Taller de Microsoft PowerPoint 2003-1 -
En esta unidad aprenderemos a: -Identificar las opciones del panel de tareas Nueva presentación. -Manejar las vistas de PowerPoint. -Añadir texto a las diapositivas. -Dar formato al texto introducido. -Alinear el texto introducido. -Administrar la organización de las diversas diapositivas. -Modificar el diseño de las diapositivas. -Guardar de distintos modos la presentación creada. - 2 -
Panel de tareas Nueva presentación. Si no aparece el panel de tareas Nueva Presentación, seleccione el comando Nuevo del menú Archivo. Aparecerá el menú Archivo. Para mostrar el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en el comando Nuevo o presione la tecla N. Como se observa en la siguiente figura al lado de el comando aparece la orden de comandos Ctrl.+U, si desde el teclado se presiona esta combinación de teclas se producirá el mismo resultado. En el panel de tareas Nueva presentación, puede crear una presentación en blanco. También puede crear una presentación a partir de una plantilla de diseño, de una presentación existente o utilizando el Asistente para autocontenido. Para insertar una imagen, seleccione el comando Álbum de fotografías. Al seleccionar el comando Presentación en blanco, aparecerán una presentación en blanco de Microsoft Power Point 2003 y el panel de tareas Diseño de la diapositiva. - 3 -
En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, podrá elegir entre una gran variedad de diseños de diapositiva integrados, tanto para diseños de texto como de objetos. Al seleccionar el comando A partir de una plantilla de diseño, aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva. Aquí, podrá seleccionar un diseño en miniatura que se mostraá en tamaño completo en el panel de diapositivas. Para crear una presentación, seleccione el comando Asistente para autocontenido. El asistente para autocontenido le formulará varias preguntas sobre la finalidad de la presentación. En función de las respuestas, escogerá un diseño para las diapositivas y proporcionará texto genérico. Cuando se crea una presentación nueva a partir de una presentación existente, se utiliza el texto y el formato de la presentación existente. Para hacerlo, seleccione el comando A partir de una presentación existente y busque la presentación correspondiente. A continuación, seleccione el botón Crear nuevo. - 4 -
Pinchando sobre el comando Álbum de fotografías aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá agregar imágenes desde archivos desde dispositivos externos como escáneres o bien desde cámaras digitales a la presentación. También podrá modificar estas imágenes. - 5 -
El área Plantillas proporciona cuatro opciones para crear presentaciones nuevas a partir de plantillas. Una plantilla es un tipo de archivo de PowerPoint que contiene texto, formato y una configuración específicos, entre otros elementos. Se abre una copia de la plantilla como un tipo de archivo de presentación de PowerPoint no guardado y, a continuación, puede modificar y guardar la presentación. Para encontrar una plantilla en línea que se adapte a sus necesidades, escriba una palabra o término en el cuadro Buscar en línea. Esta opción requiere una conexión a Internet. Por ejemplo, si desea buscar una plantilla relacionada con diagramas, en el cuadro Buscar en línea escriba la palabra Diagramas para continuar, haga clic en Ir o presione la tecla Enter. PowerPoint muestra el panel de tareas Resultados de la búsqueda con tres plantillas relacionadas con diagramas. En esta búsqueda, los resultados de diagramas se enumeran desde Microsoft Office Online, un sitio Web creado por Microsoft para proporcionar varias plantillas personales y de empresa. Esta página Web permite examinar varias plantillas y descargar la que desee. Al seleccionar el comando En mi PC, aparecerá el cuadro de diálogo Nueva presentación. Puede escoger entre las fichas General, Plantillas de diseño o Presentaciones para crear la plantilla que desee. Al seleccionar el comando En mis sitios Web, apareceá el cuadro de diálogo Nuevo a partir de Plantillas de mis sitios web. Este cuadro de diálogo muestra los sitios Web existentes actualmente en su equipo o en la red. - 6 -
Vistas de PowerPoint En aplicaciones informáticas, una vista se refiere al modo en que la información aparece en pantalla. En PowerPoint se pueden visualizar las diapositivas de una presentación de cuatro maneras distintas. Si está comprobando una presentación que ha diseñado con PowerPoint. Utiliza las distintas vistas para centrarse en varios aspectos de la presentación como, por ejemplo, asegurarse de que el texto es preciso y los gráficos son adecuados. También podría revisar la consistencia general y el flujo de la presentación. Con PowerPoint puede ver las diapositivas de una presentación individualmente o agrupadas. Puede examinar el formato o centrarse en el texto. PowerPoint también permite seleccionar su vista favorita como predeterminada. Las opciones de presentación disponibles son: Normal, Clasificador de diapositivas, Presentación con diapositivas y página de notas. Para cambiar de vista, puede seleccionar uno de los botones de vista de la barra de desplazamiento horizontal de la esquina inferior izquierda de la pantalla o elegir una opción del menú Ver. La vista Normal tiente tres áreas de trabajo. A la izquierda, la ficha Diapositivas muestra las diapositivas como una serie de miniaturas. Las miniaturas le facilitan el desplazamiento por la presentación. También puede reorganizar, agregar o eliminar diapositivas. La ficha Esquema muestra el texto - 7 -
de cada diapositiva de la presentación. Esta es la apariencia de la ficha Diapositivas. Para ajustar el tamaño de los distintos paneles de la vista Normal, arrastre los bordes. Si sólo desea ver la diapositiva que está editando, puede cerrar llas fichas Esquema y Diapositivas seleccionando el botón Cerrar en la esquina superior derecha. A la derecha de las fichas Esquema y Diapositivas, el panel Diapositivas muestra una vista ampliada de la diapositiva actual que permite agregar o editar texto, imágenes, tablas y gráficos. También puede insertar dibujos, cuadros de texto, películas, sonidos, hipervínculos y animaciones. Debajo del panel Diapositivas, se encuentra el panel Notas donde puede escribir notas de las diapositivas. Puede imprimir estas notas y consultarlas durante la presentación. - 8 -
La vista Clasificador de diapositivas muestra varias diapositivas a la vez. El Clasificador de diapositivas le ofrece una imagen global de la presentación que facilita la reorganización, adición o eliminación de diapositivas, así como la vista previa de los efectos de transición y animación. Para ver más o menos diapositivas, visualice la lista Zoom y seleccione un porcentaje adecuado. La vista Presentación con diapositivas muestra una única diapositiva que ocupa toda la pantalla del equipo. Esta vista representa un buen ensayo general para la presentación ya que permite visualizar el efecto final de los gráficos, intervalos, películas, elementos animados y efectos de transición de la presentación actual. Para salir de la vista Presentación con diapositivas, presione la tecla Esc. La vista Página de notas muestra un esquema de la diapositiva y un área para crear notas de la diapositiva. Es ideal para anotar ideas, planificar cómo desea presentarlas y recolocar los marcadores de posición de texto y diapositiva. - 9 -
Ejercicio.- Practicar la correlación entre las vistas y las descripciones. A Normal Muestra varias diapositivas a la vez para ofrecer una imagen global de la presentación B Página de notas Muestra una única diapositiva que ocupa toda la pantalla C Clasificador de Muestra un esquema de la diapositiva y un Diapositivas área para crear notas de la diapositiva D Presentación con Muestra un esquema de las diapositivas en diapositivas miniatura y una vista ampliada de la diapositiva actual Adición de texto a diapositivas PowerPoint proporciona distintos métodos para agregar texto a diapositivas. Estos métodos le ayudan a crear una presentación eficaz y excepcional. Puede escribir títulos, subtítulos y texto principal en marcadores de posición de texto de las diapositivas. Para agregar texto a una diapositiva, cree una presentación en blanco desde el comando Nuevo del menú archivo si aún no tiene abierta ninguna, seleccione el marcador de posición de texto y empiece a escribir. Puede utilizar un cuadro de texto para colocar texto en el lugar que desee de la diapositiva, incluso fuera de un marcador de posición de texto. Para agregar texto con la herramienta Cuadro de texto, seleccione - 10 -
Cuadro de texto en el menú Dibujo. Para colocar el cuadro de texto en la diapositiva, haga clic en el área de la diapositiva donde desea ubicarlo y arrástrelo hasta que adquiera el tamaño deseado. Puede modificar el tamaño del cuadro de texto, moverlo o girarlo. Las autoformas son formas predefinidas que ofrecen alternativas fáciles que puede utilizar en las presentaciones. Las autoformas están organizadas en varias categorías: Líneas, Conectores, Formas básicas, Flechas de Bloque, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas, Llamadas y Botones de acción. Esta función sólo está disponible en la barra de herramientas Dibujo. También se puede acceder a este menú con las teclas Alt+U. Para insertar una forma, seleccione primero una categoría y, a continuación, la forma que desee. Al escribir un texto dentro de autoformas, el texto se adjuntará a la forma y se moverá o girará con ésta. Para acceder al comando Autoformas desde el menú Insertar, seleccione el menú Insertar y sitúe el puntero del Mouse en Imagen. En el menú Imagen, seleccione Autoformas. Aparecerá un cuadro de herramientas Autoformas en la que podrá seleccionar la categoría e insertarla en la diapositiva. Puede usar WordArt para conseguir efectos de texto sofisticados. Puede expandir, contraer, curvar y girar WordArt. También se puede transformar en formato 3D o vertical. Para utilizar WordArt seleccione el botón Insertar WordArt de la barra de herramientas Dibujo o bien haga clic en el menú Insertar y elija la opción de WordArt del submenú Imagen. - 11 -
PowerPoint también permite eliminar texto de un cuadro de texto. Para borrar texto, seleccione el texto y presione la tecla Supr. La tecla Retroceso también se puede utilizar para borrar texto no seleccionado. Borrará un carácter cada vez, situado a la izquierda de la posición del puntero. Otra forma de borrar texto de un cuadro de texto es seleccionando el texto que desea borrar y a continuación, seleccione el comando Borrar del menú Edición. Se borrará el texto seleccionado. Existe otra forma de seleccionar texto si tener que utilizar el ratón. Primero situamos el cursor en la posición inicial del texto a seleccionar - 12 -
y manteniendo pulsada la tecla Shift nos movemos por el texto con las teclas que contienen flechas. Modificación del formato de texto Dar formato al texto permite mejorar el aspecto de una diapositiva. PowerPoint ofrece varias opciones para dar formato a diapositivas con la ayuda de las herramientas de formato. Con estas herramientas puede cambiar la fuente, el tamaño, el estilo y el color del texto. Se puede dar formato al texto utilizando el cuadro de diálogo Fuente. Para dar formato al texto que aparece seleccionado, haga clic en el menú Formato o presione las teclas Alt+F. En el cuadro de diálogo Fuente, dispone de opciones para modificar la fuente, el estilo, tamaño y efectos de la fuente y el color del texto. Por ejemplo, la fuente actual es Arial. Para cambiar la fuente a Arial Black, en el cuadro de diálogo Fuente haga clic en Arial Black o presione la tecla Flecha abajo. Puede utilizar varios estilos como, por ejemplo, Normal, Negrita, Cursiva o Negrita Cursiva para el texto seleccionado utilizando el cuadro Estilo de fuente. También puede aumentar o disminuir el tamaño de fuente seleccionando el tamaño deseado en el cuadro tamaño. Existen efectos que se pueden incluir - 13 -
en el texto estos se seleccionan desde el área Efectos. Estos son: Subrayado, Sombra, relieve, Superíndice y Subíndice. Para agregar el efecto subrayado al título, seleccione la casilla de verificación Subrayado o presione las teclas Alt+S. Para cambiar el color del texto seleccione la lista Color y elija entre los ocho colores de la lista de plantillas. También puede seleccionar el comando Más colores para elegir entre una mayor variedad de colores estándar o personalizados. Puede obtener una vista previa de los cambios sin cerrar el cuadro de diálogo Fuente haciendo clic en el botón Vista previa. También puede aplicar automáticamente las opciones seleccionadas a objetos nuevos seleccionando la casilla de verificación Predeterminado para objetos nuevos. Para ver los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Fuente, seleccione Aceptar o presione la tecla Enter. El cuadro de diálogo Fuente posee todas las opciones para dar formato a caracteres. También puede dar formato a caracteres con la barra de herramientas Formato. Incluye la mayoría de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Fuente. Alineación de texto Es posible que sea necesario alinear el texto y los números de una diapositiva de un modo distinto al ajuste predeterminado de alineación centrada. Por ejemplo si queremos indicar una suma, los números se alinearían a la derecha, en - 14 -
cambio si se trata de completar los títulos de las columnas tienen mejor aspecto si están centrados. Para cambiar el alineado del texto de una diapositiva, seleccione el texto; a continuación, seleccione el menú Formato y sitúe el puntero del Mouse en Alineación. En el menú Alineación, seleccione uno de los cuatro comandos de alineación: Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha o Justificar para cambiar la alineación del texto seleccionado. Para alinear el texto seleccionado, puede utilizar los métodos abreviados de teclado. Puede alinear el texto seleccionado a la izquierda presionando la teclas Ctrl.+Q, a la derecha con Ctrl.+D, centrado con la combinación Ctrl.+T o bien justificado presionando Ctrl.+J. Administración de diapositivas PowerPoint permite agregar, suprimir, reorganizar y ocultar diapositivas de una presentación en las vistas Normal y Clasificador de diapositivas. Supongamos que desea agregar una diapositiva a la presentación en la vista Normal. Puede hacerlo utilizando el comando Nueva diapositiva en el menú Insertar. Al utilizar este método, la diapositiva tendrá el aspecto de la diapositiva anterior. Para evitarlo, puede modificar el diseño de la diapositiva en el menú Formato. Existe otro método para realizar la misma acción apretando las teclas Alt+I y a continuación presionar la tecla u. También como se observa se puede utilizar la combinación Ctrl.+M. Para eliminar una o más diapositivas de la presentación, debe seleccionarlas. Para seleccionar un grupo de diapositivas adyacentes, seleccione la primera, presione Mayús y, a continuación, seleccione la última. Para seleccionar un grupo de diapositivas aleatorias, presione ctrl. Y, a - 15 -
continuación, seleccione cada diapositiva. Se pueden borrar las diapositivas seleccionadas seleccionando el comando Eliminar del menú Edición con el ratón. También accediendo a este con las teclas Alt+E para a continuación apretar Enter cuando nos situemos sobre el botón Eliminar diapositivas con las teclas flecha arriba flecha abajo. O bien presionando la tecla L una vez que el menú Edición este seleccionado. Otra alternativa para eliminar las diapositivas seleccionadas es apretando la tecla Supr. Para reorganizar diapositivas en las fichas Esquemas y Diapositivas de la vista Normal, seleccione la diapositiva y arrástrela hasta la nueva ubicación. También puede utilizar las herramientas Cortar y Pegar de la barra de herramientas para reposicionarla. A diferencia de la ficha Esquema, en la ficha Diapositivas puede reposicionar una o más diapositivas adyacentes. Una alternativa para eliminar una diapositiva es ocultarla. Al ocultar una diapositiva, ésta no aparecerá en la presentación. No obstante, puede mostrarla si lo desea. Para ocultar diapositivas, seleccione una o más diapositivas, muestre el menú Presentación y seleccione Ocultar diapositiva. Puede hacer que aparezca una diapositiva oculta utilizando el mismo procedimiento. Puede ver varias diapositivas a la vez reduciendo el valor del prcentaje del cuadro Zoom. Esto le permitirá seleccionar una o más diapositivas y reorganizarlas rápidamente en la presentación. La vista Clasificador de diapositivas también proporciona el botón Ocultar para ocultar una o varias diapositivas más fácilmente. - 16 -
Modificación de diseño de diapositiva PowerPoint proporciona varios diseños de diapositiva con formato previo que puede aplicar a las diapositivas. Para modificar el diseño de una diapositiva, seleccione la diapositiva o diapositivas que desea modificar. A continuación, abra el menú Formato y seleccione el comando Diseño de la diapositiva. Almacenamiento de presentación En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, elija un diseño para que aparezca el menú correspondiente. Finalmente, seleccione el comando Aplicar a las diapositivas seleccionadas. PowerPoint ofrece varias opciones para guardar presentaciones. Una vez creada la presentación, deberá guardarla en alguno de los formatos que PowerPoint permite. Para guardar la presentación, utilice el comando Guardar como del menú Archivo. Para abrir el menú Archivo, haga clic en el menú Archivo o presione las teclas Alt+A. Para abrir el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Guardar como o presione U. En el cuadro de diálogo Guardar como, puede crear y utilizar carpetas para almacenar presentaciones. Las diapositivas - 17 -
de las presentaciones se pueden guardar en carpetas diferentes y con nombres de archivo diferentes. Para crear una carpeta nueva seleccione el botón Crear nueva carpeta, introduzca un nombre de carpeta en el cuadro de diálogo Nueva carpeta y a continuación seleccione Aceptar. Para guardar la presentación como una presentación.ppt haga clic en guardar después de haber seleccionado una ubicación y un nombre para la presentación. El formato de archivo predeterminado de PowerPoint es Presentación. Las dos opciones de Página Web utilizan el formato de archivo HTML (lenguaje de marcado de hipertexto) que permite abrir una presentación desde un navegador. Pude también guardar la presentación con una de las dos versiones anteriores de PowerPoint. También puede guardar una presentación para su posterior revisión. Plantilla de diseño guarda una presentación como una plantilla que se puede utilizar para crear futuras presentaciones con un aspecto parecido. Presentación de PowerPoint se utiliza para guardar una presentación que siempre se abrirá como una presentación con diapositivas. Complemento de PowerPoint guarda la presentación como un programa que incrementa las posibilidades de PowerPoint. Los formatos GIF, de intercambio de gráficos, JPEG, de intercambio de archivos, y PNG, de gráficos de red portátiles, se utilizan para guardar una o más diapositivas como gráficos individuales de uso en páginas web. Los formatos TIFF, de mapa de bits independiente del dispositivo, de metarchivo de Windows y de metarchivo mejorado de Windows se utilizan para guardar una o más diapositivas como gráficos individuales. - 18 -
Esquema con formato RTF guarda una presentación como un esquema de texto de diapositiva en formato de texto enriquecido (RTF). Supongamos que desea guardar una presentación como un tipo de archivo Página Web para que cualquier persona pueda verla con un explorador Web. Para guardarla se seleccionará esta opción y se presionará Guardar o bien Alt+G. Una forma mas breve de guardar la presentación si esta ya dispone de una ubicación y ya ha sido guardada alguna vez es haciendo clic en el botón Guardar del menú archivo o bien con la combinación Ctrl.+G. - 19 -
Ejercicios 1. Crear una nueva presentación, añadir una diapositiva, e introducir en el marcador de posición del título, el nombre y los apellidos del alumno. 2. Añadir a la presentación una diapositiva con el mismo contenido que la anterior pero ahora con el texto en formato WordArt. 3. Añadir otra diapositiva en la que se muestre un resumen de los estudios del alumno así como la procedencia y algún otro dato de interés y distribuir el texto en dos columnas. El título para esta diapositiva será Mi presentación. 4. Visualizar todas las diapositivas y cambiar la última por la primera. 5. Ocultar la diapositiva que contiene el título sin formato alguno y visualizar la presentación como una presentación de diapositivas. 6. Aplicar un diseño a las diapositivas 1 y 3 y otro diferente a la diapositiva 2. 7. Guardar la presentación en vuestro espacio de disco W: - 20 -