Secretaría de ACTUALIZACIÓN DEL SITIO DE TRANSPARENCIA DE LA UAEM SISTEMA ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS MANUAL DE USUARIOS RECTORÍA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES SECRETARÍA DE RECTORÍA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA
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Secretaría de Manual Sistema Administrador de Archivos (organismos académicos, administración central, planteles de escuelas preparatorias, centros universitarios, unidades académicas profesionales) En este manual se tomará de ejemplo al usuario Dirección de Recursos Financieros El usuario puede 1. Crear directorios (disponible sólo para algunos usuarios) 2. Subir o actualizar documentos 1.- Crear directorios (disponible sólo para algunos usuarios) Ejemplo para crear un subdirectorio en Organigramas dentro de la Dirección de Recursos Financieros a) Seleccionar del menú principal la opción Administrar Archivos b) Abrir en el árbol el directorio Organigramas c) Seleccionar el subdirectorio Dirección de Recursos Financieros d) Verificar si el directorio seleccionado es correcto. e) Elegir del menú la opción Nuevo Directorio f) Se abrirá la ventana Crear Directorios Seleccionar la posición donde se creará el directorio Ingresar el nombre del directorio (sólo caracteres alfanuméricos) Verificar que no exista el nombre en el directorio seleccionado, si existe no se puede crear nuevamente Elegir la opción título o carpeta Todos los datos son obligatorios para crear el directorio g) Verificar los datos del directorio, si los datos son correctos dar clic en el botón Crear Directorio
Secretaría de Como ejemplo se creará un subdirectorio en la primera posición con el nombre Organigrama 2010 h) Si se crea correctamente el directorio es necesario actualizar el árbol de directorios dando clic en la imagen recargar página Ahora se pueden crear subdirectorios, subir y/o actualizar documentos en el directorio Organigrama 2010. 2.- Subir o actualizar documentos Ejemplo: Para subir el documento Organigrama_del_2010.doc en el directorio Organigrama 2010 a) Verificar que el archivo a subir no esté dañado y la información sea correcta b) Renombrar el documento por Organigrama_del_2010.doc Sólo caracteres alfanuméricos (El nombre del documento sin acentos ni espacios en blanco) c) Seleccionar del árbol el directorio Organigrama 2010 d) Verificar si el directorio seleccionado es correcto e) Elegir del menú la opción Subir / Actualizar Documentos
Secretaría de f) Se abrirá la ventana Subir / Actualizar Documentos Únicamente se pueden subir documentos DOC Clic en el botón Agregar (se pueden agregar como máximo cinco documentos) Buscar el documento Organigrama_del_2010.doc en la PC o medio extraíble Seleccionar el documento Clic en el botón Abrir para cargar el archivo
Secretaría de Para subir el documento dar clic en el botón Subir Para eliminar de la lista el documento dar clic en la imagen Remover Si se subió correctamente el documento cerrar la ventana Subir / Actualizar Documentos El documento no se visualizará en el directorio Organigrama 2010 hasta que sea validado por la Al cerrar la ventana Subir / Actualizar Documentos se mostrará un mensaje de información
Secretaría de Notas: El sistema es administrado por la ; sólo si la información es correcta, el documento se publicará en el directorio Organigrama 2010 en formato PDF Se notificará al usuario vía correo electrónico si el documento se ha publicado en el Sitio de Transparencia o, si contiene errores, para que sea sustituido Para actualizar documentos es el mismo procedimiento sólo que debe tener el mismo nombre el documento, en este caso Organigrama_del_2010.doc Únicamente se pueden subir o actualizar documentos en formato DOC. Para pasar un archivo DOCX a formato DOC 1. Abrir el documento con Microsoft Office Word 2007 2. Clic en el Botón de Office 3. Seleccionar la opción Guardar Como 4. Clic en la opción Documento de Word 97-2003
Secretaría de 5. En la opción Guardar como tipo: seleccionar Documento de Word 97 2003 (*.doc) 6. Clic en el botón Guardar Consideraciones: 1. El sistema opera en un ambiente Web, esto permite trabajar desde diferentes sitios que tengan acceso a Internet 2. Las claves de acceso al sistema son individuales y de configuración independiente. No las difunda Dudas, comentarios y/o sugerencias: Nombre Cargo Teléfono Correo Electrónico Lic. en T. Irma Yolanda Cortés Soto Directora 2-13-10-86 2-14-30-55 iycortess@uaemex.mx M.V.Z. Perla Pichardo Rodríguez P. Lic. en D. Rodolfo Villuendas Cienfuegos Departamento de Vinculación con Dependencias Universitarias Jefe de Departamento de Control y Seguimiento del Sistema de Información 2-13-10-86 2-14-30-55 2-13-10-86 2-14-30-55 ppichardor@uaemex.mx rvilluendasc@uaemex.mx