SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD ANÁLISIS OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL SUB PROCESO DE RECAUDO TASA, MULTAS Y CONTRIBUCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE CONTROL INTERNO MAYO DE 2014
ANTECEDENTES La Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia Nacional de Salud, por intermedio de profesional contratista y en ejercicio de sus funciones, presento a la Alta Dirección proyecto del Mapa de Procesos de la Entidad, en el cual entre otros se mostro la forma en que conforme al referido mapa se manejaría el proceso de recaudo de la institución a través del Macro Proceso de Gestión Financiera Sub Proceso de Gestión de Cartera en el cual se involucran varias dependencias de la Entidad. El referido Macro Proceso y correspondiente Sub Proceso, fue objeto de disertación, dado que en concepción de algunos miembros del Comité Directivo, se mostro inconformidad respecto del manejo que la Entidad daría a la gestión de recaudo al involucrar el proceso de cartera y cobro Persuasivo y Cobro Coactivo en un mismo macro proceso. Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, en ejercicio de sus funciones de Acompañamiento, por medio del presente documento, realiza análisis con base en la puesta en practica de ejercicio de referenciación, con el propósito de dilucidar el manejo que otras superintendencias dan al proceso en mención, lo cual permitirá determinar cual es la forma o método que se podría adoptar y tomar las decisiones pertinentes.
ORGANIGRAMA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DECRETO 2462 DE 2013 Despacho Superintendente Nacional de Salud Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora Jurídica Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Control Interno Organización en el Territorio Organización en el Territorio Superintendencia Delegada Para la Supervisión de Riesgos Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación Secretaria General La Superintendencia Nacional de Salud, a través del Decreto 2462 de 2013 establece su estructura organizacional, la cual cuenta con el Despacho del Superintendente Nacional de Salud, seis (06) Oficinas Asesoras, una (01) Oficina de Control Interno, seis (06) Superintendencias Delegadas y una (01) Secretaría General.
DEFINICIONES Cobro Persuasivo: Es la etapa de gestiones previas al cobro coactivo propiamente dicho, en la cual la Superintendencia Financiera de Colombia, por intermedio del Grupo de Cobro Coactivo, requiere al deudor para que cumpla sus obligaciones pendientes de pago y adelanta investigación de sus bienes. Cobro Coactivo: Es el procedimiento administrativo forzoso que realiza la Superintendencia Financiera, utilizando para ello los medios coercitivos legales, a fin de obtener el pago de las obligaciones que en el marco de sus competencias le corresponde recaudar. Multa: Sanción impuesta por la Superintendencia Financiera en ejercicio de sus funciones de vigilancia y control, de sus atribuciones en materia de contratación estatal por incumplimiento de los contratistas, o por investigaciones disciplinarias. Contribución: Cuota que deben cancelar las entidades vigiladas para el cubrimiento del presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión de la Superintendencia Financiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Resolución: Acto administrativo mediante el cual se impone la multa y/o resuelve recursos interpuestos por el sancionado, así como también se establece la obligación de pagar anualmente las contribuciones, los Derechos de Inscripción en el Registro Nacional de Valores y Emisores y en el Registro Nacional de Agentes del Mercado y se liquida oficialmente las cuotas partes pensionales, conforme a las normas vigentes. Factura: Documento mediante el cual se hace exigible el pago de las contribuciones que se imponen a las entidades vigiladas, de conformidad con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD SECRETARÍA GENERAL RESOLUCIONES FACTURAS ORDENES DE VIGILADOS NO TESORERÍA RECAUDO CARTERA GRUPO NOTIFICACIONES ENTREGA SOPORTES SUBE A SIGTA OFICINA ASESORA JURÍDICA FIN COBRO PERSUASIVO JURISDICCIÓN COACTIVA
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD PROCESO GESTIÓN FINANCIERA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA SECRETARÍA GENERAL RESOLUCIONES FACTURAS VIGILADOS ORDENES DE SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE APOYO LEGAL Registra datos de la obligación en Orión - módulo Cartera Constancia y fechas de ejecutorías de actos administrativos NO Remite a Grupo Contabilidad TESORERÍA Actos Administrativos para registro contable Remite a Grupo Cobro Coactivo RECAUDO CARTERA GRUPO NOTIFICACIONES ENTREGA SOPORTES SUBE A SIGTA OFICINA ASESORA JURÍDICA Realiza registro contable Informa pagos totales o parciales al Grupo Cobro Coactivo respecto de obligaciones FIN COBRO PERSUASIVO JURISDICCIÓN COACTIVA FIN Iniciar proceso de cobro coactivo
Respecto de la anterior ilustración - gráfica, la Superintendencia de Financiera de Colombia, realiza el proceso de recaudo en dos fases; una ejecutada bajo el Proceso de Gestión Financiera a través del sub proceso de Gestión de Recursos Financieros, a cargo de la Dirección Financiera; Macro proceso en el cual se efectúa el recaudo de los ingresos de esa Entidad, donde se creo un grupo de trabajo denominado Apoyo legal el cual entre otras funciones realiza las certificaciones de ejecutoria de los actos administrativos que contienen las obligaciones pecuniarias a favor de esa superintendencia. La segunda fase, es ejecutada a través del proceso Cobro Coactivo, a cargo de la Oficina Asesora Jurídica; fase en la cual se utilizan herramientas legales para efectuar el recaudo de obligaciones pecuniarias en cabeza de los vigilados, personas naturales o jurídicas que se encuentren en mora. Lo anterior nos conlleva a concluir que en esa entidad, el proceso de recaudo el cual comporta las fases de recaudo y cobro persuasivo y coactivo, se llevan a cabo dentro de un mismo macro proceso denominado Gestión Financiera el cual involucra varias dependencias como lo son, la Secretaria General por intermedio de sus grupos de Apoyo legal y Contabilidad y la Oficina Jurídica por intermedio del grupo de Cobro Persuasivo y Coactivo, trabajando bajo el modelo de procesos y no de funciones de áreas en concreto.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD PROCESO GESTIÓN FINANCIERA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARÍA GENERAL RESOLUCIONES FACTURAS ORDENES DE VIGILADOS NO TESORERÍA RECAUDO CARTERA GRUPO NOTIFICACIONES ENTREGA SOPORTES SUBE A SIGTA OFICINA ASESORA JURÍDICA FIN COBRO PERSUASIVO JURISDICCIÓN COACTIVA
Respecto de la anterior ilustración - gráfica, la Superintendencia de Notariado y Registro, realiza el proceso de recaudo en dos fases; una ejecutada bajo el Macro proceso de Gestión Financiera a través del Proceso de Gestión Tesorería a cargo de la Dirección Financiera; Macro proceso en el cual se efectúa el recaudo de los ingresos de esa Entidad. La segunda fase, es ejecutada bajo el Macro proceso de Gestión Jurídica, a través del proceso Cobro Coactivo, a cargo de la Oficina Asesora Jurídica; fase en la cual se utilizan herramientas legales para efectuar el recaudo de obligaciones pecuniarias en cabeza de los vigilados u otras personas naturales o jurídicas. Lo anterior nos conlleva a concluir, que dentro del modelo de procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro, en lo que atañe al recaudo, opera de forma análoga o similar a la estructura que desarrolla la Superintendencia Nacional de Salud; basado en el agotamiento de un proceso que involucra diferentes áreas y no fundamentado en funciones específicas de áreas en concreto.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD PROCESO GESTIÓN FINANCIERA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES SECRETARÍA GENERAL RESOLUCIONES FACTURAS ORDENES DE VIGILADOS NO RECAUDO FIN SUBE A SIGTA TESORERÍA CARTERA COBRO PERSUASIVO OFICINA ASESORA JURÍDICA GRUPO NOTIFICACIONES ENTREGA SOPORTES JURISDICCIÓN COACTIVA Respecto a la anterior ilustración - gráfica, la Superintendencia de Sociedades, realiza el proceso de recaudo de tasa, contribuciones, multas y en general de todos sus ingresos en las fases de cartera y cobro coactivo, bajo un solo proceso denominado Gestión Financiera y Contable, donde participan los cinco (5) grupos de trabajo arriba descritos bajo la responsabilidad de la Secretaría General; es decir, el cobro persuasivo y coactivo es desarrollado por el Grupo de Cobro Coactivo adscrito a la Secretaría General y no desde la Oficina Asesora Jurídica de esa Entidad.
PROYECTO MAPA DE PROCESOS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Gestión Financiera Gestión de Cartera Seguimiento a la Gestión de Recaudo Cobro Persuasivo Cobro por Jurisdicción Coactiva
CONCLUSIONES Con base en la Norma Técnica de Calidad (NTCGP 1000:2009), la ISO 9000 y el modelo Estándar de Control Interno (MECI), los cuales señalan que el proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que reciben uno o más insumos y crean un producto, bien o servicio y está bajo la responsabilidad y autoridad de un único líder o dueño del proceso. Aunado a lo anterior, es de entender que los procesos corresponden a actividades naturales del negocio, por lo tanto, deben estar articuladas y nunca permitir su fragmentación, ya que esto lleva a diluir la responsabilidad y autoridad en el mismo, impidiendo su real control, generando desarticulación al interior del proceso o procedimiento, afectando su resultado final. En este orden de ideas, el proceso requiere de cooperación y coordinación para su orientación, estando dispuestos a dejar de desarrollarlo a través de áreas funcionales y concebirlos desde del enfoque de procesos, tal y como lo preceptúa el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y la NTCP 1000:2009; así las cosas, la Oficina de Control Interno se permite concluir: 1. Conforme a las funciones legalmente asignadas a la Oficia Asesora Jurídica mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2013, y en especial las enunciadas en su artículo 4to, en definitiva, la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, debe realizar el cobro persuasivo y coactivo de las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud que presten mérito ejecutivo en especial lo relativo al cobro de la tasa, multas y contribuciones. 2. Si bien es cierto, la Oficina Asesora Jurídica realiza y ejecuta los procedimientos de Cobro Persuasivo y Cobro Coactivo, también los es, que ello no es óbice para involucrar los mismos dentro de un Macro Proceso denominado Gestión Financiera.
CONCLUSIONES Si ello es así, la autoridad y correspondientes responsabilidades de la ejecución y control serán de un único líder o dueño del proceso, que para el caso es la Subdirección Financiera adscrita a la Secretaría General. 3. Conforme a la referenciación efectuada con otras Superintendencias (Financiera, Notariado y Registro y Sociedades), se puede ahora concluir que de dos (2) de ellas (Financiera y Notariado y Registro) ejecutan el proceso de recaudo tasa, multas y contribuciones de manera similar o análoga a como lo efectúa la Superintendencia Nacional de Salud, es decir, en dos fases, una de Cartera y otra de Cobro Persuasivo y Cobro Coactivo, no siendo así en el caso de la Superintendencia de Sociedades en donde se lleva a cabo el recaudo bajo un solo proceso y con una única autoridad responsable del mismo, es decir en cabeza de la Secretaría General de esa entidad, quien recauda y a la vez efectúa el cobro persuasivo y coactivo. 4. Por lo anterior, y teniendo como punto de partida la propuesta formulada por la Oficina Asesora de Planeación, la cual concibe que dentro del Macro Proceso de Gestión Financiera Proceso de Gestión de Cartera, se involucren los procedimientos de Seguimiento a la Gestión del Recaudo (Secretaria General), Cobro Persuasivo y Cobro por Jurisdicción Coactiva (Oficina Asesora Jurídica), se puede concluir que la misma es coherente con los preceptos contenidos en la Norma Técnica de Calidad (NTCGP 1000:2009), la ISO 9000 y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
RECOMENDACIONES La Oficia de Control Interno se permite recomendar: 1. Se acoja la propuesta presentada por la Oficina Asesora de Planeación, toda vez que guarda armonía con la normatividad que regula las definiciones, metodologías y objetivos bajo el enfoque de procesos y no del ejercicio de funciones de áreas en concreto. 2. De ser acogida dicha propuesta, esta Oficina, precisa que el líder del proceso sería la Secretaría General a través de la Subdirección Financiera, sin que ello implique que las funciones de Cobro Persuasivo y Coactivo sigan desarrollándose por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva perteneciente a la Oficina Asesora Jurídica en cumplimiento de lo preceptuado en el Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2103. 3. Establecer riesgos, riesgos de corrupción, formas de mitigación y en general los métodos de administración de los mismos, teniendo como base los parámetros y lineamientos diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
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