CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2017 *

Transcripción

1

2 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2017 * ÓRGANO MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE * CONSEJO DIRECTIVO PRESIDENCIA EJECUTIVA GERENCIA GENERAL SECRETARÍA GENERAL GERENCIA CENTRAL DE LA PERSONA ADULTA MAYOR Y PERSONA CON DISCAPACIDAD GERENCIA CENTRAL DE OPERACIONES GERENCIA CENTRAL DE SEGUROS Y PRESTACIONES ECONÓMICAS GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES DE SALUD GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN DE LAS PERSONAS ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL GERENCIA CENTRAL ASESORÍA JURÍDICA GERENCIA CENTRAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES GERENCIA CENTRAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE RELACIONES INSTITUCIONALES GERENCIA CENTRAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN OFICINA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y HUMANIZACIÓN GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN FINANCIERA OFICINA DE DEFENSA NACIONAL GERENCIA CENTRAL DE ATENCIÓN AL ASEGURADO GERENCIA CENTRAL DE PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVERSIONES *Cronograma de transferencia de documentos de acuerdo a la Estructura Orgánica de ESSALUD, aprobado mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N 767- PE-ESSALUD- 2015, y *La transferencia de documentos programada para el mes de diciembre se efectuará hasta el día 21 de diciembre.

3 Instructivo para la Transferencia de Documentos al Archivo Central 2017 Secretaría General Oficina de Servicios de la Información 1

4 ÍNDICE Página Presentación 2 I. Transferencia de documentos al Archivo Central Primera etapa: solicitud de asistencia técnica Segunda etapa: identificación de series documentales Tercera etapa: preparación de documentos a transferir Cuarta etapa: registro de los formularios de transferencia Quinta etapa: recepción y conformidad de la transferencia 10 II. Otros tipos de transferencia 11 III. Glosario de términos 11 Anexos Flujograma 1

5 PRESENTACIÓN La transferencia de documentos es un procedimiento archivístico que forma parte del proceso archivístico denominado Selección Documental, que consiste en el traslado de los documentos de un archivo de gestión o archivo periférico hacia el Archivo Central al vencimiento de los períodos de retención establecidos por el Ciclo Vital de los Documentos y Programa de Control de Documentos, en virtud a las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional, aprobado mediante Resolución Jefatural N AGN/J. Dicho procedimiento es programado mediante un Cronograma Anual de Transferencia para que se realice de forma ordenada el traspaso de la custodia de los documentos de las diferentes unidades orgánicas al Archivo Central de acuerdo a la Directiva Nº 005/86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº AGN-J y al Manual de Procedimientos de Archivos del Seguro Social de Salud ESSALUD, aprobado mediante Resolución de Gerencia General N 1438-GG-ESSALUD El presente instructivo brinda orientación a los responsables de los archivos de las unidades orgánicas de la Sede Central de ESSALUD para la transferencia de documentos al Archivo Central en el año 2017, garantizando la integridad y la conservación del patrimonio documental institucional, en cumplimiento del funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Nivel Central, establecido en la Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013, Normas del Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud - ESSALUD, aprobado mediante Resolución de Gerencia General Nº 1437-GG-ESSALUD En tal sentido, el presente instructivo es de ejecución obligatoria para los órganos centrales y sus respectivas unidades orgánicas. 2

6 INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL I. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Es realizado por los archivos de gestión y archivos periféricos cuyos documentos han cumplido el periodo de retención de acuerdo a su ciclo vital 1 y/o a lo establecido en el Programa de Control de Documentos. El procedimiento se realiza a través del cumplimiento de las siguientes etapas: 1.1 PRIMERA ETAPA: SOLICITUD DE ASISTENCIA TÉCNICA El órgano central a través de su coordinador de archivos debe solicitar asistencia técnica a la Oficina de Servicios de la Información a través del correo electrónico: archivocentral@essalud.gob.pe, como máximo 20 días calendario antes de la fecha programada para su transferencia, de acuerdo al Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central para el ejercicio 2017 (Anexo 1). Este requerimiento es indispensable para continuar con la siguiente etapa Las unidades orgánicas de la Sede Central de ESSALUD deben contar con el material necesario para la ejecución de este procedimiento: cajas archiveras, etiquetas, pabilo N 20, cartulinas (como soporte de tapa y contratapa del paquete) y rótulo del paquete, según el Manual de Procedimientos de Archivos de ESSALUD, aprobado mediante Resolución de Gerencia General Nº 1438-GG-ESSALUD Caja Archivera Etiqueta de Caja Archivera Pabilo N 20 Rótulo de Paquete Nota: La unidad orgánica que posea documentos de tamaño distinto al A4, deberá modificar las dimensiones de las cajas archiveras considerando el tamaño del documento a conservar en las mismas, en coordinación con la Oficina de Servicios de la Información. Asimismo, en caso que los documentos se encuentren en tomo, empastado, folder, manila, etc., se considera a cada una de ellas como unidades de archivamiento igual al paquete y se describirá como tal en el inventario de transferencia. 1 Para aquellos documentos de archivo que hayan finalizado su trámite administrativo. 3

7 1.2 SEGUNDA ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Cada unidad orgánica debe identificar las series documentales a transferir, de acuerdo al ciclo vital del documento y/o la Tabla General de Retención de Documentos del Programa de Control de Documentos de la Sede Central 2, disponible en el compendio normativo institucional y en el enlace web del Archivo Central de ESSALUD: RPE_347-PE-ESSALUD-2016_PCD.pdf Los Archivos de Gestión que no cuenten con un Archivo Periférico deben transferir sus documentos al Archivo Central solo si los documentos cuentan con dos o más años de antigüedad en relación al año 2017; es decir, los documentos tramitados hasta el año 2014, o anteriores a este, como se detalla en el cuadro siguiente: Oficina de Estudio y Gestión de Riesgo de Seguros de la Gerencia Central de Seguros y Prestaciones Económicas. (Unidad orgánica que cuenta solo con archivo de gestión, debiendo respetar el periodo de retención para realizar la transferencia al Archivo Central) Los Archivos Periféricos deben considerar los documentos que hayan cumplido el periodo de retención de acuerdo al ciclo vital del documento y/o la Tabla General de Retención de Documentos del Programa de Control de Documentos de la Sede Central, como se detalla en el cuadro siguiente: 2 Mediante Carta Circular N 60-SG-ESSALUD-2016, se comunicó a los órganos centrales la aprobación del Programa de Control de Documentos de la Sede Central de ESSALUD, y se exhortó al cumplimiento y la obligatoriedad del mismo. 4

8 Subgerencia de Cobranza No tributaria de la Gerencia de Control Contributivo y Cobranzas de la Gerencia Central de Gestión Financiera (Unidad orgánica que cuenta con archivo de gestión y archivo periférico, debiendo respetar el periodo de retención para realizar la transferencia al Archivo Central) 1.3 TERCERA ETAPA: PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR De la transferencia de los archivos de gestión al Archivo Central a) Los documentos que se encuentran en los archivos de gestión deben estar organizados en archivadores, fólderes o tomos (clasificados, ordenados y signados) de acuerdo a la Guía de Organización de Documentos del Seguro Social ESSALUD, la misma que se encuentra disponible en el siguiente enlace 3 : b) Extraer los documentos del archivador de palanca y agruparlos formando paquetes, verificando que los documentos se encuentren debidamente foliados de manera cronológica 4. De faltar un documento debe indicarse en una hoja testigo que el documento no ha sido emitido, se encuentra en custodia o no existe, entre otros. c) Depurar los documentos de apoyo informativo y retirar las grapas, clips, etiquetas adhesivas, micas y otros que deterioren los documentos a transferir. d) Rotular los paquetes (Anexo 2) y colocar cartulinas como tapa y contratapa del paquete a fin de no deteriorarlo. e) Sujetar los paquetes con pabilo de algodón Nº 20 haciendo el nudo archivero. En caso de fólderes o tomos, no se realiza esta acción debido a que estos se consideran como unidades de archivamiento equivalentes al paquete. 3 Mediante Carta Circular N 61-SG-ESSALUD-2016, se les comunicó que la organización de documentos se ejecuta en los archivos de gestión y archivos periféricos en cumplimiento de la normativa vigente. 4 De acuerdo a la Directiva N AGN / DNDAAI Normas para la foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Resolución Jefatural N AGN/J. 5

9 Elaboración de Paquetes El rotulado de los paquetes se realiza de la siguiente manera: Modo de llenado del rótulo de paquete: Caja N : Registrar el número correlativo de la caja a trabajar. Paquete N : Registrar el paquete correlativo que se ubica en la caja a trabajar. Órgano: Registrar la denominación del órgano. Unidad orgánica: Registra la denominación de la unidad orgánica. Serie documental: Registrar la denominación de la serie documental. Correlativo de: Registrar la numeración correlativa de la serie documental, en caso corresponda. Fechas extremas: Registrar la fecha más antigua a la fecha más reciente del paquete de documentos. Observaciones: Registrar alguna característica especial de los documentos (documentos faltantes, formato A3, entre otros). f) Luego de tener el paquete rotulado y atado con el nudo archivero, debe instalarse de forma horizontal en las unidades de conservación (cajas archiveras). La caja de archivo debe contener como un mínimo tres (03) paquetes. Paquetes Caja Archivera Instalación de Paquetes 6

10 1.3.2 De la transferencia de los archivos de gestión a los archivos periféricos. a) Los archivos de gestión de las unidades orgánicas deben realizar la transferencia de documentos a los archivos periféricos, de acuerdo a los puntos del presente instructivo, con inventarios y cajas archiveras, respetando los plazos de retención de documentos y el ciclo vital de los documentos. A continuación se detallan los archivos periféricos de la sede central: Archivos Perifericos de la Sede Central Organo Central Unidad Organica Observaciones Órgano de Control Institucional Gerencia Central de Asesoría Jurídica Gerencia Central de Gestión de las Personas Despacho de la GCGP Subgerencia de Gestión de la Incorporación Gerencia de Administración de Personal Subgerencia de Gestión de Personal Incluye el area de Control y Legajo de Personal Subgerencia de Compensaciones Incluye al area de Planillas Subgerencia de Relaciones Humanas y Sociales I.E.I Modelo Incluye sus areas operativas Despacho de la GCGF Gerencia de Inversiones Financieras Incluye sus unidades orgánicas Gerencia Central de Gestión Financiera Subgerencia de Egresos incluye su area de Egresos Subgerencia de Control Contributivo Subgerencia de Cobranza No Tributaria Se tiene Archivo Periferico de GCL, Gerencia Central de Logistica pero se encuentra hacinado Subgerencia de Adquisiciones Subgerenicia de Control Patrimonial Gerencia Central de Tecnologias de la Información y Comunicaciones Cintoteca Archivo de Medios Magneticos Gerencia Central de Proyectos de Inversión Planoteca Archivo de Planos Centralizado Gerencia Central de Promoción y Gestión de Contratos de Inversiones Centralizado Persona Adulta Mayor y Persona con Discapacidad Centralizado 1.4 CUARTA ETAPA: REGISTRO DE LOS FORMULARIOS DE TRANSFERENCIA Conjuntamente con la preparación de los documentos en paquetes y la instalación en las unidades de conservación (cajas archiveras), debe registrar la información procesada de los paquetes en el Inventario de Transferencia de Documentos que consta de Inventario Registro e Información General (Anexo 3) En el Inventario Registro debe registrarse los documentos con una numeración correlativa de caja por año, por ejemplo, los documentos emitidos y/o recibidos en el año 2013 iniciará con la caja N 1 y terminará con el número de caja resultante del procesamiento de los documentos; de igual manera, los documentos emitidos y/o recibidos en el año 2014 iniciará con la caja N 1 y terminará con el número de caja resultante del procesamiento de dichos documentos. 7

11 ÓRGANO: UNIDAD ORGÁNICA: SERIE DOCUMENTAL: CORRELATIVO: FECHAS EXTREMAS: DOC. DE REMISIÓN: CARTA N ENERO - DICIEMBRE 2010 CAJA N GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO GERENCIA DE INGENIERÍA CLÍNICA CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS DEL N AL N Luego de la elaboración del registro de los formularios de transferencia de documentos (cuarta etapa) se debe proceder al rotulado de las cajas archiveras (unidades de conservación). Los rótulos deben estar correctamente impresos y sin enmendaduras, no colocar cintas adhesivas u otros materiales que las deterioren. (Ver anexo 4). Doblez CAJA N ÓRGANO: 4 cm 14.5 cm UNIDAD ORGÁNICA: SERIE DOCUMENTAL: 26 cm CORRELATIVO N : 34 cm FECHAS EXTREMAS: 20 cm DOC. DE REMISIÓN: 14 cm El número de los paquetes debe ser correlativo por cada serie documental, hasta que se comience con otra nueva serie, en cuyo caso, se inicia nuevamente la numeración del paquete desde el N 1. Cabe señalar, que la numeración del paquete es independiente del número de caja, la cual como se mencionó en el punto anterior es correlativa por el año de los documentos. El Inventario Registro se completa de la siguiente manera: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO - REGISTRO) ÓRGANO: GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA UNIDAD ORGÁNICA: GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA-DESPACHO ELABORADO POR: MIRIAM MOROCHO MEDINA NÚMERO DE CAJA NÚMERO DE PAQUETE SERIE DOCUMENTAL CORRELATIVO DEL DOCUMENTO FECHAS EXTREMAS CANTIDAD DE FOLIOS UBICACIÓN TOPOGRÁFICA DEL AL DEL AL ESTANTE CUERPO BALDA OBSERVACIONES RESOLUCIONES /01/ /03/ RESOLUCIONES /03/ /10/ Falta Resolución N RESOLUCIONES /10/ /12/ CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS CORRESPONDENCIA/CARTA MULTIPLE EMITIDA CORRESPONDENCIA/CARTA CIRCULAR EMITIDA /01/ /01/ /01/ /01/ Falta Carta N /01/ /01/ /01/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ Falta Carta N /02/ /03/ /03/ /03/ Falta Carta N /03/ /03/ /01/ /10/ /01/ /10/ Faltan Cartas N CORRESPONDENCIA/PROVEIDOS /01/ /02/ Falta Proveído N CORRESPONDENCIA/PROVEIDOS /02/ /02/ Falta Proveído N CORRESPONDENCIA/PROVEIDOS /02/ /03/ CORRESPONDENCIA/PROVEIDOS /03/ /04/ Falta Proveído N

12 Órgano: Registrar la denominación del órgano. Unidad Orgánica: Registrar la denominación de la unidad orgánica. Elaborado por: Registrar el nombre del personal encargado de elaborar el inventario. Caja N : Registrar el número correlativo de la caja a trabajar Paquete N : Registrar el paquete, folder o tomo correlativo que se ubica en la caja a trabajar Serie documental: Registrar la denominación de la serie. Correlativo de: Registrar la numeración extrema de los documentos. Fechas extremas: Registrar las fechas extremas de los documentos Cantidad de folios: Registrar la cantidad de folios contenida en el paquete, fólder o tomo, según corresponda. Ubicación topográfica: Campo para ser registrado por el archivo receptor de los documentos. Observaciones: Registrar alguna característica especial que presente el documento (formatos A3, originales, fotocopias, documentos faltantes, deterioro de documentos, entre otros). La información General se completa de la siguiente manera: Información General Modo de llenado del rótulo de paquete: Sector: Registrar el sector al que pertenece ESSALUD: Trabajo y Promoción del Empleo Entidad: Registrar Seguro Social de Salud - ESSALUD Órgano: Registrar la denominación del órgano. Unidad orgánica: Registrar el nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. Datos de la remisión: se divide en: - Año: Registrar el año en que se realiza la transferencia. - Remisión: Registrar el número de transferencia que se realiza en el año. Descripción general: Registrar las series documentales y fechas extremas. Metros lineales: Registrar la cantidad de metros lineales de documentos y unidades de archivamiento a transferir. Archivo Remitente: Registrar el lugar y fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el responsable del archivo cuya documentación va a transferir. Archivo Receptor: Registrar el lugar y fecha de recepción de la transferencia, firmada por el responsable del Archivo Periférico o Archivo Central, según corresponda Al término de la elaboración de los formularios de transferencia de documentos y el rotulado de las cajas archiveras, el responsable del archivo de la unidad orgánica debe enviar en formato Excel dichos formularios al correo: archivocentral@essalud.gob.pe para la revisión de las series documentales, correlativo de cajas y paquetes de acuerdo a las instrucciones brindadas en la asistencia técnica. De encontrarse observaciones, estas deben ser subsanadas dentro del mes correspondiente a su transferencia y reenviar los formularios al citado correo hasta obtener la aprobación y continuar con el siguiente paso Una vez aprobado los formularios de transferencia de documentos se debe proceder con la programación para la verificación in situ de la propuesta de transferencia de documentos (cajas archiveras y paquetes) Durante la visita programada, el personal de la Oficina de Servicios de la Información debe proceder a revisar de manera aleatoria los paquetes y cajas archiveras; la unidad orgánica que cumpla con los requisitos contará con la opinión favorable para la transferencia de sus documentos. De encontrarse 9

13 observaciones la unidad orgánica debe subsanarlas en el mes correspondiente a su transferencia y solicitar otra visita para su verificación. 1.5 QUINTA ETAPA: RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE LA TRANSFERENCIA Teniendo la aprobación de los formularios y la verificación de las unidades de conservación (cajas archiveras), la unidad orgánica debe remitir, mediante documento a la Oficina de Servicios de la Información, la transferencia de documentos (Ver anexo 5), dentro del plazo establecido en el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central, adjuntando el Inventario de Información General y el Inventario Registro en dos originales, siendo uno de ellos para el Archivo Central y el segundo juego el cargo respectivo del área remitente. Es indispensable que los inventarios a adjuntarse estén visados página por página y firmados por el responsable de la unidad orgánica La unidad orgánica cuyos documentos serán transferidos debe gestionar el traslado de documentos con el personal asignado, el cual se realizará, previa coordinación con el Archivo Central en el siguiente horario de 09:00 a 15:00 horas de lunes a viernes La recepción de la transferencia de documentos al Archivo Central debe ser admitida por el personal del Archivo Central, firmando y sellando el Inventario de Información General, colocando la nota: Pendiente de Verificación. Ejemplo de Información General recibida para su posterior verificación RECUERDA, EL HECHO QUE HAYAS LLENADO LOS FORMULARIOS NO DEMUESTRA QUE TODOS LOS DOCUMENTOS HAYAN LLEGADO AL ARCHIVO CENTRAL 10

14 1.5.4 Luego de ello, se procede a la instalación de las unidades de conservación (cajas archiveras) en los repositorios del Archivo Central Posteriormente, el técnico de archivo debe verificar los documentos que han sido transferidos, cotejándolos con los instrumentos descriptivos (inventarios) e informando sobre dicha verificación a su jefe inmediato. De no existir observaciones, la Oficina de Servicios de la Información remitirá un documento de conformidad a la unidad orgánica; caso contrario, la unidad orgánica procederá a subsanar las observaciones en el plazo máximo de un (1) mes de recibido el documento con las observaciones. II. OTROS TIPOS DE TRANSFERENCIA De la Transferencia de documentos de unidades orgánicas en proceso de desactivación o fusión: En estos casos los documentos deben ser transferidos respectivamente a la unidad orgánica que asuma las funciones o la unidad orgánica que resulte de la fusión, debiendo custodiar y transferir oportunamente los documentos al Archivo Central de acuerdo a los plazos de retención de su Ciclo Vital o comprendidos en el Programa de Control de Documentos, previo cumplimento de los fines administrativos. Este proceso debe estar a cargo de una comisión integrada por representantes de la unidad orgánica remisora y receptora en cumplimiento del presente instructivo, que incluya un acta de entrega debidamente suscrita por las partes. 2.2 De la Transferencia de documentos de unidades orgánicas en proceso de privatización: Se realiza cuando los documentos serán transferidos a una entidad privada que asumirá su función o funciones cumpliendo los fines administrativos. Este proceso debe estar a cargo de una comisión integrada por representantes de la unidad orgánica remisora y la entidad privada receptora en cumplimiento del presente instructivo, que incluya un acta de entrega debidamente suscrita por las partes. III. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Funcionamiento del Sistema de Archivos Institucional de la Sede Central de ESSALUD 6 : Es el periodo de custodia de los documentos (series documentales) en los archivos que conforman el Sistema Institucional de Archivos. Dicho periodo se encuentra contemplado en el Programa de Control de Documentos de la Institución. 5 De acuerdo a la Directiva Nº 001/92-AGN-DNDA, Normas Complementarias para la Transferencia del Acervo Documental en los Organismos Públicos en Proceso de Desactivación, Fusión y Privatización, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº AGN-J. 6 De acuerdo a la Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013, Normas del Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud - ESSALUD, aprobado mediante Resolución de Gerencia General Nº 1437-GG-ESSALUD

15 Serie Documental: Es la agrupación de documentos de archivo por el mismo tipo documental o asunto que reflejan una actividad o función de una unidad orgánica de la Institución. Se dividen en expedientes, registros y correspondencia, siendo organizados por el principio de procedencia y orden original. Poseen valor administrativo, legal, científico, histórico que determinan su carácter temporal o permanente; se encuentran registradas en el Programa de Control de Documentos de la Institución. Documento de archivo: Es la información registrada en cualquier forma (textual, gráfica, electrónica o sonora en lenguaje natural o codificado) o soporte (papel o magnético), emitidos y/o recibidos como parte de las funciones y/o actividades de las unidades orgánicas. Tiene como características principales ser original y seriado; en conjunto se les denomina series documentales. Ejemplo N 1 Ejemplo N 2 Identificación de Series Documentales de la Identificación de Series Documentales de Gerencia Central de Proyectos de Inversión la Subgerencia de Compensaciones Documento de apoyo informativo (apoyo a la gestión): Son aquellos que sirven de ayuda a la gestión administrativa, los mismos que no deben ser transferidos a los archivos periféricos ni al Archivo Central, entre los cuales se encuentran los siguientes: Ejemplares de normas legales, revistas, boletines, afiches, volantes, manuales, libros, revistas, periódicos, entre otros. Fotocopias de documentos que no se adjunta a documentos originales. Papeles de trabajo o borradores. Formularios o formatos en blanco. Notas autoadhesivas que no contengan anotaciones validas en la presentación de y gestión del documento. Foliación de documentos: Es la actividad que complementa el ordenamiento y facilita el control y la ubicación de los documentos. Se inicia con el documento de origen y termina con el documento que finaliza o cierra el caso; es decir, es cronológico. La foliación es correlativa y se coloca en el extremo superior derecho del documento, quedando prohibido la foliación en cualquier otra parte del documento, no se foliará el reverso del documento, hojas de respeto y separadores en blanco. Asistencia técnica en materia de transferencia: Es la actividad mediante el cual la Oficina de Servicios de la Información a través de su personal especializado en materia de archivos brinda in situ los alcances, métodos y formas para la correcta ejecución de la transferencia de documentos (series documentales) al Archivo Central. Transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo periférico: Se realiza cuando la unidad orgánica cuenta con un archivo periférico, identificando las series documentales a transferir, de acuerdo a la Tabla General de Retención de Documentos del Programa de Control de Documentos de la Sede Central, bajo los mismos parámetros del presente instructivo, cumplido el plazo de custodia el archivo periférico debe transferir los documentos al Archivo Central. 12

16 ANEXO 1 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2017 * 1

17 ANEXO 2 RÓTULO DE PAQUETE SEGURO SOCIAL DE SALUD CAJA N PAQUETE N ÓRGANO: UNIDAD ORGÁNICA: SERIE DOCUMENTAL: CORRELATIVO DE: FECHAS EXTREMAS: OBSERVACIONES: 1

18 ANEXO 3 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ÓRGANO: UNIDAD ORGÁNICA: ELABORADO POR: NÚMERO DE CAJA NÚMERO DE PAQUETE SERIE DOCUMENTAL CORRELATIVO DEL UBICACIÓN FECHAS EXTREMAS DOCUMENTO CANTIDAD TOPOGRÁFICA DE FOLIOS DEL AL DEL AL ESTANTE CUERPO BALDA OBSERVACIONES

19 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INFORMACIÓN GENERAL Pág. 1 de pags. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INFORMACIÓN GENERAL 1. SECTOR 2. ENTIDAD 3. ÓRGANO 4. UNIDAD ORGÁNICA 5. DATOS DE LA REMISIÓN 5.1 AÑO 5.2 REMISIÓN N : : : : : : 6. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE: 7. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE: 8. LUGAR Y FECHA: 9. LUGAR Y FECHA: (Firma y Sello) ARCHIVO REMITENTE (Firma y Sello) ARCHIVO RECEPTOR

20 ANEXO 4 RÓTULO DE CAJA ARCHIVERA CAJA N ÓRGANO: UNIDAD ORGÁNICA: SERIE DOCUMENTAL: CORRELATIVO N : FECHAS EXTREMAS: DOC. DE REMISIÓN: 2

21 ANEXO 5ANEXO ANEXO 5 Año del Buen Servicio al Ciudadano Año de la Lucha contra la Corrupción CARTA N -ESSALUD-2017 Lima, Señorita HEIDI CÁRDENAS ARCE Jefa de la Oficina de Servicios de la Información. Secretaría General Presente.- Asunto: Transferencia de documentos Referencia: Carta Circular N -SG-ESSALUD-2017 De mi mayor consideración: Es grato dirigirme a usted para saludarla cordialmente con relación al documento de la referencia, mediante el cual se detalla la ejecución del procedimiento de transferencia de documentos al Archivo Central y se programa para el mes de la transferencia de documentos de la Gerencia Central de Prestaciones de Salud y sus unidades orgánicas. En ese sentido, se remite cinco (05) cajas archiveras conteniendo expedientes de auditorías del año 2014 con sus respectivos inventarios de transferencia para su custodia respectiva. Sin otro particular, es propicia la ocasión para expresarle mi consideración y estima personal. Atentamente,

22