ADMINISTRACIÓN NACIONAL DESCENTRALIZADA SECTOR DEL DESARROLLO SOCIAL INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA (INCE) Fue creado mediante ley publicada en Gaceta Oficial N 26.043 de fecha 22-08-59, reformada en Decreto publicado en Gaceta Oficial No. 29.115 del 08-01-70, como instituto autónomo adscrito al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, y su objetivo es capacitar integralmente al trabajador venezolano mediante cursos de formación, especialización y perfeccionamiento en diversos oficios y especialidades, a través de la promoción, organización, orientación y desarrollo de la formación profesional, conforme requerimientos de mano de obra calificada. Para el año 1999, le asignaron un presupuesto de Bs. 123.990,23 millones, reformulado a Bs. 109.872,34 millones, mientras que para el 2000, le aprobaron Bs. 112.232,89 millones. Es importante destacar que de los referidos presupuestos, representan 70,00% y 79,00%, respectivamente los recursos correspondientes a recaudaciones efectuadas por la Gerencia de Ingresos Tributarios. Alcance y objetivo de la actuación La actuación comprendió la evaluación administrativa del instituto, a fin de obtener una visión sistémica de su funcionamiento; así como de la actividad cumplida por la Gerencia de Ingresos Tributarios en la recaudación de tributos, durante el período comprendido del 01-01-92 al 06-07-2000. Resultados obtenidos No se han incorporado en el Reglamento de la Ley del INCE las modificaciones realizadas a la estructura organizativa contenida en el manual de organización, originando discrepancias entre lo establecido formalmente y la práctica. Las asociaciones civiles regionales y sectoriales, de las cuales el INCE rector es miembro fundador, fueron calificadas como ilegales por la Procuraduría General de la República en comunicación N D.G.S.A.-01073 del 03-11-94, por cuanto han asumido la realización de funciones que exceden el ámbito propio de una escuela profesional, que corresponde ejercer al INCE por mandato de la ley, ante lo cual dicha instancia exhortó al ministerio de adscripción, a tomar las providencias destinadas a restablecer la legalidad en la organización del INCE. 1
Por otra parte, las citadas asociaciones civiles, no están expresamente señaladas en la Ley del INCE, nacieron con la transferencia de recurso humano desde el INCE rector, lo que ha ocasionado demandas por Bs. 881,70 millones por parte de extrabajadores del INCE, ya que les fue reconocido el tiempo de servicio prestado en el instituto. La Gerencia General de Planificación, sólo dispone de indicadores de eficacia inherentes a la formación docente de las asociaciones civiles regionales y sectoriales y a las actividades de fiscalización, realizadas por unidades de ingresos que conforman la Gerencia de Ingresos Tributarios, lo que dificulta medir el grado de eficacia, eficiencia, calidad e impacto de las actividades cumplidas por el INCE. De la evaluación de la Gerencia de Ingresos Tributarios se determinó lo siguiente: La migración de la data del Sistema Integral de Recaudación INCE al nuevo Sistema de Recaudación Nacional (SIRENA) presentó inconsistencia, debido a que el primero no validaba la entrada de datos al nuevo sistema, lo que conllevó a la demora en la generación de información financiera-contable y a la pérdida de información a ser transferida. En la planilla de depósito de ingresos tributarios, se incorporó un renglón para "cheques de otros bancos", sin especificar que éstos deben ser de gerencia, lo cual ha generado que bancos recaudadores acepten cheques personales de otras entidades bancarias, con el riesgo de ser devueltos por fondos no disponibles. Cheques devueltos por Bs. 1.450,32 millones en 1999, debido a que las instituciones financieras recaudadoras aceptaron de los contribuyentes depósitos de cheques girados sobre fondos no disponibles, sin considerar las condiciones establecidas en los convenios de recaudación suscritos con el instituto, atinentes al pago en efectivo, con cheques previamente conformado a cargo del propio banco, o cheques de gerencia a nombre del INCE; además de los cheques devueltos por defecto de endoso y/o falta de firma. La cuenta por cobrar por concepto de cheques devueltos al 31-12-98, presentó un saldo de Bs. 32,28 millones en el Balance de Comprobación, que por su antigüedad resultan de difícil recuperación, situación que afecta la sinceridad de la información contable y no garantiza la oportunidad en la toma de decisiones. La División de Contabilidad tiene pendiente por registrar notas de débito y crédito de 4 bancos por Bs. 835,12 millones y Bs. 516,48 millones, respectivamente, correspondientes al período 1992-1999, cuyos saldos resultan antiguos y representativos, debido a que los 2
bancos no remiten las mismas oportunamente, situación que afecta la sinceridad de las cuentas; en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados de registro y revelación suficiente. Las cuentas por cobrar de 13 empresas contribuyentes mostraron al 31-12-99, saldos acreedores por Bs. 126,32 millones, originando créditos o abonos en las cuentas por cobrar, situación que tiene su origen en un desfase por diferencias en el tiempo entre el pago del contribuyente y la emisión de la resolución por el INCE, impidiendo reflejar contablemente las deudas que mantienen esas empresas con el instituto. El INCE suscribió convenio de pago con una empresa aportante, en atención al resultado del análisis efectuado a su situación financiera, a pesar de que sus índices de solvencia, liquidez y capacidad de pago la ubican como una empresa con capacidad económica para liquidar su deuda en forma inmediata y única, en contraposición con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Convenios de Pago del INCE. El INCE como consecuencia del juicio ejecutivo incoado en 1998 contra la extinta empresa Venezolana Internacional de Aviación, S.A. (VIASA), concedió una rebaja de las obligaciones tributarias y adicionalmente suspendió la medida cautelar de embargo de bienes, que garantizaban suficientemente el cobro efectivo de las obligaciones tributarias demandadas, originalmente de Bs. 645,60 millones, por concepto de montos pendientes por pagar, intereses moratorios por pagos extemporáneos, actualización monetaria e intereses compensatorios sobre tributo; sin considerar que solo a la ley le corresponde el otorgamiento de exenciones y rebajas, y al Ejecutivo autorizar para conceder exoneraciones u otros beneficios de impuesto, conforme al principio de legalidad tributaria consagrado en los artículos 4, 5, 64 y 67 del Código Orgánico Tributario. Sin embargo, el Consejo Nacional Administrativo y el Comité Ejecutivo, en atención a la recomendación de la Consultoría Jurídica del INCE, anuló en febrero de 2000 las órdenes administrativas, que aprobaran la citada transacción, procediendo a efectuar diligencias para cobrar la deuda de esa empresa. Asimismo, el órgano de control interno del INCE inició las acciones para esclarecer los hechos presuntamente irregulares. Recomendaciones Las máximas autoridades del instituto deben continuar realizando diligencias pertinentes para incorporar en el reglamento de su ley, las modificaciones efectuadas a la estructura organizativa contenida en el Manual de Organización, a fin de sincerar dicho documento. 3
Acometer las diligencias ante el ministerio de adscripción, para solventar la situación de ilegalidad de las asociaciones civiles regionales y sectoriales, señalada por la Procuraduría General de la República, así como continuar ejecutando actividades para atender las demandas por continuidad laboral interpuestas por extrabajadores del INCE en el ámbito nacional. Establecer un sistema de indicadores que permita conocer y evaluar los resultados de su gestión en cuanto a eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto, a fin de detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de objetivos y tomar decisiones adecuadas y oportunas. La Gerencia General de Informática debe continuar la implantación del proceso de evaluación y adecuación del Sistema de Recaudación Nacional (SIRENA), a fin de resolver los problemas de inconsistencia de la data, generados por el sistema antecesor y, por consiguiente, actualizar la información financiera-contable relacionada con las empresas aportantes, a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones del instituto. Establecer mecanismos de control interno que faciliten la adecuada supervisión de los convenios suscritos con bancos recaudadores, a fin de evitar la devolución de cheques en salvaguarda de los intereses institucionales. Modificar la planilla de depósito de ingresos tributarios a fin de que las empresas aportantes solo depositen su contribución en efectivo, cheques a cargo del propio banco previamente conformados, o cheques de gerencia a nombre del INCE, para una efectiva y oportuna recepción de esos recursos. La División de Contabilidad debe actualizar la cuenta por cobrar por concepto de cheques devueltos registrados al 31-12-98, considerando las gestiones de recuperación, una vez realizados los asientos de ajuste correspondientes, lo que permitiría contar con información contable sincera, conforme los principios de contabilidad generalmente aceptados. Exigir a los bancos recaudadores, que remitan oportunamente al INCE, los soportes de notas de débito y crédito bancarias, para su revisión y registro contable, a fin de mostrar información actualizada que facilite la toma de decisiones; y considerar el registro de asientos para ajustar las cuentas de banco, con motivo de notas bancarias pendientes por registrar del período 1992-1998. 4
La División de Verificación Administrativa debe considerar la implantación de mecanismos internos, que permitan obtener información sincera de los saldos reales adeudados por empresas aportantes del INCE, a los efectos de evitar las diferencias de tiempo entre el pago del contribuyente y la emisión de la resolución por parte del instituto, a fin de que la misma sea útil para la toma de decisiones. La Gerencia de Ingresos Tributarios debe implantar procedimientos de supervisión adecuados, que garanticen que los convenios de pago del INCE se establezcan con empresas en situación insolvente y no beneficien a aquellas que puedan liquidar su deuda en forma inmediata. Adelantar los esfuerzos necesarios para lograr el cobro de la deuda a la empresa Venezolana Internacional de Aviación, S.A. (VIASA), a fin de garantizar el cobro efectivo de obligaciones tributarias demandadas por concepto de montos pendientes por cancelar, intereses moratorios por pagos extemporáneos, actualización monetaria e intereses compensatorios sobre tributos. ACCIONES FISCALES Fueron confirmadas 3 declaratorias de responsabilidad administrativas dictadas en el año 2000. INSTITUTO NACIONAL DE GERIATRÍA Y GERONTOLOGÍA (INAGER) Es un instituto autónomo creado mediante Decreto N 338 de fecha 23-11-49, publicado en Gaceta Oficial N 23.081 de la misma fecha, adscrito al Ministerio de Salud y Desarrollo Social (MSDS), el cual tiene por objeto regular las actividades de protección y asistencia que el Estado prestará a los ancianos en el campo social, médico, económico, jurídico y cultural. Para los ejercicios fiscales 1999 y 2000, le fueron asignados recursos presupuestarios por Bs. 26.279,87 millones, y Bs. 34.504,15 millones, respectivamente. Alcance y objetivo de la actuación La actuación realizada tuvo como objetivo la evaluación administrativa del instituto y de su órgano de control interno, durante el año 1999 y 1er. semestre de 2000; a fin de obtener una visión sistémica tanto funcional como estructural del instituto y determinar si las actividades cumplidas por el órgano de control interno se realizaron de conformidad con las normas y procedimientos que regulan su funcionamiento. 5
Resultados obtenidos Se evidenció la inexistencia de manuales de normas y procedimientos del instituto, lo cual no permite ejercer un adecuado control interno de las actividades que se desarrollan; además, limita la evaluación de los procesos, en contravención del artículo 3 de las Normas Generales de Control Interno, que establece que el control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas. El Inager tiene asignada la ejecución del programa operativo Proyecto Gerogranja, el cual se aprobó mediante Ley que Autoriza al Ejecutivo Nacional para la Contratación y Ejecución de Operaciones de Crédito Público durante el Ejercicio Fiscal 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36.106 de fecha 12-12-96, y está dirigido a la atención integral del anciano autoválido mediante el desarrollo de la pequeña y mediana agricultura y la cría de diferentes especies animales. Al respecto, para el año 1998, el instituto había recibido recursos por Bs. 4.050,20 millones, para la puesta en marcha de dicho proyecto; sin embargo, al 12-06-2000 no se había dado inicio al citado programa y los recursos otorgados se mantenían en colocaciones financieras, que durante el lapso del 26-01-98 al 02-05-2000 han generado intereses por Bs. 1.232,53 millones. En tal sentido, el Presidente del Inager informó a este Organismo Contralor que se han ejecutado acciones para poner en marcha dicho proyecto, tales como la construcción de 9 galpones, 5 pozos profundos, y la adquisición de un fundo agrícola y 1 bomba de succión de agua; estimándose que los gastos de la Coordinación Nacional de Gerogranjas para 1998 y 1999 ascendieron a Bs. 741,52 millones y para el 1er. semestre de 2000 a Bs. 223,50 millones. Asimismo, informó que los recursos recibidos para el citado proyecto de Bs. 4.050,20 millones han generado intereses sobre colocaciones por Bs. 1.184,32 millones al 30-06-2001 y en cuenta de ahorro Bs. 316,76 millones, para un total de Bs. 1.501,08 millones por concepto de intereses; sin embargo, no indica si dicho proyecto está activo y en operación, así como los logros alcanzados con la población adulto mayor beneficiada. De la evaluación de las actividades cumplidas por el órgano de control interno, se evidenció que: En el organigrama estructural del instituto, aprobado por la Oficina Central de Coordinación y Planificación de la Presidencia de la República (Cordiplan), el órgano de control interno está adscrito a la Gerencia General; no obstante, el artículo 17 del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública 6
Nacional y el artículo 11 de las Normas Generales de Control Interno, establecen que el órgano de control interno estará adscrito al máximo nivel jerárquico de la estructura organizativa institucional, que en el caso del Inager es el Consejo de Administración. En la práctica, dicho órgano de control interno tiene rango de Gerencia General, adscrita al Presidente del instituto, de acuerdo con el artículo 2 del Reglamento Interno aprobado por el Consejo de Administración del Inager. La Contraloría Interna, realizó 24 auditorías (examen de cuentas) durante el año 1999, a las unidades geriátricas en el ámbito nacional, con el objeto de evaluar el control interno de los procesos administrativos y operativos; determinar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones relacionadas con la ejecución del presupuesto (partidas 4.01 y 4.02); y revisar el programa de ayudas económicas, donaciones, bienes nacionales, inventarios y aspectos físicos de cada unidad. Este Organismo Contralor analizó una muestra de 9 de estas actuaciones, observándose situaciones contrarias a lo establecido en los artículos 14, 23 y 25, de las Normas Generales de Auditoría de Estado, a saber: Los resultados no se comunican continuamente a las máximas autoridades del Inager, sólo se informa mediante acta a los responsables de las unidades. El informe es elaborado de manera esporádica y la mayoría de las veces es sustituido por el acta Ausencia de programas de trabajo que encaminen la ejecución de las actuaciones, donde se reflejen los objetivos a alcanzar, procedimientos a aplicar y recursos requeridos (humanos, tiempo, financieros, etc.) que aporten economía, eficacia y eficiencia en la gestión del órgano de control interno. No se utiliza la referenciación de los papeles de trabajo ni del acta o informe, lo cual dificulta la localización de los soportes e impide garantizar la calidad y suficiencia de los documentos que conforman el expediente. Recomendaciones Elaborar y aprobar los manuales de normas y procedimientos, a fin de regular las actividades que le competen, garantizar que las mismas se cumplan y asi ejercer un adecuado control interno sobre los procesos del instituto. Evaluar la ejecución del Proyecto Gerogranja, con la finalidad de verificar que los logros alcanzados se corresponden con el objetivo para el cual fue creado. 7
Informar a esta Contraloría General de la República, las modificaciones que se realicen al organigrama estructural de esa institución para adscribir el órgano de control interno al máximo nivel jerárquico del Inager, conforme a los artículos 17 y 11 del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional y de las Normas Generales de Control Interno, respectivamente. Los informes emitidos por el órgano de control interno deben realizarse de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría de Estado. Procurar una comunicación efectiva entre la gerencia activa del Inager y el titular del órgano de control interno, que fortalezca el buen funcionamiento del instituto, así como entre el titular del órgano de control interno y su personal adscrito, a fin de facilitar la labor de control y apoyo a dicho instituto. FUNDACIÓN PARA PROGRAMAS ESCOLARES (FUNDAESCOLAR) Se creó mediante Decreto Presidencial N 1.886 de fecha 11-06-97, y se encuentra adscrita al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. El objetivo de la fundación es la promoción, formulación, ejecución, dirección y gestión de programas vinculados con el sector educativo en todos los niveles y modalidades, cuya realización y coordinación se corresponda a las necesidades de la población escolar. El presupuesto de ingresos y gastos para 1999 fue aprobado por la cantidad de Bs. 2.874,21 millones, de ese total de recursos programados, la fundación sólo obtuvo la cantidad de Bs. 1.914,09 millones. Para el ejercicio fiscal 2000, el proyecto de presupuesto fue por Bs. 18.366,76 millones, superior en Bs. 17.093,73 millones al ejecutado en 1999 y al 11-08-2000 no había sido aprobado. Alcance y objetivo de la actuación Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas durante año 1999 y 1er. trimestre de 2000, con el objeto de determinar los logros alcanzados por Fundaescolar, en relación con lo establecido en sus principales actividades, así como verificar si las actividades realizadas por Fundaescolar tienen correspondencia con las ejecutadas por la Fundación de Edificaciones y Dotaciones Educativas (FEDE), fundaciones que están bajo la tutela y adscripción del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Resultados obtenidos El organigrama vigente de la organización no se corresponde con la estructura funcional actual, por cuanto se han ido eliminando y creando dependencias sin incorporar dichos 8
cambios al organigrama estructural. Asimismo, el órgano de control interno no está adscrito al máximo nivel jerárquico, contraviniendo lo establecido en el artículo 11 de las Normas Generales de Control Interno. Fundaescolar durante el año 1999 cumplió parcialmente con el objetivo de promoción, formulación, ejecución, dirección y gestión de programas vinculados al sector educativo, toda vez que su actividad se centró en reparaciones de edificaciones escolares, las cuales fueron atendidas respondiendo al carácter de emergencia; obviando las actividades programadas en el plan operativo 1999, situación que obedece a que la planificación de la fundación no se formula en atención a estudios y diagnósticos de las necesidades reales. La fundación de acuerdo con su plan operativo 1999, estimó construir y dotar 26 aulas, de los cuales se construyeron sólo 8 aulas y se dotaron 6, lo que representa un cumplimiento de 30,77% y 23,08%, respectivamente, como consecuencia de no haber recibido el total de recursos asignados, además de la cancelación de deudas pendientes del año 1998. Fundaescolar no dispone de indicadores que le permitan conocer, controlar e informar acerca del grado de cumplimiento de la gestión y así poder medir la eficiencia, eficacia, economía, calidad, satisfacción de los beneficiarios y su repercusión en la comunidad; a los fines de detectar posibles desviaciones en la consecución de sus objetivos y metas e implantar en su oportunidad las acciones correctivas necesarias. De la evaluación realizada a una muestra de contratos de obras y de dotaciones de mobiliario escolar y de material didáctico correspondientes al presupuesto del año 1999, y a los convenios suscritos con el extinto Ministerio de Educación, con el fin de verificar el control interno que realiza la fundación, se determinó lo siguiente: En una muestra de 39 expedientes de contratos de obras ejecutados, que representa 29,10% del total, se evidenciaron deficiencias en los controles internos, además de ausencia de normativa que regule la actividad, para salvaguardar el patrimonio público y garantizar la exactitud y veracidad de la información administrativa y técnica, tal como se establece en el artículo 3, literales a y b de las Normas Generales de Control Interno; toda vez que en 56,41% de los documentos principales no se estableció cláusula penal; en 61,54% no se estableció lapso de garantía; en 61,54% no se constituyeron fianzas de fiel cumplimiento, ni se procedió a efectuar la retención respectiva; en 51,28% no se evidenció el acta de inicio y en 64,10% no se evidenciaron valuaciones. 9
En las dotaciones de mobiliario escolar y material didáctico se seleccionó una muestra de 7 dotaciones que representa 20,00% del total de las 35 realizadas a 12 preescolares, con recursos provenientes tanto del presupuesto del año 1999 como del convenio suscrito con el Ministerio de Educación, y se determinó que no existen documentos que evidencien la supervisión que realiza la fundación, para verificar la entrega, calidad y cantidad del material dotado, lo cual contraviene el artículo 23 de las Normas Generales de Control Interno, el cual señala que todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. Del análisis comparativo entre Fundaescolar y FEDE se determinó que el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, tiene bajo su tutela a partir del 11-06-97 a Fundaescolar, creada en principio para ejecutar el Programa de Ampliación de la Cobertura del Preescolar, y que posteriormente le fueron asignadas actividades que realiza FEDE, fundación que está bajo la adscripción del citado ministerio, desde el 15-05-76, situación que genera gastos operativos por parte de ambas fundaciones, para un fin común, como es la atención de la planta física educativa. Recomendaciones Incorporar al organigrama las modificaciones realizadas, a efectos de sincerarlo y ubicar al órgano de control interno adscrito al máximo nivel jerárquico de su estructura administrativa. Efectuar la programación de sus actividades con base en estudios y diagnósticos actualizados y en atención a las verdaderas necesidades de la población escolar. Realizar el análisis y seguimiento de las metas establecidas con el objeto de ajustarlas a los recursos recibidos. Establecer indicadores que le permitan conocer, evaluar e informar los resultados de su gestión en cuanto a eficiencia, eficacia, economía, calidad, satisfacción de los beneficiarios y su repercusión en la comunidad, para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de sus objetivos que permitan la toma de decisiones adecuadas y oportunas. Establecer mecanismos de control para que todos los expedientes correspondientes a contratación de obras, contengan los documentos suficientes y pertinentes que permitan su análisis, así como normas y procedimientos que regulen dichas actividades. Asimismo la Consultoría Jurídica de la fundación debe incluir en los contratos de obras, cláusulas 10
que contengan el lapso de garantía y conservación de la misma, además de la constitución de fianzas de fiel cumplimiento, a fin de salvaguardar los recursos invertidos en dichos procesos. Establecer mecanismos que permitan evidenciar el tipo y oportunidad de supervisión que realiza la fundación, para verificar la calidad, cantidad y entrega del material dotado. El Ministerio de Educación, Cultura y Deportes deberá revisar, evaluar y ponderar la conveniencia de contar con dos fundaciones que realizan las mismas actividades, generando gastos operativos para un fin común. FUNDACIÓN TERESA CARREÑO Es una fundación sin fines de lucro, constituida por el Centro Simón Bolívar, C.A., mediante documento protocolizado el 11-06-73; en su condición de fundación del Estado, está tutelada por el Consejo Nacional de la Cultura (Conac), conforme a lo dispuesto en el Decreto N 1.101 del 14-05-86, publicado en Gaceta Oficial N 33.476 del 23-05-86. Tiene por objetivo administrar la totalidad de las dependencias que integran actualmente la sede del Complejo Cultural Teresa Carreño; está detinada a las artes del espectáculo y a difundir y promocionar los valores inherentes a esas artes, generando como producto, los espectáculos, eventos nacionales e internacionales y actividades artísticas propias e independientes. Para el ejercicio fiscal 1999, le fue aprobado un presupuesto por Bs. 3.942,22 millones, modificado posteriormente a Bs. 4.600,99 millones, debido a un crédito adicional por Bs. 658,77 millones. Alcance y objetivo de la actuación El objetivo consistió en la evaluación administrativa de la fundación, durante el año 1999 y 1er. trimestre de 2000, para obtener una visión sistémica tanto funcional como estructural de la misma. Resultados obtenidos Los recursos presupuestarios para el año 1999 fueron recibidos con retardo, toda vez que la primera recepción se realizó en fecha 15-07-99, y el remanente del presupuesto ordinario así como el crédito adicional por Bs. 507,88 millones, se recibieron el 19-01-2000. Tal situación se mantiene para el ejercicio fiscal 2000, en virtud de que al 17-05-2000 no se habían recibido los recursos correspondientes a ese año, lo que incide negativamente en el desarrollo y cumplimiento de la programación establecida y en el logro de los objetivos institucionales. 11
La fundación no tiene definidos indicadores que le permitan determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas con base en criterios de eficiencia, eficacia, economía, calidad, satisfacción de los beneficiarios y su repercusión en la comunidad, a fin de informar acerca de su gestión e implementar posibles acciones correctivas oportunamente. Se pudo determinar que en el año 1998 la fundación suscribió un contrato para ejecutar la obra de impermeabilización del Complejo Cultural Teresa Carreño, con la empresa Impermeabilizadora Caroní, C.A., por un monto de Bs. 136,44 millones, cuyos trabajos fueron abandonados por la contratista, con el consecuente deterioro de las instalaciones, según consta en el acta de entrega N 006/99 de fecha 18-06-99 e informe de revisión de dicha acta de fecha 30-09-99, elaborado por la Contraloría Interna de la fundación Al respecto, la Consultoría Jurídica de la fundación estudia las acciones administrativas a seguir en relación con el contrato. La fundación mantiene una deuda por Bs. 150,00 millones desde el año 1994, con la Inmobiliaria Parque Central, por concepto de gastos de electricidad y mantenimiento de la planta de agua helada (aire acondicionado de las salas Ríos Reyna y José Félix Ribas ); destacando que la facturación por dichos servicios sufrió un incremento de Bs. 12,80 millones, sin que se evidencie la documentación que lo soporta. Recomendaciones Coordinar con el ministerio de adscripción la definición de estrategias dirigidas a que los recursos presupuestarios le sean suministrados oportunamente, para cumplir con su programación. Establecer indicadores que permitan conocer y evaluar su gestión, en cuanto a eficiencia, eficacia, economía, calidad y satisfacción de los usuarios, a fin de detectar las posibles desviaciones en el cumplimiento de sus objetivos y metas, a fin de coadyuvar en la toma de decisiones adecuadas y oportunas. Informar a este Organismo Contralor los resultados de la investigación adelantada por la Consultoría Jurídica, en relación con caso de la obra contratada con la empresa Impermeabilizadora Caroní, C.A., así como las posibles acciones emprendidas por las autoridades de la fundación. Determinar las causas que originaron el incremento a partir de 1997, en la facturación mensual por concepto de electricidad y mantenimiento de la planta de agua helada (aire 12
acondicionado), por parte de la Inmobiliaria Parque Central e implementar acciones por parte de la fundación para sincerar dicha deuda. FUNDACIÓN DEL ESTADO PARA EL SISTEMA NACIONAL DE LAS ORQUESTAS JUVENILES E INFANTILES DE VENEZUELA (FESNOJIV) Constituida mediante Decreto N 3.093 del 20-02-79 de la Presidencia de la República, publicado en Gaceta Oficial N 31.681 de fecha 21-02-79, actualmente está adscrita al Ministerio de Salud y Desarrollo Social, teniendo como principal objetivo, contribuir a la capacitación, financiamiento, dirección y evaluación del proceso de formación de los recursos humanos requeridos para la ejecución de los programas y actividades desarrolladas por la Orquesta Juvenil de Venezuela, para lo cual procurará la cooperación que fuere necesaria con los organismos de la administración pública nacional, los entes de la administración descentralizada y las empresas del Estado, que tengan a su cargo la ejecución de dichos programas. Para los ejercicios fiscales 1999 y 2000, le fueron asignados recursos por la cantidad de Bs. 14.275,96 millones y 21.217,43 millones, respectivamente. Alcance y objetivo de la actuación Evaluar la fundación a fin de obtener conocimiento general del funcionamiento de la organización durante el año 1999 y 1er. trimestre de 2000. Resultados obtenidos Se pudo evidenciar que aun cuando la estructura organizativa de FESNOJIV ha estado sujeta a varias modificaciones, siendo la última de fecha 28-03-2000, la misma no se corresponde con su estructura funcional actual, por cuanto en el organigrama de la fundación permanece reflejado el Instituto Universitario de Estudios Musicales (IUDEM), siendo que dicha institución, de acuerdo con el Decreto N 3.206 de fecha 14-10-93, está adscrito al Consejo Nacional de la Cultura (Conac). FESNOJIV no tiene definidos indicadores de gestión que le permitan determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas con base en criterios de eficiencia, eficacia, economía, calidad, satisfacción de los beneficiarios y su repercusión en la comunidad, a fin de informar acerca de su gestión e implementar posibles acciones correctivas en su oportunidad. El órgano de control interno no está adscrito al máximo nivel jerárquico de la estructura organizativa, a fin de asegurar su independencia de criterio y la necesaria imparcialidad de 13
sus actuaciones, de acuerdo con lo perceptuado en los artículos 17 y 11 del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional y de las Normas Generales de Control Interno, respectivamente. La Contraloría Interna no cuenta con suficiente recurso humano para realizar las labores que les compete ejercer, toda vez que su nómina la conforman 6 funcionarios (2 para realizar actividades de control previo y posterior, 2 inspecciones en el ámbito nacional y los restantes son el Contralor y Subcontralor). Recomendaciones Incorporar en el organigrama las modificaciones necesarias, a fin de adecuarlo a la estructura funcional actual. Establecer indicadores que le permitan conocer y evaluar el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas, con niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad, así como la satisfacción de los beneficiarios y su repercusión en la comunidad, para detectar posibles desviaciones que permitan la toma de decisiones e implantar los correctivos necesarios. Las máximas autoridades de la fundación deberán tomar en consideración lo perceptuado en los artículos 17 y 11 del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional y de las Normas Generales de Control Interno, respectivamente, a fin de que le permitan al órgano de control interno el mayor grado de independencia posible dentro de la organización, y lo doten del personal necesario, además de garantizar y facilitar la efectiva coordinación del sistema de control interno. INSTITUTO NACIONAL DE DEPORTES (IND) Es un instituto autónomo creado mediante Decreto N 164 de fecha 22-06-49, publicado en Gaceta Oficial N 22.952 del 23-06-49, adscrito al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, y tiene por objeto estimular, fomentar y dirigir las actividades del deporte venezolano siendo el encargado de planificar, formular, dirigir, estimular, proteger y supervisar las actividades deportivas que se desarrollen en el territorio nacional o las desarrolladas por venezolanos en competencias deportivas internacionales. Para los años 1999 y 2000, le asignaron presupuestos por Bs. 29.911,99 millones y Bs. 29.055,44 millones, respectivamente. 14
Alcance y objetivo de la actuación La actuación comprendió la evaluación administrativa del instituto y de su órgano de control interno, durante el lapso del 01-01-99 al 30-05-2000, con el objeto de obtener una visión sistémica, funcional y estructural del instituto, y determinar si las actividades cumplidas por el órgano de control interno, se realizaron de conformidad con las normas y procedimientos que regulan su funcionamiento. Resultados obtenidos La estructura organizativa vigente contenida en el Manual de Organización y el Reglamento Interno del instituto, no se corresponde con la estructura funcional actual, por cuanto se han efectuado cambios no incorporados al organigrama estructural contenido en dichos documentos, para su debida aprobación por parte de las autoridades competentes. No cuenta con indicadores de gestión que le permitan determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas con base en criterios de eficacia, eficiencia, calidad e impacto, que permitan conocer el grado de cumplimiento de sus actividades, lo cual dificulta detectar posibles desviaciones en la ejecución de éstas. La gestión presupuestaria del instituto, el 2do. semestre de 1999, fue presentada al organismo de adscripción en informe trimestral con atraso; igualmente, la correspondiente al 1er. trimestre de 2000, no había sido remitida al 09-06-2000, contraviniendo el artículo 57 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario, que señala que ésta debe remitirse mensualmente. Durante el período 1970-1999, el IND otorgó anticipos a federaciones, asociaciones, clubes y organizaciones deportivas no gubernamentales por Bs. 13.266,67 millones, por concepto de gastos de funcionamiento y eventos deportivos, entre otros, que al 31-01-2000 no habían sido rendidos, contrario a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos Rendición de Cuenta por Transferencias y Subsidios a Entes Deportivos Públicos y Privados y a la Ley del Deporte. De la evaluación del órgano de control interno se determinó lo siguiente: Los planes operativos contemplan evaluaciones del área de control previo y centralización (rendición de cuentas), sin considerar actividades relativas a la evaluación de programas, objetivos, metas y áreas críticas del instituto, el seguimiento a las actividades ejecutadas y la evaluación del sistema de control interno, todo esto como consecuencia de no contar con personal suficiente y capacitado. 15
No se realiza el análisis comparativo entre las actividades de control programadas y las ejecutadas, situación que impide conocer su grado de cumplimiento, a fin de implantar oportunamente medidas correctivas ante posibles desviaciones. Las actuaciones realizadas no cuentan con programas de trabajo específicos que contengan alcance y procedimientos de los trabajos a realizar, a fin de garantizar el cumplimiento de objetivos, lo cual dificulta la optimización de la labor de auditoría; asimismo, los documentos que soportan los hallazgos de las auditorías, no se organizan en forma de papeles de trabajo, lo que dificulta fundamentar las observaciones y conclusiones que se formulan. Se obvió el control previo sobre operaciones de diferente naturaleza por la cantidad de Bs. 78,12 millones, en contraposición con lo previsto en el Reglamento Interno del IND y en los manuales de Normas y Procedimientos de Aprobación de Cuentas que Generen Erogaciones Diferentes a Compras y Aprobación de Tramitación de Pagos Diferentes a compras. La Contraloría Interna no ejerció la potestad investigativa atribuida en el artículo 126 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, ante la presencia de posibles indicios de responsabilidad administrativa de funcionarios públicos o privados, en el uso de recursos que fueron destinados a fines distintos a los previstos; es el caso de una federación deportiva que no reintegró Bs. 12,57 millones al IND, que le fueran entregados para realizar un evento deportivo y en su lugar, pagó pólizas de seguro, gastos de clínicas y medicinas, entre otros. En los informes de gestión remitidos a la Contraloría General, no se señalan las observaciones derivadas de sus actuaciones, las recomendaciones formuladas a las máximas autoridades, las acciones emprendidas por las autoridades involucradas y los resultados obtenidos con motivo de la aplicación de tales acciones, limitándose a relacionar las actividades realizadas. El órgano de control no está adscrito al máximo nivel jerárquico del instituto, lo que pudiera comprometer su independencia de criterio; además, la estructura organizativa vigente no se corresponde con la que funciona actualmente, conllevando entre otras situaciones, a que funciones y responsabilidades de las unidades de esa dependencia no estén claramente definidas. 16
No cuenta con un reglamento interno que defina formalmente sus funciones y responsabilidades, ni con manuales de normas y procedimientos que orienten al personal en las actividades que realizan. Carece de suficiente personal calificado y recursos presupuestarios, materiales y administrativos que permitan ejercer efectivamente funciones de vigilancia y fiscalización; así como de un plan de adiestramiento para el personal. Recomendaciones Incorporar al organigrama estructural del instituto las modificaciones efectuadas, a fin de que se adecúe a la estructura funcional actual, someterlo a la aprobación de la máxima autoridad e informar al Ministerio de Planificación y Desarrollo. Establecer indicadores de eficiencia, economía, calidad e impacto, que le permitan conocer y evaluar los resultados de su gestión, así como detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de sus objetivos. Remitir oportunamente los informes de gestión presupuestaria, tanto al ministerio de adscripción como a la Oficina Central de Presupuesto (Ocepre), a fin de dar cumplimiento a la normativa que regula la materia. Establecer adecuados mecanismos de control que permitan realizar seguimiento a los anticipos otorgados a organizaciones deportivas, a fin de velar por su rendición oportuna, tal como lo establece la Ley del Deporte y el manual de procedimientos Rendición de Cuenta por Transferencias y Subsidios a Entes Deportivos Públicos y Privados. Incluir en el plan operativo anual del órgano de control interno, actividades dirigidas a la evaluación de planes, programas, objetivos, metas y áreas críticas del instituto, así como el seguimiento a las actividades ejecutadas y la evaluación del sistema de control interno. Elaborar programas de trabajo que definan alcance, objetivos y procedimientos a seguir; así como organizar y referenciar los documentos recaudados, en forma de papeles de trabajo, para garantizar la calidad y el cumplimiento de metas de las auditorías. Implantar mecanismos que garanticen el cumplimiento de la normativa interna del IND, atinente al control previo que le compete ejercer al órgano de control interno. Establecer políticas, normas y procedimientos que permitan orientar al personal en la sustanciación de averiguaciones administrativas, en atención a los supuestos previstos en el artículo 126 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 17
Los informes de gestión del órgano de control interno remitidos a la Contraloría General deben señalar las observaciones y recomendaciones formuladas a las máximas autoridades del instituto y las acciones emprendidas por éstas en consecuencia, así como los resultados obtenidos con motivo de la aplicación de tales acciones. Ubicar al órgano de control interno, adscrito al máximo nivel jerárquico de la estructura administrativa, conforme a las Normas Generales de Control Interno; revisar su estructura organizativa, con el objeto de adecuar y precisar las funciones y responsabilidades de sus dependencias, así como someter a la aprobación de las autoridades las modificaciones que tengan lugar. Elaborar el reglamento interno de esa dependencia, a fin de normar y formalizar su funcionamiento, así como los manuales de normas y procedimientos que orienten las tareas del personal. Elaborar e implantar planes de adiestramiento en áreas de control y dotar al órgano de control de personal capacitado, recursos financieros y materiales que permitan ejercer efectivamente las funciones de vigilancia y fiscalización que le son propias. UNIVERSIDAD DE CARABOBO (UC) La universidad está adscrita al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, fue creada mediante Decreto N 100 de fecha 21-03-58, emanado de la Junta de Gobierno de la República de Venezuela, publicado en Gaceta Oficial N 25.617 del 22-03-58, como una institución cuya misión es a crear, asimilar y difundir el saber mediante la investigación y la enseñanza; tomar parte activa en la solución de los problemas del país, con especial énfasis en sus áreas de influencia; propiciar la solidaridad, la justicia social, la democracia, el afianzamiento de la identidad nacional, el respeto por la ley y otros valores trascendentales; generar la formación integral del estudiante; y producir profesionales idóneos para el país, críticos, éticos y con capacidad de aplicación práctica. Para el ejercicio fiscal 1999, le fueron asignados recursos por un total de Bs. 122.173,42 millones, conformados por el presupuesto inicial de Bs. 88.216,55 millones y modificaciones por Bs. 33.956,87 millones. 18
Alcance y objetivo de la actuación La actuación comprendió la evaluación administrativa de las contrataciones por servicios efectuadas la UC, durante el período 1998-2000, con el objetivo de verificar la legalidad y sinceridad de las mismas, dentro del marco legal que le es aplicable. Resultados obtenidos El Consejo Universitario autorizó el pago de Bs. 414,94 millones a empresas que prestaron servicios de mantenimiento y limpieza de edificaciones, sin que se suscribieran los respectivos contratos, obviando el correspondiente proceso de licitación, dejando desprotegida a la universidad de las garantías contractuales que respalden sus intereses ante cualquier eventualidad, argumentando la figura de Gestión de Negocios prevista en el artículo 1.173 del Código Civil, aun cuando las condiciones de la prestación de servicios no corresponden a los supuestos exigidos en dicha figura. Discrepancia entre la normativa interna dictada por el Consejo Universitario que regula el Procedimiento para la Contratación de Bienes y Servicios y las disposiciones contenidas en la Ley de Licitaciones, por cuanto estableció que la adjudicación directa para la contratación de obras y servicios procede hasta por la cantidad de Bs. 10,00 millones, mientras que la Ley de Licitaciones señala que se procederá por licitación general, selectiva o adjudicación directa, si la contratación es por un precio de hasta Bs. 7,00 millones. Dicha situación originó, que se adjudicaran directamente contrataciones por servicios a 2 empresas, por Bs. 7,99 millones y Bs. 9,72 millones, sin que fueran sometidas a procesos de licitación selectiva ni estuvieran respaldadas por acto motivado o informe emanado del Comité de Licitaciones y/o Consejo Universitario de la UC, que justificara las mismas. Se declararon desiertas 2 licitaciones generales, ambas del 22-07-2000, referidas a contrataciones de servicios de vigilancia privada y limpieza de edificaciones de la UC, sin que en los citados procesos ocurrieran las causales previstas en el artículo 52 de la Ley de Licitaciones para proceder a tal declaración, el cual señala entre otros, que se declarará desierta la licitación cuando no concurran al menos 3 contratistas; sin embargo, en la contratación del servicio de limpieza concurrieron 10 empresas al proceso de recepción de ofertas y precalificaron 2 de ellas, y en la contratación del servicio de vigilancia concurrieron 5 empresas y 2 estaban enmarcadas dentro de los requisitos exigidos en el proceso. Del análisis efectuado a expedientes de 11 licitaciones correspondientes al período 1998-1999, se observó que 9 de ellos no contienen la documentación completa, relacionada con la 19
publicación en prensa, garantía de ejecución del contrato y comunicaciones de notificación de contratistas preseleccionados y descalificados; situación que impide tener un respaldo suficiente que justifique la ejecución de dichos procesos, contraviniendo lo contemplado en el artículo 23 de las Normas Generales de Control Interno. No cuenta con manuales de organización ni de normas y procedimientos debidamente aprobados por el Consejo Universitario, que describan las responsabilidades de sus dependencias y permitan orientar al personal sobre las actividades a desarrollar en materia de contratación de servicios de reparación y mantenimiento de transporte, inobservando lo establecido en el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno, emanadas de esta Contraloría General de la República. Atraso en la conformación de 78 actas del Consejo Universitario correspondientes al período del 01-01-98 al 07-07-2000, por cuanto (al 07-07-2000) se encontraban pendientes de aprobación, aun cuando el artículo 37 del Reglamento Interno del Consejo Universitario, señala el mandato de formación de los referidos documentos, lo cual trae como consecuencia que la comunidad universitaria desconozca las decisiones administrativas y académicas emanadas de la máxima autoridad. Recomendaciones Establecer mecanismos que permitan elaborar una efectiva programación de los procesos de licitación para las contrataciones por servicios de la universidad, con el propósito de garantizar la oportuna suscripción de contratos y el cumplimiento de las formalidades administrativas previstas. Efectuar modificaciones a la normativa interna de la universidad, referida a los montos establecidos en el Procedimiento para la Contratación de Obras y Servicios, a fin de que los procesos de adjudicación directa de las contrataciones de obras y servicios otorgadas, se ajusten a las disposiciones establecidas en la Ley de Licitaciones y su Reglamento, a fin de garantizar la sinceridad, confiabilidad y legalidad de las contrataciones que se realicen. Adoptar adecuados controles internos que garanticen la suficiencia y confiabilidad de la información relacionada con los procesos de licitación adelantados por la universidad; así como su debido manejo, archivo y resguardo. 20
Elaborar manuales de organización y de normas y procedimientos, estos últimos referidos a la contratación de servicios de reparación y mantenimiento de vehículos para transporte, y someterlos a la aprobación de la máxima autoridad. Implantar mecanismos que permitan aprobar y conformar oportunamente las actas de las sesiones del Consejo Universitario, para garantizar el cumplimiento del artículo 37 de su reglamento interno, que señala el mandato de formación de las referidas actas, con el objeto de mantener informada a la comunidad universitaria. ACCIONES FISCALES Fueron confirmadas 2 declaratorias de responsabilidad administrativas dictadas en el año 2000. FUNDACIÓN GRAN MARISCAL DE AYACUCHO (FUNDAYACUCHO) Fue creada mediante Decreto Presidencial N 1.000 del 01-07-75, publicado en Gaceta Oficial N 30.738 del 09-07-75; con el fin de contribuir a la capacitación del recurso humano en las áreas técnicas y científicas que definan como prioritarias los planes de desarrollo económico de la Nación, y está adscrita al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. El presupuesto reconducido de ingresos y gastos para 1999 fue aprobado por la cantidad de Bs. 24.315,02 millones, y tuvo una reducción por Bs. 926,03 millones. Para el ejercicio fiscal 2000, fue aprobado el presupuesto por Bs. 34.978,70 millones, recursos que fueron recibidos por la fundación después del primer semestre de 2000. Alcance y objetivo de la actuación Evaluar el proceso de recuperación de créditos educativos durante el año 1999 y primer semestre de 2000, con la finalidad de determinar la efectividad y eficiencia de Fundayacucho en la disminución de sus cuentas por cobrar por concepto de créditos educativos; lo cual comprendió evaluación del sistema de control interno; examen del contrato suscrito por Fundayacucho y C.K.F. Consultores, C.A., cuyo objeto fue el desarrollo de los servicios de consultoría del sistema automatizado Sistema Integrado de Logística y Operaciones (SILO), el cual se encontraba al 27-07-2000 en la fase de implantación y adiestramiento. A tales efectos se examinó a una muestra de expedientes de créditos educativos vencidos. Resultados obtenidos En la selección de beneficiarios de créditos educativos en el año 1998, no se consideró lo dispuesto en la misión de Fundayacucho, la cual señala que el financiamiento será para la 21