AUD. 022-2013 INFORME SOBRE RESULTADOS EN LA REVISION DE LA CONDICIÓN DE LA EMPRESA SEGURIDAD CAMARIAS S.A., RESPECTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS CON EL IMAS, ESPECÍFICAMENTE LO RELACIONADO CON EL PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES CON LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL I. Origen del estudio El presente estudio tiene su origen en el Acuerdo del Consejo Directivo N 381-08-2013, tomado en la sesión del 12 de agosto del 2013. II. Objetivo El objetivo de la presente revisión fue el de determinar y analizar la condición de la empresa Seguridad Camarias S.A, que presta los servicios contratados de seguridad y vigilancia en el IMAS, en cuanto al cumplimiento de las obligaciones patronal de dicha empresa, ante la Caja Costarricense del Seguro Social. Lo anterior, en relación con el cumplimiento de los contratos N 2009-000012-O y 2010-00002-O, suscritos entre esta empresa y el IMAS, así como la valoración de las actuaciones de la administración activa del instituto, en la verificación del cumplimiento de esta condición. III. Alcance La revisión efectuada, consistió en determinar si la empresa Seguridad Camarias S.A. se encontraba al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS) y comprobar la ejecución de las tareas del fiscalizador de los contratos en cuanto a la revisión de esta condición, y en verificar si la Administración implementó acciones ante el eventual incumplimiento de los contratos suscritos entre la precitada empresa y el IMAS, en lo referente a estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social. La revisión abarcó el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2013 y el día 23 de agosto del 2013. Resulta necesario indicar que, si bien el acuerdo del Consejo Directivo N 381-08-2013 menciona la empresa Seguridad y Vigilancia CAMARIAS SVC, S.A. como una de las empresas a investigar, la misma no se incluye dentro del alcance de las pruebas efectuadas, pues no se logró determinar que esta sociedad anónima tenga vigente alguna relación contractual con el Instituto. 1
IV. Resultados. 1. Se determinó que al 12 de agosto del 2013, La empresa de Seguridad Camarias S.A. no se encontraba al día en el pago de las cuotas obrero-patronales a la CCSS, determinándose que se encontraba en condición morosa, por un monto de 58,252,707.00. Lo anterior según consulta efectuada a la página WEB de Consulta Morosidad Patronal de la Caja Costarricense de Seguro Social, cuya impresión se muestra en la siguiente imagen: 2. Se determinó que en todos los pagos efectuados de diciembre del 2012 a junio del año 2013, se verificó de previo a realizar los mismos, que la empresa estuviera al día en el cumplimiento de sus obligaciones obrero patronales, tal y como se documenta en los comprobantes de pago donde se incluye las impresiones de las consultas realizadas a los sistemas de la Caja Costarricense de Seguro Social. 2
3. Se determinó que en el pago correspondiente a los servicios prestados en el mes de junio del 2013, no se incluye en la documentación de soporte del pago, el comprobante de verificación de que la empresa estuviera al día en el cumplimiento de obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social. 4. Se determinó que el IMAS no efectuó el pago de los servicios correspondientes al mes de julio del 2013, a raíz de que tuvo conocimiento de que en apariencia la empresa Seguridad Camarias S.A. se encontraba morosa con la Caja Costarricense de Seguro Social. Al respecto, el Sub Gerente de Soporte Administrativo, Lic. Gerardo Alvarado Blanco indicó a esta Auditoría que la situación ya se trató en sesión del Consejo Directivo y que como parte de las acciones correspondientes a la Subgerencia de Soporte Administrativo, no se efectuó el pago correspondiente, el cual estaba en trámite y además, se instruyó para que se realizaran las consultas respectivas a la Asesoría Jurídica con el fin de rescindir el contrato suscrito entre el IMAS y la empresa por incumplimiento del mismo. Sobre este particular, la Sub Gerencia hizo hincapié en que la labor del fiscalizador del contrato se ha realizado de conformidad con lo establecido en la normativa. 5. Se determinó que el día 26 de agosto del 2013, la Gerencia General presentó un informe al Consejo Directivo, sobre las medidas tomadas por la Administración respecto a la empresa de seguridad y vigilancia Inversiones Camarias S.A. Este informe fue remitido mediante oficio GG 1562-08-2013. En dicho informe entre otras cosas se comunica que la Proveeduría en conjunto con la Sub Gerencia de Soporte Administrativo mediante oficio N API-643-08-2013 gestionaron ante la Gerencia General la resolución contractual con la empresa de seguridad mencionada. Las principales acciones realizadas por la Administración, respecto de la situación de la empresa en el cumplimiento de obligaciones con la CCSS, que se mencionan en el informe, se resumen a continuación El 16 de agosto, mediante oficio SGSA 663-08-2013, la Sub Gerencia de Soporte Administrativo solicitó a la Gerencia General, autorización para conformar un equipo de funcionarios que realizara una investigación preliminar sobre la fiscalización de los contratos de seguridad. Ante la detección de la situación de morosidad de la empresa Seguridad Camarias en el pago de sus obligaciones con la CCSS, se giró instrucciones a los funcionarios fiscalizadores del contrato para que comprobaran la situación y pusieran en conocimiento de la Proveeduría Institucional y la Asesoría Jurídica la situación de la empresa, lo cual se concretó mediante oficio ASG 245-08-2013 La Proveeduría emitió certificación del 14 de agosto del 2013 a la 1:32 p.m. mediante consulta al Sistema Centralizado de Recaudación de la CCSS, documento número 201308488591 donde se constató el estado moroso de la empresa Seguridad Camarias S.A. El 21 de agosto del 2013 la Proveeduría nuevamente constata que la empresa se mantiene morosa en el pago de sus obligaciones con la CCSS, y lo respalda con el documento de consulta N 201308490530, determinándose un monto adeudado de 119.033.802.00 3
La administración con esta evidencia determinó el incumplimiento de las cláusulas décimo segunda del contrato 2009-000012-O y la décimo primera del contrato 2010-000002-O, ambos suscritos entre el IMAS y la empresa Seguridad Camarias S.A. para la prestación de servicios de seguridad y vigilancia, determinando la Administración además el incumplimiento de estas cláusulas por incumplimiento en los pagos de salarios a los oficiales de seguridad por parte de la empresa precitada. Mediante oficio API-643-08-2013 la Sub Gerencia de Soporte Administrativa y el Proveedor del IMAS gestionan ante la Gerencia General la resolución contractual con la empresa Seguridad Camarias S.A., fundamentada en documentación que evidencia incumplimientos de los contratos suscritos por con el IMAS, por parte de la contratista. Como resultado de la presentación del informe presentado por la Gerencia General el Consejo Directivo tomó el acuerdo N 424-08-2013, donde se tomó nota del informe presentado mediante oficios GG-1562-08-2013 y SGSA-689-08-2013 precitados y se autorizó a la Administración a continuar con las opciones planteadas en dicho informe e incluir una Gestión de alto nivel del señor Ministro de Bienestar Social, para analizar la factibilidad de que el Ministerio de Seguridad Pública asuma temporalmente el servicio de seguridad a la Institución. 6. Respecto del punto anterior, mediante a Resolución Administrativa del veintiuno de agosto del dos mil trece, se emitió RESOLUCIÓN DE AUDIENCIA CONFERIDA AL CONTRATISTA EN PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN CONTRACTUAL POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA DE SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA, la cual fue firmada por la Licda. Mayra Díaz Méndez, Gerente General IMAS y fue recibida el 22/08/2013 por el Sr. Adrián Corrales Alpízar, por parte de la empresa. En la resolución de marras, se procede a resolver unilateralmente los contratos de servicio de seguridad y vigilancia N 2009-000012-O y 2010-00002-O, a partir del día 15 de setiembre, concediendo un plazo de 10 días hábiles a la empresa, para hacer valer sus derechos. V. Conclusiones 1. De conformidad con las pruebas de auditoría realizadas, con respecto a las actuaciones desplegadas por la administración, con motivo de la detección de que la empresa Seguridad Camarias S.A. (la cual ejecuta un contrato de prestación de servicios de seguridad y vigilancia), no se encontraba al día con el pago de obligaciones legales ante la CCSS, se determinó que, la Administración actuó oportunamente en tiempo, forma y según sus responsabilidad, a partir de que entró en conocimiento del asunto y tomó las determinaciones que consideró oportunas, de conformidad con lo dispuesto en la normativa que regula la ejecución de los contratos, que tiene suscritos con la precitada empresa. Al respecto en las actuaciones de la Administración en relación con el tema, no 4
se encontró ninguna deficiencia que amerite ser comunicada al Consejo Directivo y que sea objeto de recomendaciones por parte de la Auditoría Interna. 2. Con respecto a la actuación de la administración en la fiscalización de la ejecución del contrato en relación con el tema específico de la verificación de la condicionalidad de estar al día con el pago de obligaciones del contratista con la CCSS, en el caso objeto de estudio, se determinó que en los 6 meses anteriores a la detección de la situación comentada en el acápite de resultados, la administración verificó de previo a realizar los pagos que la condición de la empresa de estar al día con la seguridad social se estuviera cumpliendo satisfactoriamente, para proceder con los pagos, únicamente en el pago de los servicios correspondientes al mes de junio, no se incluyó dentro de la documentación de soporte del pago, la evidencia de verificación de esta condición. Hecho por Licda. Sussan Aguirre Orozco PROFESIONAL EJECUTORA Revisado y aprobado MATI. Wady Solano Siles PROFESIONAL AUDITORIA Auditoría Interna Octubre, 2013. 5