Manual de Microsoft Office365

Transcripción

1 2014 Manual de Microsoft Office365 ELABORADO POR: Jorge Medina Avelino

2 INDICE 1 PLATAFORMA OFFICE Índice 1.2 Introducción 2 INGRESO A LA PLATAFORMA 2.1 Ingreso 3 SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO OUTLOOK WEB 3.1 Envió de correo electrónico. 3.2 Creación de Contactos 3.3 Creación de Grupos 3.4 Cambio de Contraseña 3.5 Datos del Perfil 4 SERVICIO DE DISCO DURO VIRTUAL - SKYDRIVE 4.1 Ingreso 4.2 Creación de Carpetas 4.3 Compartir carpetas 4.4 Cargar Archivos 5. SERVICIO DE OFFICE WEB APPS 5.1 WORD WEB APPS 5.2 EXCEL WEB APPS 5.3 POWER POINT WEB APPS 6. CONFIGURACIONES VARIAS 6.1 Insertar firma de correo Facultad de Ciencias Médicas Página 1

3 1. PLATAFORMA OFFICE Introducción Office 365 es una de las plataformas de comunicación y colaboración basada en la nube, por lo cual sus servicios están basados en la Web. En el presente manual se trata de explicar paso a paso y de una manera gráfica el empleo de 3 de estos servicios en línea. 1.2 Servicios que ofrece Office365 Servicios de comunicación: Correo electrónico alojado y calendario gratuitos con una bandeja de entrada de 25 GB y mensajería instantánea empleando el servicio Lync. Servicios de colaboración: Capacidad para acceder, compartir y colaborar usando SkyDrive y 50 GB de almacenamiento en línea gratuito, e inclusive el usuario de la plataforma está en capacidad de crear sus sitios personalizados empleando Shared Point. Servicios de productividad: Office 365 permite la edición y creación de archivos de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y OneNote en línea dando la posibilidad de colaborar con SkyDrive. Facultad de Ciencias Médicas Página 2

4 2. INGRESO A LA PLATAFORMA El ingreso a la plataforma Office365 se lo realiza ingresando al sitio web -----> A continuación el usuario debe digitar la cuenta y la contraseña para poder ingresar al correo. Facultad de Ciencias Médicas Página 3

5 Automáticamente al abrir el correo se dirige hacia la Bandeja de entrada de su cuenta. 3. SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO 3.1 Enviar Correo electrónico. Se da click en el ítem nuevo correo, al hacerlo aparecerá al lado derecho los elementos para enviar correo. Facultad de Ciencias Médicas Página 4

6 Luego se procede a llenar los campos Para, cc, Asunto, y el cuerpo del mensaje. Adjuntar archivos Se da click en el botón insertar Se procede a seleccionar el archivo a ser adjuntado al mensaje. Facultad de Ciencias Médicas Página 5

7 Si se desea dar formato al cuerpo de mensaje, está la barra de botones ubicada debajo del campo Asunto, donde se puede poner negrilla al texto, viñetas, numeraciones, color de texto y de fondo. 3.2 Administración de carpetas Creación de Carpetas Seleccionar el lugar donde el usuario desee crear la carpeta. Dar clic derecho sobre el lugar donde se desee crear la nueva carpeta, a continuación se despliega un panel de opciones y se escoge la opción crear nueva carpeta: Facultad de Ciencias Médicas Página 6

8 1. Ponerle el nombre deseado a la carpeta a crear. 2. Para culminar automáticamente se ingresa a la carpeta creada con el nombre que el usuario indicó Eliminación de Carpetas Facultad de Ciencias Médicas Página 7

9 Para eliminar una carpeta no deseada se puede seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la carpeta que se desea eliminar. Damos clic derecho sobre la carpeta que deseamos eliminar y automáticamente se despliega un panel de opciones en el cual seleccionaremos eliminar como se muestra en la siguiente imagen. 1. Automáticamente se muestra un mensaje de alerta al usuario en el que pregunta si está seguro de eliminar la carpeta y se me muestra dos opciones si o no, de ahí se procede a dar en clic en la opción si. Facultad de Ciencias Médicas Página 8

10 1. Al momento que se eliminó se irá a la carpeta de elementos eliminados Vaciar papelera de reciclaje Facultad de Ciencias Médicas Página 9

11 1. Clic derecho sobre elementos eliminados, automáticamente se despliega un panel de opciones y elijo vaciar elementos eliminados. 2. Automáticamente se muestra un mensaje de alerta al usuario en el que pregunta si está seguro de eliminar la carpeta y se me muestra dos opciones si o no, de ahí se procede a dar en clic en la opción sí. Facultad de Ciencias Médicas Página 10

12 3.3 Contactos CREAR CONTACTO Dar click en la barra de servicios Office365, opción Personas, luego proceder a dar click en la opción contacts. Click en opción nuevo Elegir opción crear contacto Facultad de Ciencias Médicas Página 11

13 Luego se procede a ingresar los datos de la persona a quien se le crea el contacto. Facultad de Ciencias Médicas Página 12

14 3.3.2 CREAR GRUPO Dar click en crear grupo Se agrega los miembros al grupo Facultad de Ciencias Médicas Página 13

15 En la opción AllUsers se muestran todos los contactos de la institución. Facultad de Ciencias Médicas Página 14

16 3.4 Cambiar imagen del Perfil de Correo 1. Clic en la flecha que se encuentra en el lado derecho del nombre del usuario, como se mostrará a continuación. 2. Automáticamente se desplegará un panel de opciones en el cual me indica la opción cambiar imagen. Facultad de Ciencias Médicas Página 15

17 Aparece el icono de carpeta para navegar en el disco y seleccionar la foto. Automáticamente aparecerá la ventana guardar imagen. Facultad de Ciencias Médicas Página 16

18 Click en la opción Guardar para aceptar los cambios. 4 DISCO DURO VIRTUAL SKYDRIVE 4.1 Accesar a SkyDrive En la barra de servicios dar click en la opción SkyDrive. Le aparecerá la pantalla Documentos, parecida a Mis Documentos en entorno Windows. Facultad de Ciencias Médicas Página 17

19 4.2 Crear Carpetas Dar click en el nuevo documento Dar Click en Nueva Carpeta, dar click en Guardar Facultad de Ciencias Médicas Página 18

20 4.3 Subir archivos a la carpeta Dar click en la opción Cargar Archivo Existente Luego buscar en la computadora, el archivo a subir, dar click en Aceptar Una vez elegido el archivo, aparecerá en la carpeta correspondiente Facultad de Ciencias Médicas Página 19

21 4.4 Compartir Carpetas En la carpeta correspondiente dar click en Compartir Le aparecerá un cuadro solicitándole ingrese las personas a quienes desea compartir la carpeta, una vez agregadas todas las necesarias dar click en Compartir. Facultad de Ciencias Médicas Página 20

22 La plataforma envía un correo electrónico a las personas a quienes se les compartió la carpeta. 5 Office Web App Dentro de la estructura de carpetas que se crean en el Skydrive y en la carpeta general Documentos, el usuario está en capacidad de crear documentos de Office basados en la nube. 5.1 Crear documento Office Facultad de Ciencias Médicas Página 21

23 En la carpeta necesitada, crear archivo tipo Word, Excel, Power Point o OneNote. 5.2 Word App Se muestra un documento Word Como compartir un documento Word. Facultad de Ciencias Médicas Página 22

24 5.3 Excel App Se muestra un documento Excel App Facultad de Ciencias Médicas Página 23

25 Como compartir un Documento Excel Facultad de Ciencias Médicas Página 24

26 5.4 Power Point App Se muestra un documento Power Point App Como compartir un documento Power Point Facultad de Ciencias Médicas Página 25

27 6 Configuraciones varias 6.1 Configurar firma en correo En el icono herramientas se da click en Opciones Luego en el menú opciones se elige configuración Facultad de Ciencias Médicas Página 26

28 Se elige en la pestaña correo, la opción firma de correo electrónico. Facultad de Ciencias Médicas Página 27

29 Facultad de Ciencias Médicas Página 28