BASES DE DATOS Concepto de archivo o fichero. Un Fichero es un conjunto de información almacenado en los periféricos de memoria masiva de datos y que es tratado como una unidad por el sistema operativo. Cada fichero tiene un nombre que indica su dirección (unidad, directorio, subdirectorio, nombre y extensión) y una serie de datos asociados (nombre, tamaño, fecha y hora de creación y actualización, tipo de protección de seguridad (lectura, sistema, oculto, modificado) y un indicador de borrado. Los archivos en esencia se componen de caracteres (bytes) y dependiendo del tipo de archivo que sea y del programa que lo lea adquirirá un significado diferente (texto, bases de datos, sonido, imagen, ejecutables, etc.) Concepto de base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos debidamente organizados y relacionados con un tema. Las bases datos pueden estar compuestas por una o más tablas o archivos que guardan relación entre si. Así por ejemplo en la base de datos de una biblioteca habrá una tabla que contendrá información relativa a los libros, y otra por ejemplo que hará referencia a los préstamos, etc. Las tablas se dividen en registros que corresponderían a las filas de una tabla, y campos que serían las columnas. El conjunto de los distintos campos forman un registro y el conjunto de los distintos registros forman un fichero. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. En Access hay una serie de herramientas u objetos que facilitan enormemente el tratamiento de la información: Las Consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Los Formularios permiten visualizar, introducir y modificar datos mediante unas pantallas diseñadas por el usuario, con o sin ayuda del asistente. Los Informes se utilizan para presentar la información de forma estructurada bien por pantalla o por impresora. 1
Tipos de registros y archivos. Debemos distinguir dos conceptos cuando hablamos de registro: - Registro lógico. - Registro físico. Registro lógico. Es una pequeña unidad de información que almacena información de un mismo elemento (persona, objeto, etc.). Los registros pueden a su vez dividirse en uno o más campos. Normalmente cada campo almacena un dato (calle, estatura, edad, DNI, etc.). Un registro lógico debe tener definido el orden, la longitud (número de caracteres) y el tipo (numérico, alfabético o alfanumérico) de cada campo. Los registros lógicos pueden ser de longitud fija, cuando el número de caracteres de cada campo es fijo, o variable en caso contrario. Registro físico. Es la unidad de información que se transfiere desde un soporte de almacenamiento a otro mediante una sola operación de entrada o salida. Por ejemplo desde la memoria principal a disco o viceversa. El tamaño del registro físico depende de cada dispositivo y no tiene por qué guardar relación alguna con los registros lógicos. Es decir, su longitud puede ser mayor, igual o menor que la de un registro lógico. A los archivos con información de entrada en un proceso, se les llama archivos de entrada; a los que contienen los resultados, archivos de salida; y a los creados por el sistema mientras dura el proceso, archivos temporales. También existen archivos backup o copias de seguridad que se deben obtener periódicamente de aquellos archivos con información importante (algunos programas los crean automáticamente). Operaciones sobre los archivos y registros. Son varias las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo con el fin de crearlos o modificarlos: Crear un archivo. Donde se definen los registros y los campos. Añadir registros. Ej: cuando compramos un nuevo libro para nuestra biblioteca, le abrimos una nueva ficha. Borrar registros. Eliminamos el registro. 2
Modificar registros. Modificamos los datos de uno o varios campos. Clasificar. Los registros se ordenan siguiendo algún criterio. Esta ordenación puede hacerse tomando uno o más campos. Borrar un archivo. Cuando la información contenida en el archivo deja de ser válida por cualquier razón. Fusión. Cuando se unen dos o más archivos para formar uno solo. División. Cuando se obtiene dos o más archivos distintos a partir de uno. Consulta. Consiste en acceder a uno o varios registros para conocer su contenido o ciertas características relativas a todos los registros. Bases de datos relacionales. Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. Como sabemos, las bases de datos pueden estar formadas por una o más tablas. Hay ocasiones en las cuales para no repetir los datos innecesariamente, lo que conllevaría un aumento del espacio utilizado y una ralentización del funcionamiento de la base, se establecen lo que se llama Relaciones entre las tablas. Estas tablas deben cumplir los siguientes requisitos: Que tengan un campo común. Dicho campo debe ser del mismo tipo en todas las tablas relacionadas. Aunque no es imprescindible, conviene que tengan el mismo nombre, tamaño y formato. De esa forma evitaremos muchos problemas. Para crear dichas relaciones, las tablas deben estar previamente creadas. Crear una base de datos. A la hora de diseñar una base datos debemos tener en cuenta: Información que deseamos obtener de nuestra base de datos. Una base de datos contiene todos los datos que se refieren a un determinado tema. Por ejemplo la relación de todos los alumnos de este colegio. Que tablas van a componer nuestra base de datos y que queremos almacenar en cada tabla, como van a ser los distintos tipos de 3
datos y que información deseamos obtener con ese conjunto de datos. Como se van a relacionar las distintas tablas. Una base de datos relacional permite ahorrar mucho espacio, ya que los datos que sean iguales no es preciso guardarlos varias veces. Al estar los elementos que forman la base de datos relacionados, se pueden establecer conexiones entre varios ficheros o tablas con campos comunes, y al mismo tiempo se crea una transferencia de información de unos a otros, lo que hace que los datos estén siempre actualizados. Además debemos tener en cuenta algunos requisitos: Que los datos puedan servir para otras aplicaciones. Que los datos se repitan lo menos posible. Que podamos realizar consultas de diferentes formas. Que tenga un fácil mantenimiento. Que los datos puedan protegerse. Creación de una tabla. Una base da datos requiere disponer de al menos una tabla para poder trabajar, puesto que es donde se guardan los datos. Las tablas se componen de registros (filas), los cuales a su vez están integrados por campos. Los campos de una tablas (columnas) pueden ser de diferentes tipos en función del contenido que van a atener. Los campos que tenemos que definir deben tener un nombre único que los diferencie del resto, y a ser posible debemos procurar que los nombres sean descriptivos del contenido, sobre todo pensando que dentro de una misma base de datos podemos tener varias tablas. Además del nombre los campos deben de ser de un tipo en función del contenido (texto, números, fecha, etc.) y de un tamaño. También es importante que a la hora de guardar la tabla, ésta tenga un nombre significativo que la diferencie del resto de las tablas de nuestra base de datos. Campos: nombre y tipos. Lo importante a la hora de definir un campo es tener claro que deseamos almacenar y como podemos trabajar con ese campo. Los aspectos a tener en cuenta en la definición de un campo son: 1º Nombre del campo. Debe cumplir las siguientes condiciones: La longitud máxima es de 64 caracteres. No puede empezar con espacio en blanco. 4
No puede contener los siguientes caracteres: punto(.), admiración ( ), corchetes ([]), acentos (` ). Dentro de la misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. 2º Tipos de campo. Dependiendo del tipo de datos que vayan a almacenar, los campos pueden ser: Texto. Admite texto o combinación de texto y números (hasta 255 caracteres), siempre que no requieran cálculos. Numérico. Datos numéricos que se deban utilizar para campos matemáticos (pueden ser de 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes). Fecha. Para la inclusión de fecha y hora (valores desde el año 100 al 9999). Sí/No. Campo que solamente puede contener dos valores posibles: Sí/No, Verdadero/Falso. Autonumérico. Secuencia de números que se incrementa automáticamente de uno en uno cada vez que añadimos un registro. Este tipo de campos no se puede actualizar. Moneda. Evita el redondeo que es lo que los diferencia de los numéricos. Pueden tener entre uno y cuatro decimales. Memo. Admite texto y números de gran longitud (admite hasta 65.535 caracteres). Objeto OLE. Para la inclusión de objetos, como imágenes, sonidos o documentos (admite hasta 1 gigabyte). Hipervínculo. Almacena hipervínculos. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo es elegir la opción Insertar -> Hipervínculo. Puede contener hasta 2048 caracteres. Los campos de tipo Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no pueden ser ni formar parte de índices. Clave principal. La clave principal debe ser el campo que identifique de manera inequívoca cada uno de los registros que forman la base de datos, por lo tanto, el contenido del campo debe ser único. La clave principal puede ser definida por nosotros cuando estemos concretando los campos que van a formar un registro, en el proceso de creación de la tabla. Pero también puede ocurrir que no deseemos una clave principal para nuestra tabla. La existencia de una clave principal facilita fundamentalmente dos 5
aspectos en el trabajo con una base de datos: 1. Acelera el proceso de búsqueda de los datos, al tener la certeza de no existir otro igual. 2. Facilita el establecimiento de relaciones entre tablas diferentes. Índices. Un índice es un fichero que ayuda a Microsoft Access a buscar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en varios campos. Los índices basados en varios campos permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor. Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero por el primer campo definido para el índice. Si existen registros que duplican los valores del primer campo, Microsoft Access ordenará a continuación por el segundo campo definido para el índice, y así sucesivamente. Es posible incluir hasta 10 campos en un índice de varios campos. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. 6