ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA: FINALIDAD Y ALCANCE AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS
INTRODUCCIÓN CONTENIDO 1. LOS CONDICIONANTES DE UN PROCESO DE ORGANIZACIÓN 2. LAS HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA DE LA ORGANIZACIÓN 3. LA FINALIDAD DEL PROCESO 4. LOS OBJETIVOS BÁSICOS 5. LOS RESULTADOS DEL PROCESO ORANIZATIVO 1. CONDICIONANTES DE UN PROCESO DE REORGANIZACIÓN: La empresa depende estrechamente del mercado donde actúa y, en consecuencia, todo proceso de organización lo debe considerar como condición a tener en cuenta. Toda empresa depende del sector al que pertenece. Todas las empresas actúan de cierta forma por el hecho de pertenecer a un determinado sector.
La empresa depende de los clientes, los cuales son el eslabón que permite el mantenimiento de la misma. Cualquier proceso organizativo los deberá tener en cuenta de forma prioritaria. Cuando se lleva a cabo un proceso de reorganización en la empresa, hay que tener en cuenta que parte de dicho proceso debe ir encaminado a que se desarrollen nuevos productos, técnicas, etc. También es preciso tener en cuenta que una organización eficiente permitirá a la empresa adaptarse a las condiciones del entorno con más facilidad. Las empresas no son entes estáticos sino que deben mejorar continuamente sus procesos para adaptarse al entorno. Toda empresa debe adaptar la calidad de sus productos y servicios al mercado. Para dar continuidad a la empresa, ésta debe obtener beneficio. 2. HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA DE LA ORGANIZACIÓN: A la hora de mejorar la organización de una empresa, se cuentan con una serie de herramientas que conviene utilizar para optimizar los resultados del proceso organizativo: Los clientes finales, ya que serán los receptores del esfuerzo de la empresa. Sin ellos no hay continuidad.
Los proveedores, ya que al ser los suministradores de nuestra materia prima, nos pueden mostrar lo que está demandando el mercado y la forma en que lo hace. Nuestros competidores, ya que al pertenecer al mismo sector y tener como destino el mismo mercado, nos pueden enseñar como están haciendo ciertas cosas y, de esta forma, evitar que malgastemos esfuerzos. Los sistemas de información, ya que nos permitirán aprovecharnos de un gran caudal de información con un esfuerzo relativamente pequeño. El desarrollo tecnológico, ya que nos muestra hacia donde se encamina el mercado en general. La formación permanente del personal, lo que nos permitirá seguir estando en primera fila. No olvidemos que el personal es un recurso caro y que su formación e integración en la empresa lleva tiempo. La experiencia de otras empresas del sector para no caer en los mismos errores y aprovechar al máximo el esfuerzo propio. 3. FINALIDAD DE UN PROCESO DE REORGANIZACIÓN: Cuando se lleva a cabo un proceso organizativo, ya sea por primera vez o como consecuencia de los deseos y necesidades de mejora que plantea el entorno de la empresa, se pretende conseguir:
Una mejora sustancial de los procesos y procedimientos administrativos e industriales de la empresa con la finalidad de obtener una situación mejor de la empresa tanto en el mercado en el que se mueve como en relación a los competidores. Por lo mencionado anteriormente, los procesos de organización nunca pretenden conseguir, como finalidad última, alguno de los puntos siguientes: Reducir los costes. En general, toda acción que tienda a mejorar los procedimientos administrativos conlleva una mejora en el control de los costes. Esta mejora en el control, en ocasiones, tiene como resultado una reducción en los mismos, aunque, no sea ésta su finalidad última. Tampoco se pretende una reducción del tamaño de la empresa. No estamos ante una reorganización para despedir personal. Puede que como consecuencia de la reorganización sobre mano de obra pero no es el objetivo que se persigue. Las mejoras en los procesos administrativos, suelen dar lugar a mayor control en los resultados, pues las informaciones son mayores en número y, habitualmente, más fiables. Siguiendo la pauta de lo que no se pretende lograr con una reorganización de carácter administrativo, podemos afirmar que no se trata de informatizar los procesos administrativos. Es decir, no vamos a implantar como meta final un sistema informatizado para el tratamiento de la información. Finalmente, cuando se lleva a cabo un proceso de reorganización, no intentamos quedarnos en una simple reorganización de los diferentes
departamentos de la empresa, sino que nuestro fin es la totalidad de la empresa considerada como un todo. 4. OBJETIVOS BÁSICOS DE UN PROCESO DE REORGANIZACIÓN: Todos los intentos de mejora en la organización administrativa, de una empresa, van encaminados a la mejora de los controles que se ejercen y de las informaciones que se necesitan. En consecuencia, podemos fijar una serie de objetivos a conseguir cuando realizamos un proceso de organización administrativa. Por una parte, una mayor y mejor utilización de los sistemas de información existentes. En general, la informática que hay instalada en una empresa no se aprovecha de forma plena, con lo que en ocasiones se procede a su cambio sin tener en cuenta que parte de las mejoras que proporciona el nuevo sistema, ya se encontraban implantadas en el anterior, pero sin sacarles rendimiento. También es el momento para ampliar y completar tanto el software de la empresa como los circuitos administrativos a través de los que fluye la información. Como complemento del punto anterior, es un objetivo, básico, la modificación e integración de las tareas administrativas, de forma que respondan al requisito de ser lo más sencillas posibles y proporcionar la mayor información posible. Otro objetivo importantes es la modificación de los centros decisorios, intentando trasladarlos a los puntos en los que se van tomar las decisiones.
Como complemento a todo lo mencionado anteriormente, otro de los objetivos importantes es la eliminación de todos los controles inútiles, es decir aquellos que en sí mismos no aportan nada o que se encuentran duplicados. Otro objetivo es la reducción de los mandos intermedios. En general, en las empresas y con el transcurrir del tiempo, se produce un fenómeno que lleva a incrementar los puestos de mando intermedios como consecuencia de una mala gestión de la valoración de los esfuerzos del personal de la misma. Se tiende a recompensar a las personas, nombrándolas jefes de algo. Todo lo anterior, hace que en general, un objetivo general de la empresa sea el hacer los procesos administrativos más flexibles para lograr mayor eficacia y mejorar la respuesta en el tiempo. El objetivo más importante de una reorganización de los procesos administrativos suele ser la definición de las responsabilidades y el alcance de las mismas. Definir el puesto de trabajo y lo que conlleva.
5. RESULTADOS DEL PROCESO DE REORGANIZACIÓN: Los resultados que se esperan de un proceso de reorganización administrativa, suelen ser demasiado ambiciosos. En general, nos se suele tener una idea clara de cual va a ser la consecuencia de este proceso y, por ello, se tiende a pensar que todos los males de la empresa desaparecerán y que los beneficios serán la norma. Nada hay más equivocado que pensar lo anterior. Todo mejora en la organización nos definirá una serie de tareas a ejecutar y de nuevos procedimientos a implantar, pero si los elementos que componen la dirección de la empresa no ejercen como tales, sólo se le habrá lavado la cara a la empresa pero sin mejoras profundas. A continuación, vamos a enumerar alguno de los resultados que cabe esperar como consecuencia del proceso de organización: Se suele pasar de una estructura basada en lo diferentes departamentos de la empresa a una que se basa en los diferentes procesos administrativos que se realizan en la misma. Se produce una mayor comunicación en todos los niveles de la empresa. Ya no se habla tanto de jerarquización en los flujos de información sino que esta se mueve en todas direcciones: vertical y horizontalmente. Este aumento en la comunicación dentro de la empresa, se debe a la fuerte interdependencia entre los diferentes niveles de trabajo. Para el personal, el resultado más importante que se consigue es una mayor formación del mismo con independencia de las tareas asignadas,
en contraposición al conocimiento basado en el entrenamiento y la repetición de las funciones que realiza. Por tanto, todo proceso tiene la consecuencia inmediata de generar personas polivalentes con facilidad para adaptarse a distintos puestos de trabajo y a distintas tareas. Otro resultado importantes es se pasa a controlar las actividades que se realizan frente a, sólo, los resultados que se obtienen. Aunque el resultado es muy importantes, preferible controlar los distintos puntos que nos permiten llegar a él, antes que sólo el resultado final. Como consecuencia del aumento de los flujos de información y de la interdepencia, se produce un aumento siginificativo del número y la importancia de las aportaciones que cada componente de la estructura. Finalmente, todos los proceso de mejora administrativa (reorganización), suelen dar lugar a la aparición de nuevos líderes naturales con el consiguiente mejora en la calidad de la estructura de decisiones de nuestra empresa.