Recalculo de cuotas RT Cada año se debe actualizar la prima de grado de riesgo, esto a partir de cada día primero del mes de Marzo respectivamente; pero si por algún motivo no se actualizó a tiempo o el Seguro Social notifica una prima diferente, es probable que existan diferencias con respecto al pago de cuotas obrero patronales en la rama Riesgo de Trabajo. El sistema Software SICOSS cuenta con el grupo Pago Complementario por RT, el cual cuenta con una serie de opciones que nos permitirán realizar el recalculo y pago complementario para esta rama; para ello deberá que seguir los siguientes pasos: Actualización de INPC y Recargos Es importante contar con este tabulador actualizado mes con mes para poder aplicar los recargos y/o actualizaciones correspondientes de manera correcta. En este ejemplo se cuentan con los INPC y recargos actualizados al mes de Julio del 2007. 1
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Cierre de Liquidación Importante: Este proceso debe aplicarse después de haber realizado el primer disco de pago (pago normal), ya que de no hacerlo, corre el riesgo de alterar las cantidades del sistema con el del disco de pago generado oportunamente; si esto ocurre, deberá cuadrar las cantidades del sistema con el disco antes de proceder con el cierre. Este proceso permite proteger el cálculo de liquidación del periodo indicado, evitando la posible alteración de dichos cálculos, al iniciar esta opción se mostrará el siguiente asistente: Primero seleccione el registro patronal que desea aplicar el cierre, realice clic en el botón Avanzar. En el siguiente paso, seleccione e periodo a cerrar y realice clic en el botón Procesar. 2
Finalmente, el sistema mostrará el siguiente mensaje, el cual nos indica si el periodo seleccionado fue cerrado correctamente. Ya cerrada la liquidación y si por error se intenta calcular nuevamente le periodo, el sistema no lo permitirá y lo indicará a través de la siguiente pantalla: Abrir Liquidación Si por errores de captura omitió o capturó algo indebidamente deberá de corregir las capturas correspondientes y proceder con el cálculo de la Liquidación nuevamente, para poder corregir esto, utilice la opción Abrir Liquidación (siempre y cuando no se haya realizado el pago, en caso contrario tendría que presentarse una complementaria), esto le permitirá capturar o corregir las incidencias relacionadas, además de recalcular la liquidación del periodo nuevamente. Al iniciar esta opción, se mostrará el siguiente asistente: 3
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Primero seleccione el registro patronal al cual pertenece el periodo a abrir. Realice clic en el botón Avanzar. Posteriormente seleccione el periodo a abrir y realice clic en el botón Procesar. 4
Finalmente el sistema mostrará el mensaje indicando la apertura del periodo seleccionado. Importante: Una vez realizado los cambios requeridos; no olvide proteger nuevamente los cálculos obtenidos mediante la opción Cierre de Liquidación. Actualización de la Prima de Riesgo de Trabajo (Registros Patronales) Ingrese al Tabulador de Registros Patronales y seleccione la pestaña Riesgo de Trabajo para actualizar la prima al valor correcto, como ejemplo en la siguiente pantalla se capturó la prima de 1.2500 para el año 2007, pero el Seguro Social, determinó que la prima correcta es de 2.2500, proceda a realizar el cambio correspondiente y no olvide guardar los cambios. 5
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Nota: debemos de recordar que esta modificación no debe de disminuir o aumentar más de un punto con respecto a la prima anterior, según el Art.32 fracción II del Reglamento de Afiliación. Recálculo de Cuotas RT Una vez cubierto los pasos anteriormente descritos, puede proceder con el Recálculo de Cuotas para RT, al iniciar esta opción se muestra el siguiente asistente: Seleccione el Registro patronal que desea aplicar el recálculo. 6
Seleccione el periodo a recalcular y realice clic en Avanzar. Por el momento consideraremos un pago oportuno, por ello no es necesario aplicar la casilla Pago Extemporáneo, ya que se requiere obtener el cálculo de manera normal, es decir, lo que debió ser calculado con la prima correcta. Realice clic sobre el botón Procesar para iniciar el recalculo. Finalmente realice clic en el botón Procesar, se mostrará una ventana de proceso y al terminar la siguiente ventana mostrando el resumen de los cálculos. 7
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Cálculo de Diferencias Al aplicar el Recálculo de Cuotas RT se obtuvieron los importes correctos en relación a la prima de riesgo actualizada, ahora se obtendrá el pago de diferencias mediante esta opción, al ingresar se mostrará el siguiente asistente: Seleccione el Registro Patronal que desea calcular y realice clic en Avanzar. Posteriormente seleccione el periodo que se desea obtener las diferencias y realice clic en Avanzar. Nota: El campo ID Pago se utiliza para diferenciar el tipo de cálculo; siendo Cero (0) para el cálculo de liquidación normal y los números posteriores para los cálculos de diferencias (puede presentarse más de un cálculo de diferencias para el mismo periodo). 8
Comparación de Resultados Ya realizado los pasos anteriores puede comprobar la existencia de diferencias elaborando los siguientes reportes: Cédula de Autodeterminación de Cuotas Siendo este reporte el que obtiene el cálculo general de la liquidación con respecto al primer pago (ID Pago 0) que se realizó, al realizar este reporte, consulte en la última página el monto por la rama de Riesgo de Trabajo. 9
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Liquidación Mensual (Cédula Mensual) La elaboración de este reporte es bajo el mismo asistente que la Cédula de Autodeterminación, pero es importante hacer notar que en el paso 2 se debe seleccionar en el campo ID el número correspondiente a la diferencia a reportar, en este caso se trata del número 1 ya que se trata de u n primer cálculo de diferencias. Al obtener el reporte un detalle importante es revisar que en el encabezado del reporte indica que se trata de un reporte complementario (Debió Ser), además de indicarnos el número de que se trata, en este caso el número 1. 10
Este reporte obtiene los cálculos correspondientes a la nueva prima de RT, es decir, lo que realmente se debió pagar con respecto a la prima de riesgo actualizada. Observe en la última página, el monto por la rama Riesgo de trabajo. De acuerdo al primer reporte generado contra el segundo, si existen diferencias por pagar para la rama Riesgo de Trabajo. 11
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Creación de Discos de Pago Ya conociendo la existencia de diferencias por pagar para la rama Riesgo de trabajo, proceda a generar los discos de pago mediante las opciones siguientes: Discos de Pago SUA Debió Ser Esta opción genera el disco de pago tal como debió haber sido pagado, considerando la prima de riesgo ya actualizada, este disco es solamente informativo, no es necesario generarlo, pero si desea llevar un estadístico de lo que debió haberse pagado, utilice esta opción. Seleccione el Registro Patronal correspondiente al disco de pago a generar y realice clic en Avanzar. 12
Seleccione el periodo a generar el disco de pago y realice clic en Avanzar. Por último, seleccione las ramas que serán incluidas en el disco de pago y realice clic en Procesar. Al terminar se mostrará la siguiente ventana indicando la ruta y nombre del archivo del disco de pago generado, pudiendo abrir la ubicación del archivo realizando doble clic sobre el mismo. 13
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Discos de Pago SUA Diferencias Esta opción genera el disco de pago con las diferencias encontradas para la rama Riesgo de Trabajo, al iniciar esta opción se muestra el siguiente asistente: Seleccione el registro patronal correspondiente a la creación del disco de pago de diferencias y realice clic en Avanzar. 14
Seleccione el periodo correspondiente al Disco de pago y realice clic en Avanzar. Nota: Observe como el campo ID Pago automáticamente se establece el valor 1 (diferente al 0 pago normal), esto indica que se trata de un pago de diferencias, complementario o por alguna rama en específico, además de poder ir incrementando si procediera alguno de estos cálculos. En este ejemplo se trata de un cálculo mensual por lo que se mostrará únicamente habilitada la opción Mensual, sólo IMSS, realice clic en Procesar. Nota: Si se trata de un mes par, el sistema seleccionará todas las ramas, pero sólo se enviará información correspondiente a la rama RT. Finalmente se muestra la siguiente ventana mostrando la ruta y el nombre del archivo, observe como se genera dentro de una nueva carpeta denominada DIF1. 15
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Además, dentro de la carpeta donde se guarda el disco de pago, se generarán en formato de texto (txt) la cédula de diferencias mensual y el resumen (en caso de ser bimestral se generará la cédula Bimestral), y de contar con la aplicación Miktex v2.6 previamente instalada se generarán estos mismos archivos pero en formato PDF. Ejemplo de Cédula de Diferencias Mensual Archivo TXT Ejemplo de Cédula de Diferencias Mensual Archivo PDF 16
Protección de Cálculo de Diferencias Cada vez qu e se realizan cálculos de liquidaciones es recomendable proteger dichos cálculos, esto c on el fin de evitar posibles alteraciones a los mismos, esto incluye a los cálculos complementarios (c álculos de diferencias RT); el sistema proporciona las siguientes opciones para asignar protección a los cálculos. Cierre de Cálculo Complementario Esta opción permite proteger al cálculo de diferencias indicado evitando la posible alteración de los mismos, al iniciar esta opción se mostrará el siguiente asistente: Seleccione el Registro Patronal correspondiente al disco de pago de Diferencia a cerrar. 17
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Como siguiente paso seleccione el número del periodo a cerrar y realice clic en Procesar Al terminar el sistema indicará si el periodo ha sido cerrado. 18
Abrir Cierre de Cálculo Complementario Si por alguna razón requiriera recalcular las diferencias para la rama Riesgo de Trabajo, utilice esta opción para desproteger los cálculos del periodo indicado, al iniciar la opción se muestra el siguiente asistente: Seleccione el Registro Patronal correspondiente al periodo que se desea abrir. Seleccione el periodo que desea abrir y realice clic en Procesar. 19
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS Finalmente el sistema nos indicará sí el periodo pudo ser abierto sin problema alguno. Nota Importante: En el proceso del cálculo de diferencias por Riesgo de Trabajo, puede suscitarse el siguiente mensaje: Esto puede suceder por alguno de los siguientes casos: Que la prima de RT es a la baja a lo cual no habrá pago de diferencias por que el RT es a la baja. Que ya se modificó la prima de RT justo en el mes que quiere obtener esta diferencia, y en este periodo no habrá ya diferencia. 20
Recalculo de RT con Decreto S i usted realizó un cálculo de liquidación aplicando el Decreto (por el que se exime parcialmente del pago de las cuotas patronales a que se refiere la Ley del Seguro Social del 5%) y requiere de realizar un recalculo de diferencias por Riesgo de Trabajo; entonces debe con siderar lo siguiente: Fechas Para Pago Oportuno o Extemporáneo De acuerdo a la tabla siguiente se indican las fechas límite para considerar el decreto en el recálculo de diferencias por RT. Período de cálculo Fecha limite de aplicación del Decreto Marzo de 2008 31 de mayo de 2008 Abril de 2008 30 de junio de 2008 Mayo de 2008 31 de julio de 2008 Junio de 2008 31 de agosto de 2008 Julio de 2008 30 septiembre de 2008 Agosto de 2008 31 de octubre de 2008 Septiembre de 2008 30 de noviembre de 2008 Octubre de 2008 31 de diciembre de 2008 Noviembre de 2008 31 de enero de 2009 Diciembre de 2008 28 de febrero de 2009 Uso del Campo ID Pago Dentro de los asistentes de Recalculo de RT, Cálculo de Diferencias, Cierre de Cálculo etc, y generalmente en el paso dos; se muestra este campo como se observa en la imagen siguiente: 21
Centro de Investigación y Capacitación, Grupo SICOSS La funcionalidad del campo es diferenciar los cálculos realizados de manera normal, contra los cálculos por diferencia, por ejemplo, cuando se realiza el cálculo de la liquidación, el sistema internamente almacena el resultado de estos cálculos asignando en el campo ID Pago el valor 0 (cero) como identificador. Mensual ó Cálculo de Liquidación 1er Cálculo ID Pago = 0 Bimestral Ahora, supongamos que el Seguro Social, nos determina una prima de riesgo de trabajo diferente a la que ha venido aplicando la empresa; por esta razón existen diferencias de lo que se ha pagado contra lo que debió pagarse para la rama Riesgo de Trabajo (RT). Y como que se obtendrán las diferencias?, las diferencias se obtendrán de recalcular las cuotas obrero patronales del Debió Ser, en relación a la rama de RT con la prima determinada por el IMSS y al resultado se le restará lo que se calculó inicialmente y se almacenó como ID Pago=0, por esta razón al resultado de los cálculos de diferencias por RT se almacenará con el ID Pago consecutivo, en este caso 1. Mensual ó Cálculo de Diferencias RT ID Pago = 1 Bimestral Y si por alguna situación existiera otro recalculo de diferencias por RT (o cualquier otra rama), entonces a los resultados de estos últimos cálculos se le asignará en el campo ID Pago el identificador 2 y así sucesivamente. Campo ID Pago con Decreto Que pasa con el campo ID Pago Sí se aplicó Decreto? Para este caso hay que considerar la fecha correspondiente al pago de las diferencias (la tabla de fechas se indicaron en la página 21) y si la fecha de pago se encuentra dentro de los límites, entonces se puede considerar el cálculo de diferencias de RT (Debió Ser) sobre el cálculo normal (lo que Fue) almacenado con el identificador 0 en el campo ID Pago; (en este caso las cuotas a considerar fueron calculadas a un 95% ya que fue aplicado el Decreto). ID Pago 0 1 Resultado Base para el cálculo correspondiente al 95% de las cuotas Obrero Patronales y utilizado para el pago normal. Recalculo de Diferencias por RT, calculadas en base a la liquidación anterior al 95%. Si el pago por este cálculo se realiza fuera de los periodos permitidos por el Seguro Social se mostrará el siguiente mensaje: 22
Entonces con respecto al numeral 6 de los lineamientos, no se permitirá utilizar para el cálculo de las d iferencias por RT, la liquidación aplicada con decreto, es decir, el sistema utilizará una liquidación al 1 00% de cuotas pagadas y en base a esta se calcularán las diferencias por RT. Cómo obtengo el cálculo de la liquidación al 100%? El sistema al calcular la liquidación con decreto, también calcula una liquidación al 100% almacenándola en una tabla temporal de la base. Al momento de realizar el recalculo de diferencias compara la fec ha en la cual se realizará el pago y si esta fuera d e los límites indicados el sistema automáticamente tomará la liquidación al 100% de la tabla temporal y le asignará en el campo ID Pago el identificador 1. A l realizar el recalculo de Diferencias por RT, el sistema asignará de manera automática el identificador 2 dentro del campo ID Pago al resultado de las diferencias por RT. ID Pago Resultado Cálculo Normal con Decreto, el cual corresponde al 95% de las cuotas 0 Obrero Patronales. 1 Cálculo de Cuotas Obrero Patronales al 100%. 2 Cálculo de Diferencias por RT, calculadas en base a la liquidación anterior al 100%. Diagrama Explicativo del Cálculo de Diferencias con Decreto 23