PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Departamento de Desarrollo Institucional y Riesgo Operativo Departamento de Comunicación Institucional y Atención al Usuario Bogotá, Agosto de 2014 Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
INTRODUCCIÓN En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011, el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (Fogafín) presenta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Este Plan tiene como finalidad describir los diferentes mecanismos, herramientas y prácticas implementadas que buscan velar por la solidez, confiabilidad y transparencia de la entidad. De acuerdo con la metodología diseñada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en el marco del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, este Plan incluye cuatro componentes, así: 1. Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. En este componente, se elabora el Mapa de Riesgos de Corrupción que resulta de la identificación, análisis y valoración de los riesgos en cada uno de los procesos institucionales y se definen los lineamientos para administrarlos. 2. Estrategia Antitrámites. Este componente tiene como finalidad simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites y procedimientos administrativos; facilitar el acceso a la información y ejecución de los mismos; y, contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. 3. Rendición de cuentas. Este componente tiene como finalidad afianzar la relación Estado Ciudadano, mediante la información y explicación de los resultados de la gestión de la entidad a la ciudadanía, otras entidades y entes de control. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. En este componente se establecen los lineamientos, parámetros, métodos y acciones tendientes a mejorar la calidad y accesibilidad de la ciudadanía a los servicios que presta el Fondo. El presente Plan estará a disposición de los clientes y/o usuarios, de contrapartes internas y, en general, de todas las partes interesadas en Fogafín. Podrá ser consultado en la página Web de Fogafín. Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2641 de 2012, Fogafín elaboró el Mapa de Riesgos de Corrupción en 2013 y realizó dos seguimientos durante el año, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. En 2014, el Fondo continuará con la implementación de estrategias que permitan mitigar la probabilidad de los riesgos identificados. Es así como, partirá de los riesgos inicialmente identificados para realizar una revisión de los controles existentes y realizará un nuevo ejercicio de identificación de riesgos para determinar si hay lugar a ajustes en el Mapa de Riesgos actual. Las actividades programadas para este componente son: Actividad 1. Revisión de los riesgos de corrupción actuales para identificar posibles nuevos riesgos o cambios en los mismos: Realizar un ejercicio con todos los responsables de proceso para detectar oportunidades de mejora al mapa actual o ajustes necesarios Fecha Programada Febrero-Marzo de 2014 2. Definición de una metodología para una evaluación más objetiva de los controles actuales Marzo-Abril de 2014 3. Seguimiento a los riesgos de corrupción Abril de 2014 4. Seguimiento a los riesgos de corrupción Agosto de 2014 5. Seguimiento a los riesgos de corrupción Diciembre de 2014 Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
Mapa de riesgos Entidad: Fondo de Garantías de Instituciones Financieras Misión: No. Riesgo institucional consolidado MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Construir confianza y proteger a los depositantes para contribuir a la estabilidad del Sistema Financiero Colombiano. IDENTIFICACIÓN Riesgo ANÁLISIS Probabilidad de materialización MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Tipo de control Administración del riesgo 1 Celebración de operaciones de inversión con el propósito de obtener un beneficio personal o de favorecer a un tercero 21 preventivos 4 detectivos Evitar 2 Modificar información para el cálculo del CAMEL con el fin de beneficiar a alguna de la entidades inscritas en el proceso de devolución de primas 9 preventivos Evitar 3 Cobro por la realización de un trámite o servicio en la atención de PQRS 3 preventivos Evitar 4 Favorecimiento en la selección de personal (funcionarios, Liquidador, Contralor y Agente Especial) 11 preventivos Evitar 5 Favorecimiento en la venta de un activo 14 preventivos Evitar 6 Favorecimiento a contratistas/proveedores en el proceso de contratación (contratos y órdenes) y en el proceso de pago 19 preventivos Evitar 7 Alterar información relacionada con los mecanismos de resolución para favorecer a terceros 10 preventivos Evitar Fecha de actualización: Agosto de 2014 Nota: Fogafín cuenta con matrices de cada uno de los riesgos donde se detallan las causas y controles identificados en cada caso. Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Fogafín cuenta con cuatro trámites inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT): 1 Inscripción de entidades al Sistema de Seguro de Depósitos 2 Pago trimestral de la prima de Seguro de Depósitos 3 Pago del Seguro de Depósitos 4 Pago del Pasivo Cierto No Reclamado Pacinoré de entidades en liquidación En el marco de la estrategia antitrámites, Fogafín continuará con el compromiso de analizar los elementos que integran cada uno de sus trámites y procedimientos administrativos dentro de sus macroprocesos misionales, con el fin de evaluar la pertinencia, importancia, viabilidad jurídica y el valor que generan para el usuario. De acuerdo con lo anterior, las siguientes son las actividades programadas para este componente en 2014: Actividad 1. Verificación permanente de los trámites de la entidad que se encuentran registrados en el SUIT para detectar necesidad de actualizaciones en documentación, pasos o normatividad. Dicha actualización será realizada con los líderes de los trámites al interior de la entidad. Fecha Programada Febrero, junio, octubre y diciembre de 2014 2. Realización de una valoración de los trámites de acuerdo con los criterios de complejidad, costo, tiempo, pago, PQR, auditorías y consulta ciudadana, para determinar posibles acciones de racionalización, si es el caso. Abril-mayo de 2014 3. Si aplica, llevar a cabo las acciones de racionalización pertinentes en el o los trámite(s) que corresponda. Junio de 2014 Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS De acuerdo con el artículo 32 de la Ley 489 de 1998 todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. El proceso de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía es un proceso que no se limita a eventos puntuales, sino a diferentes momentos y espacios debidamente planeados, preparados y revisados con el fin de propiciar el diálogo con la ciudadanía y la Administración Pública. En ese sentido y con el propósito de cumplir y responder públicamente ante la ciudadanía Fogafín implementará la Rendición de Cuentas conforme a los pilares establecidos en la política del Fondo y a través de un plan anual de actividades desarrolladas en el transcurso del período establecido. Dichas actividades son: Medio Estrategias / Actividades Periodicidad Redes Sociales Físico Electrónico Elaborar un documento de consulta con el propósito de informar acerca de la gestión realizada por el Fondo durante un periodo determinado. Primer Semestre Disponer de un espacio de diálogo e intercambio de ideas con la ciudadanía a través de un Foro Virtual. Primer Semestre Participar en actividades relacionadas con Rendición de Cuentas a través de Encuentros del Sector propiciados por entidades como el MHCP, el DAFP, el DNP, Presidencia y demás entidades que puedan orientar las buenas prácticas y comunicación con la ciudadanía. Primer y Segundo semestre P Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
Medio Estrategias / Actividades Periodicidad Redes Sociales Físico Electrónico El Fondo dará a conocer a través de la página web periódicamente las actividades que viene adelantando como parte de su gestión. Realizar la publicación del Balance de Responsabilidad Social a través de la página web del Fondo. Primer Trimestre Propiciar a través de redes sociales del Fondo el diálogo con los ciudadanos suministrando información acerca de actividades realizadas. Bimensual Realizar una Audiencia Pública Virtual o Presencial con el fin de establecer un espacio de encuentro, explicación y reflexión sobre los resultados de la gestión del Fondo. Segundo Semestre Participar en las Ferias Ciudadanas previstas en el marco del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, cuyo objeto es dar a conocer a Fogafín, y resolver inquietudes de la ciudadanía relacionadas con el Seguro de Depósitos, entidades en liquidación y liquidadas. Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Fogafín, con el objeto de proteger la confianza de los depositantes y acreedores de las entidades financieras inscritas, busca continuamente la mejora de la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios establecidos al interior de la entidad, con el fin de satisfacer las necesidades de la ciudadanía y de propender por la efectividad de los derechos constitucionales y legales de sus usuarios. Siendo así, durante el 2014 continuará con la atención a sus usuarios a través de 10 canales de atención al ciudadano, Facebook, Twitter, chat, correo electrónico, carta, fax, conmutador, línea nacional 018000 y atención personalizada en las instalaciones de la entidad. Además de esto, el Fondo desarrollará foros para fomentar la participación de la ciudadanía. Dicha atención está centralizada en el Departamento de Comunicación Institucional y Atención al Usuario, De otra parte, durante este año se fortalecerá una cultura de servicio al interior de la organización; se contará con un espacio físico adecuada para la atención a la ciudadanía incluyendo la atención prioritaria y se implementarán nuevas herramienta para la atención de PQRS. Para lograr lo anterior, a continuación se presentan las actividades se que ejecutarán por parte del Departamento. Actividades Desarrollo Periodicidad Continuar con el cumplimiento de los términos de ley para la atención de las PQRS recibidas en Fogafin. A través del aplicativo SADE e informe estadístico de PQRS se validará el cumplimiento de los términos de Ley para la atención de las PQRS. Elaborar informes estadísticos mensuales y anuales de las PQRS. Mantener informada a la ciudadanía, de los reportes estadísticos en la atención de PQRS por parte de Fogafín. Mensual y anual Consolidar el nuevo espacio físico de atención al ciudadano Implementar y finalizar las adecuaciones de espacios físicos para atención de la ciudadanía y en especial para la atención prioritaria. Primer Semestre Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87
Actividades Desarrollo Periodicidad a. Atención telefónica Contar con nuevas herramientas para mejorar la atención de los usuarios. b. Revisión del contenido de la página Web desde el enfoque del ciudadano. c. Compilación de información interna para la atención de las PQRS. d. Chat más visible en la página web. Implementar una campaña de sensibilización de servicio al ciudadano en los funcionarios del Fondo. Participar en capacitaciones de atención al ciudadano. a. A través de la Carta de Trato Digno, divulgándola mediante los diferentes medios del Fondo. b. Dar a conocer las estadísticas de 2013 de atención de PQRS. c. Impregnar a los funcionarios con una actitud de servicio. d. Asistir a capacitaciones relacionadas con el mejoramiento de la calidad y satisfacción del servicio, dictado por una organización especializada en el tratamiento de los ciudadanos como eje central de la Administración Pública. e. Asistir a capacitaciones realizadas por las entidades de la Administración Pública para el Sector Hacienda. Cuando sean programadas Carrera 7 No. 35 40 PB (1) 339 42 40 Fax (1) 285 85 87