Instituto Nacional de Tecnología Industrial Centro de Desarrollo e Investigación en Física y Metrología Procedimiento General: 05 Procedimiento para la elaboración y gestión de los Certificados de calibración/medición e informes de ensayo/verificación. Revisión: Enero 2016 Este documento se ha elaborado con recursos del Instituto Nacional de Tecnología Industrial. Sólo se permite su reproducción sin fines de lucro y haciendo referencia a la fuente.
PG05 Lista de enmiendas: Enero 2016 ENMIENDA DESCARTAR INSERTAR RECIBIDO Nº FECHA CAPÍTULO PÁGINA PÁRRAFO CAPÍTULO PÁGINA PÁRRAFO FIRMA 1 de 1
PG05 Índice: Enero 2016 NOMBRE DEL CAPÍTULO REVISIÓN Página titular Enero 2016 Lista de enmiendas Enero 2016 Índice Enero 2016 Procedimiento para la elaboración y gestión de los Certificados de calibración/medición e informes de Enero 2016 ensayo/verificación. Apéndice 1 Enero 2016 Apéndice 2 Enero 2016
PG05: Enero 2016 1. Objetivo Este documento establece los contenidos y criterios para la elaboración de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación emitidos por el INTI - Física y Metrología y sistematizar las actividades para la gestión de los mismos. 2. Alcance Se aplica a todos los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación que emite el INTI - Física y Metrología. 3. Definiciones y Abreviaturas Son las consignadas en el capítulo 2 del MC, norma IRAM 301, el vocabulario VIM (guía IRAM 32) y el vocabulario de Metrología Legal Términos Fundamentales. 4. Referencias Norma IRAM 301. Instrucción de Proceso del SIG-INTI Emisión de informes de ensayo o informes técnicos IP06MG y Emisión de Certificados de calibración/medición IP07MG. 5. Responsabilidades Son responsables de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento el personal técnico, personal de la secretaría administrativa, coordinadores de UT y Director Técnico involucrados en la emisión y firma de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. a) Personal técnico de los laboratorios Es su responsabilidad: Confeccionar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación de acuerdo al presente procedimiento, con las pautas documentadas en su poder y con lo establecido en el capítulo 9 del MC. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. Firmar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación, dando fe de los resultados consignados. Archivar y mantener los registros de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación (emergentes de calibraciones externas e internas y de los emitidos para usuarios) y la documentación asociada (ver capítulo 11 del MC). b) Coordinadores y jefes de laboratorio de UT Es su responsabilidad: Cumplimentar lo establecido en el capítulo 9 del MC. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. Verificar la adecuada confección del informe/certificado. Firmar los informes/certificados dando fe de que las actividades de calibración/medición/verifi-cación/ensayo se desarrollan de acuerdo a lo definido en el MC y PC correspondiente. Verificar que se archivan y registran los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación y la documentación asociada. Mantener los registros que le competen y están establecidos en el capítulo 11 del MC. Garantizar que se verifiquen cálculos y transcripción de datos con un criterio de muestreo al menos del 20% dejando constancia de ello en los documentos pertinentes (planillas de medición, hojas de cálculos, impresos, etc.). 1 de 5
PG05: Enero 2016 c) Personal de la Secretaría Administrativa Es su responsabilidad: Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación Comunicarse con el usuario para acordar la entrega de los certificados. Guardar una copia digital en el servidor de calidad. d) Director Técnico 6. Instrucciones Es su responsabilidad: Cumplimentar lo establecido en el capítulo 9 del MC. Supervisar el trabajo de gestión de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. Verificar la adecuada confección del informe/certificado. Firmar los certificados de calibración/medición, los informes de ensayo e informes de verificación en ausencia de los Coordinadores de UT. Consideraciones generales Para todo servicio de calibración/medición/verificación/ensayo dentro del campo de actividades indicado en los PC, el INTI - Física y Metrología emite Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación. El personal del laboratorio que ha realizado una calibración/medición/verificación o ensayo, confecciona el certificado según los modelos que se encuentran en el servidor calidad. La presentación adoptada para los informes de ensayo/técnicos se indica en los archivos que están disponibles en el servidor calidad y se realizan en las hojas pre-impresas con logotipos institucionales. Tanto para Informes de ensayo/técnico como para Certificados de calibración/medición se indica en el encabezado, en el margen derecho y se repite en todas las lo siguiente según corresponda: AAA N xxx- XXXX Tipo AAA: OT, SOT, RUT o id definida en cada SG para las mediciones realizadas entre distintas UT del mismo centro. xxx- XXXX: n de OT, SOT, RUT u otra id. Ejemplo: 102-1528; 106-2569; 105-5689, etc. Tipo: Único o Parcial x de y o Parcial y y final según corresponda. Ejemplo: OT N 102-15488 Parcial 1 de 4 RUT N 102-3049 Parcial 1 de 4 Para Órdenes de trabajo Internas: OTI UT EJECUTORA Nº # # # # - Tipo Por ejemplo si la UT ejecutora fue Mecánica OTI-MECÁNICA-N XXX 2 de 5
PG05: Enero 2016 Para calibraciones internas propias de cada UT: PCXX Nº # # # # - Tipo Corresponde a la sigla de cada Plan de Calidad, Por ejemplo para el Plan de Calidad Mecánica PCM N XX En la última página donde finaliza el informe / certificado se cruza una línea horizontal y se indica la leyenda Fin de informe / certificado debajo de la misma. Tanto para Informes de ensayo/técnico como para Certificados de calibración/medición se indica en el campo solicitante lo siguiente según corresponda: Cuando el solicitante sea directo: Nombre del solicitante Dirección del solicitante: Calle y N, localidad, provincia, país. Código Postal (opcional) Cuando el solicitante sea un intermediario externo indicar: Nombre y dirección del solicitante, para: Nombre y dirección del usuario Cuando el solicitante sea otro CI como intermediario indicar: Nombre del centro y N de OT, para: Nombre y dirección del usuario Los informes o certificados incluyen, como mínimo: a) Ubicación y/o sitio donde la calibración/medición/verificación/ensayo fue realizada, cuando es distinta a la del INTI - Física y Metrología. b) Fecha de recepción del objeto a verificar/calibrar/ensayar, cuando ésta es relevante para la validez y aplicación de los resultados. c) Fecha o período de calibración del objeto a verificar/calibrar/ensayar En el formato Día/mes/año, en el caso de un período de calibración se puede indicar desde, hasta o el último día del período de calibración. d) Metodología empleada, como se indica en la continuación de página, que es donde se hace referencia a la norma aplicada, especificación, manual del fabricante, documento normativo, etc., o una breve descripción no ambigua del método no normalizado utilizado, cuya documentación está disponible. e) Para las calibraciones/mediciones cuyo alcance esté comprendido por la evaluación de pares se consignará la identificación del procedimiento específico. Nota 3: si se hace referencia a una norma, especificación o reglamento, se trata de la última edición, lo cual es también consignado Nota 4: cuando se trata de un documento normativo, esta circunstancia es acordada con el usuario, consignándose también la edición. f) Cualquier divergencia, adición o exclusión del método de calibración/medición/verificación/ensayo y cualquier otra información importante para una determinada calibración/ensayo. g) Cuando es relevante para la validez y aplicación de los resultados, las condiciones (por ejemplo ambientales) bajo las cuales fueron hechas las calibraciones/verificaciones/ensayos, generalmente consignadas en observaciones. h) La referencia a los procedimientos de muestreo utilizados, cuando éstos son pertinentes para la validez o aplicación de los resultados. 3 de 5
PG05: Enero 2016 i) Resultados de la calibración/medición/verificación/ensayo obtenidos sustentados, cuando corresponda, por tablas (en forma numérica), gráficos, dibujos y fotografías, expresados en unidades del SIMELA (Sistema Métrico Legal Argentino) o en aquellas por éste aceptadas. Nota 5: en el caso de instrumentos graduados ó que utilizan unidades diferentes a las del SIMELA, se adopta el siguiente criterio: indicación del instrumento expresada en los dos sistemas, consignando los factores de conversión adoptados. j) La incertidumbre de medición se expresa en las mismas unidades del resultado de la medición o en valores relativos, indicando asimismo el nivel de confianza. Cada vez que, en certificados de calibración/medición o informes de ensayo se expresen incertidumbres de medición, se agrega la siguiente declaración del nivel de confianza: La incertidumbre de medición expandida informada fue calculada multiplicando la incertidumbre estándar combinada por un factor de cubrimiento k=2, lo que corresponde a un nivel aproximado de confianza del 95% bajo distribución normal. Cuando el número de grados de libertad con que fue estimada la incertidumbre combinada no haya sido suficientemente grande, la frase anterior es remplazada por la siguiente: La incertidumbre de medición expandida informada fue calculada multiplicando la incertidumbre estándar combinada por un factor de cubrimiento k=xxxx, lo que corresponde a un nivel aproximado de confianza del 95% bajo distribución t con xxxx grados de libertad. Copia de los informes de ensayo/técnicos y los certificados de calibración/medición Cuando durante la etapa de revisión de pedidos, ofertas y contratos se acuerde la necesidad de emitir n cantidad de copias de un mismo informe/certificado en original, los informes/certificados contendrán la leyenda: Se emiten n ejemplares de igual tenor. En caso que el usuario solicite una copia en forma posterior a la emisión del informe/certificado, se realizará una copia del informe /certificado y se le colocará sello o leyenda similar en todas las hojas que indique lo siguiente: Copia Fiel, Función, Firma y Aclaración de la persona que autoriza la copia y fecha en la se produce la misma. La Función responsable de autorizar las copias será la UT Calidad. Modificación a los informes de ensayo/técnicos y los certificados de calibración/medición Siempre es necesario emitir un nuevo documento para realizar modificaciones en los informes / certificados ya emitidos. Se recomienda reemplazar el informe de ensayo o certificado de calibración en forma completa, incluyendo la palabra Reemplazo en el título del informe e incorporar la siguiente leyenda: El presente informe/certificado anula y reemplaza en su totalidad al informe AAA N -xxx XXXX Tipo de fecha dd/mm/aaaa, según se indica en los modelos que se encuentran en el servidor calidad. En caso excepcional, cuando no sea conveniente reemplazar el informe de ensayo o certificado de calibración en forma completa, por ejemplo por ser demasiado extenso, se podrá generar un nuevo documento que incluya en el título la palabra Suplemento y en el cuerpo indique claramente el punto o capítulo completo, con la siguiente leyenda: 4 de 5
PG05: Enero 2016 El presente informe/certificado reemplaza a todos sus efectos y/o amplia el texto del punto o capítulo N xx del informe AAA N -xxx XXXX Tipo de fecha dd/mm/aaaa, según se indica en los modelos. En ambos casos se debe indicar la fecha de este nuevo documento y hacer firmar al usuario una constancia de retiro del nuevo informe/certificado, de modo similar a la que figura en la Orden de Trabajo. Detección posterior de irregularidades durante la calibración/medición/verificación/ ensayo Ante cualquier anomalía encontrada durante la realización de la calibración/medición/verificación/ ensayo, como por ejemplo la detección posterior de equipos no calibrados o defectuosos o de calibraciones/mediciones/verificaciones/ensayos que arrojen dudas sobre la validez de los resultados informados, el personal técnico interviniente completa la "Planilla de no conformidades" de acuerdo al PG02 Reclamos de usuarios, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, y el Coordinador de la UT avisa inmediatamente al usuario, por escrito, sobre la anormalidad. Confidencialidad de los certificados e informes El personal del INTI - Física y Metrología está obligado a preservar la confidencialidad tanto en la presentación o no de la solicitud del usuario y la documentación asociada, como los resultados de las calibraciones/mediciones/verificaciones/ensayos ejecutados (ver capítulo 11). A los efectos de satisfacer este aspecto se transmiten resultados por fax solamente a personas y números autorizados expresamente por los usuarios. Asimismo, otros medios electrónicos pueden ser utilizados, en cuyo caso, el usuario deberá autorizarlo indicando direcciones de correo electrónico y personas de contacto. A tal efecto los usuarios llenan la planilla de "Autorización para envío de resultados por fax/mail (Formulario PG05/2). Casos especiales En caso de ser necesario realizar ajustes en los equipos objeto de calibración/medición/ verificación/ensayo, estos son formalmente autorizados por el usuario. En este caso se realizan calibraciones antes y después del ajuste. Los resultados de ambas calibraciones se informan en el mismo certificado de calibración/medición o informe de ensayo. El informe/certificado, en este caso, contiene una breve descripción del ajuste realizado. Excepcionalmente, el INTI - Física y Metrología emitirá dos ejemplares originales de un mismo informe/certificado cuando el usuario lo solicite, indicando sus razones. En este caso se consigna en observaciones el texto siguiente "A solicitud del usuario se emiten dos ejemplares del presente informe/certificado de un mismo tenor y a un solo efecto". 7. Apéndices y anexos Toda la documentación relativa a la emisión de certificados se puede encontrar en la Intranet de INTI Sistema Integral de Gestión INTI (SIG-INTI) IP06MG e IP07MG. Nº APÉNDICE CODIFICACIÓN TÍTULO 1 PG05/1 Registro de firmas autorizadas 3 PG05/2 Autorización de envío de resultados por e-mail 5 de 5
PG05 Apéndice 1: Enero 2016 Registro de Firmas Autorizadas 1 de 1
PG05 Apéndice 2: Enero 2016 Autorización de envío de resultados por e-mail 1 de 1