TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORIA EXTERNA es una Confederación Internacional conformada por 17 organizaciones que trabajan conjuntamente en 92 países como parte de un movimiento global que aboga por el cambio, con el objetivo de contribuir a disminuir los niveles de pobreza. Trabajamos directamente con las comunidades, para mejorar el nivel de sus condiciones y medios de vida, además de que ésos sean partícipes en la toma de decisiones. Oxfam GB actualmente administra y ejecuta el proyecto Vinculando a los Agricultores a los Mercados para alimentar a la Ciudad, el cual tiene como objetivo especifico Mejorar el compromiso entre los pequeños agricultores pobres y los mercados de la ciudad, con el fin de aumentar los ingresos de los agricultores y, al mismo tiempo, mejorar el suministro de alimentos frescos al alcance de las personas pobres de las ciudades, por lo cual se requiere auditar el periodo comprendido de Enero 2014 Diciembre 2017, divido en dos fases: a) El primer periodo de Enero 2014 a Diciembre 2015 y b) Enero 2016 a Diciembre 2017. La auditoria deberá realizarse de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría emitidos por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), por Auditor externo e independiente y calificado (Contador Público registrado o firma auditora reconocida). 1. Objetivo General Obtener Dictamen profesional del Auditor Independiente respecto a la ejecución de los fondos aportados por Big Lottery Fund y Contrapartida, mismos que son administrados y ejecutados por GB y bajo los convenios suscritos con las copartes del proyecto, las cuales tiene que incluir la auditoría de ejecución presupuestaria y de cumplimiento de convenio e informar sobre el sistema de control interno y de contabilidad; expresando si presentan razonablemente la disponibilidad de fondos previstos. 2. Objetivos específicos a) Auditar los informes financieros presentados al donante, y emitir un dictamen de auditoría de acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría ISA 800/805, indicando si el informe financiero del proyecto, cumple con los reglamentos y registros contables acordados en el presupuesto. b) Examinar, evaluar y rendir informes financieros, de acuerdo con los estándares internacionales emitidos por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) o Federación Internacional de Contadores (IFAC). c) Realizar todos los procedimientos que a juicio del auditor independiente, permitan expresar opinión sobre si el estado de rendición de cuentas del proyecto, presenta razonablemente en todos sus aspectos materiales importantes, la situación financiera por el período auditado. Asimismo, si fueron registrados todos los ingresos y egresos, y si estas coinciden o están de acuerdo con los términos del convenio suscrito, legislación y normativa aplicable.
d) El auditor revisará, la documentación de soporte relacionada con los gastos reportados. La longitud de la prueba se basará en los análisis de riesgo del auditor debiendo especificar los mismos dentro del reporte como Alto, Medio y Bajo. El auditor integrará los hallazgos y reportará la cantidad identificada para aquellos casos que no exista documentación de soporte. e) Verificar si la gestión y ejecución del proyecto se realiza de conformidad con los términos del convenio suscrito, adenddums (si los hubiere) legislación, regulaciones aplicables y que los fondos se estén utilizando exclusivamente para los fines del proyecto aprobado por Big Lottery Fund. f) Evaluar el sistema de control interno (inclusive políticas y procedimientos), establecido en las operaciones por la administración, emitir un informe que describa los hallazgos en los sistemas y procedimientos, así como el manejo de los activos adquiridos con fondos del convenio, evaluando el riesgo y deficiencias del control interno emitiendo para el efecto las recomendaciones pertinentes. g) Verificar el control y registro oportuno de los movimientos de efectivo y su correspondiente conciliación bancaria. h) Verificar que las políticas y el sistema contable de la administración, permita registrar y documentar adecuadamente el respaldo documental de cada una de las cuentas que refleja los estados financieros. i) Verificar la razonabilidad y consistencia de la contabilidad institucional consolidada y del proyecto. 3. Alcances y Procedimientos de la Auditoria La auditoría se realizará de acuerdo con las especificaciones de la contratación, Términos de Referencia y de las Normas Internacionales de Auditoria. Incluirá una planeación, evaluación, pruebas del sistema de control interno, registros contables que permitan sustentar de forma objetiva las conclusiones para emitir el dictamen correspondiente. En términos generales, los procedimientos para la auditoría se concentrarán pero no se limitarán a los siguientes aspectos: a) Obtener información de la organización cooperante (Big Lottery Fund) y de la ejecutora GB así como de las copartes. b) Examinar de acuerdo a normas de auditoría, la documentación de soporte y los registros de las transacciones, efectuando pruebas analíticas detalladas y globales de gastos representativos. c) Examinar comprensivamente el cumplimiento de objetivos y resultados de los planes operativos incluidos en el convenio.
d) Evaluar el sistema de control interno relativo a las operaciones del proyecto y determinar los riesgos para elaborar las recomendaciones pertinentes. e) Realizar las pruebas pertinentes que permitan determinar el cumplimiento de los términos del convenio. f) Analizar y emitir opinión sobre: 1) Presupuesto aprobado y sus modificaciones; 2) Informes financieros que presenta GB y las copartes; 3) Estructura organizacional; 4) Conciliaciones y 5) otros documentos que se consideren necesarios, g) Revisar o realizar: las conciliaciones bancarias, confirmación de saldos y registro de firmas, conciliaciones de cuentas por cobrar, por pagar y las conciliaciones que sean necesarias para validar la integración de las diferentes cuentas, incluyendo la integración de los saldos. h) Evaluar el sistema contable, controles internos y auxiliares, verificando la exactitud de los registros contables y la adecuada seguridad y custodia de los valores y archivos que se administran. i) Examinar las transacciones específicas, realizando pruebas globales o detalladas por gasto, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. j) Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro de caja y bancos, llenan la condición de disponibilidad y comprobar la adecuada administración del efectivo. k) Verificar el cumplimiento de recomendaciones realizadas en su oportunidad, en auditorias anteriores. l) Verificar el sistema de control interno implementado para el resguardo de activos fijos. m) Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y tributarias vigentes en el país, aplicables a la ejecución del proyecto. n) El auditor independiente realizará una reunión inicial, intermedia y de cierre, con el personal clave de las instituciones ejecutoras, con el objetivo de presentar para su conocimiento los borradores de informe para discusión, previo a su presentación al donante Big Lottery Fund. Una vez conocido y discutido el borrador del informe por GB, el auditor independiente emitirá los informes finales de acuerdo con los términos de referencia. 4. Cronograma de actividades de auditoría externa La oferta de servicios de auditoría deberá incluir un calendario de trabajo que establezca las fases de: planeación, trabajo de campo y elaboración de informe, de acuerdo con el calendario de presentación de informes convenidos con el cooperante.
5. Productos esperados (Informes) Los informes que presentará el auditor independiente serán emitidos en idiomas español e inglés en dos originales, uno por institución y uno consolidado, siendo estos: a) Dictamen de auditoría b) Informe ejecutivo de auditoría c) Informe detallado de los resultados d) Notas a los Estados Financieros (Ejecución presupuestaria) e) Carta de recomendaciones f) En la revisión del primer periodo de ejecución el auditor independiente/firma auditora presentará un informe sobre; a. control interno; b. ejecución presupuestaria auditado c. cumplimiento de cláusulas del convenio y d. activos adquiridos (Cuando aplique) g) Con los subsiguientes informes de periodo de ejecución que presenta el ejecutor del proyecto; el auditor independiente presentará: un Informe de verificación de cumplimiento de las recomendaciones realizadas en su oportunidad y los informes especificados en la literal f (supra) 6. Responsabilidades Del Auditor Independiente/Firma Auditora: a) Emitir dictamen sobre los informes financieros que presenta el ejecutor para el período auditado, la información financiera complementaria, así como evaluación de los principios de contabilidad utilizados. La consistencia de las estimaciones contables relevantes efectuadas por la administración; la evaluación de la presentación general de los informes financieros, así como de las observaciones y recomendaciones sobre el sistema de control interno, sobre las políticas y prácticas de contabilidad utilizadas y el cumplimiento de las clausulas del convenio. b) Examinar los controles internos del ejecutor por el período auditado; respecto a los informes financieros presentados, con el propósito de determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre dichos estados financieros. De GB: a) Presentación del Auditor Independiente contratado, a los funcionarios principales de la institución así como de las copartes. b) Preparación de los informes financieros. c) Proporcionar a solicitud del Auditor Independiente, todos los registros contables y documentación de soporte en original e información relacionada; d) Facilitar el acceso a los funcionarios que deberán responder las inquietudes del Auditor Independiente.
De las copartes: a) Preparación de los informes financieros. b) Proporcionar a solicitud del Auditor Independiente, todos los registros contables y documentación de soporte en original e información relacionada; c) Facilitar el acceso a los funcionarios que deberán responder las inquietudes del Auditor Independiente. 7. Propuesta El Auditor Independiente presentará Oferta Técnica para satisfacer los requerimientos de estos Términos de Referencia y Oferta Económica en quetzales, de acuerdo con la información adjunta (Anexos); así como presentación de la Firma. 8. Perfil De La Firma Auditora Experiencia mínima de más de 5 años en trabajos de Auditoria con instituciones sin fines de lucro. Presentar currículo vitae con 2 referencias como mínimo, de auditorías realizadas a entidades similares a las que serán auditadas, y currículo vitae del equipo que participaría en el trabajo de auditoría. Con amplio conocimiento del entorno legal y jurídico de las organizaciones e Instituciones sin fines de lucro. 9. Honorarios Los servicios profesionales se respaldarán con factura contable que incluya el impuesto al valor agregado (IVA) de acuerdo a la propuesta aprobada por GB. La firma auditora deberá de cubrir los gastos de movilización necesarios para realizar visitas de campo. Para formalizar esta propuesta, será suscrito un contrato entre Oxfam GB y la firma que realice la auditoría, que garantice la responsabilidad de los compromisos adquiridos por ambas partes. 10. Recepción de ofertas Se estarán recibiendo ofertas del 15 al 27 de marzo de 2016. Cualquier consulta adicional deberá ser por escrito al correo lpellecer@oxfam.org.gt y jmarquez@oxfam.org.gt