GUIA PARA EL USO DE SEGUIMIENTO Proyecto Planificación para el Desarrollo Rural Herramienta de apoyo a la Toma de Decisiones Elaborado por: Ovidio Muñoz Maria Fernanda Jiménez Convenio Colombia Centro Internacional de Agricultura Tropical CIAT Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Santiago de Cali, Diciembre de 2004 República de Colombia Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. BASES CONCEPTUALES PARA EL USO DE SEGUIMIENTO... 4 1.1. MANEJO DE LA INTERFASE DE USUARIO...5 1.1.1. MODO DE USO DE LOS BOTONES...5 2. TIPOS DE MODULOS... 6 2.1. MODULO DE ENTRADA...6 2.2. MODULO DE MENU PRINCIPAL...7 2.3. MODULO DEFINICIÓN DE POLITICAS...8 2.4. MODULO DEFINICIÓN DE PROGRAMAS...9 2.5. MODULO DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES... 10 2.6. MODULO DEFINICIÓN DE METAS... 11 2.7. MODULO AGREGAR CONTRATOS... 12 2.8. MODULO VER CONTRATO... 13 2.9. MODULO DEFINICIÓN DE INDICADORES... 14 2.10. MODULO DE REPORTES... 15
INTRODUCCIÓN En Colombia y en general, en los países latinoamericanos, los procesos de planificación territorial se quedan en las primeras etapas: el diagnóstico, la formulación, y en algunos casos se llega hasta la ejecución, dejando de lado una de las etapas más importantes de un proceso, el seguimiento. Cuando estos procesos no contemplan la definición de responsables, metas e indicadores que respalden la formulación de un programa de seguimiento, no es posible garantizar el impacto, la correcta ejecución, asignación de recursos y análisis de resultados. Tampoco será posible entonces, realizar ningún tipo de reclamación en la medida que no será posible identificar a los responsables de las acciones. El objetivo del seguimiento no es solamente el control, no se debe mirar como una herramienta policiva o represiva, sino que se debe mirar desde el punto de vista del aprendizaje que se logra evaluando lo que funcionó y lo que no, para entrar entonces en la etapa de revisión o reformulación de programas o actividades que tienen deficiencias, buscando el cumplimiento de las metas fijadas y de esta forma tener un impacto positivo.
1. BASES CONCEPTUALES PARA EL USO DE SEGUIMIENTO Es una herramienta desarrollada en Microsoft Acces 97 y 2000 que permite monitorear, evaluar y hacer seguimiento de los resultados parciales y finales de gestión y ejecución de las acciones contempladas en los Planes de Ordenamiento Territorial y los Planes de Desarrollo Municipal, con base en la definición de políticas, programas, proyectos, metas e indicadores, tal como se formularon en dichos planes. Esta herramienta se está probando en el proceso de evaluación y monitoreo del Plan Básico de Ordenamiento Territorial y Plan de Desarrollo Municipal de Puerto López (Meta, Colombia); sin embargo, puede adaptarse a cualquier otro instrumento de planificación, sea integral o sectorial. La única condición es que el instrumento esté formulado completamente, es decir con sus políticas o dimensiones, programas, proyectos, estrategias, metas, responsables e indicadores. Cada usuario podrá tomar la herramienta e introducir su propia información a través de módulos o plantillas secuenciales e imprimir los reportes finales, para hacer el análisis respectivo. Este insumo les permite realizar talleres técnicos con los funcionarios de la alcaldía, los concejos, las comunidades, etc. Los módulos que encontrara en esta aplicación son los siguientes:?? Menú principal: Permite seleccionar el tipo de plan a evaluar: Planes de Ordenamiento Territorial o Planes de Desarrollo.?? Definición de Políticas: Define cada una de las políticas o dimensiones del desarrollo con su respectivo objetivo.?? Definición de programas: Define los programas o paquetes de acciones, para cada una de las políticas.?? Detalle de programas: Aquí se identifican los proyectos y/o las acciones concretas dentro de cada programa.?? Definición de metas: Define las metas para cada proyecto, estableciendo para ellas, cuándo y cuánto se espera lograr.?? Definición de indicadores: Define los indicadores y los responsables, para facilitar la futura evaluación o monitoreo del plan.?? Reportes: Permite imprimir los reportes por módulo, para hacer los análisis correspondientes.
1.1. MANEJO DE LA INTERFASE DE USUARIO Para acceder al programa se hará uso de elementos como botones, controles, menús desplegables Pop Up. Estos botones aparecerán en los diferentes modulos que hacen parte de la aplicación. En el cuadro que se presenta posteriormente se muestran los elementos a utilizar, su respectivo nombre, la función que desempeñan. Si se tiene en cuenta el uso apropiado de estos controles, se obtendrá un manejo del programa más sencillo, rápido y eficiente. 1.1.1. MODO DE USO DE LOS BOTONES Elemento Función Salir de la aplicación o cerrar algún modulo Adicionar registro Borrar registro Permite ingresar lista de indicadores, responsables y proponentes en el modulo 5 Permite desplazarse entre registros en los reportes Permite desplazarse directamente de un formulario a otro Permite tener un reporte de la información que se ha trabajado Permite desplazarse al modulo anterior o siguiente
2. TIPOS DE MODULOS 2.1. MODULO DE ENTRADA En este modulo se hace una pequeña introducción de la aplicación, dando información básica sobre contactos y para que se puede utilizar esta herramienta.
2.2. MODULO DE MENU PRINCIPAL Este modulo permite seleccionar a que tipo de proceso se le realizara el seguimiento, a un Plan de Desarrollo o a un Plan de Ordenamiento Territorial.
2.3. MODULO DEFINICIÓN DE POLITICAS Se despliegan todas las opciones de la aplicación a través de una barra de menú situada en la parte superior de la ventana. Cada opción del menú contiene un submenú que puede contener una lista adicional de acciones. En este modulo se debe definir cada política y el objetivo de la política. Barras de menú Botones de desplazamiento Sacar reporte Modificar, Eliminar, guardar y adicionar Registros
2.4. MODULO DEFINICIÓN DE PROGRAMAS En este modulo se deben detallar los programas para cada política. Para cada política, el numero de programas es definido según las necesidades del usuario.
2.5. MODULO DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES En este modulo se deben definir detalladamente las actividades de los programas. La cantidad de actividades a detallar por programa se definen según las necesidades del usuario.
2.6. MODULO DEFINICIÓN DE METAS En este modulo se define una o varias metas según las necesidades, el sector para el cual esta definida la meta (urbano, rural), el tipo de accion que se requiere para alcanzar la meta (gestión, Inversión). Se define tambien el valor estimado del contrato, hay que indicar si existe ya un contrato, y si esta meta es comun tanto para el Plan de Desarrollo, como para el Plan de Ordenamiento Territorial. Si el usuario tiene la necesidad de colocar alguna observación con respecto a la meta, se ha diseñado una casilla para tal efecto.
2.7. MODULO AGREGAR CONTRATOS El botón Agregar contratos permite abrir el modulo para adicionar la información básica del contrato que se haya realizado para alcanzar alguna meta. Dentro de este modulo se encuentran casillas para colocar la meta, numero del contrato, nombre del contratista, fecha de inicio y fecha de terminación del contrato, valor inicial del contrato y valor final, además existe la opción de relacionar el documento completo del contrato.
2.8. MODULO VER CONTRATO El botón Ver contratos, nos permite ingresar al modulo ver los contratos que existen para cada una de las metas. En este modulo aparece la misma información básica que ingresamos cuando estábamos adicionando el contrato por primera vez.
2.9. MODULO DEFINICIÓN DE INDICADORES Este modulo nos permite, definir los indicadores que se utilizaran para medir el avance de cada una de las metas, además aquí también podremos definir el responsable de que se logre la meta y la persona que propone la meta.
2.10. MODULO DE REPORTES Este es el ultimo modulo de la aplicación, es un modulo de resultados, pues desde este podremos obtener los reportes de toda la información que se ha ingresado en el sistema, aquí podremos obtener información de las Políticas, Programas, Actividades, Metas e Indicadores.