Administración electrónica en los Gobiernos y Administraciones locales. Mesa Redonda 18-06-2009



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Transcripción:

CURSO Administración electrónica en los Gobiernos y Administraciones locales. Mesa Redonda 18-06-2009 Experiencia i del layuntamiento t de Zaragoza Teresa Muniesa Abadía

Índice: 1.- El concepto de administración i ió electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

1 el concepto 1.- El concepto de administración i ió electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

1.- El concepto de Administración electrónica La Comisión Europea la define así: "Administración electrónica es el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas. Las TIC y especialmente Internet, son una gran herramienta para hacer a los gobiernos másabiertosytransparentes" En relación al nivel de desarrollo alcanzado, se diferencian los siguientes estadios de evolución de la Administración electrónica: NIVEL 1: Información acceso a la información por diferentes canales NIVEL 2: Interacción búsqueda de información, acceso/descarga de documentos, para su posterior presentación de forma presencial NIVEL 3: Transacción inicio y terminación de tramites previa autenticación de usuarios. Procesos de negocio integrados en los diferentes canales NIVEL 4: Integración intercambio electrónico automático de información y transacciones entre distintas administraciones

2 marco normativo 1.- El concepto de administración electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4. - Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

2.- Marco normativo de interés La Directiva 2006/123/CE delparlamentoeuropeoydelconsejode12de Diciembre de 2006 relativa a los servicios en el mercado interior (Directiva de Servicios) La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP) El Proyecto de Real Decreto para regular el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que está en proceso de elaboración El Proyecto de Real Decreto para regular el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) que está en proceso de elaboración

2.- Marco normativo de interés La Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de Diciembre de 2006 relativa a los servicios en el mercado interior (Directiva de Servicios), en proceso de transposición, plantea la remoción de los obstáculos jurídico administrativos que dificultan la prestación de servicios entre distintos Estados miembros con la finalidad de conseguir un efectivo Mercado Interior en este ámbito que deberá entrar en operación el 28-12-2009. La Directiva de Servicios, y la normativa que se desarrolle durante su transposición, tiene como objetivo reducir las cargas administrativas a ciudadanos y empresas, impulsando la utilización de medios electrónicos en sus relaciones con la Administración y fomentando la interoperabilidad entre las distintas t Administraciones i i de todos los Estados Miembros. Estas normas constituyen la evolución consecuente y el soporte fundamental, en el marco del desarrollo de la Sociedad de la Información y de la modernización de las Administraciones Públicas, del conjunto de políticas que desde la Unión Europea, la Administración General del Estado, la Administración de la Comunidad Autónoma y los Entes Locales se están implantando para la modernización y la mejora de los servicios públicos

2.- Marco normativo de interés La Ley11/2007 (LAECSP) reconoce una serie de derechos para los ciudadanos y establece un conjunto de obligaciones para las Administraciones Públicas, relativas a la forma en que prestan los servicios públicos, entre los que cabe resaltar: Derecho a relacionarse con la Administración y acceder a su información a través medios electrónicos, lo que implica la necesidad de establecer múltiples canales para la prestación de servicios (presencial, telefónico, Internet ) Derecho a utilizar el DNI electrónico y la firma electrónica como medio de identificación y para la presentación de documentos Derecho a no presentar documentos que ya obren en poder de la Administración Derecho a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de sus expedientes y obtener copias electrónicas de documentos Que todas las personas puedan ejercer sus derechos en igualdad de condiciones, incorporando las características necesarias para garantizar la accesibilidad de aquellos colectivos que así lo requieran En razón del carácter básico de LAECSP las Administraciones Públicas deberán estar en disposición de prestar los servicios asociados a los derechos reconocidos antes de finales del año 2009, lo que ha modificado el orden de prioridades y la agenda de todas las Administraciones.

2.- Marco normativo de interés Se está preparando el proyecto de Real Decreto para regular el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), con el se quieren establecer las condiciones necesarias para garantizar la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas por los ciudadanos y el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones Públicas posibilitando de ese modo la comunicación telemática entre ellas. También está en preparación el proyecto de Real Decreto para regular el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), cuya finalidad es la creación del las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos, estableciendo medidas que garanticen la seguridad de las comunicaciones, los datos, los sistemas y todos los servicios ofrecidos para que los ciudadanos puedan ejercer su derecho en el cumplimiento de sus obligaciones para con las Administraciones Públicas a través de estos medios. El ENS tendrá que disponer los requisitos mínimos requeridos y los principios p básicos para asegurar el acceso, integridad, d disponibilidad, bld d autenticidad, d confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, documentos y servicios utilizados a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

2.- Marco normativo de interés Para ambos ENI y ENS, se han de tener presentes las recomendaciones de la Unión Europea, la situación ió tecnológica de las diferentes Administraciones i i Públicas, así como los servicios electrónicos existentes en las mismas, la utilización de estándares abiertos y de estándares de uso generalizado por los ciudadanos. Para su elaboración se deberá tener en cuenta la normativa nacional sobre Administración Electrónica, Protección de datos de Carácter Personal, Firma Electrónica, Documento Nacional de Identidad Electrónico, etc. y se está contando con la colaboración de todas las Administraciones Públicas, y de otros organismos con competencias y responsabilidad en estas materias como el Consejo Superior de Administración Electrónica, el Centro Criptológico Nacional, etc.

3 objetivos 1.- El concepto de administración electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

3.- Objetivos a alcanzar Los principales objetivos a conseguir para cumplir las directivas de Europa y del Estado Español son: La simplificación de los procesos administrativos La cooperación de las Administraciones La creación de un portal de servicios administrativos único en cada Estado miembro, desde el que se pueda acceder electrónicamente al conjunto de procedimientos involucrados La normalización de la información y los documentos necesarios en el conjunto de trámites administrativos La interoperabilidad entre los Portales tanto regionales como estatales para posibilitar la realización de los trámites Mejora de las herramientas de gestión de los expedientes administrativos y acortar los plazos de tramitación de los procedimientos Reducción de las solicitudes al ciudadano de documentación cuando pueda ser recabada por la propia unidad gestora del expediente Desarrollo de las herramientas técnicas y jurídicas necesarias para posibilitar el Intercambio de Datos de forma segura con otras Administraciones u organismos

4 servicios de la plataforma 1.- El concepto de administración electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales i servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica Los principales servicios que necesita una plataforma de administración electrónica en una entidad local son: Información al Ciudadano ofreciendo el Catálogo de Procedimientos desde el Portal municipal Registro de Entrada/Salida Registro telemático integrado con el presencial Modelado de los formularios que permitan la introducción de información por parte de los ciudadanos Modelado de las diferentes fases que sigue un procedimiento, permitiendo el diseño de flujos reutilizables para ser integrado dentro de procedimientos complejos y permitir el establecimiento de controles de tiempo y alertas en los procedimientos Motor de procedimientos capaz de interpretar los modelos definidos mediante la funcionalidad del Modelador de Procedimientos Sistemas de Archivo y Gestión Documental para el almacenamiento y recuperación de los documentos asociados tanto a los expedientes como a otros tareas Gestión de Representantes que recogerá la siguiente información: Quién es el representante, a quién representa, para qué tramites, durante qué periodo

4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica Compulsa, el sistema dispondrá de la funcionalidad necesaria para obtener la versión electrónica equivalente de un documento presentado en ventanilla física (digitalización del documento en formato papel + firma electrónica del funcionario autorizado representando la diligencia de compulsa). Debe soportar también la funcionalidad inversa, es decir, obtener la compulsa en papel de un documento electrónico que obre en poder del Ayuntamiento de acuerdo con la Ley 11/2007. Debiendo incluirse en la impresión del documento electrónico, un código que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a la versión electrónica. Gestión de notificaciones que será invocado a través de servicios web y que se responsabilizará del envío de notificaciones telemáticas o tradicionales Notificaciones telemáticas que debe proveer la funcionalidad de admisión, puesta a disposición y entrega de notificaciones con acuse de recibo (conviviendo con las tradicionales) Bandejadefirmasquefacilitealoscargosyunidadesgestoraslaaplicaciónde la firma electrónica a los documentos Pasarela de pagos Plataforma de Firma Electrónica

5 acciones del Ayuntamiento 1.- El concepto de administración electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza Las principales acciones del Ayuntamiento de Zaragoza para conseguir los objetivos de administración electrónica son: Dotarse de la infraestructura de sistemas que pone a disposición los servidores de aplicaciones y datos que permiten ofrecer los servicios de la sede electrónica municipal las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Conseguir una sede electrónica única www.zaragoza.es, comúnparatodos los portales de contenidos y servicios ii municipales, ii con una identificación ió gráfica propia que ofrezca una imagen corporativa uniforme. Desarrollo de la sede electrónica teniendo como objetivo facilitar el acceso al mayor número posible de personas, independientemente de las limitaciones personales que tengan o de aquellas limitaciones que sean derivadas de su entorno. Incorporar nuevos servicios de información, de comunicación, de ocio y de realización de un número importante trámites con el Ayuntamiento Dirigir todo esto tanto al ciudadano como a las Asociaciones, Colegios Profesionales, Entidades Empresariales, Sindicatos y Federaciones vecinales. Desarrollo de aplicaciones propias en continuo proceso de adaptación al entorno tecnológico necesario para posibilitar tanto el acceso de los ciudadanos desde sus domicilios a cada vez mas servicios, como al intercambio de información con otras administraciones.

5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza Mantener siempre abierto un canal de participación ciudadana. Contestar las Quejas y Sugerencias recibidas a través de la Web municipal en un plazo no superior a 48 horas. Cumplimiento con los niveles 1 y 2 en cuanto a disponer en la Web municipal de la información de los pasos a seguir para la tramitación de una cantidad considerable de trámites municipales y posibilidad de descargarse los impresos para poder rellenarlos previamente Instalación de una plataforma de firma. La plataforma ASF suministrada por TB Solutions está en uso desde hace mas de 3 años. Uso de una pasarela de pago. Convenio con Red.es desde 2007 hasta la fecha. En proyecto utilizar también la que dispone la DGA Para algunos de los tá trámites cumplimiento i del nivel 3 en cuanto queesposible iniciar y culminar un trámite, incluido el pago. Por ejemplo las autoliquidaciones de tasas de apertura, tasas urbanísticas, vallas y andamios, el impuesto de matriculación de vehículos la posibilidad de sustituir determinadas publicaciones en papel actuales por otras en medios electrónicos. (ejemplos: ordenanzas fiscales, presupuesto municipal)

5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza En cuanto a intercambio entre administraciones (que sería el nivel 4): Con la AEAT la solicitud de certificados por vía electrónica en nombre de los ciudadanos ya está en funcionamiento desde el año 2007 También con la AEAT se cruza información para el embargo de pagos a los proveedores del ayuntamiento desde hace bastantes años También con la AEAT se está empezando a hacer pruebas para el cruce de información para el embargo de pagos a los contribuyentes de la AEAT por deudas pendientes de los contribuyentes del ayuntamiento Con la TGSS se está en conversaciones actualmente para solicitar también de forma telemática con certificado, los tipos de certificados que oferta la oficina virtual de su web Con la TGSS se participa en el proyecto RED desde hace mucho tiempo para suministrar la información de los trabajadores en cuanto a Seguridad Social Con la TGSS se cruza desde hace tiempo ficheros con información para posibles embargos de inmuebles y vehículos para el pago de sus deudores en ejecutiva. Actualmente se está en conversaciones para agilizar esta actuación por medios telemáticos Con el Tribunal de Cuentas se aporta la documentación que nos solicitan anualmente desde 2007 a través del servicio por ellos ofrecido.

5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza También con el Tribunal de Cuentas se está actualmente en un proceso de auditoria en el que se les ha proporcionado acceso on-line desde sus oficinas de Madrid a nuestras aplicaciones de Contratación, Contabilidad y Seguimiento i de expedientes Con la DGA este año se ha empezado a ofrecer y utilizar un servicio web por el que se consultaba la situación de empadronamiento en el Ayuntamiento de Zaragoza, de los solicitantes a centros escolares evitando que estos tuviesen que solicitar el mismo en las oficinas municipales para aportar el certificado de empadronamiento de los niños en la solicitud Contratación en el 2008 de asistencia técnica para la elaboración de un catálogo de procedimientos i y consultoría parael estudio de los mismos, con el objetivo de analizarlos, clasificarlos por familias y establecer una metodología de mejora, simplificación y rediseño que permita su tramitación electrónica, aplicando dicha metodología a una selección de procedimientos administrativos, elaborando guías de tramitación de cada una de las familias de procedimientos y de cada uno de los procedimientos seleccionados. Contratación en el 2008 de una Plataforma de tramitación electrónica en la que sustentar estos procedimientos administrativos y que contempla todos los módulos enumerados antes: registro, notificaciones, gestor documental, etc. así como las integraciones necesarias para situarlo en nuestro entorno tanto tecnológico como funcional.

6 contratos 1.- El concepto de administración i ió electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

6.- Contratos para administración electrónica Trabajo desarrollado y en curso derivado del contrato con INDRA: Identificación y elaboración deuncatálogo de procedimientos Reuniones con los distintos responsables para el estudio de los mismos, con el objetivo de analizarlos, clasificarlos por familias y establecer una metodología de mejora, simplificación y rediseño Ver similitudes entre los diversos procedimientos para intentar homologar bloques de tramites que se repiten en muchos de ellos para definirlos una sola vez y reutilizarlos Entregag de los Bloques de Tramitación Común y Eventos para la aprobación por parte de los usuarios responsables Qué son los Bloques de Tramitación Común? Sonaquellostrámitesqueformanpartede la tramitación de procedimientos y que a su vez son genéricos y reutilizables en otros procedimientos de cualquier familia. Es decir, son trámites que aglutinan un conjunto de tareas que conforma una parte determinada de un procedimiento, que a la vez tienen entidad propia, es decir su alcance, condiciones de inicio y fin, plazos de ejecución y unidad responsable de tramitación están perfectamente delimitados. Qué son los Eventos? Son trámites que pueden producirse en cualquier momento y que, por tanto, no pueden ser representados en un procedimiento pues responden a situaciones i imprevistas, i lo que implica que podrán dá ser invocados en cualquier momento. Por ejemplo: el desistimiento o la renuncia.

6.- contratos para administración electrónica Un mismo trámite, puede ser considerado a su vez, como trámite común o evento. La diferencia radica en si puede ser modelado dentro de un procedimiento, es decir, sabemos el momento exacto en el que debe invocarse, o bien dejamos abierta la posibilidad de invocarlo en cualquier momento cuando se den unas circunstancias particulares. Un ejemplo de este tipo sería el trámite de petición de informes. En el rediseño y normalización de los BTC-s y eventos, se han seguido una serie de criterios de simplificación como: -la homogeneización de trámites comunes que se venían realizando de forma diferente en función del órgano competente - la digitalización de documentos que sean presentados en papel con el objeto de poder ser incluidos en el expediente electrónico - la normalización de formularios y progresiva sustitución delas instancias generales por formularios específicos que ayudan a recabar la información de manera más adecuada y además informan a los interesados sobre datos y documentos a aportar - la realización de plantillas para diferentes documentos administrativos como propuestas de resolución, resolución, notificación, requerimientos, comunicaciones, etc. -la sustitución de envío masivo de oficios entre departamentos diferentes del Ayuntamiento por comunicaciones telemáticas que agilizan los trámites y permiten seguir la traza de los expedientes

6.- contratos para administración electrónica Entrega de los troncales de Ayudas y Subvenciones para la aprobación por parte de los usuarios responsables Entrega de los troncales de Permisos Especiales para la aprobación por parte de los usuarios responsables Entrega de los troncales de Reservas de Espacio para la aprobación por parte de los usuarios responsables Cada uno de estos troncales se concreta en los casos específicos dentro de su grupo, así por ejemplo dentro de Reservas de Espacio tendremos: -Reserva de espacio ante centros sanitarios -Reserva de espacios ante medios de difusión -Reserva de espacio paraobras -Reserva de espacio para vehículos de emergencia -Reserva de espacio para personas con discapacidad -Etc.

6.- contratos para administración electrónica Trabajo desarrollado y en curso del contrato con TELEFONICA SOLUCIONES : Instalación en los servidores municipales de los módulos de WAND@ : Registro de Entrada/Salida @ries Registro telemático á Motor de Procedimientos Tramit@ Gestor comunicaciones y avisos Gestor notificaciones tradicionales y telemáticas Gestor documental Alfresco Modelador de procedimientos model@ Bandeja de firmas Archivo de Fedora Commons... Integración de sus módulos con nuestra plataforma de firma ASF adaptación gráfica e integración en el actual portal municipal Integración del tramitador con diferentes módulos y ERPs del Ayuntamiento con el objeto de facilitar la obtención de datos actualizados, principalmente de Terceros y Territorio. Se están modelando tres procedimientos pilotos en Tramit@ a modo de prueba: licencia de vallas y andamios, licencia de obra menor y licencia de apertura. Integrándolos a su vez con las actuales autoliquidaciones ya hechas en la aplicación Fiscal y que ya tenían posibilidad de pago telemático Integraciónt del tramitador con la primera fase de gasto (Retención de Créditos) de la aplicacióndegestión Presupuestaria y Contabilidad.

6.- contratos para administración electrónica Alfresco se va a convertir en el contenedor corporativo (ECM) Por un lado buscaremos incluir los metadatos de tal forma que se pueda realizar una gestión documental integrada de los documentos electrónicos municipales. Por otro, el enfoque de trabajo para empezar a utilizar Alfresco va a ser como repositorio de las diversas aplicaciones "documentales" actuales: INVESDOC, facturaciones, padrones, etc... realizando esta migración gradualmente (pasando primero las aplicaciones más simples) para adquirir experiencia en el uso de la plataforma. Se ha analizado satisfactoriamente el mecanismo de definición de nuevos tipos documentales corporativos (decreto, resolución) con metadatos específicos. Será necesario definir i los metadatos t genéricos (transversales) de la gestión documental del Ayuntamiento. Para cada ESPACIO/APLICACION a migrar a Alfresco será necesario realizar un análisis documental de los metadatos asociados. Posible restricción del tipo de documento que se carga en un espacio.

6.- contratos para administración electrónica Arquitectura W@NDA ERPs Corporativos Modelado de Procedim ientos MODEL@ GIS Modelado de Form ularios TRAMIT@ Motor de tram itación TREW@ BUS de Integración Registro E/S y Telemático @RIES Port@ firm as Notificaciones telem áticas NOTIFIC@ Plataforma de firma ASF COMPULS@

7 situación actual 1.- El concepto de administración electrónica 2.- Marco normativo de interés 3.- Objetivos a alcanzar 4.- Principales servicios de una Plataforma de Administración Electrónica 5.- Acciones del Ayuntamiento de Zaragoza 6.- Contratos para administración electrónica 7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza

7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza El Ayuntamiento de Zaragoza tiene presencia en Internet desde 1994, ofreciendo un único punto de entrada: www.zaragoza.es. Se lleva una política de accesibilidad para que el ciudadano pueda conectarse desde cualquier lugar y dispositivo a la información y servicios que el ayuntamiento ofrece a través de su sede electrónica única. En su evolución se ha conseguido en 2006 el Certificado de Accesibilidad AA de la Fundación CTIC y en 2007 el Certificado Aenor de Accesibilidad TIC de la Web Con el fin de asegurar la transparencia y el acceso público a la información relativa a su actividad contractual y en cumplimiento de la Ley 30/2007 de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, se ha dispuesto del perfil del contratante que cuenta con un dispositivo que permite acreditar fehacientemente el momento de inicio de la difusión pública de la información que se incluye en el mismo. Se dispone de la llamada Carpeta Ciudadana en la que se ofrece información a través de certificado digital (FNMT, e-dni o Camerfirma) de la situación tributaria, deuda pendiente, etc. así como de la situación de empadronamiento. Se ofrece un amplio catalogo de procedimientos indicando para cada uno de ellos de los tipos de tramitación disponibles: presencial, telefónica, en línea,.. así como de pregunta frecuentes. Información sobre subastas, incluyendo imágenes y distinta información de los objetos subastados.

7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza Se están adaptando y mejorando las aplicaciones llamadas de back-office para hacer posible su integración con los distintos módulos de la plataforma de tramitación electrónica de modo que se permita alosciudadanoselaccesoala información desde esta vía. Información a través de dispositivos móviles desde 2004 y de la TDT con información sobre aprobación de Presupuestos, calendario fiscal, tablón municipal, Contratos públicos,... Buscador inteligente o servicio semántico, ofrece las ventajas de utilización de un lenguaje natural, encontrar los trámites sin conocer el título, sugerir trámites relacionados, etc. mejorando de ese modo la experiencia del usuario de la Web.

7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza Datos sobre el uso del Portal Trámites T á relativos al Agua: 432.250250 Consultas al Servicio de Información de Subastas: 30.055 Consultas al Perfil de Contratante 2008: 193.506 2009: 456.513 Consultas a la Carpeta Ciudadana: 10 175 Domiciliaciones Bancarias (2008): 4.071

7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza Página inicial de la Web

7.- Situación actual del Ayuntamiento de Zaragoza Información: Guía práctica de Gerencia de Urbanismo In

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