8 1 de 11 1. OBJETIVO Obtener los Estados Contables de la UAE CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, acorde al conjunto de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad, contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública, la elaboración de los informes y reportes contables con destino a la CGN, entidades de control, CGR y Comisión Legal de Cuentas. 2. DEFINICIONES ARCHIVO PLANO: Es aquél que no tiene ningún tipo de formato. CGR: Contraloría General de la República de Colombia CHIP: Herramienta a través de la cual se captura transmite centraliza y difunde la información cuantitativa y cualitativa producida por las entidades públicas u otros agentes con destino al gobierno central usuarios estratégicos las entidades de control y la ciudadanía en general. CONCILIACIÓN: es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la entidad tiene registrados de una cuenta cualquiera con los valores que la dependencia origen o entidad externa suministra. LIBRO AUXILIAR: Documento en que se asientan detalladamente las operaciones que contienen los libros principales. LIBRO DIARIO: es un libro contable donde se recogen día a día los hechos económicos de una empresa. OPERACIÓN RECIPROCA: Se llaman operaciones reciprocas aquellas transacciones económicas entre empresas económicamente vinculadas. PATHFINDER: Path es camino finder es explorador. Es utilizado por instituciones como un elemento de archivo de documentos digitales que se encuentran en un recurso compartido. PDF: Sigla del inglés Portable Document Format que significa formato de documento portátil. 3. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia de 1991. Carta magna de la república de Colombia Ley 298 de 23 de julio de 1996. Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Decreto 4110 de 09 d diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
8 2 de 11 Resolución 151 de 26 de marzo de 2015. Por el cual se actualiza el manual de Políticas contables de la U.A.E. Contaduría General de la Nación. Resolución 356 de 05 de septiembre de 2007. Por la cual se adopta el manual de Procedimientos del régimen de Contabilidad Pública Resolución Orgánica No 5544 de 17 de diciembre de 2003. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República. Norma Técnica Internacional ISO 9001-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001-2004. Sistema de gestión Ambiental Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001-2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud ocupacional. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000-2009. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS N/A 5. DOCUMENTOS ANEXOS Archivo plano firmado digitalmente. Conciliación de cada concepto a nivel de cuenta contable por mes. Conciliación de Recursos entregados en administración por mes. Documento de conciliación en PDF. Estados Financieros: Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; Estado de Cambios en el Patrimonio. Informe CGN001 Informe CGN002 Informe CGN003 Libro Diario Libro Mayor Balances Log generado por el CHIP local, de envío a satisfacción Notas de Carácter Específico Notas de Carácter General Obligación generada por el SIIF II. CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
8 3 de 11 CGN2005_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECÍFICO (obligatorias para el reporte de la información con corte a diciembre 31) CGN2005NG_003_NOTAS_DE CARÁCTER_GENERAL (obligatorias para el reporte de la información con corte a diciembre 31) Genera el formato denominado CGN 2005_002_ OPERACIONES RECÍPROCAS en el SIIF II. Procedimiento SIIF II.pdf 6. PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Recibir relacion detallada de saldos y Conciliación de cuentas contables reconocimiento Recibe de cada una de las áreas involucradas o que forman parte del proceso contable la relación detallada de saldos que afectaron su respectivo proceso, que tienen efecto sobre la contabilidad de la CGN y que son susceptibles de conciliación. Todas las conciliaciones se realizaran de acuerdo a fechas preestablecidas. Controla los saldos registrados en los auxiliares contables de SIIF II confrontándolos con los reportes y determina las partidas conciliatorias que a su vez generan registros manuales en el sistema. Adicionalmente, para el caso de nómina y prestaciones sociales se analiza el conjunto de cuentas que afecta el sistema de nómina frente a los registros automáticos del SIIF y en caso de ser necesario se realiza mesa de trabajo entre el GIT de Nómina y las oficinas de Pagaduría y de Contabilidad para analizar y proponer los ajustes que haya y/o público Conciliación de cada concepto a nivel de cuenta contable por mes. (Pathfinder Contabilidad).
8 4 de 11 lugar. Elabora archivos planos conforme se define en el procedimiento SIIF II. 2 Reconocimiento de obligaciones para trámite de pago por los compromisos adquiridos por la CGN. reconocimiento y revelación Imprime conciliaciones se guarda en PDF y se archivan el recurso compartido (Pathfinder Contabilidad). Recibe de presupuesto, los compromisos con sus respectivos soportes, para trámite de reconocimiento a través de la obligación en el SIIF II. Revisa los documentos, calcula las deducciones de Ley, codifica contablemente. Radica y aprueba la cuenta por pagar, obliga en SIIF II firma digitalmente, imprime y firma el físico. y/o público. Obligación generada por el SIIF II. 3 Recepción y registro de Movimientos manuales en SIIF II. reconocimiento Organiza documentos, relaciona en planilla de control de pagos y entrega en pagaduría para el trámite respectivo. Recibe informes de saldos y/o movimientos de cada una de las áreas involucradas en el proceso contable. Verifica que lo relacionado en el oficio, corresponda físicamente con los reportes generados en las dependencias. Elabora comprobantes de registro y archivos planos y/o público. Archivo plano firmado digitalmente. Comprobante aprobado en SIIF II.
8 5 de 11 4 Generación y revisión de registros reconocimiento 5 Registro del reporte mensual del estado de cuenta de los contratos entre la CGN y otras entidades públicas o privadas. reconocimiento respectivos. Acompañamiento en la verificación física del inventario de bienes en servicio y en bodega realizada por el o los servidores asignados para realizar esta actividad en el GIT de servicios generales, administrativos y financieros de Secretaria General de la entidad. Esta actividad se realizará en las fechas que se establezcan desde la coordinación del referido GIT. Firma digitalmente el archivo plano, carga, verifica y aprueba en el SIIF II. Generación de registros automáticos y manuales, revisión y análisis frente a documentos soportes. Con las diferencias cualitativas o cuantitativas encontradas se elabora comprobante de ajuste y archivo plano respectivo. Firma digitalmente el archivo plano y carga, verifica y aprueba en el SIIF II. Recibe de la entidad respectiva y/o área respectiva reporte mensual del estado de cuenta y lo verifica. Establece comunicación con el área supervisora del contrato para identificar las posibles diferencias que se puedan presentar, y determina los desembolsos girados según el objeto del contrato. Plantea e incorpora registros contables con base en los y/o público. y/o público. Archivo plano firmado digitalmente. Comprobante aprobado en SIIF II. Conciliación de Recursos entregados en administración por mes
8 6 de 11 conceptos revelados en el reporte. Elabora comprobantes de registro y archivos planos respectivos. 6 Conciliación de Saldos por Operaciones Recíprocas reconocimiento Firma digitalmente el archivo plano, carga, verifica y aprueba en el SIIF II. Genera el formato denominado CGN 2005_002_ OPERACIONES RECÍPROCAS en el SIIF II. Se verifican las cuentas contables allí relacionados con la tabla de eliminaciones publicada por la página Web de la CGN para determinar si están incluidos todos los conceptos o si por el contrario se deben incorporar. y/o público. Documento de conciliación en PDF Los valores relacionados en el formularios se deben confrontar con el extractos de operaciones reciprocas generados y publicados por las entidades o consultados directamente con ellas antes de reportar la información a la CGN a través del CHIP. Con posterioridad el reporte de información a la CGN y si hay lugar a ello: Concilia los saldos reportados o generados por la Subcontaduria de Consolidación de la Información.
8 7 de 11 Verifica aquellos saldos que se encuentran plenamente justificados al momento de reconocimiento. Selecciona los saldos que deben ser objeto de revisión interna para determinar su origen y verifica su contabilización. Gestiona telefónicamente y verifica con las respectivas entidades la composición de los saldos recíprocos, con el propósito de quelos mismos coincidan en el trimestre siguiente. Envía oficios o correos de circularización a las entidades para que las mismas revisen sus registros y corrijan de ser el caso. Si producto de la gestión adelantada se determina que existen errores en la contabilización de las partidas, se procede a elaborar e incorporar el comprobante de ajuste o reclasificación Elabora el informe de conciliación de saldos por operaciones recíprocas relacionando toda la información recibida y las acciones que se tomarán tendientes a la conciliación de las cifras en el trimestre siguiente.
8 8 de 11 7 Elaboración y Publicación de Estados Contables Básicos. revelación Se genera documento en PDF informe revisa, aprueba y guarda en el Pathfinder de Contabilidad. Previo al cierre mensual definitivo, se obtiene a través del modulo contable SIIF II, un reporte de saldos y movimientos con el fin de verificar que no hayan omisiones de registros, clasificación inapropiada, omisión de ajustes, o registros sin soportes, con el fin de que los saldos del balance sean coherentes con los saldos de libros auxiliares. Si se presentasecretario General alguna inconsistencia se procede a elaborar el comprobante de ajuste, y se incorpora al modulo contable SIIF II. Posterior al cierre, obtiene reporte de saldos y movimientos definitivo. Elabora Estados contables básicos de acuerdo con los criterios definidos en manual de procedimientos contables que forma parte del Régimen de Contabilidad Pública así: Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. Balance general Estado de Cambios en el Patrimonio (a la finalización del período contable) Revisión, aprobación y firma de los Estados Contables y/o asistente Servidor público. Representante Legal con funciones de Contador. Estados Financieros: Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; Estado de Cambios en el Patrimonio.
8 9 de 11 Generación de libros oficiales Diario y Libro Mayor de Saldos y Movimientos. Elabora Certificación de los Estados Contables (Trimestralmente). 8 Diligenciamiento y envío de reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la UAE-CGN revelación Publica en lugar visible y en la página Web de la entidad, los Estados Contables Básicos. Con base en los Estados Contables Básicos, trimestralmente diligencia los formularios definidos para las categoría de Información: CGN2005_001_SALDOS_Y_MO VIMIENTOS CGN2005_002_OPERACIONES _RECÍPROCAS CGN2005NE_003_NOTAS_DE_ CARACTER_ESPECÍFICO (obligatorias para el reporte de la información con corte a diciembre 31) CGN2005NG_003_NOTAS_DE CARÁCTER_GENERAL (obligatorias para el reporte de la información con corte a diciembre 31) Ingresa al aplicativo local CHIP, actualiza versión si es necesario, actualiza formularios. Importa la información contenida en cada uno de los formularios anteriores al sistema, a través de archivos planos con base en los Representante Legal Log generado por el CHIP local (reporte)
8 10 de 11 aspectos técnicos incorporados en la ayuda del aplicativo local CHIP. 9 Reporte de Información con destino a la CGR y COMISIÓN LEGAL DE CUENTAS revelación Valida la información contenida en cada uno de los formularios y si el sistema reporta algún mensaje indicando que ésta no cumple con algún parámetro de validación, no permisible, definido previamente por la CGN, corrige y valida nuevamente hasta que el sistema genere mensaje de validación correcta. Una vez validada la información se envía a la CGN en línea vía CHIP. Imprime prueba de envío reporte de envío satisfactorio a través del CHIP. Envío a Secretaría General de la información financiera, económica, social y ambiental reportada a la CGN en junio y diciembre con destino a la CGR, acorde a lo indicado en la Resolución Orgánica No 5544 de 2003. Envío a Secretaría General de la información financiera, económica, social y ambiental correspondiente a diciembre con destino a la COMISION LEGAL DE CUENTAS. Estados Financieros: Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; Estado de Cambios en el Patrimonio. Informe CGN001, Informe CGN002, Informe CGN003 Notas de Carácter Específico Notas de Carácter General Libro Mayor y Balances Libro Diario
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 8 11 de 11 Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI. Revisado por: LIDER DEL COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN