Universidad Complutense de Madrid Madrid, 2005
1. INTRODUCCIÓN Word es un programa (perteneciente a la suite Office de Microsoft) que nos permite gestionar (crear y modificar) documentos de texto. Además permite incluir en el texto todo tipo de información en forma de tablas, imágenes, etc. Existen diversas versiones de Word, con ligeras diferencias entre ellas. Aquí vamos a referirnos a la versión 2000, por ser de las más extendidas. Al ser un programa de la suite Office de Microsoft, utiliza la misma filosofía que el resto de programas compañeros. Especialmente, la edición de textos y tratamiento de imágenes se realiza igual en Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso se pueden incorporar archivos completos o partes de ellos en sus documentos. Presenta distintos tipos de ayuda para el usuario. Las ayudas de Word son de varios tipos: sugerencias, recomendaciones, asistentes de diseño, plantillas de documentos, etc. Un Documento de Word consta de un texto distribuido en páginas. El texto se puede organizar con secciones, títulos de diferente nivel, etc. y puede incorporar además tablas, figuras, cuadros de texto, etc. 2. ANTES DE EMPEZAR Lo primero antes de empezar con la escritura de un documento es muy recomendable establecer la configuración general del documento. Así, se establecerán los márgenes de la páginas, los estilos de escritura y las características de los encabezados y pies de página. Las opciones de configuración aparecen en el menú Archivo -> Configurar página... (ver Figura 1) Figura 1. Sacar opciones de configuración En la configuración de página aparecen dos pestañas para estas tareas: En la pestaña Márgenes (ver Figura 2) aparecen las opciones para cambiar las dimensiones de éstos. Simplemente tendremos que poner los valores (en centímetros) que deseemos. 2
Figura 2. Configurar márgenes de página En la pestaña Diseño (ver Figura 3) aparecerán las opciones para determinar si los encabezados y pies de página son diferentes en páginas pares e impares y/o en la primera página de cada sección (ya explicaremos más adelante las secciones). Figura 3. Configurar diseño de página Otra pestaña que tendrá su utilidad es la de Tamaño del papel (ver Figura 4), donde se podrá horizontalizar una sección o un documento completo. 3
Figura 4. Configurar tamaño de papel En cuanto a los estilos, en Formato -> Estilo (ver Figura 5) se podrán definir todos los estilos que se van a usar para los títulos de capítulos, apartados, figuras, tablas, etc.; para los diferentes tipos de textos que vayan a aparecer en el documento (normal, código, citas textuales, etc.); para las notas al pie; para los encabezados y pies de página; etc. Figura 5. Opciones de los estilos 4
Figura 6. Estilos Figura 7. Modificar un estilo En la ventana de los estilos (ver Figura 6), seleccionando cada uno de estos estilos (ver Figura 7), se pueden Modificar (con el menú desplegable Formato, en Figura 8) diferentes parámetros: 5
Figura 8. Modificar formato del estilo - Fuente (ver Figura 9): estilo de las letras, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, tachado, etc. Escogeremos las características que deseemos. - Párrafo (ver Figura 10): justificación (izquierda, derecha, central, completa), sangrado, puntos antes y después del párrafo e interlineado. También hay una pestaña para establecer saltos antes y después y una opción de establecimiento de tabulaciones, pero estas cosas ya son más avanzadas. - Numeración (ver Figura 11): Aquí se podrá asignar un esquema numerado (ver ) de modo que la numeración de los títulos de apartados se haga automáticamente y con diferentes formatos. - También aparecen las opciones de Tabulaciones (que también se llega por párrafo), Borde, Idioma y Marco, pero son de uso muy concreto para determinadas situaciones. 6
Figura 9. Modificar Fuente del estilo Figura 10. Modificar Párrafo del estilo 7
Figura 11. Modificar Numeración del estilo Figura 12. Modificar Esquema numerado del estilo A la hora de definir los estilos hay que tener presente una cosa. Lo primero que hay que definir es el estilo Normal, en el que se van a basar todos los demás (aunque sea transitivamente). Esto es porque todos los cambios que se apliquen después a este estilo se heredarán automáticamente a todos los demás y habrá que modificarlos uno a uno. Muy importante también es la opción de la actualización automática (ver Figura 8). Esta opción hará que cuando se seleccione un texto y se le asigne un determinado estilo, éste quede automáticamente definido con las características del texto seleccionado. Esta opción sólo se ha de usar cuando se quiere fijar un estilo a partir de un documento ya escrito. Lo 8
mejor es comprobar que no está activada, de modo que cuando se realice la operación antes descrita, Word preguntará si se desea aplicar el estilo que está definido al texto o se desea redefinir el estilo con el formato del texto. El establecimiento de estilos antes de comenzar con un documento es algo que seguramente no sea ni definitivo ni completo, pero para casos como artículos en que sí están bastante determinados los tamaños de los títulos, tipo de letra, interlineado, etc. es muy útil. Otra gran utilidad es el establecimiento de la numeración automática de títulos. 3. SECCIONES En un documento en el que se van a desarrollar diferentes capítulos (por ejemplo, una Tesis doctoral, un libro, etc.) o cuando hay que incluir unas páginas en horizontal (lo más común es que haga falta para tablas o figuras), lo más recomendable (la única opción en muchos casos) es establecer diferentes secciones. Figura 14. Salto de sección y página siguiente Figura 13. Insertar Salto Para establecer una sección simplemente hay que Insertar -> Salto -> Página siguiente (en la parte de saltos de sección, ver Figura 13 y Figura 14). Así, se crea una nueva sección con las características idénticas que la sección anterior. Para cambiar la configuración (como la orientación de la página) habrá que ir de nuevo al menú de Configurar página (en Archivo, ver Figura 1) y realizar los cambios oportunos. En todas las pestañas de las ventanas aparece una opción que determina dónde se va a aplicar la configuración que se realiza. Si el documento sólo tiene una sección, aparecerá por defecto seleccionado Todo el documento (ver en figuras 2 a 4). Si el documento tiene más de una sección aparecerá por defecto En esta sección. También existen, aunque son de uso mucho más reducido las opciones que establecen los cambios en todas las secciones a partir del punto en el que se encuentra el cursor. Por ejemplo, para insertar una página apaisada: 9
1) Insertaremos un salto de página y sección (como en la Figura 14). 2) Iremos a Configurar página -> Tamaño de papel (ver Figura 3), marcaremos la opción Horizontal y nos aseguraremos de que a la derecha pone En esta sección antes de pulsar en Aceptar. 3) Cuando acabemos de escribir en la página apaisada, volvemos a insertar otro salto de página y sección (Figura 14). 4) Volvemos a Configurar página, ahora como Vertical y En esta sección (ver Figura 3). 4. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Pinchando dos veces sobre el encabezado (o pie) de página o mediante la opción Ver -> Encabezado y pie de página (ver Figura 15) accederemos a la modificación de estos textos. Bueno, aparte del uso habitual de las opciones de movimiento, aquí hay que tener en cuenta unas cosas importantes. Figura 15. Ver Encabezados y pies de página El texto que aparece sobre el recuadro discontinuo (ver Figura 16), que delimita la porción de papel para el encabezado o pie, dirá si es para página par o impar y/o si es para la primera de la sección, y dirá también la sección a la que pertenece dicho texto. Todos los textos en que esta denominación sea igual se modificarán a la vez. Figura 16. Encabezados y pies de página 10
Algo muy a tener en cuenta con los encabezados y pies de página es la determinación de éstos en las secciones de nueva creación. Cuando se crea una nueva sección automáticamente se definen los encabezados y pies de página mediante la opción de Igual que el anterior (representada por un botoncito con una flecha entre dos páginas, en la barra de botones que nos aparece, como se puede ver en la Figura 16). Esto es crucial tenerlo en cuenta, sobre todo cuando se insertan secciones en medio de documentos. Para modificar los encabezados y pies de página de una sección nueva creada al final del documento tan sólo habrá que desactivar esta opción de igualdad en cada una de las denominaciones (primera página, página par y página impar) y modificarlos al gusto. Para modificar los encabezados y pies de página de una sección nueva creada en medio de un documento (se habrán creado dos secciones nuevas, una para la parte nueva y otra para la parte restante de la sección primitiva), habrá que desactivar, antes de modificar algo, todas las igualdades heredadas tanto de la sección nueva como de la sección posterior (la segunda parte de la sección original). En caso de que no se desactiven así, la herencia por medio de esta opción hará que todos los encabezados y pies de página modificados queden modificados en las secciones anteriores y posteriores. Hay que tener en cuenta que la herencia de la opción de igualdad de encabezados y pies de página es tanto hacia delante como hacia detrás, de modo que la modificación del encabezado y/o pie de página de una sección pasará a las secciones anteriores y posteriores. Aunque esto puede parecer un poco lioso así contado, es cuestión de práctica y de fijarse bien de si queremos que sea todo igual o no. 5. TABULACIONES Sobre todo a la hora de poner los encabezados y pies de página es posible que se quiera hacer la inclusión de textos de izquierda a derecha, centrado y de derecha a izquierda a la vez en la misma línea. Para hacer esto habrá que recurrir al uso de tabulaciones. O bien se recurre a definirlas en la opción de Tabulaciones, que como ya se ha citado aparece en la definición de estilos (ver Figura 7), o se puede hacer mediante el uso del ratón sobre la regla (opción Ver -> Regla, ver Figura 17). Figura 17. Ver Regla 11
Una pulsación del ratón sobre una determinada medida de la regla (ver Figura 18) establecerá una tabulación en ese mismo lugar, en concreto una tabulación izquierda (aparece la esquina cuadrangular negra típica). Con una doble pulsación sobre la regla aparecerá el menú de tabulaciones (ver Figura 19) con todas las que hay en el estilo y su orientación (izquierda, centrada, derecha). Así, se podrán fijar nuevas tabulaciones y su orientación, eliminar las no deseadas, etc. Una vez aceptada la configuración, la tecla de tabulado permitirá avanzar de una a otra tabulación, consiguiendo el efecto ansiado de diferentes justificaciones en la misma línea. Figura 18. Establcer tabulación pulsando sobre regla La forma más sencilla de eliminar una tabulación existente es arrastrándola con el ratón fuera de la regla. Sin embargo, para eliminar todas, es mejor hacerlo a través de las opciones de Tabulaciones (ver Figura 19), donde hay un botón específico para ello. 12
Figura 19. Opciones de Tabulaciones Otra opción de tabulaciones que hay que tener en cuenta en alguna ocasión, es el uso de tabulaciones por defecto, que aparecen cuando no hay fijada ninguna de las que antes se ha comentado. Sólo se recurrirá a esta modificación para establecer tabulaciones inferiores a las habituales (por defecto a 1,25 cm) en casos en que los márgenes del documento reduzcan mucho el área de texto y una sangría o anidación de tabulado de ese tamaño sea claramente exagerada. Para llegar a esta opción habrá que recurrir a Formato -> Tabulaciones (ver Figura 20), donde la ventana de tabulaciones está ampliada ahora con una opción de Tabulaciones predeterminadas (ver Figura 21). 13
Figura 20. Modificar Tabulaciones Figura 21. Opciones de Tabulaciones con Tabulaciones predeterminadas 6. FIGURAS Para que Word no haga crecer el tamaño del documento desmesuradamente es aconsejable que las figuras sean incluídas desde archivos (ver ). Esto quiere decir que es aconsejable siempre no pegar las figuras directamente en el documento (con las opciones de Copiar y Pegar desde otras aplicaciones). 14
Figura 22. Insertar Imagen desde archivo Veamos diferentes posibilidades: Capturas de pantallas: para las capturas de pantalla lo mejor es realizar una captura de escritorio, ventana o zona de pantalla con una herramienta al uso (se pueden usar aplicaciones que procesan imágenes, el capture.exe, usar la tecla Impr Pant y luego pegar en Paint, etc.) y grabar esa imagen a disco, para luego insertarla. Figuras Word y PowerPoint: las figuras que se vayan a desarrollar en Word será mejor hacerlas en PowerPoint, que tiene iguales (y más) posibilidades. Una vez realizada la figura en PowerPoint, se grabará como presentación para tener copia de ella y luego, en la opción de Guardar como... (ver Figura 23) se hará cambiando el formato ( Guardar como tipo ) a Formato de intercambio de gráficos GIF o Formato de intercambio de archivos JPG (ver Figura 24). Preguntará así si se desean exportar todas las diapositivas de la presentación (puede haber más de una); a lo que se responderá mejor No, con lo que se guardará con el nombre indicado (en la carpeta seleccionada) sólo la diapositiva actual. El inconveniente es que para asignar diferente nombre a todas habrá que realizar la operación situándose cada vez en una diapositiva. Si en la pregunta se responde que sí, dará el aviso de que se ha creado una carpeta con el nombre indicado en que se han guardado todas las transparencias en el formato escogido (se llaman Diapositiva1... DiapositivaN, que luego habrá que renombrar o identificar visualizándola). 15
Figura 23. Guardar como en PowerPoint Figura 24. Guardar como GIF en PowerPoint Mapas de bits: las figuras que se hagan o se retoquen mediante Paint, habrá que convertirlas a otro formato menos voluminoso (por ejemplo, GIF) para que no provoquen aumento del tamaño del documento. 16
La conversión a formatos de imagen comprimidos como puede ser GIF o JPG tiene no sólo una razón de tamaño sino de compatibilidad, ya que para muchos artículos, las figuras han de enviarse por separado en GIF. Para las imágenes en general lo más recomendable es usar el formato GIF, sobre todo para las generadas o tratadas con Paint y las realizadas en PowerPoint. Esta preferencia se basa en la pérdida de precisión que puede darse con el formato JPG. La inserción de las figuras en el texto se realizará mediante la opción Insertar - > Imagen -> Desde archivo (ver Figura 22). El formato de las imágenes variará dependiendo del gusto del autor y de la finalidad de la misma. Así, pulsando sobre la figura dos veces con el ratón se obtendrá el menú de pestañas (ver Figura 25) donde se podrá establecer el diseño, las dimensiones, etc. Figura 25. Formato de la imagen Las figuras generadas con PowerPoint (y todas en general) y grabadas como imágenes suelen presentar partes blancas sobrantes correspondientes a las partes de transparencia no cubiertas por la figura. Estas partes se suprimirán muy fácilmente haciendo uso de uno de los botones de la barra de herramientas de imagen, en el que aparecen dos escuadras opuestas montadas y que responde al nombre de Recortar (ver Figura 26). En caso de que esta barra no apareciese al pulsar con el ratón una vez sobre la figura, habrá que recurrir a activar Ver - > Barra de herramientas -> Imagen (ver Figura 27). Figura 26. Barra de herramientas de imagen 17
Figura 27. Activar la barra de herramientas para imágenes Uno de los casos que se puede dar en la inclusión de figuras procedentes de PowerPoint generando la figura en GIF es que el fondo de la misma no tenga un color blanco total. Para solventar este problema, se recurrirá al botón de la barra de herramientas de imagen que responde a la etiqueta de Más contraste. Así, con dos o tres pulsaciones sobre el mismo, se resolverá este problema. Otro botón que puede presentar utilidad de esta barra de herramientas es el de conversión de la figura a blanco y negro ( Control de imagen, ver Figura 26), pero no vamos a entrar aquí en su uso. 7. ÍNDICES La generación de índices en documentos es muy sencilla y se limitará a los títulos que aparezcan en dicho documento. La creación de una Tabla de contenidos (el índice normal de un documento en español) es una pestaña de la ventana (ver Figura 29) que aparece en la opción Insertar -> Índice y tablas (ver Figura 28). Esto supone la creación de hipervínculos internos en el documento, de modo que los índices y tablas de contenidos no se podrán copiar a otros documentos. En caso de hacerlo, al imprimir o volver a abrir los documentos, se regenerarán los hipervínculos y aparecerán todos como Error! Marcador no definido.. 18
Figura 28. Insertar Índice Figura 29. Insertar Tabla de contenidos En el caso de que se realice el documento en diferentes documentos Word, el índice se generará por separado en cada uno de ellos y se copiará a un documento de WordPad (Bloc de notas o similares), que, a su vez, se copiará a un documento Word. Así, en la copia de Word a WordPad no se copiarán los enlaces, sino los números de página, que se copiarán de nuevo al 19
documento Word con el índice final. O bien, se unirán dentro de un mismo documento Word, en secciones diferentes o no, todas las partes del documento y se generará el índice completo. Se puede también realizar un índice general con la creación de un documento maestro en que se vayan añadiendo los documentos parciales, pero eso lo dejaremos para más adelante. 8. REFERENCIAS Dependiendo de la finalidad del documento, el formato de referencia cambiará de modo que puede ser con referencias numeradas por aparición, por autor, con nombres y año, etc. Para cada caso se establecerá el formato adecuado. Lo aconsejable es crear un estilo nuevo (en Formato -> Estilo, Figura 6, la opción Nuevo... ) para las referencias que tenga una sangría francesa (Figura 10) y que disponga de una tabulación izquierda para la primera línea que coincida con el inicio de las líneas secundarias del párrafo. 9. Y MÁS Hay muchas más cosas que se pueden presentar en un documento y que llevan a tratamientos ya específicos en cada caso. En este manual de prácticas recomendables hemos dado una idea de cómo tratar con las opciones más comunes para situar al usuario dónde se encuentran las opciones y menús que versan sobre ello. Así, esperamos que sea un punto de inicio para que el usuario pueda desenvolverse mucho mejor y probar opciones no explicadas aquí cuando se le presenten casos más complejos. 20