MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EGRESOS SISTEMA DE INFORMACION 05/08/2014 - ADMINISTRACIÓN
Página 1 de 6 COMPROBANTE DE EGRESO Un egreso es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artículo o por un servicio. El módulo de tesorería es el encargado de gestionar los pagos, tanto los efectuados por los clientes (Recibo de Caja), como los efectuados por la empresa a sus proveedores (Egresos). Este módulo requiere de que todo documento de pago debe de estar causado con anterioridad como una cuenta por pagar, esto se debe realizar por: Movimiento / cartera / cuentas por cobrar / por pagar y Auxiliar Contable. (Referencia al sistema de Información). Permite causar varios documentos y cada uno de ellos hay que efectuarle su respectivo registro de pago. Para efectos de la programación de pagos, la empresa toma como base la cartera por pagar, se separan las obligaciones vencidas, se evalúan y según flujo de caja se determina cuales obligaciones se cancelan, este proceso se realiza por parte del departamento de cartera, control interno y la gerencia general. Observaciones Las normas contables requieren que los gastos (egresos), se contabilicen siguiendo el criterio de Devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre el hecho económico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o de su formalización mediante un contrato o cualquier otro documento. INDICE PROLOGO 1.0 Prologo 2.0 Objetivos 3.0 Responsables 4.0 Procedimientos 5.0 Formularios 6.0 Diagrama de flujos Este documento trata de determinar el procedimiento a seguir para el procedimiento, contiene una secuencia lógica y determinante en el aseguramiento de la calidad y de la efectividad del procedimiento, este procedimiento es propio del área administrativa es de su total incumbencia la aplicación, revisión y actualización del mismo.
Página 2 de 6 OBJETIVOS RESPONSABLES Mantener un control permanente de las operaciones concernientes a los comprobantes de egresos. Son responsables de la ejecución y control del procedimiento los jefes de área como responsables directos, los auxiliares como aplicadores del procedimiento, el departamento administrativo como gestor y controlador del procedimiento y la gerencia como garante del cumplimiento del mismo. PROCEDIMIENTO RELACIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO 1 Verificación de causación de cuenta por pagar Auxiliar de contabilidad Departamento De Verificar que el documento a cancelar al proveedor, este causado en el módulo de cuentas por cobrar-cuentas por pagar, para poder realizar el egreso. Referencias al Sistema de Información. Movimiento/cartera/cuentas por cobrar/por pagar Ctrl + M Por el módulo de recibos de almacén, se ingresan las compras de los proveedores, cuando se digita la factura y se guarda, esta crea el asiento contable directamente en cartera. 2 Realización del egreso Auxiliar de contabilidad Departamento De Por el módulo de tesorería movimiento, según parámetros de manejo del módulo, se ingresa toda la información necesaria para el pago o cuenta por pagar, (en la parte inferior se explica el paso a paso del módulo). Referencias al Sistema de Información. Movimiento/tesorería/movimiento - Ctrl + P 3 Impresión del recibo/cheque Auxiliar de contabilidad Departamento De En el módulo de tesorería; en el botón de relación de documentos, se debe imprimir el recibo-cheque en original y copia, la copia la debe firmar el proveedor para el departamento de contabilidad y el original es para el proveedor. Referencias al Sistema de Información. Movimientos / tesorería / Impresión de Cheques (Rango o individual) o directamente del botón de impresión del formulario. 4 Firma y Aceptación Gerencia General Administración Después de elaborados los cheques estos pasan a la gerencia general la cual revisa y firma para entrega al proveedor.
Página 3 de 6 5 Entrega Tesorería Departamento De Este es el último paso, y es la entrega física del cheque al proveedor, esta acción se realiza los días viernes de cada semana, el proveedor debe de llamar y confirmar el pago. FORMULARIOS IMPRESOS RESUMEN DE CUENTAS POR PAGAR
Página 4 de 6 CHEQUE RELACIÓN DE PAGO
Página 5 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO GLOSARIO DOCUMENTO REFERENCIA TERCERO CUENTA PROVEEDOR Número de los documentos que se está pagando. Proveedor. Código de la cuenta contable. Persona o empresa que provee de insumos o servicios a un tercero.