Manual de gestión documental

Manual de gestión documental ARC-2008/WS/01

Publicado en 2008 por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP Compuesto e impreso en los talleres de la UNESCO UNESCO 2008 Impreso en Francia (ARC-2008/WS/01)

ÍNDICE DE MATERIAS Introducción. 5 A. NORMAS GENERALES I. Estrategias y reglas 1. Responsabilidades. 11 2. Protocolo de ingreso y salida de personal. 12 3. Acceso a los documentos. 13 4. Tablas de conservación. 14 II. Documentos en papel 1. Reglas generales. 19 2. Transferencia de documentos inactivos al archivo. 20 3. Transferencia al archivo: el formulario 901. 21 4. Consulta y recuperación de la información: la base de datos RECMAN. 22 III. Correo electrónico 1. Reglas generales. 27 2. Archivo y recuperación de e-mails: RISS. 28 IV. Documentos electrónicos 1. Reglas generales. 33 2. Archivo y recuperación de la información: RISS. 34 3. Reglas de denominación de los documentos electrónicos. 37 4. Reglas de denominación de las carpetas electrónicas. 38 5. Directivas para el archivo de los sitios web. 39 Manual de gestión documental 3

B. REGLAS PARA LAS OFICINAS FUERA DE LA SEDE I. Documentos en papel 1. Reglas generales. 45 2. Condiciones de los depósitos de archivo. 46 3. Transferencia al archivo: el formulario 901 fuera de la sede. 47 II. Documentos electrónicos 1. Conservación de e-mails. 51 2. Conservación de los documentos electrónicos. 52 III. Registro del correo 1. Directivas. 55 2. Tabla de registro del correo. 56 Índices. 57 4 Manual de gestión documental

INTRODUCCIÓN Este manual proporciona normas, procedimientos y directivas de gestión documental para todo el personal del Secretariado de la UNESCO, tanto en la Sede como fuera de ella, en los institutos y en los centros. En 2004, la UNESCO lanzó un programa transorganizacional en gestión documental (records management) con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en todos los niveles del Secretariado. Este objetivo se consiguió gracias a la aplicación de normas, reglas y prácticas relacionadas con la creación, la organización y la gestión de documentos así como su transferencia al archivo para su conservación permanente y su utilización por la Organización. El objetivo de la gestión documental es tratar el conjunto de documentos en papel, electrónicos y audiovisuales creados por la UNESCO en la Sede y fuera de ella, en los institutos y en los centros. Se ha priorizado la introducción de la gestión de documentos electrónicos en la Organización. Puesto que hoy día la mayoría de las comunicaciones y de los documentos se producen electrónicamente y que se les reconoce en general un valor legal, es indispensable conservar este capital documental en toda su integridad y autenticidad y otorgarle su valor testimonial. La primera versión del manual de gestión documental fue publicado en 2005 como instrumento de formación para los participantes en el ciclo de formación de gestión documental para el personal administrativo de la Sede y como instrumento de referencia para todo el personal de la UNESCO en dicha Sede. Desde 2007, la Unidad de Archivo y Gestión Documental está desarrollando la gestión documental en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros. Se han llevado a cabo cuatro actuaciones con la financiación de BFC para analizar las necesidades y las actuales prácticas en gestión documental. La Unidad de Archivo y Gestión Documental proporciona con esta nueva versión del manual una guía sobre las normas y procedimientos de la gestión documental, sobre el papel, las responsabilidades, los instrumentos y servicios de todos los miembros del personal en la Sede y de las oficinas externas, en los institutos y en los centros. Manual de gestión documental 5

A. Normas generales

I. Estrategias y reglas

I. Estrategias y reglas 1. RESPONSABILIDADES La Unidad de Archivo y Gestión Documental es responsable de la puesta en práctica y del desarrollo del programa de gestión documental de la UNESCO. Los documentos (records) se definen como toda información creada o recibida por los miembros del personal de la UNESCO en el desempeño de sus tareas para la Organización. Los documentos son testimonio de las acciones y decisiones tomadas durante la ejecución o el apoyo a las actividades del programa de la UNESCO. Estos documentos son propiedad de la Organización. La gestión documental asegura de manera sistemática la creación, organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las actividades del programa de la Organización, proteger los intereses operacionales, legales y financieros y administrar el conocimiento y la memoria de la UNESCO. El personal de la UNESCO en las oficinas regionales, en los institutos y en los centros es responsable de la creación y gestión de los documentos necesarios y precisos, testimonio de sus actividades, de acuerdo con las normas y reglas de gestión documental. La dirección es responsable de la buena práctica en gestión documental en sus unidades y debe asegurarse de que el personal supervisado está informado de las reglas y de los procedimientos existentes. El conocimiento de las normas existentes se sigue a través de diferentes medios como el programa de introducción, el control de entrada y salida de personal, los ciclos de formación continua y la formación in situ durante la preparación de las transferencias de documentos al archivo. Ningún documento debe ser destruido sin la aprobación de ARC. Este acuerdo se alcanza, bien a través de las tablas de conservación preestablecidas y de las directivas que provienen de la Unidad de Archivo y Gestión Documental, o bien por medio de un acuerdo especialmente solicitado. Manual de gestión documental 11

I. Estrategias y reglas 2. PROTOCOLO DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL Desde el momento en que entra un nuevo miembro a formar parte del personal de la UNESCO en la Sede o fuera de ésta, se le informa de sus responsabilidades en gestión documental y de los servicios e instrumentos que tiene a su disposición en red, en cuanto a la clasificación y archivo electrónico y en papel. En cuanto al procedimiento de salida (check out), cada miembro del personal que abandona la Organización debe archivar correctamente los documentos precisos según las normas en vigor. Ingreso: En la Sede, la Unidad de Archivo y Gestión Documental invita por medio de un e-mail a todos los nuevos miembros del personal a una reunión informativa individual sobre sus responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos y en papel y los servicios e instrumentos que tiene a su disposición. En las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, es responsabilidad del Jefe de oficina o del Director establecer procedimientos similares a la llegada de nuevo personal. La gestión documental forma asimismo parte del programa de introducción para los nuevos miembros del personal en la Sede, y de la reunión informativa individual para el nuevo personal internacional fuera de la Sede; estos programas los gestiona HRM. Un e-tutorial individual en gestión documental está disponible en la Intranet en: http://intranet.unesco.org/records_management/ Salida: En la Sede, todos los miembros del personal que abandonen la UNESCO deben obtener la firma de la Unidad de Archivo y Gestión Documental en su hoja de salida. Las oficinas fuera de la Sede, institutos y centros deben introducir protocolos similares: Los documentos en papel activos: deben devolverse a la secretaría de la unidad o a la persona responsable de las actividades en cuestión. Los documentos en papel inactivos: han de prepararse estos documentos para transferirlos al archivo según los procedimientos vigentes. Los documentos electrónicos: hay que pasar todos los documentos importantes que se conservan de forma individual en el PC a las carpetas compartidas de la unidad y agrupar estos documentos en carpetas con el nombre del asunto. Correo electrónico: deben traspasarse todos los e-mails de trabajo de las carpetas personales del PC a las carpetas públicas compartidas por la unidad y agrupar estos e- mails en carpetas denominadas con el nombre del asunto. Hay que eliminar toda la información personal o privada en formato papel o en formato electrónico. 12 Manual de gestión documental

I. Estrategias y reglas 3. ACCESO A LOS DOCUMENTOS 1. Documentos en papel El acceso a los documentos activos conservados por la unidad 1 correspondiente está restringido al personal de esa unidad. El acceso por parte del personal que no pertenece a esa unidad puede concederse a través de una solicitud del jefe de la unidad o de una autoridad superior. El acceso a los documentos inactivos depositados en la Unidad de Archivo y Gestión Documental está restringido al personal de la unidad que ha transferido los documentos al archivo. El personal de otra unidad, diferente a la que ha transferido los documentos, necesita el permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina, Director o ADG responsable para consultar dichos documentos. El acceso a documentos de unidades desaparecidas lo decide el Jefe de oficina, el Director o el ADG responsable. Los documentos inactivos se registran en la base de datos RECMAN y pueden buscarse en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm. Los documentos recuperados por RECMAN pueden ser consultados in situ en la sala de lectura del archivo o pueden prestarse a los miembros del personal de la unidad correspondiente. 2. Documentos electrónicos El acceso a los documentos electrónicos activos en entornos compartidos, como las carpetas públicas de Outlook o el servidor compartido, se restringe a la unidad correspondiente. El acceso a los documentos electrónicos depositados en la Unidad de Archivo y Gestión Documental está restringido a la unidad correspondiente. El personal de otra unidad necesita el permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina, Director o ADG responsable para consultar esos documentos. El acceso a los documentos electrónicos de las unidades desaparecidas se concede por el Jefe de oficina, Director o ADG responsable. Los documentos electrónicos inactivos se conservan centralmente en el RISS, el sistema de archivos electrónicos de la UNESCO y se pueden buscar y recuperar en la dirección: http:// hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/ 3. Archivo de la UNESCO Las normas detalladas sobre el acceso del público al archivo histórico de la UNESCO están establecidas en el apéndice 9G del manual administrativo, en la dirección: http:// unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf Para más información sobre las actividades y servicios del archivo de la UNESCO, véase: http://www.unesco.org/archives/ 1 El término unidad se utiliza en este manual como término genérico que hace referencia al organigrama de la UNESCO en sus diferentes niveles, tales como Unidad, Sección y las oficinas de los Directores, Jefes de oficina, ADG, DDG y DG. Manual de gestión documental 13

I. Estrategias y reglas 4. TABLAS DE CONSERVACIÓN A. ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO Los siguientes archivos tienen un plazo de conservación de 2 a 5 años, contado a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo extrapresupuestario). Estas carpetas no se transfieren al archivo sino que se eliminan por la unidad correspondiente tras consultarlo con la Unidad de Archivo. Los plazos de conservación se aplican tanto a los documentos en papel como a los documentos electrónicos, en la Sede, en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros. Conservación (Sede/fuera de sede) Tipo de carpetas (electrónico/papel) Descripción 2 años Todas las unidades de la Sede y de fuera de la Sede Unidades de programa de la Sede y de fuera de la Sede Carpetas Crono Carpetas de candidaturas denegadas a premios, becas, cátedras Carpetas cronológicas con copias de correo de salida y entrada, como memorándums, cartas, fax, etc. Los cronos de DG, DDG, ADG (Sede) y de Directores y jefes de oficina (fuera de sede) se conservan. Carpetas con CV y documentos relacionados con una candidatura denegada a un premio, una beca o una cátedra UNESCO. Después de dos años, se conservará sólo una lista de los candidatos rechazados y la correspondencia importante. Todas las unidades de la Sede y de fuera de la Sede Borradores/ manuscritos de documentos y publicación UNESCO Borradores/manuscritos de publicaciones y documentos oficiales impresos de la UNESCO. Después de dos años se conservará solamente el primer y último borrador con las aprobaciones. Fuera de la Sede Carpetas de personal (si la carpeta completa se conserva en la Sede) Borradores y copias de CV, solicitudes de permisos, descripciones del puesto, formación personal, etc. Se conservarán 2 años después de la salida. HQ (HRM/archivo) custodia permanentemente las carpetas de personal completos del personal de la Sede y el personal internacional fuera de ella. 5 años Unidades de programa Sede y fuera de sede Carpetas administrativos y financieros (copias) Carpetas con borradores y copias de documentos administrativos y financieros, tales como solicitudes de pago, órdenes de gasto (PO), facturas, misiones, recibos, estados financieros, tasas de cambio, etc. HRM Carpetas de puestos UNESCO Carpetas con CV, evaluaciones, recomendaciones, aprobación y correspondencia hasta la elección definitiva de los candidatos de la lista de preselección para un puesto en la UNESCO. Unidades de programa Sede y fuera de la sede Carpetas de contratos (copias) Copias de contratos de compra y servicios de rutina y documentos financieros relacionados, salvo si tienen un valor importante en la ejecución del programa. Las oficinas fuera de la sede conservan 5 años las carpetas de contratos gestionados por la Sede. Todas las unidades de la Sede y de fuera de la sede Documentos de referencia personal Carpetas con documentos no UNESCO, recortes de prensa, impresos de páginas web, etc. Tales carpetas no contienen originales de correspondencia ni documentos sobre la ejecución de un programa. 14 Manual de gestión documental

I. Estrategias y reglas B. CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO Los siguientes documentos tienen un plazo de conservación de al menos 10 años, contados a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo extrapresupuestario). Estos documentos son transferidos al archivo. En la Sede esta transferencia la gestiona la Unidad de Archivo, en las oficinas fuera de la Sede, institutos y centros, lo hace una persona o un servicio designado para ello. Los plazos de conservación se aplican a los documentos en papel y a los documentos electrónicos Conservación Tipo de carpetas (Sede/ fuera de la sede) (electrónico y papel) Descripción 10 años Unidades administrativas de la Sede y de fuera de ella Carpetas de contratos originales El plazo de conservación es de 10 años o mientras el contrato sea válido. Estas carpetas contienen contratos originales, correspondencia y documentos financieros relacionados con el mismo. Fuera de la sede, se refiere a las compras y a los servicios locales. Unidades administrativas de la Sede y de fuera de ella Carpetas administrativas y financieras originales Carpetas con documentos administrativos y financieros originales, tales como solicitudes de pago, órdenes de gasto, facturas, misiones, recibos, estados financieros, tasas de cambio. Fuera de la sede se refiere a las carpetas de gestión administrativa y financiera local. Permanente HRM (Sede) Carpetas de Personal Carpetas originales individuales de personal con el seguimiento completo de las acciones del personal. La Sede (HRM/archivo) conserva estas carpetas completos para todo el personal de la Sede y para el personal internacional fuera de la sede. Las oficinas fuera de la sede conservan las carpetas del personal local. BOC (Sede) Carpetas de nóminas Carpetas originales de nóminas. Conservados por BOC HRM (Sede) Carpetas de pensiones Carpetas originales individuales del fondo de pensiones. Conservadas por HRM. Unidades de programa de la Sede y de fuera de ella Unidades de programa de la Sede y de fuera de ella Todas las unidades de la Sede y de fuera de ella Candidaturas aceptadas de premios, becas, cátedras Carpetas para la ejecución del programa Documentos oficiales y publicaciones UNESCO Carpetas con CV, documentos y correspondencia de los candidatos que han conseguido un premio, una beca o una cátedra en la UNESCO. Estas carpetas contienen documentos directamente relacionados con la ejecución de los programas, como la correspondencia de entrada y salida; informes (misiones, consultores, proyectos); minutas de las reuniones; Conferencias UNESCO: se conserva la correspondencia, los documentos, el informe final y las cartas de invitación (un ejemplar más la lista de distribución); Conferencias externas: se conserva la correspondencia, los informes y la intervención del personal de la UNESCO. Se conserva un ejemplar de cada documento oficial y de cada publicación UNESCO en papel por la Unidad de Archivo y un ejemplar electrónico en UNESDOC. Se transfiere al archivo y UNESDOC por CLD, BPI o la unidad de producción. Manual de gestión documental 15

II. Documentos en papel

II. Documentos en papel 1. REGLAS GENERALES Se deben conservar los documentos en papel sobre un asunto o una actividad específica en un clasificador, organizado cronológicamente con el documento más reciente encima; Para evitar la duplicación de la información, cree y conserve solamente una carpeta sobre un asunto o actividad por unidad y guarde todos los archivos de la unidad en un mismo lugar centralizado; Indique claramente en la portada de una carpeta: a) el acrónimo de la unidad (p.e. CLT/CIH/ITH) b) un título claro y comprensible c) los años comprendidos d) el número de volúmenes (si fuera necesario); La carpeta debe contener la correspondencia de entrada y salida en papel, original o copia, así como los documentos esenciales relativos a la actividad o al asunto sobre el que trata; Los archivos en papel deben conservarse por las unidades durante un plazo máximo de cinco años desde el cierre del proyecto o del programa, bien para su conservación a largo plazo, o para su eliminación según las reglas de conservación de la UNESCO; Los documentos de administración, finanzas, presupuesto y personal los conservarán los servicios administrativos o centrales responsables (AO, BOC, HRM, etc.); Los documentos sobre la ejecución del programa los conservará la unidad responsable de la actividad del programa en cuestión; Para evitar la duplicación de la información, no se deben guardar en los archivos administrativas o de programa los documentos siguientes: a) Los documentos de la UNESCO tal y como están definidos en el Manual Administrativo, capítulo 8 (pendiente de revisión); b) Los documentos en papel y publicaciones no UNESCO que se reciben como información; c) Los documentos electrónicos impresos, salvo que sea por una causa concreta, como la firma. El miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicación o el centro de documentación correspondiente deberán remitir a la Unidad de Archivo un ejemplar de cada publicación y un documento oficial de la UNESCO para su conservación. Esta regla se aplicará en la Sede y fuera de ella; La versión final electrónica de cada publicación y documento oficial de la UNESCO, incluido el(los) archivo(s) que sirven de fuente, deberá cargarse en UNESDOC, la base de datos documental de la UNESCO, por un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicación o el centro documentación correspondiente. Para más detalles sobre la descarga, búsqueda y recuperación consultar: http://unesdoc.unesco.org/ Manual de gestión documental 19

II. Documentos en papel 2. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INACTIVOS AL ARCHIVO Estas normas se aplicarán en todas las unidades de la Sede. Para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, véase capítulo B de este manual; Antes de preparar una transferencia de documentos en papel, contacte la Unidad de Archivo y Gestión Documental (ADM/DIT/ISS/ARC); Los documentos en papel se transferirán al archivo cinco años después de su finalización. Los documentos se transfieren generalmente en series definidas (por bienio, por fase de proyecto, etc.); Ningún documento único puede ser eliminado sin la autorización de la Unidad de Archivo y Gestión Documental. Esta autorización estará compuesta por un plan de conservación preestablecido o por una consulta antes de la preparación de la transferencia al archivo; Los documentos seleccionados para la transferencia deben organizarse según las reglas generales de gestión de documentos en papel (cf. arriba de la p.19); Saque los documentos de los clasificadores, y pongalos entre dos hojas acartonadas, atándolos con una cinta (capiclass) proporcionada por la Unidad de Archivo y Gestión Documental; Coloque los documentos en cajas específicas de archivo, solicitadas en FABS por la unidad correspondiente: El proveedor es Cauchard, «Cartonnier d archives 40x26x12», número de material 1-000-672; Indique en las etiquetas de las cajas el acrónimo de la unidad o de la sección, así como el número de la caja, que será atribuido por la Unidad de Archivo y Gestión Documental (por ejemplo CLT/CIH/ITH/1); Registre todos los documentos en una lista electrónica estándar (formulario 901, véase más adelante p.21) y se enviará el formulario a la Unidad de Archivo y Gestión Documental para su revisión antes de la transferencia real de los documentos. El formulario puede descargarse en el sitio de la Intranet de gestión documental: http://recman.hq.int.unesco.org/ Envie la lista definitiva por e-mail a la Unidad de Archivo y Gestión Documental, llame al servicio de mudanzas de ADM/HQD para transferir las cajas al archivo y pegue una copia en papel de dicha lista en las cajas. La dirección de la entrega dependerá de la disponibilidad de espacio en los depósitos del archivo; Los documentos transferidos a los depósitos del archivo pueden localizarse en la base de datos RECMAN en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm y pueden prestarse a la unidad correspondiente bajo petición. 20 Manual de gestión documental

II. Documentos en papel 3. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: EL FORMULARIO 901 Este formulario es válido para la Sede. Para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, véase el capítulo B de este manual. Request for Transfer of Inactive Files to Archives In compliance with Administrative Manual chapter 9 Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records Management Unit must be consulted Transfer Number (assigned by Archives) Originating Sector/Division/ Section Date of Transfer Contact Name Contact Extension CLT/CIH/ITH 01/05/2005 Sandrine Niège 84395 Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc. Location (assigned by Archives): Box Number FileTitle (Subject) Part From (year) To (year) CLT/CIH/ITH/1 FIT 570/TAN/901 conservation du patrimoine immatériel en Tanzanie 1 1990 1992 Indicar el acrónimo de la unidad y el número de caja atribuido por el archivo Indicar claramente el título y el código de la actividad. No utilizar abreviaturas, sólo los acrónimos oficiales. Completar si se transfiere más de una carpeta con el mismo título Año del documento más antiguo de la carpeta Año del documento más reciente de la carpeta Manual de gestión documental 21

II. Documentos en papel 4. CONSULTA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN: LA BASE DE DATOS RECMAN Los documentos en papel que custodia la Unidad de Archivo se graban en la base de datos RECMAN. Todos los documentos indizados en esta base de datos puede consultarse en el sitio de Intranet de gestión documental en la dirección: http://recman.hq.int.unesco.org/ La búsqueda en RECMAN contiene un modo de consulta básico y otro avanzado. Los documentos en papel correspondientes a una consulta pueden prestarse a la unidad correspondiente por medio de la debida solicitud. Consulta por palabra clave, país, nombre de proyecto o actividad Rellenar con el acrónimo del Sector, División o número de caja Completar con los fechas extremas de la carpeta correspondiente (campos De y A) Los campos localización, plan de clasificación y CDU se utilizan por los archiveros para consultas concretas Completar con el año o el nombre de la persona que ha transferido los documentos a los archivos Elección del tipo de consulta: consulta simple o avanzada 22 Manual de gestión documental

II. Documentos en papel Resultados de la consulta La pantalla de resultados muestra por orden alfabético las series de documentos y los números de las cajas por Sector y División y muestra otros campos importantes como el título de la carpeta y las fechas extremas La pantalla completa de resultados muestra todos los campos de indización y sobre todo campos para los archiveros para la localización y recuperación de los documentos en los diferentes depósitos del archivo Manual de gestión documental 23

III. Correo electrónico

III. Correo electrónico 1. REGLAS GENERALES Las siguientes reglas se deben aplicar en la Sede y en las oficinas fuera de la sede, institutos y centros conectados al servidor mail de la Sede. Para las oficinas no conectadas al servidor mail de la Sede, véase el capítulo B de este manual. A. La bandeja de e-mail (Servidor) 1) Se trata de un espacio individual de creación, envío y recepción de correo electrónico. En la bandeja e-mail se crean, envían y reciben e-mails relacionados con las acciones y las actividades de una unidad en la ejecución o apoyo a los programas de la UNESCO. 2) El espacio de las bandejas e-mail individuales en el servidor de la Sede es limitado. 3) No se deben guardar e-mails más tiempo del necesario en este espacio. Elimine los e-mails sin importancia y transfiera los e-mails importantes a las carpetas compartidas y a las personales. B. Carpetas compartidas (Servidor) 1) Se trata de un espacio oficial estructurado por unidad de espacio compartido, de clasificación y archivo de e-mails. 2) El acceso está restringido a la unidad correspondiente. 3) Las carpetas compartidas son accesibles vía webmail en la dirección http://mail.unesco.org 4) Se accede a las carpetas de la unidad correspondiente de la siguiente manera: Haciendo clic sobre Carpetas compartidas Haciendo clic sobre Todas las carpetas compartidas Haciendo clic sobre el correspondiente Sector / División / Sección 5) En este espacio se comparten, clasifican y conservan todos los e-mails que se han enviado o recibido y que están directamente relacionados con las acciones y actividades de una unidad determinada en cuanto a la ejecución o apoyo a los programas de la Organización. 6) Agrupe los e-mails en carpetas denominadas según la actividad o el asunto sobre el que traten. 7) Los e-mails de las carpetas compartidas se archivan en RISS, el sistema de archivos electrónicos de la UNESCO. Tras un período de conservación de diez años, o bien se conservan a largo plazo como archivos electrónicos, o bien se eliminan conforme a las normas en vigor. C. Carpetas personales (PC) 1) Se trata de un espacio de almacenamiento temporal individual. 2) En las carpetas personales se conservan únicamente los e-mails de valor transitorio, como los anuncios, las convocatorias a reuniones, y los e-mails de asuntos administrativos generales, las copias de información (cc:) y todos los e-mails personales. 3) No se deben conservar los e-mails en este espacio más tiempo del necesario. Manual de gestión documental 27

III. Correo electrónico 2. ARCHIVO Y RECUPERACIÓN DE E-MAILS: RISS 1. RISS (Records and Information Storage System), el sistema de archivo electrónico de la UNESCO, proporciona el almacenamiento físico, la conservación, la gestión del ciclo de vida de la información, la consulta y la recuperación de los e-mails que están en las carpetas compartidas de Outlook. 2. Se puede acceder a RISS a través del botón «Search Archive» en Outlook o por medio de la Intranet en la dirección: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/. 3. Para entrar a RISS se introduce el nombre de usuario (por ejemplo c_michotte) y la contraseña. 4. El directorio de su unidad en RISS contiene todos los e-mails y documentos adjuntos de cualquier miembro del personal de su unidad guardados en las carpetas compartidas de Outlook. El directorio de una unidad es accesible únicamente al personal de esa unidad. Todos los e-mails de las carpetas compartidas con una antigüedad mayor a 30 días se archivan en RISS y en su lugar se coloca un enlace. Los e-mails archivados en RISS se conservan por un período mínimo de 10 años, y no pueden alterarse ni manipularse. El botón «Search Archive» en Outlook tiene un acceso directo a RISS Los e-mails de las carpetas compartidas están ahí un mes antes de ser capturadas y archivadas en RISS Las carpetas compartidas en Outlook se estructuran por Sector / División / Sección y se utilizan en la Sede y en las oficinas fuera de la sede conectadas al servidor mail de la Sede. Los e-mails de las carpetas compartidas se archivan en RISS después de un mes; los e-mails se marcan entonces por un icono específico 28 Manual de gestión documental

III. Correo electrónico 5. El directorio individual en RISS (por ejemplo c_michotte@repository) contiene todos los e- mails y archivos adjuntos que contengan su nombre, sea en el campo De, A o Cc, y que se guarden en las carpetas compartidas por cualquier miembro de la UNESCO. 6. Para realizar consultas en el modo básico de e-mails en RISS, haga lo siguiente : a) Content Type: seleccione e-mail; b) Timeframe: establezca un período de fechas para acotar la consulta; c) Where to Search: seleccione, bien el directorio de e-mails de su unidad o el individual; d) Search for: introduzca las palabras clave del texto del mensaje y/o del archivo adjunto; e) Haga clic en Find Now para comenzar la búsqueda. 7. Para realizar una consulta avanzada, haga lo siguiente: a) Haga clic sobre New Search en la barra de herramientas, y seleccione Advanced ; b) Content Type: seleccione e-mail ; c) Search For: introduzca las palabras clave para buscar en el texto del mensaje; Manual de gestión documental 29