INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, PERIFÉRICO Y DESCONCENTRADO AL ARCHIVO CENTRAL DEL SISOL 1. La transferencia de documentos de los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados 1 al Archivo Central, se realizará de acuerdo a lo establecido en el cronograma de transferencia (Anexo 1) 2. Los encargados o responsables de los archivos de gestión, periféricos o desconcentrados coordinarán con el encargado del Archivo Central la transferencia de documentos. De ser necesario, solicitarán la asesoría del Archivo Central. 3. El encargado del archivo de gestión, periférico, desconcentrado, o quien haga sus veces, agrupará la documentación en series documentales. Asimismo, las series documentales se agruparán en paquetes o tomos y se describirán utilizando los formatos de transferencia de documentos: a) Información general (Anexo 2a) b) Inventario Registro (Anexo 2b) 4. Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos emitidos o recibidos por una unidad orgánica del SISOL en cumplimiento a sus funciones y actividades, las mismas que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. 5. Los paquetes o tomos se identificarán asignándole un número y se instalarán en las cajas archiveras de 25 cm. de ancho x 33 cm. de largo x 34 cm. de alto. (Anexo 3) 6. Las cajas archiveras se identificarán completando la información en la parte frontal de la caja de la siguiente manera: Código.- Se anotará las iniciales de la unidad orgánica y de la serie documental. Ejemplo: HS SJL B/V = Hospital de la Solidaridad de San Juan de Lurigancho Boletas de Venta UTES C/P = Unidad de Tesorería Comprobantes de Pago Caja N.- Se anotará el número correlativo de caja que corresponda. (Anexo N 3) 7. De no poder formarse paquetes o tomos como unidad de archivamiento a ser instaladas en las cajas archiveras, las unidades de archivamiento a utilizarse (archivadores de palanca, folders manila, etc.) deberán describirse de la misma manera que los paquetes o tomos. 8. No se trasferirá al Archivo Central normas legales, boletines de El Peruano, diarios, revistas, etc.; toda vez que no son documentos de archivo 2. 9. La transferencia de la documentación se realizará mediante un memorando dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas, firmado por el funcionario a cargo de la unidad orgánica que remite la documentación, adjuntando los inventarios impresos elaborados por el encargado de archivo. De igual manera se remitirá el inventario en formato electrónico (excel) al correo electrónico: walter.anticona@sisol.gob.pe. Asimismo, las unidades orgánicas que tengan series documentales con registros electrónicos más detallados (a nivel de unidad documental) deberán enviar dichos registros al Archivo Central al correo electrónico antes mencionado. Ejemplos de algunos registros: - Registro de Comprobantes de Pago - Registro de Locación de Servicios - Registro de Correspondencia emitida - Registro de Resoluciones Cabe señalar, que los registros detallados de series documentales son imprescindibles para el eficiente servicio archivístico en el Archivo Central, toda vez que permiten la ubicación rápida y precisa de la unidad documental solicitada. 10. El Archivo Central recibirá la transferencia de documentos firmará y anotará en el inventario denominado información general la frase recibido sin verificar.
11. El personal del Archivo Central, encargado de la transferencia de documentos, realizará la revisión de la documentación transferida, verificando con el inventario remitido como adjunto al memorando de transferencia. En caso de detectarse alguna incongruencia se solicitará su subsanación; caso contrario se aprueba la transferencia y se coloca el sello con la frase transferencia verificada. 1 Archivo Desconcentrado.- Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados del SISOL (Hospitales de la Solidaridad, Centros Médicos y SISOL JOVEN). Coordina sus actividades con el Archivo Central. 2 Documento de Archivo.- Es todo aquel documento emitido y recibido por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las funciones, actividades y competencias que esta institución desarrolla. Siendo de cualquier soporte material: impresos, manuscritos, mapas, CD-ROM, etc
ANEXO 1 CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 2013 ITEM ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA 1 Presidencia del Consejo Directivo 2 Gerencia General 3 Oficina de Comunicaciones 4 Unidad de Sistemas y Procesos 5 Oficina de Control Institucional 6 Oficina de Asesoría Jurídica 7 Oficina de Planeamiento y Presupuesto 8 Unidad de Presupuesto 9 Unidad de Racionalización 10 Unidad de Infraestructura 11 Gerencia de Administración y Finanzas 12 Control Patrimonial 13 Mesa de Partes 14 Coordinación Nacional de Seguridad 15 Unidad de Tesorería 16 Unidad de Contabilidad 17 Unidad de Personal 18 Unidad de Logística y Servicios Generales 19 Locación de Servicios 20 Servicios Generales y Mantenimiento 21 Almacén 22 Unidades Móviles 23 Gerencia de Servicios de Salud 24 Unidad de Apoyo Social 25 Bioseguridad 26 Coordinación Nacional de Servicio Social 27 Coordinación Nacional de Enfermería 28 Dirección Nacional de Servicios Odontológicos 29 Servicio de Ambulancia 30 Hospital Solidaridad Acho 31 Hospital Solidaridad Ate 32 Hospital Solidaridad Camaná 33 Hospital Solidaridad Comas 34 Hospital Solidaridad Chorrillos JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DIC. 6 7 13 14 20 21 4 5 11 12 18 19 26 8 9 15 16 22 23 5 6 13 19 20 30 11 14 24 25 31 8 14 15 22 29 6 10
CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 2013 ITEM ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA 35 Hospital Solidaridad El Agustino 36 Hospital Solidaridad La Victoria 37 Hospital Solidaridad Magdalena del Mar 38 Hospital Solidaridad Mirones 39 Hospital Solidaridad Punta Hermosa 40 Hospital Solidaridad Puente Piedra 41 Hospital Solidaridad Metro UNI 42 Hospital Solidaridad Risso 43 Hospital Solidaridad Santa Isabel 44 Hospital Solidaridad San Juan de Lurigancho 45 Hospital Solidaridad San Juan de Miraflores 46 Hospital Solidaridad San Martin de Porres 47 Hospital Solidaridad Surquillo 48 Hospital Solidaridad Villa el Salvador 49 Hospital Solidaridad Cusco 50 Hospital Solidaridad Chiclayo 51 Hospital Solidaridad Ica 52 Hospital Solidaridad Sullana 53 Hospital Solidaridad Tacna 54 Hospital Solidaridad Tarapoto 55 Hospital Solidaridad Tumbes 56 Centro Médico José Carlos Mariátegui 57 Centro Médico Juan Pablo II 58 Centro Médico Señor de los Milagros 59 Centro Médico Trabajadores del Hospital del Niño 60 Centro Medico La Ensenada 61 Centro Medico Las Violetas 62 Centro Médico San Ramón 63 Centro Médico Sinchi Roca 64 Centro Médico Villa Limatambo 65 Centro Medico El Nazareno 66 Centro Médico Huaycán JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DIC. 6 7 13 14 20 21 4 5 11 12 18 19 26 8 9 15 16 22 23 5 6 13 19 20 30 11 14 24 25 31 8 14 15 22 29 6 10
ANEXO 2a INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (Información General) TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO INFORMACIÓN GENERAL 1. SECTOR : MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA 2. ENTIDAD : SISTEMA METROPOLITANO DE LA SOLIDARIDAD 3. UNIDAD ÓRGANICA : 4. DATOS DE LA REMISIÓN 4.1 AÑO : 4.2 REMISIÓN N : 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE: 6. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE: 7. LUGAR Y FECHA: 8. LUGAR Y FECHA: (Firma y Sello) ARCHIVO REMITENTE (Firma y Sello) ARCHIVO RECEPTOR Leyenda: 1. Nombre o denominación de la institución de la que depende SISOL como Organismo Público Descentralizado. En nuestro caso: Municipalidad Metropolitano de Lima. 2. Nombre o denominación de nuestra entidad: Sistema Metropolitano de la Solidaridad. 3. Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. Ej.: Gerencias, Unidades, Hospitales, Centros Médicos. 4.1. El año en que se realiza la transferencia. 4.2. Es el número de transferencia que se realiza en el año al Archivo Central. 5. Deberá señalarse de manera resumida las series documentales, sus fechas extremas y el total de cajas ha transferir. 6. Deberá registrarse la totalidad de Metros Lineales de la transferencia realizada. 7. Se deberá constar el lugar y la fecha de procedencia de la transferencia, firmada por la secretaria, asistente y/o auxiliar encargado del Archivo de su Unidad, Gerencia, Hospital, Centro Médico, etc. 8. Se deberá registrar el lugar y la fecha de recepción de la transferencia, firmada por el encargado, asistente y/o auxiliar encargado del Archivo Central del SISOL, por cuestiones del proceso de transferencia se debe anotar la siguiente frase: "recibido sin verificar", constando la recepción con sello de recibido y quedando pendiente su verificación por el personal del Archivo Central.
ANEXO 2b Pág. 1 de pags. INVENTARIO - REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1.Órgano: 2.Unidad Orgánica: 3.Elaborado por: 4.Nº CAJA 5.N PAQ. 6.SERIE DOCUMENTAL 7.Nº CORRELATIVO DEL 8.FECHAS EXTREMAS DOCUMENTO DEL AL DEL AL 9.N FOLIOS 10.METROS LINEALES 11.OBSERVACIONES Leyenda: 1. Nombre o denominación del órgano que produce (emite o recibe) el documento. Ej.: Presidencia del Consejo Directivo, Gerencia General, Oficina de Control Institucional, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Servicios de Salud, Hospital de la Solidaridad Rímac, etc. 2. Nombre o denominación de la unidad de organización en que se dividen los órganos del SISOL. Ej.: Oficina de Comunicaciones, Unidad de Presupuesto, Unidad de Personal, Unidad de Apoyo Social, etc. 3. Nombre del personal encargado de elaborar el inventario. 4. Se registra el número de caja. 5. Se registra el número de tomo o paquete comenzando desde el 01 continuando de manera correlativa por serie documental. 6. Se registra el nombre de la serie documental. 7. Se registra la numeración extrema de los documentos. 8. Se registra la fecha extrema del documento. 9. Se registra la cantidad de folios por cada documento. 10. Se registra la cantidad de metros lineales que contiene cada caja archivera. 11. Se registra alguna característica especial que presente el documento, como por ej.: el formato (A3), originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, etc.
ANEXO 3 Caso a) Instalación de paquetes o tomos de documentos (tamaño A4) Los paquetes o tomos de documentos de tamaño A4 se instalarán de manera vertical en las cajas archiveras, tal como se muestra en el gráfico caso a). La documentación instalada de esta forma en las cajas de archivo tendrán la medida aproximada de 0.30 metros lineales. Caso b) Instalación de boletas de venta, recibos de caja, facturas, etc. (documentos de tamaño A5) en cajas archiveras En caso que los paquetes de documentos sean de tamaño A5 (Boletas de venta, recibos de caja, facturas, etc.) los paquetes se colocarán de forma horizontal y en dos niveles. La documentación instalada de esta forma en las cajas de archivo tendrán una medida aproximada de 0.60 metros lineales.
Caso c) Instalación de archivadores de palanca En caso que las cajas archiveras contengan archivadores de palanca, éstos deberán instalarse de manera vertical, tal como se muestra en el gráfico. La documentación instalada de esta forma en las cajas de archivo tendrán una medida aproximada de 0.21 metros lineales. Como regla general las cajas de archivo no se llenarán totalmente, dejando un espacio aproximado de 3 cm., esto con el objetivo de poder sujetar las cajas de sus respectivos orificios para facilitar su desplazamiento. Luego de haber instalado los paquetes o tomos en las cajas archiveras se procede a registrar en la parte frontal de la caja el código y el número de caja correspondiente. Código.- Se anotará las iniciales de la unidad orgánica y de la serie documental. - Ejemplo en los órganos y/o unidades orgánicas de la Sede Central CÓDIGO = U. TES C/P = Unidad de Tesorería Comprobantes de pago CÓDIGO = GAF RES = Gerencia de Administración y Finanzas Resoluciones de GAF - Ejemplo en Hospitales de la Solidaridad y Centros Médicos CÓDIGO HS SJL B/V = Hospital de la Solidaridad - Boletas de Venta de San Juan de Lurigancho CÓDIGO HS VMT- R/C = Hospital de la Solidaridad - Recibos de caja de Villa María del Triunfo CÓDIGO HS ACH - HC = Hospital de la Solidaridad - Historias Clínicas de Acho Caja N.- Se anotará el número correlativo de caja que corresponda.