TÉRMINOS DE REFERENCIA LICITACIÓN AGENCIA CREATIVA Y DE DISEÑO BASES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS Área Creativa y de Proyectos Julio de 2013
1 Objetivo de la licitación, condiciones de participación, público objetivo y descripción de los productos y servicios solicitados 1.1 Objetivo de la Licitación El objetivo de la licitación es la contratación de diversos servicios de índole creativo y de diseño y producción gráfica, en el formato de bolsa de horas-profesional. Cotización detallada y valorización por ítem: A fin de establecer parámetros de evaluación que permitan determinar el valor de horaprofesional, se solicita presentar una Propuesta Creativa con su correspondiente Presupuesto, en el que se coticen en forma detallada los siguientes productos y/o servicios, teniendo en cuenta y detallando por escrito el personal requerido y la cantidad de horas que cada uno de los miembros del equipo dedicará a cada labor: Se propone realizar la Propuesta Creativa y su presupuesto en base a un hipotético Seminario Imagen País Productos/servicios: 1.- Concepto de comunicación para el Seminario 2.- Diseño de una pieza gráfica (tríptico) 3.- Diseño de papelería (carpetas, blocks libretas, sobres, lápices) 4.- Desarrollo de template para presentaciones (ppt, keynote u otro) 5.- Desarrollo de flash para seminarios (ejemplo: flash de recepción para invitados cuando ingresan al evento, con imagen corporativa, relatos, fotos de Chile, etc) 6.- Diseño de propuesta de pendones. 7.- Diseño de un mobiliario urbano y un monumental de vía pública. 8.- Diseño de campaña en medios impresos nacionales: concepto creativo, redacción, estrategia de comunicación, y diseño de piezas gráficas. La elaboración de la Propuesta Creativa para el hipotético seminario Imagen País debe estar dirigida al siguiente público objetivo. Líderes de opinión chilenos y extranjeros. Medios de Comunicación. Directores, editores y periodistas de los ámbitos de negocios, turismo, recreación, tiempo libre y de todo aquel ámbito que implique un impacto lo que busca comunicar la Fundación. Importadores y distribuidores actuales-potenciales de productos chilenos. Potenciales inversionistas y socios comerciales para los principales sectores de la economía chilena. Si bien la Propuesta Creativa se ha solicitado en base a un seminario hipotético, ello no implica que estos productos y servicios sean los mismos que se soliciten en la práctica, 1
una vez adjudicada la presente licitación. Por lo tanto, la empresa debe contar con la capacidad de prestar en forma permanente los siguientes servicios: - Asesoría estratégica y creativa. Se requiere designar un profesional del ámbito creativo de alto nivel que esté presente en las etapas críticas de cada uno de los servicios requeridos en esta Licitación. - Conceptualización - Redacción creativa - Diseño gráfico (bajada de concepto a piezas gráficas) - Producción de originales en diferentes formatos y tamaños - Ilustración y/o retoque digital - Cotización de imprenta - Montaje y desmontaje de piezas gráficas Nota (1): La agencia deberá considerar y asumir los costos del trabajo de ilustración y/o retoque fotográfico digital cuando se requiera, en caso de no incluir un retocador digital o ilustrador entre los miembros de su equipo. Nota (2): La agencia deberá entregar los originales de imprenta a Fundación Imagen de Chile, quien será propietaria intelectual de los mismos, y podrá volver a utilizarlos en el futuro, reeditarlos o reimprimirlos. 1.2 Condiciones de participación en la Licitación Se requiere de una empresa creativa y de diseño gráfico. Podrán participar en esta licitación y presentar ofertas, toda persona jurídica, empresas individuales y sociedades que cumplan los requerimientos: a) Empresa con al menos 5 años de experiencia comprobable en diseño de reconocidas marcas nacionales o internacionales. b) Demostrar experiencia en desarrollo creativo de productos exitosos a nivel nacional- internacional. c) Disponer de un equipo de trabajo multidisciplinario que cuente con las siguientes capacidades: Creatividad, redacción, diseño gráfico y producción de originales de imprenta; desarrollo de pauta de medios; cotización de imprenta; montaje y desmontaje de piezas gráficas; ilustración y retoque de fotografías. El proponente podrá establecer alianzas estratégicas u operacionales con empresas especializadas en caso de ser necesario, las que deberán ser evidenciadas al momento de la presentación de oferta. 2
1.3 Público Objetivo Diferentes actividades de Fundación Imagen de Chile consideran distintos públicos objetivos. La Agencia Creativa debe tener en cuenta, al menos, los siguientes grupos y audiencias: Grupos prioritarios: Líderes de opinión chilenos y extranjeros. Medios de Comunicación. Directores, editores y periodistas de los ámbitos de negocios, turismo, recreación, tiempo libre y de todo aquel ámbito que implique un impacto lo que busca comunicar la Fundación. Importadores y distribuidores actuales/potenciales de productos chilenos. Potenciales inversionistas y socios comerciales para los principales sectores de la economía chilena. Audiencias masivas: Público general Opinión Pública Se considera, a modo general, las siguientes audiencias internas: Instituciones y asociaciones públicas y privadas relacionadas con el posicionamiento de la imagen país. Empresas productoras y exportadoras de bienes y servicios Universidades Medios de comunicación nacional Sociedad civil 2 Alcance y conocimientos de las bases y situaciones no previstas. Estas Bases rigen el llamado a Licitación, la adjudicación y todo el proceso conducente a la prestación de los servicios objeto de la misma, rigiendo supletoriamente en todo aquello no previsto en el contrato que suscriba el adjudicatario. La Fundación se reserva el derecho de modificar unilateralmente los plazos y condiciones indicados en estas Bases de Licitación, previa comunicación escrita enviada a todos los Licitantes, con a lo menos 48 horas de anticipación al vencimiento del plazo respectivo, y se reserva el derecho de suspender o dejar sin efecto esta Licitación en cualquier tiempo, sin que de ninguno de tales eventos derive responsabilidad alguna para la Fundación. 3
Toda situación no prevista en estas Bases será resuelta unilateralmente por la Fundación, siendo su decisión formal obligatoria para todos los Licitantes. El solo hecho de participar en cualquier forma en la presente Licitación, implicará el conocimiento y aceptación íntegra y obligatoria de todos los procedimientos, requisitos y términos de estas Bases y sus Anexos. 2.1 Gastos y desembolsos. Todos los costos, gastos, impuestos, derechos y demás desembolsos o perjuicios derivados de la participación en esta Licitación, y de los documentos, costos de crédito, boletas de garantía, pólizas de seguro y contratos que deban emitirse para su materialización, serán de cargo de los Licitantes, Proponentes o Adjudicatario, sin tener la Fundación responsabilidad alguna en ello. 2.2 Jurisdicción y Legislación aplicable. Para todos los efectos de la presente licitación, sus Bases, sus Anexos y los contratos que a consecuencia de ella se suscriban, se establece como domicilio la ciudad de Santiago de Chile, y los participantes, licitantes, oferentes, adjudicatario y/o partes del contrato, según el caso, se someten a la jurisdicción de los Tribunales Ordinarios de Justicia, con asiento en la comuna de Santiago, aplicándose, en todo caso, a las Bases, todos los Anexos y respectivos contratos y documentos, la legislación de la República de Chile. 4
2.3 Calendario de la Licitación Las etapas principales y plazos estimados considerados en esta licitación son los siguientes: Etapa Fecha 1. Publicación de las Bases 18 de Julio 2. Formulación de preguntas por parte de los licitantes entre el 22 y 26 de Julio 3. Respuestas a las consultas entre el 25 y 31 de Julio 4. Cierre de convocatoria. Entrega de las ofertas técnicas y económicas por los licitantes 1 de Agosto 5. Evaluación de las ofertas entre el 2 y 5 de Agosto 6. Adjudicación del contrato 8 de Agosto 2.4 Comunicación con los licitantes Fundación Imagen de Chile designa como coordinador único del proceso al Sr. Alejandro Muñoz. De esta forma, toda comunicación de los Licitantes con la Fundación deberá ser a través de: Alejandro Muñoz Director de arte Fundación Imagen de Chile Monjitas 392, piso 15, oficina 1501, Santiago, Chile e-mail: amunoz@imagendechile.cl Teléfono: 26389810 5
En ausencia del Sr. Muñoz, la comunicación deberá ser realizada a través del mismo domicilio antes indicado. Del mismo modo, cada Proponente deberá designar a una persona natural como coordinador único y a un suplente, con los cuales se establecerá la relación en todos los aspectos de la Licitación. Los Proponentes deberán comunicar a Fundación Imagen de Chile, a través de correo electrónico, los datos de sus respectivos coordinadores (único y suplente). Para todos los efectos de la Licitación, sólo tendrán validez aquellas comunicaciones que se realicen por escrito entre los respectivos coordinadores de la Fundación y de los Licitantes (aquellas que se envíen por e-mail o correo, según corresponda). El hecho que un oferente no haya designado coordinador no le impedirá presentar ofertas, pero le será obligatorio todo lo actuado con anterioridad a su designación. 2.5 Confidencialidad y Exclusividad El contenido de estas Bases de Licitación y de toda información entregada por la Fundación Imagen de Chile, es de uso confidencial y exclusivo del participante o Licitante y no debe ser usado para otros fines que no sean los de generar las ofertas solicitadas. Cualquier incumplimiento de esta obligación no autorizado por escrito por la Fundación, faculta a ésta para descalificar al Proponente infractor y para ejercer las acciones legales que de ello puedan derivar. 2.6 Preguntas y respuestas respecto a las Bases Los Proponentes podrán formular preguntas destinadas a aclarar el contenido de estas Bases, por correo electrónico, dirigidas al Coordinador de la Licitación, a más tardar a las 15:00 horas de la fecha indicada en la tabla de la sección 2.3 de estas Bases. Todas las respuestas serán enviadas a través de correo electrónico a todos los Proponentes, en la fecha definida en el punto 3 de la sección 2.3, antes de las 15:00 horas, sin revelar la identidad de quien hizo la pregunta. La serie de preguntas y respuestas entregadas pasarán a ser parte integrante de estas Bases y del contrato que se suscriba con el adjudicatario. La Fundación Imagen de Chile se reserva el derecho de contestar sólo las preguntas que estime pertinentes. 6
3 Presentación de las ofertas 3.1 Plazo y forma de entrega de las ofertas Las Ofertas deberán ser entregadas a la Fundación Imagen de Chile en sobre cerrado a la Comisión de Apertura de la Licitación designada por ésta, el día indicado en el punto 4 de la sección 2.3, hasta las 12:00 horas, en Monjitas 392, piso 15, oficina 1501, Santiago. Al momento de ser entregadas las Ofertas, éstas serán registradas en el acta respectiva y se solicitará una firma de conformidad al coordinador de los Licitantes que se encuentre presente en el acto de entrega. Cada oferta deberá estar compuesta por los siguientes documentos: i) Propuesta Creativa. a. Desarrollo de productos solicitados para el hipotético seminario de Imagen País. b. Forma de trabajo propuesta (horas de dedicación al ejercicio de hipotético seminario, profundidad de la asesoría, formas de interacción, entre otros). Se debe señalar claramente el equipo de trabajo y las funciones individualizadas de quienes estarán involucrados en el desarrollo del proyecto. ii) c. El CV de el/los asesor/es creativos y de el/los director/es de arte o diseñador/es gráfico/s senior que formarán parte del equipo de trabajo propuesto para el período de vigencia del contrato. d. Referencia de trabajos previos. Propuesta Económica: Cantidad de horas/hombre de cada una de las categorías de profesionales solicitadas y su valor/hora que la Agencia o Estudio de diseño compromete mensualmente para atender a Fundación Imagen de Chile durante el período de un año. Categoría Profesional Valor Hora $ (neto) Cantidad de Horas mes Valor Total $ (neto) 7
iii) Carta de aceptación de condiciones, en los términos indicados en el Anexo A de estas Bases. 3.2 Presentación de la propuesta La ofertas deben ser presentada en forma escrita. La Fundación se reserva el derecho a pre-seleccionar las propuestas para una posterior presentación oral. La entrega de la Oferta debe ser realizada en dos sobres separados, cerrados y firmados por el representante legal o el coordinador único del Oferente. Los rotulados y contenidos deberán ser los siguientes: SOBRE 1 ROTULO Propuesta Creativa <Nombre del Proponente> SOBRE 2 i) Propuesta Económica <Nombre del Proponente> La oferta deberá ser firmada por él o los representantes legales del oferente (todas las hojas que componen los documentos. 3.3 Garantía de seriedad de la oferta Los oferentes deberán entregar como garantía de seriedad de la oferta, una boleta de garantía bancaria pagadera a la vista, vale vista, póliza de seguro pagadero a la vista o depósito a plazo por la suma de $650.000.- tomada a favor de la Fundación Imagen de Chile con una vigencia no inferior a sesenta (60) días, contados desde la fecha de cierre de recepción de las ofertas, la que será devuelta, en el caso de la adjudicataria, una vez suscrito el contrato correspondiente y entregadas las garantías que correspondan, y en el caso de las demás oferentes, en la fecha que la Fundación señale al comunicar la no adjudicación de la propuesta. 8
La Garantía de Seriedad de la Oferta en caso de tratarse de una Boleta de Garantía Bancaria deberá señalar que está tomada como Garantía por seriedad de la oferta propuesta. La garantía de seriedad de la oferta podrá hacerse efectiva en los siguientes eventos: Si se comprueba que la información presentada es falsa. Si el Proponente retira su oferta durante el período de validez de la misma. Si una vez aceptada la oferta por la Fundación, el Adjudicatario no adjunta oportunamente los antecedentes necesarios para elaborar el contrato, o bien, no lo firma dentro del plazo estipulado. Si el Adjudicatario no hace entrega oportuna del documento de garantía técnica y de fiel y oportuno cumplimiento del contrato. Si se debe dejar sin efecto la adjudicación, por comprobarse -al momento de la elaboración del contrato respectivo-, que los antecedentes legales de la persona jurídica oferente han sido objeto de modificaciones y no se informó oportunamente a la Fundación. 3.4 Irrevocabilidad de las ofertas Todas las ofertas presentadas serán irrevocables y su plazo de vigencia se extenderá hasta el día en que la Fundación Imagen de Chile haya firmado el Contrato con el Adjudicatario, o hasta la fecha en que la Fundación haya comunicado que se ha declarado desierta la Licitación, momento en el cual se devolverán las boletas bancarias de garantía de seriedad de la oferta a cada participante que presentó oferta. Las Ofertas deberán tener una vigencia mínima de 60 días desde su presentación. En el evento que el día de recepción de las Ofertas sólo participare un (1) Oferente, la Fundación Imagen de Chile se reserva el derecho de declarar desierta la Licitación, lo que se decidirá dentro de los siguientes 5 días hábiles. Lo anterior será comunicado al Oferente con el fin de que este pueda retirar en el día y hora señalada, los correspondientes sobres cerrados, para lo cual se suscribirá un Acta de devolución. En caso que la Fundación Imagen de Chile decidiera continuar el procedimiento de Licitación, comunicará a dicho Proponente tal circunstancia, para seguir adelante con el Proceso. 3.5 Evaluación y adjudicación El proceso de evaluación de las ofertas comprende la evaluación técnica y evaluación económica, ambas desarrolladas por un Comité de Evaluación designado por la Fundación Imagen de Chile y dirigido por la Dirección de Proyectos. 9
3.5.1 Evaluación técnica La evaluación de la Oferta Técnica consistirá en: 1. Verificar si el Proponente cumple con la totalidad de los requerimientos técnicos definidos en estas Bases, y ha dado pleno cumplimiento a la entrega de todos los antecedentes solicitados en estas Bases de Licitación, que deben contenerse en el Sobre Nº 1. El no cumplimiento de alguno de los requerimientos mínimos establecidos, faculta a La Fundación para rechazar una oferta teniendo presente que la aceptación o rechazo de esta última, en base a la evaluación del cumplimiento de los requisitos mínimos por el Oferente, es privativo de la Fundación, sin expresión de causa. 2. Evaluación de la calidad de las Propuestas Creativas. La Fundación procederá a efectuar la evaluación técnica de las ofertas. El comité evaluará indicadores definidos asignándole puntaje. El puntaje de cada empresa será calculado en base a la suma de las calificaciones obtenidas en cada indicador. Los factores técnicos a evaluar y los ponderadores parciales de cada indicador son los que a continuación se indican: Criterio de Evaluación Puntos Experiencia en diseño y asesoría creativa de 0-15 marcas a nivel nacional o internacional comprobada de la empresa. (2 casos) Calidad e innovación en la Propuesta Creativa 0-30 Equipo de Trabajo 0-25 Propuesta Económina 0-30 10
3.5.2 Apertura y Evaluación de las Ofertas La apertura de las Ofertas Económicas de los Proponentes se realizará una vez aprobadas sus Propuestas Creativas, ante una Comisión designada por la FUNDACIÓN, levantando el acta respectiva que dejará constancia de las ofertas presentadas Las Ofertas Económicas serán evaluadas inmediatamente después de su apertura. La Fundación está facultada para rechazar toda propuesta que esté incompleta o no cumpla con el formato exigido, sin que esto dé derecho a indemnización o reclamo de ningún tipo a ninguno de los Proponentes. 3.5.3 Entrevistas y presentación de las propuestas La Fundación Imagen de Chile podrá requerir la realización de entrevistas que sean necesarias para tener mayor claridad con respecto a las ofertas. Para estos efectos, podrá solicitar la participación de uno o más de los integrantes del equipo del oferente. La Fundación realizará una preselección de las propuestas, y convocará a los preseleccionados a presentar en forma oral sus propuestas. 3.5.4 Adjudicación La Fundación Imagen de Chile adjudicará la Licitación al Proponente que a) cumpla con las formalidades establecidas, b) cuya propuesta creativa obtenga un puntaje superior a 75 en la ponderación de los atributos contenidos en el cuadro I, y c) cuya oferta garantizada de horas-profesional sea la más conveniente para los fines de Fundación Imagen de Chile.. La Fundación Imagen de Chile se reserva el derecho de rechazar todas o una cualquiera de las ofertas o declarar desierta la Licitación, sin expresión de causa y sin que de ello se derive responsabilidad alguna para la Fundación Imagen de Chile, sus accionistas ni administradores. Se comunicará por e-mail a cada Proponente el resultado del Proceso de Licitación. La Fundación Imagen de Chile iniciará el proceso de adjudicación definitiva y de celebración del contrato con el Oferente adjudicado. De haber acuerdo en todas sus partes se procederá a la firma del contrato. En caso que por cualquier causa el Adjudicatario se retractare de su Oferta o no diere cumplimiento a los documentos, declaraciones, contratos y procedimientos contemplados en estas Bases, o no firme el Contrato correspondiente dentro del plazo de 15 días corridos contados desde la fecha en que se le comunique la adjudicación, la Fundación 11
Imagen de Chile tendrá la facultad de revocar la adjudicación a dicho Oferente y adjudicarla a otro. 3.5.5 Propiedad Intelectual La Propiedad intelectual de los productos entregados y desarrollados en conformidad al contrato que diere origen a la presente licitación, pertenecerá exclusivamente a la Fundación Imagen de Chile. 4 Contrato 4.1 Características del Contrato 4.1.1 Tipo de Contrato Se tratará de un contrato de prestación de servicios que se regirá por la ley chilena y que estará integrado por el documento del Contrato propiamente tal, la serie de preguntas y respuestas, las presentes Bases de Licitación y la Propuesta Creativa y Presupuesto, en el mismo orden de preferencia, rigiendo éstas últimas supletoriamente el contrato que se suscriba con el oferente adjudicado. 4.1.2 Plazo del contrato El plazo de vigencia para la prestación de la totalidad de los servicios será de 12 meses a contar de la firma del contrato. No obstante eso, dependiendo del uso de la bolsa de horas-profesional, este plazo podría ser superior a ese período, para lo cual deberá hacerse una extensión de contrato. 4.1.3 Término anticipado del Contrato La Fundación podrá poner término al Contrato en cualquier momento, comunicando por escrito de dicha decisión al proveedor, con una anticipación de 30 días corridos previos a la fecha en que se desee poner término a la relación contractual. En el caso de producirse el término anticipado del contrato, se realizará una liquidación entre el monto anticipado y los trabajos aprobados. El saldo que se produzca deberá ser 12
devuelto por el proveedor mediante un vale vista girado a nombre de la Fundación, y la Fundación por su parte hará devolución de la Boleta de Garantía. 4.1.4 Subcontratación El hecho de que determinados servicios sean subcontratados por el adjudicatario o efectuados por un tercero para cumplir con las obligaciones del adjudicatario derivadas del contrato, no lo liberará en ningún caso de las responsabilidades contractuales y civiles que le correspondan de conformidad al contrato, y demás normas y documentos aplicables, y no podrá implicar de ninguna forma, total o parcial, la cesión, subrogación, delegación o cualquier tipo de transferencia de las obligaciones que tiene el adjudicatario para la prestación de los servicios. El personal del adjudicatario y de sus subcontratistas u operadores con los que contrate para desarrollar labores vinculadas al Contrato, no tendrá ningún vínculo de subordinación ni dependencia con Fundación Imagen de Chile, y deberá quedar así establecido expresamente en los contratos o subcontratos respectivos, debiendo el Proveedor, en su caso dar cumplimiento íntegro a las obligaciones laborales, previsionales y tributarias, respecto de dichos trabajadores, liberando en todo caso y, expresamente, de cualquier responsabilidad en estas materias a la Fundación. 4.2 Precio y forma de pago Como compensación para los servicios solicitados en este documento, se ha definido un presupuesto total de $36.000.000 más I.V.A. para un período de 12 meses. En caso de necesidad, el contrato podrá suplementarse hasta un máximo de 30% del valor neto, previo acuerdo escrito entre las partes. El pago se efectuará de la siguiente manera: 50% al momento de la firma del contrato y entrega de la correspondiente Boleta de Garantía que respalde el pago, la cual debe tener un vencimiento no inferior a seis meses. El 50% restante se cancelará en el mes de diciembre de 2013 bajo idénticas condiciones. 4.2.1 Forma de Operación La relación contractual funciona de la siguiente manera: Fundación Imagen de Chile solicita a la Agencia el desarrollo de un proyecto determinado. La Agencia cotiza la solicitud en cantidad de horas/profesional de cada categoría 13
necesaria y la envía a Fundación Imagen de Chile. Fundación Imagen de Chile aprueba la cotización o presupuesto y autoriza el desarrollo del proyecto. Una vez concluido el trabajo, se descuenta la cantidad autorizada, del total horas/profesional comprometidas. 4.2.2 Cláusula duración contrato Sin perjuicio de que el contrato estipula una duración de 12 meses para su ejecución, por estar la Fundación Imagen de Chile sujeta al presupuesto anual asignado bajo el convenio marco suscrito con Dirección de Relaciones Exteriores, en caso de que no se asignara presupuesto el año 2014, la Fundación no estará obligada legalmente a continuar con el pago mensual de la asesoría creativa. 14
ANEXO A: CARTA DE ACEPTACIÓN DE CONDICIONES Señor Coordinador Proceso de Licitación Fundación Imagen de Chile Presente Nombre del Oferente: Declaramos conocer y aceptar en todas sus partes, las Bases de la Licitación Asesoría Creativa y Diseño de campaña para Fundación Imagen de Chile, así las aclaraciones, si las hubiere, y las resoluciones que el Licitador adopte conforme a ellas. Asimismo, reconocemos y aceptamos la plena facultad del Licitador para modificar los plazos y condiciones de esta Licitación, para rechazar todas o una cualesquiera de las Ofertas, y para declarar desierta la Licitación, sin expresión de causa, sin que de ello se derive responsabilidad alguna para el Licitador, sus accionistas ni administradores. Aceptamos que los antecedentes y datos proporcionados por el Licitador, tienen un carácter meramente informativo o ilustrativo, liberándolo de responsabilidad por eventuales errores y omisiones, y declaramos que guardaremos estricta reserva y confidencialidad sobre dicha información y sobre todos los antecedentes, documentos y datos contenidos en las Bases de Licitación, sus documentos, formularios, anexos y cualquier otro antecedente relativo a Fundación Imagen de Chile que por vía directa o indirecta hubiere obtenido, conocido, obtenga o conozca con motivo de la aludida Licitación. Declaramos, además, que en el caso que sea aceptada por el Licitador nuestra Oferta y no diéremos oportuno cumplimiento a lo establecido en las Bases de Licitación y sus documentos Anexos, el Licitador hará efectiva sin más trámite la garantía de seriedad de la Oferta entregada, según los términos de dichas Bases y sin perjuicio de otros derechos que correspondan al Licitador. <<firma>> Por <<nombre de la empresa>> <<nombre representante legal>> 15