueden vender y cobrar. Enfocar la profesión a su componente de negocio Otro medio para aumentar los ingresos es organizar la actividad profesional como un negocio. Los arquitectos tienden a considerar su actividad profesional como algo de suyo tan bueno que producirá necesariamente unos ingresos suficientes. Sin embargo, aumentar los ingresos requiere dedicación y sacrificar otros componentes de la profesión a los característicos de un negocio. Tres reglas de un empresario para orientar un negocio: Comprar barato, vender caro La mercancía principal que compran los estudios de arquitectura para trasformarla y venderla son las horas de trabajo de los arquitectos y los demás. Para lograr comprarlas baratas y venderlas caras hay que lograr que cada colaborador sea muy eficiente (rinda mucho por lo que cuesta), lo que es poco compatible con una contratación descuidada o poco atenta a los resultados. No vender tiempo, vender valor añadido Los estudios de arquitectura compran horas de trabajo, pero deben procurar que su mercancía no sean horas de trabajo, porque en otro caso acotarían sus ganancias, al ser una mercancía limitada y rígidamente asociada al coste. Cuando se vende valor, un término más subjetivo, en el que las aportaciones personales pueden ser muy significativas, se puede ganar más dinero y no hay límite objetivo. Buscar un producto de bajo margen y amplia distribución El producto tradicional del arquitecto es el característico de un mercado de operaciones concentradas, de alto margen y mínima distribución, lo que dificulta su negocio. Y no es fácil añadir extensiones en dirección a la gran distribución. Reducir los costes La reducción de costes suele ser una obsesión en todos los negocios. Tiene el mismo efecto sobre el beneficio que el aumento de los ingresos, sólo que es más controlable al no depender de terceros, pero tiene límites, cosa que no sucede a los ingresos. Desde el punto de vista estratégico, lo más importante es aumentar los ingresos y desde el punto de vista táctico, en el día a día, reducir los costes. Como en el caso del aumento de los ingresos, no todas las reducciones de costes son aceptables: es necesario que no debiliten el estudio. todos los gastos intervienen en el cálculo del beneficio; no hay gastos pequeños Ayuda ver los gastos en su dimensión anual: gastar 5 euros una tarde en el aparcamiento junto al estudio no parece nada del otro mundo, pero si el gasto se produce a diario, representa (5 veces semanales x 48 semanas) 1.200 euros anuales. Mantener los gastos bajo control requiere esfuerzo, pero es importante para resultar competitivo. Mantener bajo control no implica obsesionarse, ni llegar a adquirir fama de ser el que no invita. Para reducir los costes es necesario distinguir costes variables y costes fijos. Los costes a igualdad de producción indican la capacidad de supervivencia de una organización sometida a las leyes del libre mercado: cuanto menores sean, mayores posibilidades de sobrevivir tiene el estudio, mayor capacidad para competir. Reducir los costes fijos Una estrategia posible consiste en convertir los gastos fijos en variables. Ajustar los costes fijos requiere un esfuerzo periódico: al redactar el presupuesto anual se aprovecha para analizar la necesidad de cada uno de ellos, para eliminar costes fijos innecesarios. Los costes fijos se pueden ajustar sin reducir la productividad. Son bastante elásticos. Reducir los costes variables El esfuerzo principal debe centrarse en reducir los costes variables, que afectan al margen como los fijos, pero que aumentan paralelamente a los ingresos. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 9
eliminar procesos innecesarios El arquitecto debe definir y limitar cosas tales como el número de planos, las horas a dedicar a cada uno, la escala en la que se trabaja en cada etapa del proyecto o la información necesaria para acometer cada tarea. Y no debe considerar otros incluidos en los honorarios básicos, como los posibles reformados del proyecto. Aumentar la eficiencia La eficiencia consiste en lograr los objetivos empleando el menor número de recursos posible. Para mejorar la eficiencia hay que aumentar la productividad evitar el perfeccionismo planificar el trabajo. Aumentar la productividad Productividad es la cantidad de trabajo facturable que se obtiene por unidad de coste laboral. La productividad aumenta pagando menos a los empleados, o logrando que sus resultados se obtengan en menos tiempo. Pagar poco no suele ser posible ni es aconsejable: se obtendrán rendimientos bajos y descontento. Hay que pagar lo que se paga habitualmente en el mercado. Para aumentar la productividad hay que estimular el rendimiento personal con buenas prácticas profesionales en el estudio (orden, procedimientos depurados), implicar a todos en el logro de los objetivos y motivarles. Perfeccionismo Perfeccionismo es la falta de límites en la búsqueda de soluciones. Al enfrentarse a un problema, un científico procura profundizar lo más que sabe, sin atender a los recursos que consume, ya que su objetivo es acercarse al conocimiento de verdades remotas. Un artista igual, puesto que busca acercarse a la belleza cuanto sea capaz. Pero un técnico tiene como misión resolver un problema consumiendo recursos y plazos predecibles, generalmente reducidos o mínimos. Los arquitectos se sienten artistas, científicos y técnicos, lo que a veces les hace titubear entre objetivos incompatibles. Planificación Planificar es ordenar y definir el trabajo en el tiempo. Al encadenar una tarea tras otra y eliminar las calvas, se facilita que cada uno haga lo que debe, sin dar opción a las tareas de relleno. La planificación ayuda a dimensionar el esfuerzo laboral que se va a dedicar a cada encargo. Antes de empezarlo, conociendo el precio que se ha pactado con el cliente, el arquitecto ha de medir bien cuántas horas, cuántas colaboraciones, cuántos otros gastos quiere asignar a cada fase, para asegurar la rentabilidad esperada. Costes por destinos Los costes se agrupan en bloques, según se destinen a: la generación del negocio, es decir, a obtener encargos. Incluye los costes de marketing y de ventas, y los de creación de nuevos productos o perfeccionamiento de los actuales. el sistema de operaciones. Incluye los costes de desarrollo de proyectos, dirección de obra, gestiones, reuniones y, en general, los necesarios para crear el servicio. el soporte de las actividades o estructura, que incluye el alquiler de la oficina, el teléfono y demás suministros, las amortizaciones, la recepción y administración, los seguros, los tributos y los costes de análisis y mejora de los métodos y procedimientos. La distribución teórica de gastos entre los bloques en un estudio de arquitectura pequeño puede ser 20%-40%-40%. Si aumenta de tamaño, se reduce el porcentaje destinado al soporte de las actividades, que puede bajar hasta el 10% y aumenta el destinado a la generación del negocio, que puede llegar al 40%. También aumentan los recursos destinados al sistema de operaciones, que es el que mayor valor aporta a los clientes, por lo que robustece al estudio mejorando su eficiencia. al calcular costes hay que acordarse de los otros dos tercios, no sólo de los planos Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 10
Cálculo de los costes principales Costes laborales Los empleados del estudio con los que media una relación laboral ordinaria tienen un coste que se calcula como suma del salario bruto anual + cuota de la seguridad social + cualquier incentivo, bono, o pago en especie que se haga en concepto de retribución al empleado por su trabajo. Ejemplo. Un delineante tiene un salario neto mensual de 720,00. Se le retienen 86,00. Se paga a la seguridad social por él 308,00 euros. Su coste es Salario neto 720 x 14 10.080 Retención I.R.P.F. 86 x 14 1.204 S.S. a cargo del trabajador (6,4% s. 720+86) 51 x 12 619 Salario bruto 11.903 S.S. a cargo de la empresa (31,8% s. 11.903) 256 x 12 3.075 Coste laboral total 14.978 Al hacer cuentas en el estudio se utilizan los conceptos salario bruto y coste laboral total y no el de retribución neta, que no tiene un significado preciso, y es sorprendentemente pequeño (un 40% inferior al coste). Por la misma razón es conveniente negociar los sueldos usando importes brutos. Sueldo del arquitecto Para calcular correctamente los costes es imprescindible incluir en ellos el sueldo del arquitecto, puesto que su trabajo se incorpora al producto del estudio. El sueldo del arquitecto se determina del siguiente modo: la cuantía del sueldo debe ser la que el arquitecto decida, que puede ser la que percibiría trabajando para otros, o la que sería necesario pagar a otro arquitecto de similar capacitación para que le supliera en el estudio no estará en nómina en el sentido laboral, por lo que no se le practicarán retenciones ni se le tendrá de alta en el régimen ordinario de la Seguridad Social. Los costes equivalentes, como la Hermandad, que el arquitecto decida afrontar, deben incorporarse a su coste si el arquitecto es el único dueño del estudio, los pagos mensuales de ese sueldo son transferencias de dinero de la cuenta del estudio a la particular del arquitecto. Si el estudio tiene personalidad jurídica y fiscal, son el abono de facturas que el arquitecto presenta mensualmente. Otros costes Los demás costes son la simple suma de los recibos, sin incluir el IVA. Los de alquiler y suministros (electricidad y similares) se presupuestan fácilmente actualizando los del año anterior con la inflación. Colaboradores, consumibles, viajes, teléfono, seguros y descuentos se presupuestan como porcentajes de la cifra prevista de ingresos. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 11
Qué debería pasar con el dinero? Control económico Presupuesto El presupuesto es un modelo o anticipación del resultado del ejercicio. Es, además, una herramienta para llevar al estudio a lograr su objetivo de beneficio. Se construye listando los ingresos previstos para el año los gastos agrupados por familias Se termina obteniendo la diferencia ingresos gastos, o resultado del ejercicio. Su confección es algo más difícil la primera vez: es probable olvidar conceptos de gastos y de ingresos, y desviarse en la estimación de algunos importes. Los años sucesivos se redactan sobre lo realizado el anterior o los anteriores, con lo que el error disminuye drásticamente. En todo caso, el presupuesto bien gestionado se convierte en una pauta económica del estudio, por lo que tiende a cumplirse por poco probable que sea. Método del presupuesto El arquitecto debe comprender sus sucesivos papeles respecto del presupuesto: propietario, que define qué beneficio espera para el año empleado, que informa al propietario de lo que cree posible lograr, y se aplica a conseguir el beneficio señalado por el propietario. El empleado prepara el presupuesto y lo propone al dueño, que lo ajusta, generalmente aumentando el beneficio esperado, y lo aprueba. Entonces el presupuesto es la ley a cumplir por el empleado durante el año. el presupuesto se mantiene a lo largo del año y se procura cumplir El presupuesto se convierte en la referencia del comportamiento económico del estudio, la pauta que permite valorar qué tal marcha la cosa. Estructura del presupuesto Un modelo genérico para un estudio de arquitectura puede ser: INGRESOS Honorarios Otros ingresos GASTOS Variables Transportes y dietas Kilometraje y manutención viajes profesionales Trabajos por terceros Honorarios calculistas, gestores... subcontratados por el estudio Seguros Seguros de responsabilidad civil por obra, Hermandad, visado Fijos directos Sueldos y S.S. Coste laboral de empleados cuyo trabajo se incorpora al producto Relaciones públicas Clubs, eventos y asociaciones para captar y mantener clientes Fijos indirectos Formación Cursos, libros, suscripciones a revistas Servicios Asesor fiscal, limpiadora, mensajeros, cuota fija del seguro de resp. civil, otros seguros Colegio Cuotas y descuentos colegiales Fungibles Elementos que se consumen al trabajar (papel, toner, cartuchos tinta...) Suministros Alquiler, agua, luz, teléfono Tributos Impuestos distintos del IVA y del IRPF (IAE, IBI, otros...) Amortizaciones Otros gastos Financieros y otros no encuadrables arriba RESULTADO Los gastos se han anotado en cierto orden: primero los variables, después los fijos directos, y por último los fijos indirectos. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 12
Los equipos y otras inversiones, lo mismo que los fondos de inversión o los créditos bancarios, como no son gastos ni ingresos, no aparecen en el presupuesto. Aparecen los gastos e ingresos que generan, como las amortizaciones, intereses o gastos financieros. Tampoco aparece el IVA. Restando al resultado el impuesto aplicable, se obtiene el beneficio después de impuestos. Preparación del presupuesto El objetivo al redactar el presupuesto es definir un beneficio a alcanzar, en función de unos ingresos y gastos posibles no se trata de acertar con lo que pasará, sino de definir lo posible y exigible Los gastos son fáciles de presupuestar. Unos gastos pueden estimarse al mes y multiplicarlos por 11, si hay un mes de vacaciones durante el que el gasto no se produce, o por 12. Otros se estiman al año, basándose en lo que ha pasado el año anterior, y porque no se necesita mayor detalle. Los gastos variables se sincronizan a los encargos. El dato incierto son los ingresos. Se hace una estimación basándose en lo que ya se conoce del año y se completa la cifra hasta obtener el crecimiento previsto de la facturación. Presupuesto de un estudio de tamaño grande Presupuesto de un estudio grande, en el que trabajan 19 personas, que tuviera una rentabilidad similar a la del estudio pequeño, en el que los costes variables se calculan como porcentaje de los ingresos, y los fijos en función del número de empleados: Ingresos 1.000.000 m2 proyectados 100.000 Honorarios euros / m2 10 Gastos variables en % de los ingresos 230.000 seg resp civil 5% 50.000 visado 2% 20.000 hermandad 2% 20.000 colaboradores 10% 100.000 dietas 2% 20.000 presentación 2% 20.000 Gastos fijos 471.800 alquiler oficina (empl x 300 300 12 68.400 EUR/mes) suministros (empl x 50 EUR/mes) 50 12 11.400 coste laboral (nº empleados) 19 392.000 arquitecto 1 50.000 50.000 aparejador 4 25.000 100.000 delineantes 12 18.000 216.000 administrativ 2 13.000 26.000 os Amortizaciones 6.000 Hardware 2.000 Software 3.000 Mobiliario 1.000 Resultado 292.200 Impuestos 30% 87.660 Beneficio después de impuestos 204.540 Rentabilidad 20% Control presupuestario Consiste en comprobar periódicamente la desviación entre lo real y lo presupuestado. Al presupuesto se le añaden dos columnas a la derecha. En la primera de las dos se escribe el presupuesto periodificado, es decir, la parte del ingreso o del gasto que debería haberse alcanzado en una fecha dada. En la segunda se escribe lo que realmente ha sucedido. El presupuesto periodificado se calcula junto con el presupuesto, distribuyendo linealmente unas cantidades, y con criterios más complejos otras. Por ejemplo, el alquiler se distribuye linealmente entre los meses, mientras que los gastos de trabajos hechos por terceros se asocian a momentos concretos de la vida de los proyectos. La realidad de gastos e ingresos se calcula mediante la contabilidad financiera o de caja. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 13
Es más elocuente controlar los períodos a origen (los valores de marzo son la suma de los de marzo, febrero y enero), para lo que ayuda desdoblar las dos columnas añadidas por cada uno de los períodos. Por ejemplo, si se quisiera hacer control trimestral, la estructura del documento de control presupuestario sería: Cuentas Presup Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 anual Pres Real Pres Real Pres Real Pres Real INGRESOS Honorarios Otros ingresos GASTOS Transportes y dietas Trabajos por terceros Seguro Resp. civil Sueldos y S.S. Fungibles Relaciones públicas Formación Colegio y asocs. Servicios Suministros Tributos Amortizaciones Otros gastos RESULTADO A medida que se obtienen resultados de los primeros períodos se van detectando desviaciones. El control presupuestario sirve para denunciar esas desviaciones: es misión del arquitecto pensar y poner en marcha medidas correctoras desde los primeros síntomas de desviación. El presupuesto sin control y el control sin decisiones que fuercen al estudio a corregir las desviaciones, son meros pasatiempos intelectuales, como leer novelas o hacer crucigramas. No tienen nada que ver con administrar. Administrar es dirigir, hacer que las cosas se parezcan a un modelo. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 14
Qué pasa en realidad con el dinero? Hacer las cuentas Hacer las cuentas La contabilidad, incluso la más sencilla, la contabilidad de caja, informa sobre los ingresos y los gastos, agrupados por familias y ordenados de forma que el conjunto resulte elocuente. La lista de los gastos de un estudio se parece a: Gastos 20/03 Alquiler estudio 700 20/03 Librería 21 21/03 Catering estudio 11,20 24/03 Papelería 166 03/04 Dietas DO La Vega 300 03/04 Nómina 7.600 03/04 Factura calculista 24/06 2.011 03/04 Seguridad social 720 05/04 Teléfono 120 Los gastos así apuntados, por orden cronológico, son una gran ayuda para controlar el estudio. De hecho, una lista semejante ha formado parte desde siempre de la documentación tradicional de la contabilidad profesional, el libro 'diario', en el que se anotan no sólo los gastos, sino también los ingresos en su fecha correspondiente. Se puede obtener información más elocuente si se agrupan los apuntes por familias. El libro diario sería: Cobros y pagos 20/03 Alquiler estudio -700 20/03 Librería -21 21/03 Catering estudio -11,20 24/03 Papelería -166 25/03 Honorarios PB Los Romero 10.211 03/04 Dietas DO La Vega -300 03/04 Nómina -7.600 03/04 Factura calculista 24/06-2.011 03/04 Seguridad social -720 05/04 Teléfono -120 Gastos e ingresos se anotan sin IVA. Los gastos son todos, independientemente del medio de pago: unos se habrán pagado con dinero en metálico (caja), otros con un cheque (banco) y otros con tarjeta de crédito (banco). La propia caja se abastece de dinero mediante cheques. Los movimientos de la cuenta corriente quedan recogidos en el libro de caja. Por eso es aconsejable usar una sola cuenta corriente en un solo banco, a menos que se disponga de buenos sistemas contables. Una cuenta corriente única es más fácil de controlar, sirve mejor de apoyo al propio control, y ahorra tiempo y errores. Además permite concentrar el dinero, que tiende a ser escaso, en un único punto. La selección de los gastos de cada familia y su suma pueden dar lugar a errores: olvidar un apunte, duplicarlo, o equivocarse al sumar. Un sistema robusto para evitar errores consiste en: apuntar en un cuaderno los gastos e ingresos a medida que se producen. Debe estar cerca del lugar en el que se suele tener noticia del gasto o ingreso. Se utilizan todas las líneas de todas las hojas del cuaderno, empezando desde el principio a final de trimestre, semestre o año, se crea una columna en una hoja de cálculo por cada familia de ingresos y de gastos y se anotan los apuntes del cuaderno se suman las casillas de cada columna para obtener el total de la familia Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 15
Fragmento de la hoja de cálculo a la que se transcriben los apuntes del cuaderno clasificados por familias. Se van rellenando las columnas sin dejar huecos. Cuando se termina, se suma cada columna Contabilidad de caja El del cuaderno es el más antiguo método de contabilidad, y se llama contabilidad de caja. Este método contable es el más sencillo, y ha adquirido nueva vigencia desde que en febrero de 2004 se aprobase una modificación de la normativa, dándole validez oficial para muchas pymes, incluso las que tengan forma jurídica de sociedad, lo que incluye a muchos estudios. Captura de datos Un sistema destacado por su efectividad y sencillez de manejo es el clavo. Un pincho largo de acero (unos 25 cm) permanece vertical, punta arriba, sobre una base pesada de plomo o hierro, junto al cajón del dinero. Por la mañana se introduce una suma en el cajón para disponer de cambio y se anota esa cantidad en un trozo de papel que se pincha en el clavo. El importe de cada cobro y de cada pago se anota, cada uno en un papel que se pincha sobre los anteriores. Por la noche se recuperan los papeles y se suman los importes, que tienen que coincidir con el contenido del cajón. Los pagos y cobros del día se apuntan en el cuaderno, arrastrando el saldo total de jornada a jornada. El sistema es bastante seguro: nadie duda de dónde poner los papeles, éstos no se desparraman fácilmente, y siempre está a mano todo lo necesario. El pincho es más útil en los negocios en los que prima el movimiento en un sentido, y en el que los movimientos son numerosos y de pequeña cuantía. Un estudio de arquitectura pertenece a esa categoría: pagos pequeños y numerosos, y pocas operaciones de ingreso. Los papeles que registran los cobros y pagos son los que acompañan a las operaciones, como los tickets de caja, los albaranes, las facturas o los resguardos de los pagos con tarjeta. Sólo se anotan en un papel los que no vienen acompañados, como las pequeñas salidas de dinero de caja que se toma provisionalmente para pagar algo en la calle, que luego serán sustituidos por el ticket y las vueltas correspondientes. Todos estos papeles se llaman justificantes. La caja del dinero El clavo es muy eficaz pero puede desentonar en un ambiente high-tech. Quizá sea ésta la causa de que no se haya difundido entre los estudios de arquitectura como sistema para conservar los datos. Su función se resuelve generalmente con una caja para el dinero. habitualmente los pagos frecuentes. En ella se depositan justificantes y dinero más o menos revueltos. Cuando haya que pasar los datos al libro, se van sacando los justificantes de uno en uno y se van anotando. Luego se archivan en otra parte los justificantes anotados. Cuando se produce una interrupción, se devuelve el justificante a la caja, si aún no ha sido anotado o lo ha sido parcialmente, o se archiva si ya lo ha sido. Este método asegura que a notan todos los justificantes y sólo una vez cada uno. si el justificante está en la caja, no está contabilizado La carpeta de fuelle Una variante del clavo o de la caja es la carpeta de fuelle, de gran difusión también. Sólo sustituye al clavo, ya que no permite guardar el dinero. Cada solapa de la carpeta corresponde a una de las cuentas en que se quieren clasificar los movimientos, como 'papelería y libros', 'suministros' o 'coches'.cada justificante se introduce en la solapa correspondiente, por lo que al pasar los datos al libro se van extrayendo ya clasificados. Como en el caso de la caja, el proceso de anotación debe asegurar que se anotan todos los justificantes y sólo una vez cada uno. La caja registradora Nace en Estados Unidos a mediados del siglo XIX, y sustituye al clavo, al libro de caja y al cajón del dinero. La caja registradora ha ido aumentando sus capacidades: calcular los impuestos indirectos aplicables a las operaciones, como el IVA o el IGIC, realizar descuentos, informar sobre el almacén dando de baja cada mercancía que se vende, calcular la Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 16
vuelta a entregar al cliente y llevar por separado las cuentas de cada departamento o de cada dependiente. Las actuales, basadas en un ordenador personal, se llaman 'terminal punto de venta', o TPV. Tampoco es frecuente ver una caja registradora en un estudio de arquitectos, aunque serían útiles en la medida en que se efectuasen muchos pagos pequeños, por encima de diez movimientos diarios. En ese caso, hay que adaptar el estudio para que pasen por ella todos los movimientos y guardar en ella los justificantes. Libro de caja Los justificantes se anotan en un cuaderno, llamado 'libro de caja', cuyo esquema es Fecha 22-02-2005 Saldo anterior 10.150,00 Concepto Ingresos Gastos Saldo Copistería, Casa Davos 100 10.050 Alquiler marzo 450 10.500 Honorarios D.O. 5ª certificación casa Díaz 1.568 12.068 Cada día ocupa una o varias páginas; ordinariamente, aunque haya pocas líneas ocupadas, sólo se anotan los movimientos de un día en cada página. El saldo de la última línea se copia en la casilla 'Saldo anterior' de la página siguiente. Cada línea contiene el reflejo de un hecho económico, y se llama movimiento, apunte o asiento. Los programas de contabilidad doméstica El libro de caja se realiza hoy con ayuda de un programa informático de contabilidad doméstica, que facilita la introducción de apuntes y los ordena automáticamente. En la parte superior de la pantalla se ven las líneas del libro de caja correspondientes a la página de una cuenta corriente del estudio ('Caja de Arquitectos'). Los apuntes se introducen en el 'cheque' de la parte inferior, que sirve para anotar pagos, ingresos ('depósitos') o transferencias. Pantalla del programa 'Tu contable familiar', de Finson http://www.finson.com/espana/productos/ box/tlug/scd0050/scd0050.asp un programa de 30 euros suficiente para muchos estudios. Hay magníficos programas de contabilidad doméstica en otros países, muchos de los cuales han intentado abrirse camino en España (Manage your Money, Microsoft Money, o el más difundido, Quicken, de Intuit Software, www.quicken.com ), pero han tenido que retirarse ante la escasez de demanda. Un programa excelente patrocinado por un conjunto de bancos españoles, Efectivo 98, también ha dejado de publicarse. En estos momentos parece haber dos títulos en venta: el citado y 'Cashome', de Ars Software http://www.ars-software.com/segunda/index.htm Correlación entre hechos y anotaciones Llevar un libro de caja es simple. El devengo, es decir, el momento en que se considera realizado un hecho económico y por lo tanto hay que anotarlo, es le momento del cobro o del pago. Por tanto, al recibir o emitir una factura, no se anota en el libro, pero se anotará el correspondiente pago o cobro cuando se produzca. en el libro de caja se anotan las entradas y salidas de dinero, no las facturas ni otros documentos La dificultad radica en lograr que todos los ingresos y todos los gastos queden anotados con exactitud. Mejor dicho, las dificultades, porque son dos: anotarlo todo y con exactitud. Aparentemente conseguir que todos los hechos económicos del estudio queden anotados es sencillo. Sin embargo, no lo es. Apuntar muchos, incluso casi todos, es accesible con un poco de esfuerzo y de método. La plenitud es siempre esquiva. Dirigir y rentabilizar un estudio de arquitectura (I): más beneficios y más organización Copyright Gonzalo García 2007 17