Unidad: III Título de la unidad: DE VENTAS. Tema: El Presupuesto de Ventas. Domingo, 14 de Junio de 2015. Objetivo (s): 1. Ejercitar los diferentes tipos de presupuesto; presupuesto de ingresos, mano de obra, costos indirectos de fabricación Contenidos a Desarrollar: 1. Presupuesto de ingresos 2. Presupuesto de materiales-compra 3. Presupuesto de mano de obra 4. Presupuesto de costos indirectos de fabricación 5. Ejercicios, casos 1. Presupuesto de Ingresos Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto maestro, ya que constituye la definición del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La determinación de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios. Su correcto cálculo facilita a largo plazo la elaboración de un programa de inversiones y financiación; a corto plazo permite la ejecución de un presupuesto de producción en función de una política de inventarios, y la obtención de un presupuesto de compras y de gastos comerciales, así como de gastos financieros. Es necesario recordar que el hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre pues existe una multitud de factores que afectan las ventas, como las políticas de precio, e;l grado de competencia, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc. Ejemplo La Empresa JORDI fabrica y vende Zapatos y emplea un sólo canal de distribución. Si hubiera más productos, se haría un pronóstico de ventas para cada producto. Si se emplea más de un canal de distribución, el pronóstico de ventas para cada producto presentaría una clasificación por cada canal de distribución como mayoristas, intermediarios y/o minoristas. Un canal de ventas por canal de distribución revelara la cantidad con que cada canal esta contribuyendo a las ventas y a las utilidades netas. Si el porcentaje de ventas con los mayoristas o intermediarios es muy bajo por ejemplo, puede indicar a la empresa la necesidad de cambiar su canal de distribución. En vez de vender a mayoristas e intermediarios, la empresa puede establecer sus propios puntos de ventas y así vender al por menor sus productos. 1
Suponga que la Empresa JORDI ha terminado el proceso de pronostico de ventas y presupuesto las siguientes cantidades para el primer trimestre 2015 a un precio promedio de venta de U$ 33.00 Información necesaria: 1. Presupuesto de ventas, unidades 2. Precio de venta, por unidad Formula: Presupuesto de venta = P.V (Unidades) x Precio de venta por unidad Descripcion TERRITORIO ENERO FEBRERO MARZO TOTAL En unidades 1 2 3 4 1,000 600 925 430 1,125 650 900 450 1,210 675 960 475 3,395 1,925 2,785 1,355 Total 2,955 3,125 3,350 9,400 En unidades Monetarias U$ por ventas 1 2 3 U$ 33,000.00 19,800.00 30,525.00 U$ 37,125.00 21,450.00 29,700.00 U$ 39,930.00 22,275.00 31,680.00 U$ 110,055.00 63,525.00 91,905.00 4 14,190.00 14,850.00 15,675.00 44,715.00 Total U$ 97,515.00 U$ 103,125.00 U$ 109,560.00 U$ 310,200.00 2. Presupuesto de Producción El presupuesto de producción determina el número de unidades a fabricarse por cada producto, para satisfacer las ventas planeadas a través de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados. Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y producción para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o servicios en condiciones óptimas de cantidades y costos. El responsable de producción es el Director o Gerente de planta, quien debe conocer y manejar: Capacidad de la fábrica Capacidad del personal Disponibilidad de materiales Limitaciones técnicas Limitaciones de inversión 2
Costos de elementos productivos. Esto implica elaborar: Presupuesto de materia prima: (Compra y Consumo de Materiales tanto en unidades físicas y como monetarias). El presupuesto de compras de materia prima es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, ya que las cantidades por compras y los planes de entrega deben establecerse rápidamente, para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten. Por lo general se dispone de una hoja de especificaciones o formulación para cada producto que muestre el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción. Presupuesto de mano de obra: El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por producto. Presupuesto de costos Indirectos de Fabricación: Para la elaboración del presupuesto de costos indirectos de fabricación es necesario determinar la tasa de aplicación de costos indirectos en función de las diferentes bases de aplicación (horas mano de obra directa, horas máquina, costo materia prima, costo mano de obra, unidades a producir); y su cálculo puede definirse en lo siguiente: Con la información anterior se puede ya definir el Costo de Artículos vendidos. Ejemplo: Información necesaria: 1. Presupuesto de ventas, unidades 2. Inventario final, unidades 3. Inventario inicial, unidades Formula: Presupuesto de producción = P.V (Un.) + Inv. Final deseado (Un.) Inv. Inicial (Un.) Descripción UNIDADES ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Presupuesto de ventas (+) I.Final deseado 2,955 2,050 3,125 2,175 3,320 2,215 9,400 2,215 Sub total 5,005 5,300 5,535 11,615 (-) I.Inicial 2,140 2,050 2,175 2,140 Un. De produc. 2,865 3,250 3,360 9,475 Requerida 3
Ejemplo de Presupuesto de compra de materiales directos: Información necesaria: 1. Presupuesto de producción, unidades 2. Inventario final, unidades 3. Inventario inicial, unidades 4. Precio de compra por unidad Formula: Compra de materiales requeridos = Presupuesto de producción (Un) x Materiales directos requeridos para producir en Un + Inv. Final deseado (Un) Inv. Inicial (Un) Costo de compra de materiales directos requeridos = Compra de materiales requeridos x Precio de compra por unidad DESCRIPCION ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Producción requerida: Unidades (+) Inv. Final deseado Sub Total (-) Inv. Incial Compras requeridas (Un) Precio por Unidad Costo de la compra 2,865 1,950 4,815 1,719 3,096 U$ 8.50 U$ 26,316.00 3,250 2,016 5,266 1,950 3,316 U$ 8.50 U$ 28,186.50 3,360 2,100 5,460 2,016 3,444 U$ 9.00 U$ 30,996.00 9,475 2,100 11,575 1,719 9,856 U$ 8.67 U$ 85,498.00 NOTAS: El inventario final deseado corresponde al 60% de los requerimientos de producción del mes siguiente. Para abril las unidades de producción presupuestadas son 3,500, por tanto, deben incluirse 2,100 un (3,500 x 60%) de material directo en el inventario final de marzo El inventario Inicial para Enero de 1,719 unidades corresponde al 60% de los requerimientos de producción de ese mes (2,865 x 60%) igual al inventario final del siguiente mes El costo unitario de U$ 8.67 es promediado (U$ 85,498.00 9,856) Ejemplo de Presupuesto de consumo de materiales directos: Información necesaria: 1. Presupuesto de materiales directos de producción, unidades 2. Precio de compra por unidad Formula: Materiales directos requeridos = Materiales directos requeridos para producir en Un x Costo unitario de materiales directos 4
DESCRIPCION ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Produccion requerida: Unidades Precio por Unidad Costo del consumo de 2,865 U$ 8.50 U$ 24,353.00 3,250 U$ 8.50 U$ 27,625.00 3,360 U$ 9.00 U$ 30,240.00 9,475 U$ 8.68 U$ 82,218.00 materiales directos NOTAS: El costo unitario de U$ 8.68 es promediado (U$ 82,218.00 9,475) Ejemplo de Presupuesto de mano de obra directa: Información necesaria: 1. Presupuesto de producción, unidades 2. Hora de mano de obra directa, unidades 3. Tasa por Mano de obra directa Formula: Presupuesto de Mano de Obra Directa = Un. De producción requeridas x Hra de mano de obra directa por unidad x tarifa por hora de mano de obra directa DESCRIPCION ENERO FEBRERO MARZO TOTAL Producción requerida: Unidades Horas de MOD (2 x Un) Multiplicadas por la tasa por hora 2,865 5,730 U$ 3.00 U$ 17,190.00 3,250 6,500 U$ 3.50 U$ 22,750.00 3,360 6,720 U$ 3.50 U$ 23,520.00 9,475 18,950 U$ 3.35 U$ 63,460.00 NOTAS: El costo unitario de U$ 3.35 es promediado (U63,460.00 18,950) Ejemplo de Costos Indirectos de Fabricación: 5,730 horas de mano de obra directa para enero: TIPO DE GASTO FIJO VARIABLES TOTAL U$ 1,200.00 1,500.00 U$ 2,865.00 1,250.00 Materiales indirectos MOI (variable, U$ 0.50 x 5,730) Supervisión Impuesto sobre la nomina (Variable, U$ 0.30 x 5,730) Mantenimiento (Variable, U$ 0.20 x 5,730) Aire acondicionado (Variable, U$ 0.10 x 5,730) Energía (Variable, U$ 0.30 x 5,730) Seguros Impuestos 500.00 600.00 450.00 650.00 1,000.00 1,719.00 1,146.00 573.00 687.00 U$ 1,200.00 4,365.00 1,250.00 1,719.00 1,646.00 1,173.00 1,137.00 650.00 1,000.00 5
Depreciación Varios (Variable, U$ 0.15 x 5,730) 3,000.00 860.00 3,000.00 860.00 Total CIF U$ 10,150.00 U$ 7,865.00 U$ 18,000 6,500 horas de mano de obra directa para Febrero: TIPO DE GASTO FIJO VARIABLES TOTAL U$ 1,200.00 1,500.00 U$ 3,250.00 1,250.00 Materiales indirectos MOI (variable, U$ 0.50 x 6,500) Supervision Impuesto sobre la nomina (Variable, U$ 0.30 x 6,500) Mantenimiento (Variable, U$ 0.20 x 6,500) Aire acondicionado (Variable, U$ 0.10 x 6,500) Energía (Variable, U$ 0.30 x 6,500) Seguros Impuestos Depreciacion Varios (Variable, U$ 0.15 x 6,500) 500.00 600.00 450.00 650.00 1,000.00 3,000.00 1,950.00 1,300.00 650.00 780.00 975.00 U$ 1,200.00 4,750.00 1,250.00 1,950.00 1,800.00 1,250.00 1,230.00 650.00 1,000.00 3,000.00 975.00 Total CIF U$ 10,150.00 U$ 8,905.00 U$ 19,055.00 6,720 horas de mano de obra directa para Marzo: TIPO DE GASTO FIJO VARIABLES TOTAL U$ 1,200.00 1,500.00 U$ 3,360.00 1,250.00 Materiales indirectos MOI (variable, U$ 0.50 x 6,720) Supervision Impuesto sobre la nomina (Variable, U$ 0.30 x 6,720) Mantenimiento (Variable, U$ 0.20 x 6,720) Aire acondicionado (Variable, U$ 0.10 x 6,720) Energía (Variable, U$ 0.30 x 6,720) Seguros Impuestos Depreciacion Varios (Variable, U$ 0.15 x 6,720) 500.00 600.00 450.00 650.00 1,000.00 3,000.00 2,016.00 1,344.00 672.00 806.00 1,008.00 U$ 1,200.00 4,860.00 1,250.00 2,016.00 1,844.00 1,272.00 1,256.00 650.00 1,000.00 3,000.00 1,008.00 Total CIF U$ 10,150.00 U$ 9,206 U$ 19,356.00 6
Ejemplo de Presupuesto de inventario final presupuestado; Las cantidades del inventario presupuestado al final del mes se necesitan para el inventario de materiales directos y de artículos terminados en el presupuesto del costo de los artículos vendidos y el balance generales presupuestado. Los cálculos de estas cantidades, empleando el método de inventario PEPS, aparecen en los ejemplos presentados. El inventario inicial de materiales directos fue 1,719 unidades a U$ 8.50 (U$ 14,612.00). El inventario inicial de artículos terminados fue de 2,140 unidades a U$ 20.11 (U$ 43,035.00) Formula: Costo de inventario final presupuestado = Inventario final (un.) x costo estándar por unidad 7
Ejemplo de Presupuesto de Costo de los artículos vendidos; Las partes que constituyen el presupuesto del costo de los artículos vendidos pueden tomarse de presupuestos individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en inventarios. Información necesaria: 1. Presupuesto de consumo de materiales directos 2. Presupuesto de mano de obra directa 3. Presupuesto de costos indirectos de fabricación 4. Inventario inicial de artículos terminados 5. Inventario final de artículos terminados Formula: Presupuestos de costo de los artículos vendidos = Presupuesto de consumo de materiales directos + Presupuesto de mano de obra directa + Presupuesto de costos indirectos de fabricación + Inventario inicial de artículos terminados - Inventario final de artículos terminados 8
Presupuestos de operación: Presupuesto de Gastos Administrativos El presupuesto administrativo incluye la función de la alta gerencia así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad. Las funciones que incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Una gran porción de los costos administrativos tienden a ser fijos. Se debe considerar todos los gastos que con carácter principal o accesorio realicen los estos departamentos. Son imputables gastos tales como sueldos, material de oficina, así como los gastos generales comunes como energía eléctrica, teléfono, etc. Información necesaria: 1. Gastos fijos Formula: Presupuesto de Gasto de Administración = Suma de los gastos fijos Presupuesto de gasto de Gastos de Administración por mes; primer trimestre Presupuesto de Gastos de Comercialización o Ventas Este presupuesto englobará todos los gastos que por promoción, administración comercial, venta directa o costos de la sección de expediciones se produzcan en la distribución de los productos. Será imprescindible realizar una separación de los gastos por naturalezas y con carácter departamental. 9
Promoción: publicidad y material de promoción. Red de ventas: sueldos y comisiones de la red de venta, y demás gastos varios que los vendedores produzcan. Administración comercial: sueldos, gastos de oficina, suscripciones, etc., es decir todos los gastos comerciales de carácter administrativo y de apoyo a la venta directa. Expediciones: sueldos, transporte sobre ventas, embalajes y demás material auxiliar Ejemplo de Presupuesto de Gastos de venta; Los gastos de venta están formados por diferentes partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciaciones: los principales gastos variables como comisiones y publicidad, se basan en las cifras en dólares por conceptos de ventas y por tanto varían directamente con las ventas. La Empresa JORDI tiene los siguientes gastos variables de venta; comisiones 3% de las ventas brutas, publicidad 1% de las ventas brutas, cuentas incobrables 2% de las ventas a crédito. (Las ventas a crédito seria U$ 92,115.00 para enero, U$ 96,925.00 para febrero, y U$ 102, 060.00 para marzo). A continuación se presentan los presupuestos de gastos de venta para la empresa JORDI para Enero a Marzo. Información necesaria: 1. Ventas en dólares 2. Gastos fijos 3. Gastos variables Formula: Presupuesto de Gasto de Venta = Gastos fijos totales por ítem + [ventas en dólares x tasa de gastos variables (%) por item] 10
Presupuesto de gasto de venta; U$ 97,515.00 de ventas en dólares para Enero Presupuesto de gasto de venta; U$ 103,125.00 de ventas en dólares para Febrero 11
Presupuesto de gasto de venta; U$ 109,560.00 de ventas en dólares para Marzo Gastos Financieros. La previsión de gastos financieros recogerá los intereses de créditos y préstamos Estado de Resultados. El presupuesto maestro esta constituido por dos presupuestos: el de operación y el financiero. El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar una organización, que son las actividades típicas a través de las cuales una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad. Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de materia prima, de mano de obra, de costos indirectos de fabricación, de costo de venta y de gastos de operación. Estos a su vez requieren ser resumidos en un reporte que permita a la administración, conocer hacia donde se dirigirán los esfuerzos en torno a la operación de la compañía, lo cual se logra a través del estado de resultados proyectado. Ejemplo de Estado de ingreso presupuestado; El resultado final de todos los presupuestos operativos, como ventas, costos de los artículos vendidos, gastos de venta y administrativos, se resume en el estado de ingresos presupuestado. Allí se presenta el resultado neto de las operaciones del periodo presupuestado. Como puede verse en el siguiente estado, las ventas mostraron una tendencia ascendente, que empezó con U$ 97,515.00 para Enero, U$ 103,125.00 para Febrero, y aumentó a U$ 109,560 en marzo. Sin embargo la utilidad neta no revela un incremento proporcional. A medida que la compañía avance en el periodo presupuestado, el director del presupuesto deberá investigar el aumento continuo en el 12
costo de los artículos vendidos y tratará de reducir los costos. Posiblemente se sustituirá con un material de costo menor, siempre manteniendo la calidad. Presupuestos de Caja: Se podría definir el presupuesto de efectivo como un pronóstico de entradas y salidas de efectivo que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia, obliga a planear la inversión de los sobrantes y la recuperación-obtención de los faltantes. Para una empresa es vital tener información oportuna acerca del comportamiento de sus flujos de efectivo ya que le permite una administración óptima de su liquidez y evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la quiebra y la intervención por parte de los acreedores sobre todo en una época en la cual el recurso más escaso y caro es el efectivo. Es más fácil que una empresa quiebre por falta de liquidez que por falta de rentabilidad, lo que demuestra la importancia de una buena administración de la liquidez, es necesario, por ende, conocer el comportamiento de los flujos de efectivo, lo que se lo hace por medio del presupuesto de efectivo. Ejemplo de Pronostico de entrada de caja; En la mayor parte de las empresas, las entradas de cajas provienen principalmente de las recaudaciones de cuentas por cobrar y ventas al contado. Las cantidades estimadas de recaudaciones en efectivo de las cuentas por cobrar se basan en la experiencia de las cobranzas en efectivo de la compañía. Por ejemplo el estudio puede revelar que el 10% de las ventas a crédito del mes en curso se recaudan este mes, el 80% de las ventas a crédito del ultimo mes se recaudan en este mes, el 8% de las ventas a crédito de hace dos meses se cobran en este mes y el 2% son cuentas incobrables. Suponga que el negocio se inició en diciembre. 13
A manera de ilustración, se aplicaran los anteriores porcentajes a las ventas apropiadas para obtener los cobros estimados de los primeros tres meses. Las ventas totales para diciembre, el primer mes de operación, y para los siguientes tres meses son como sigue: Diciembre U$ 95,040.00, Enero U$ 97,515.00, Febrero, U$ 103,125.00, y marzo U$ 109,560.00. Las ventas de contado incluidas en las ventas totales fueron diciembre U$ 4,200.00, enero U$ 5,400.00, febrero U$ 6,200.00 y Marzo U$ 7500.00. No hubo otros ingresos de caja durante este periodo. Ejemplo de Pronostico de salida de caja; Las salidas de cajas se basan en los presupuestos individuales, previamente preparados, con los ajustes necesarios para cambiar de la base devengada a la base de caja. Por ejemplo, los materiales directos comprados no se pagan en su totalidad en el mismo mes; los pagos se efectúan un 60% en el mes de compra y un 40% en el mes siguiente. Una parte de la nomina del mes generalmente se acumula al final del mes y no origina una salida para el mes corriente, sin embargo, la parte acumulada del mes anterior es una salida de este mes. Para simplificar no se mostraran las acumulaciones de nomina. Naturalmente las partidas diferentes de caja, como provisiones por depreciación y cuentas incobrables, no requieren salida de caja, estas cantidades deben deducirse de los totales de los planes para el propósito del presupuesto de desembolso de caja. 14
Ejemplo de Presupuesto de caja; Información necesaria: 1. Saldo de caja inicial 2. Entradas presupuestadas de caja para el periodo 3. Salidas presupuestadas de caja para el periodo Formula: Saldo final en caja = Saldo de caja inicial + Entradas presupuestadas de caja para el periodo - Salidas presupuestadas de caja para el periodo El saldo inicial en caja es de U$ 20,137.00. Las compras de materiales directos se han convertido a una base de caja. La depreciación, las cuentas incobrables y otras partidas diferentes de caja deben deducirse de los programas de costos indirectos de fabricación, gastos de venta y gastos de administración. Las salidas de caja que no se incluyen en los programas de gastos son los impuestos sobre la renta, así Enero U$ 7,183.00, febrero U$ 5,706.00, marzo U$ 6,453.00. Además las compras de equipo se proyectan así: Enero U$ 22,000.00, febrero U$ 10,000.00 y marzo U$ 7,500.00. La gerencia desea mantener un saldo en caja de U$ 20,000 para propósitos operacionales. Cualquier deficiencia estimada por debajo de esta cantidad al final de mes, debe tomarse en préstamo del banco de la compañía en incrementos de U$ 1,000.00 al comienzo de este mes a una tasa del 12% anual. El interés debe pagarse al final de cada mes y el capital de deuda debe devolverse cuando haya efectivo disponible. Los prestamos, reintegros y los intereses se presentan en la sección financiera. 15
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Balance General Presupuestado Cuadro general de los flujos de caja: UNIVERSIDAD DEL VALLE Conciliación de la utilidad neta con relación al flujo de caja neto suministrado por actividades de operación: 17
Estado Presupuestado de flujos de caja 18
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BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO En la práctica, pueden emplearse análisis adicionales que respaldan los presupuestos indicados Presupuesto Base Cero. En este sistema el gerente de un centro de responsabilidad debe justificar cada actividad planeada y su costo total estimado como si fuera la primera vez que va a realizarse. El PBC comienza con una enumeración de las diferentes actividades o programas denominados paquetes de decisión de un centro de responsabilidad. A cada paquete de decisión se le asigna una clasificación con base en la importancia, de acuerdo a las metas y objetivos de la organización. Toda solicitud de un centro de responsabilidad se somete a un comité de presupuesto para su análisis, revisiones o eliminaciones y su posterior aprobación. Material Compilado con apoyo de la UNAN-ESTELI La excelencia solo se logra ejercitando cada día lo aprendido, quien no se arriesga no triunfa, pues es preferible morir intentándolo que morir en el campo de batalla y no haberlo intentado 21