Puesta en marcha de B-kin Project Monitor Esta guía de inicio te ofrece las indicaciones necesarias para configurar B-kin Project Monitor. Las guías y ayudas relacionadas con esta herramienta profesional de gestión de proyectos están disponibles en la sección de Descargas de www.b-kin.com. Nota: Antes de poner en práctica los consejos de esta guía, es muy recomendable la lectura de la guía de inicio y configuración de B-kin Project Monitor, disponible en la sección de Descargas de la web: www.b-kin.com/es/software-de-gestion-de-proyectos/descargas/ Esta guía asume ya has configurado la herramienta según los pasos descritos en la Guía de inicio y configuración de B-kin Project Monitor. Por tanto, una vez establecida la configuración inicial, puedes comenzar a seguir los pasos propuestos para planificar proyectos y tareas, asignándoles recursos, costes, etc. 1 Planifica los proyectos y tareas 1.1 Programas y grupos de proyectos Los pasos a seguir para una correcta planificación de proyectos y tareas son: 1. Definir cómo quieres organizar tus proyectos. Para que puedas comenzar a añadir proyectos, tu comunidad ya tiene creado desde el inicio un Programa 0 al que puedes acceder mediante la opción Proyectos en la pestaña Proyectos. En cualquier momento puedes cambiar su nombre o eliminar ese programa. 2. B-kin Project Monitor te ofrece dos tipos de agrupaciones para tus proyectos: programas y grupos de proyectos. Ambas te permiten gestionar tus proyectos de la forma que consideres más apropiada, permitiéndote extraer información agrupada sobre el avance general de tus proyectos. Los conceptos de programa y grupo de proyectos se diferencian en pequeños detalles: Un programa refleja una cualidad organizativa fija, de tal forma que un proyecto sólo puede pertenecer a un programa. Un grupo de proyectos responde a un criterio de organización libre. Un proyecto puede encontrarse en múltiples grupos de proyectos. El significado otorgado a cada grupo de proyectos viene dado exclusivamente por el que su creador le haya querido asignar. 1/11
Listado de programas y grupos de proyectos. Una agrupación típica en programas consiste en agrupar los proyectos por clientes, productos, o departamentos de tu empresa. Un ejemplo de grupo de proyectos podría ser agrupar en un grupo de proyectos solamente los proyectos de I+D de cada uno de tus programas. Para la creación de nuevos programas o grupos de proyectos: 1. En la pestaña Proyectos, selecciona la opción Nuevo grupo de proyectos. 2. Mantén activada la casilla Programa para crear un nuevo programa. Si desactivas esta casilla, darás de alta un nuevo grupo de proyectos. Posteriormente podrás configurar desde la página de edición los proyectos que va a tener asociados ese grupo de proyectos. Página de alta de programas y grupos de proyectos. El programa al que va asociado cada proyecto se indica en el momento de su creación y ya no podrá ser modificado. Esta elección marcará aspectos como la codificación, los objetivos, los permisos de acceso de los usuarios, etc. Una vez creados los programas necesarios para la organización de los proyectos, puedes empezar a dar de alta tus proyectos. 1.2 Proyectos Desde página de B-kin Project Monitor en la que te encuentres puedes acceder a la opción Nuevo proyecto de la pestaña Proyectos. 2/11
Página de alta de nuevo proyecto. En la página de alta de nuevos proyectos, además del nombre descriptivo del proyecto y de su responsable, debes seleccionar el programa al que va a ir asociado y el código diferenciador para ese proyecto dentro del programa. Puedes repetir estos pasos y dar de alta todos los proyectos que necesites. 1.3 Tareas En B-kin Project Monitor, cada proyecto se divide en tareas. En las tareas es donde asignas a las personas para que realicen trabajos en el contexto de cada proyecto. Puedes crear tantos niveles de desglose de tareas como desees, y así, ir descomponiendo tareas superiores generales en otras tareas inferiores más detalladas. B-kin Project Monitor permite crear varios tipos de tareas: Tareas: Es el tipo más común. Son las tareas que son planificadas, puestas en marcha y finalmente se dan por finalizadas. Entregables: Son tareas que antes de pasar a ser planificadas y ejecutadas han de pasar por un ciclo de aprobación por parte de terceras personas. Una vez ejecutadas, a la entrega del trabajo resultante también existe un proceso de aprobación y aceptación del mismo. Tareas de entregable. Son las tareas en las que se desglosan los trabajos que se producen en el contexto de los entregables. Hitos: Son sucesos o acontecimientos en la vida de los proyectos que sirven de referencia dentro de los propios proyectos. Por ejemplo: reuniones, toma de decisiones, aprobaciones, etc. Se planifican y se dan o no por cumplidos. Puedes consultar y personalizar la estructura de la división del trabajo creada inicialmente en B-kin Project Monitor. Para ello, dirígete len la pestaña Otros a la opción Metodologías. 3/11
Metodología inicial para las tareas en los proyectos de B-kin Project Monitor. 1.3.1 Alta de tareas En B-kin Project Monitor existen varias formas de dar de alta las tareas en los proyectos. La más sencilla consiste en: 1. En el árbol de proyectos (opción proyectos de la pestaña proyectos) selecciona el proyecto o tarea bajo la cual quieras crear la nueva tarea. 2. Haz clic en el icono Nueva tarea. 3. En la ventana de alta de nuevas tareas indica: el nombre descriptivo de la tarea, el de su responsable, el código, las fechas planificadas y una serie de campos descriptivos opcionales. Página de alta de nueva tarea. 4. Si lo que necesitas es crear una estructura de división del trabajo con muchas tareas y varios niveles o, si simplemente quieres dar de alta tareas de una manera más rápida, puedes dirigirte al proyecto o tarea que quieras descomponer en otras tareas, y, desde allí, haz clic en el icono Planificación. 5. En esta ventana de planificación rápida de tareas, puedes elegir para cada nueva tarea: su tipo, nombre, responsable y fechas planificadas. 6. A continuación podrás crear nuevas tareas, pudiendo posteriormente ordenarlas y agruparlas unas debajo de las otras. 4/11
Herramienta de planificación rápida de tareas. Además, desde esta herramienta de planificación rápida vas a poder ver como quedan distribuidas en el tiempo esas tareas en una vista de Gantt, ver las cargas de trabajo resultantes de las horas asignadas a cada persona y utilizar plantillas de proyectos o de tareas guardadas con anterioridad para facilitar el alta repetitiva de tareas. 1.3.2 Asignar personas Una vez creadas las tareas en las que se descomponen los proyectos, puedes empezar a asignar a las personas encargadas de realizar los trabajos correspondientes a cada una de ellas. Para ello: 1. Para asignar una trabajo a una persona para que posteriormente impute horas de dedicación en su parte horario, esta tarea tiene que ser una tarea de último nivel. 2. Cuando asignas a una persona en una tarea, automáticamente se le asigna en todos los elementos superiores de esta tarea. Asignar una persona a una tarea de nivel intermedio, implica que cuentas con esa persona para participar en las tareas en que se descomponga ese elemento, pero no estará automáticamente asignada en las tareas inferiores. Hay varias formas de asignar personas a una tarea: 1. La más sencilla es seleccionando esa tarea en el árbol de proyectos, o llegar al detalle de esa tarea. 2. En ambos casos, haz clic en el icono Personas. En esta pantalla observarás las personas que se encuentren ya asignadas a esa tarea. Inicialmente, su responsable siempre queda asignado automáticamente. 3. Haz clic en el icono Asignar personas para asignar al resto de personas que necesites para completar esa tarea. 4. En el listado inferior de esta página, haz clic en el icono Asignar persona de cada persona que vaya a trabajar en esa tarea. Así, estas personas pasarán al listado superior, quedando asignadas estas personas a la tarea. Posteriormente, puedes pasar a planificar las horas de esfuerzo de cada persona para esa tarea y las fechas entre las cuales ha de realizar su trabajo. También puedes asignar personas a tus tareas en la herramienta de planificación rápida. Para ello, haz clic en la columna personas en la fila correspondiente a la tarea para la cual quieras cambiar las personas asignadas y sigue los pasos del punto 4 anterior. 5/11
Página de asignación de personas de la herramienta de planificación rápida de tareas. Una forma rápida de asignar personas a tareas consiste en utilizar la herramienta de planificación de recursos disponible al seleccionar el proyecto en el árbol de proyectos o en sus páginas de detalle. Herramienta de planificación rápida de recursos. El planificador rápido de recursos muestra, en cada fila, las tareas en que se divide ese proyecto o tarea. En las columnas de la parte derecha, las personas que puedes asignar a cada una de estas tareas. De esta forma, es más fácil planificar el número de horas de esfuerzo que quieras asignar a cada tarea y a cada una de las personas. 6/11
2. Organiza los trabajos y sus tareas Para ver los trabajos que te han asignado en las tareas de B-kin Project Monitor, dirígete a la aplicación Mi BPM. La página a la que llegas se llama Mis trabajos en curso. En esta página puedes ver, para una fecha concreta, varios listados con tus trabajos: retrasados, planificados para ese día y para la semana siguiente. Desde estos listados puedes acceder a la información de detalle de ese trabajo e informar a cada responsable de tarea que empiezas a trabajar en su tarea. Al hacer esto, la aplicación te pide una fecha de inicio de tu trabajo, la cual, marca el día a partir del cual vas a imputar horas para esa tarea en tu parte horario. Una vez finalizado tu trabajo en esa tarea, puedes volver al listado de tus trabajos en curso. Haz clic en el icono Dar por terminado mi trabajo para esa tarea. La aplicación te propone varias opciones para informar al responsable de la tarea sobre la fecha en la que realmente das por finalizado tu trabajo. Esa fecha será tu límite superior para introducir tus partes horarios. Para introducir horas de esfuerzo a un trabajo de una tarea, selecciona en Mi BPM, en la pestaña Mi parte horario, la opción Parte horario semanal, donde puedes elegir, semana por semana y para cada día, en qué tareas quieres introducir horas de esfuerzo e incluso puedes dejar una justificación para cada una de ellas. 3. Otras acciones En esta sección puedes encontrar otras acciones frecuentes de administración, configuración, gestión y control en B-kin Project Monitor. 3.1 Planificación de costes de proyectos Los responsables de cada proyecto pueden utilizar el icono de Costes para introducir los costes no laborales planificados que se produzcan en sus proyectos. El proceso a seguir es: 1. Dar de alta los costes de planificación asociados al proyecto. Estos costes podrán ser agrupados por grupo de costes. Cada uno de los costes contará con un código diferenciador en función del proyecto y del grupo de costes. Otros datos a introducir son: su coste estimado, tipo de coste (gasto o inversión), proveedor, periodo de validez y descripción. 2. Los costes de planificación pueden ser detallados, desglosándolos en conceptos desde la pantalla de edición de ese coste. Este desglose no es obligatorio y dependerá de cada coste. Si existiera un desglose en conceptos, indícalo introduciendo la justificación, unidades y precio unitario de cada concepto. 3. Una vez dados de alta los costes planificados de los proyectos, los usuarios asignados a los mismos pueden dar de alta solicitudes de compra contra estos costes planificados desde a la aplicación B-kin Purchase Request. Para ello, desde la aplicación B-kin Purchase Request haz clic en la opción Nueva solicitud y selecciona el proyecto y el coste planificado contra el cual quieres lanzar esa solicitud de compra. 7/11
Las condiciones a cumplir para dar de alta una solicitud de compra contra un coste planificado de un proyecto son: 1. El estado del proyecto ha de ser activo. 2. El usuario que dé de alta la solicitud ha de estar asignado a ese proyecto contra el cual quiere lanzar la solicitud de compra, o bien, ser un administrador de B-kin Purchase Request. 3. El proyecto tiene que tener un coste planificado dado de alta contra el que se puedan imputar costes planificados. 4. La fecha de alta de la solicitud de compra tiene que estar dentro del rango de fechas del coste planificado. El usuario de B-kin Purchase Request debe seleccionar en la pantalla de alta de la solicitud el grupo de costes y el coste planificado que correspondan a esa solicitud de compra. Puedes indicar el proveedor y, desglosar o no en conceptos, esta solicitud de compra, asociándola un importe y una justificación, una forma de pago y el formato del precio (cerrado o negociable). Una vez solicitada, el administrador o los usuarios con permisos de aprobación de estas solicitudes verán aparecer esa solicitud en su listado de Solicitudes pendientes de aprobación, y decidirán si la aprueban o si la rechazan. Cada responsable de proyecto de B-kin Project Monitor puede dirigirse a la página de costes de cada uno de sus proyectos haciendo clic en el icono Costes de sus proyectos. En el listado superior de esta página, visualizará los costes planificados, y en el listado inferior, los costes de seguimiento que se han ido imputando en B-kin Purchase Request contra esos costes planificados. 3.2 Asociación de documentos a una tarea También puedes asociar documentos a tus proyectos y tareas. Para ello, en página de detalle de esa tarea, haz clic en el enlace Documentos. En esa nueva página, haz clic en el icono Nuevo documento para comenzar el proceso de subida de documentos. Listados de documentos asociados a un proyecto. Puedes visualizar todos los documentos a los que tengas acceso en la pestaña mis documentos de Mi BPM o en la opción Mis documentos de la pestaña tareas de BPM. 3.3 Responder en un foro En las páginas de detalle de las tareas y proyectos también encontrarás accesos a los foros de cada elemento para que puedas responder a los temas a los que tengas permisos de acceso. 8/11
Foro de una tarea Puedes visualizar los foros existentes y sus respuestas desde la opción Mis foros que encontrarás en la pestaña mis foros de Mi BPM o en la pestaña tareas de BPM. 3.4 Guardar la línea base de proyectos y tareas En B-kin Project Monitor dispones de diferentes métricas para la gestión de los costes y de esfuerzos: Línea Base: Es el valor que originalmente se planificó para un campo. Planificado: Es tu mejor estimación actual del valor de un campo. Real: Es el valor que ha tomado ese campo al ejecutarse. Los valores de línea base son datos de referencia o planificaciones originales almacenados en algún momento de la vida del proyecto o de la tarea y que, posteriormente, con el paso del tiempo, cuando el proyecto se esté ejecutando o se haya finalizado, sirven como referencia para evaluar desviaciones en plazos y costes. Para guardar la línea base de un proyecto o de una tarea dirígete al proyecto o tarea deseado y haz clic en el icono Línea base. Te aparecerá una ventana con las opciones disponibles para ese elemento. 9/11
Página de configuración de la línea base para un proyecto o tarea. 3.5 Cierre de periodos La opción Cierre de periodos se encuentra en la pestaña otros de B-kin Project Monitor. Es la sección desde la cual los administradores controlan las horas reales imputadas por los usuarios de B-kin Project Monitor. Para cada persona dada de alta y activa en B-kin Project Monitor, puedes ver en este listado la diferencia entre el esfuerzo que tenían planificado y el esfuerzo real que han imputado. Si un mes está abierto, todas las personas del equipo de trabajo pueden imputar horas de dedicación en el Parte horario a ese mes. Además, todos los meses posteriores también estarán abiertos. Una vez comprobado que todos estos datos están en orden, puedes cerrar el mes deseado. Esto implica que ninguna persona va a poder imputar horas a una tarea en ninguna fecha anterior a la de ese mes cerrado. También puedes reabrir meses cuando sea necesario. 3.6 Aprobación de presupuestos La aprobación de presupuestos está disponible en la pestaña otros, seleccionando la opción Presupuestos. El concepto de presupuesto en B-kin Project Monitor se refiere a la suma de los costes de cada proyecto. Los presupuestos se aprueban para todos los proyectos a la vez. Una vez que los presupuestos están aprobados y guardados en la línea base del proyecto, es posible consultarlos periódicamente e ir comparando el presupuesto aprobado con los costes planificados actuales. Para aprobar los presupuestos planificados haz clic en el icono Aprobar presupuestos de esta página e introduce la fecha a partir de la cual los presupuestos quedarán aprobados y, por tanto, guardados en la línea base. 10/11
3.7 Informes Guía para la puesta en marcha de B-kin Project Monitor B-kin Project Monitor permite consultar informes preconfigurados (referidos habitualmente a esfuerzos o costes) para todos los tipos de elemento existentes en la aplicación: programas, proyectos, perfiles, grupos de personas, costes, personas, etc. Dirígete al elemento en cuestión y haz clic en el icono Informes. Observarás un listado con los informes disponibles para ese elemento. Todos estos informes pueden ser exportados Excel. Estos informes sólo estarán disponibles para administradores y para los responsables de esos elementos. B-kin Project Monitor también te permite configurar tus propios informes personalizados con los campos, filas y columnas que tú necesites para cada informe. Posteriormente, puedes consultar estos informes personalizados en formato Excel, PDF o Html. También puedes compartir estos informes con otros usuarios o guardarlos como plantillas de informes para elementos del mismo tipo. Configuración de un informe personalizado. 3.8 B-kin Project Monitor te ayuda En las páginas de B-kin Project Monitor dispones de un enlace a la ayuda online [ ]. Te recomendamos consultar esta ayuda para que te familiarices con los conceptos más importantes. Además, puedes encontrar la respuesta a tus consultas más frecuentes y mucha más información. Además, en los campos de las páginas de detalle de la aplicación dispones de una ayuda contextual [ ] con la información relacionada con la sección en la que te encuentras. Más información en: www.b-kin.com 11/11