Qué es? Un evento es una actividad planificada y organizada en la que se reúnen miembros de un grupo y personas interesadas en un tema para la transferencia de conocimiento y experiencias, y donde el contacto personal es clave. Existen diferentes tipologías de evento, en función del objetivo, el enfoque, tamaño, los asistentes y la duración: Evento Congresos: reuniones periódicas (anuales, bianuales, etc.) que generalmente vinculan a los miembros de una asociación o entidad. La duración aproximada de cada uno puede variar entre dos y cinco días aproximadamente. Jornadas: encuentros similares a los de un congreso, pero el despliegue es menor tanto en alcance como en cantidad de asistentes. Su duración aproximada es de uno o dos días. Conferencias: encuentros utilizados para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema particular. Debe ser de corta duración para aprovechar al máximo la atención de los asistentes. Talleres: actividades de intercambio con los asistentes, en donde se proponen diversas prácticas e interacción entre quien da el taller y quienes participan. Su duración aproximada es de 3 a 8 horas y pueden realizarse dentro de un congreso o jornada, o por separado. Seminarios: reunión en donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. La duración varía de acuerdo al programa (desde 2 horas, hasta 3 meses con una determinada frecuencia). Otros: Los eventos son un espacio excelente para comunicar los resultados y lecciones aprendidas de los proyectos. Además, facilitan el networking y colaboración entre las agencias ejecutoras, el FOMIN, los equipos de proyectos y sus audiencias. Cómo se realiza? Diseño Conceptual OBJETIVOS, ALCANCE Y AUDIENCIA planificación Y GESTIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
1. Definición de objetivo, alcance y audiencia: El primer paso en la preparación de un evento debe ser dar respuesta a las preguntas siguientes: 1. Objetivo del evento: Qué queremos conseguir con el evento? Es necesario definir el objetivo principal que perseguimos, por ejemplo: sensibilizar, compartir conocimiento profundo sobre una temática, rendir cuentas, etc. 2. Audiencia del evento: Cuál es la audiencia objetivo? Es clave identificar y acotar detalladamente los invitados objeto del evento, qué esperamos de ellos y quién es el más adecuado para transmitir los mensajes, por ejemplo: una solución potencial a un problema particular de las audiencias identificadas. 3. Alcance del evento: Qué conocimiento queremos diseminar? Es necesario identificar a alto nivel los contenidos y mensajes clave que vamos a incluir en el evento, por ejemplo: presentar los resultados de un proyecto, contar la historia de un proyecto, las lecciones aprendidas, el contexto del proyecto, etc. 2. Diseño conceptual del evento: Una vez definido el objetivo, el alcance y la audiencia objetivo, es necesario conceptualizar y diseñar el evento y sus principales características: Presupuesto disponible y fuentes de financiamiento: es necesario dimensionar el evento en función del presupuesto disponible, así como identificar las fuentes de financiamiento. Las posibles fuentes de financiamiento pueden venir de los fondos del propio proyecto, de patrocinios, de las inscripciones de los participantes o de una combinación de las anteriores. De existir, se recomienda elaborar el presupuesto en base a la información disponible de eventos anteriores (estimación análoga). Socios y/o colaboradores: se recomienda buscar colaboradores y socios para la organización de eventos, con el objetivo de enriquecer los contenidos, potenciar el networking y optimizar los costes de organización. Hay que tener en cuenta la posibilidad de participar en eventos organizados por otras instituciones dónde el FOMIN o la Agencia Ejecutora no tenga el rol de organizador líder. Tipología de evento: es necesario decidir qué tipología de evento queremos organizar: taller, seminario, conferencia, jornada, etc. Fecha y duración: es necesario elegir la fecha, el horario y la duración de manera que potencien la participación en el evento. Agenda o Programa del evento: es necesario identificar las actividades y los contenidos concretos del evento, los ponentes más adecuados para cada caso y, en caso necesario, los audiovisuales que se proyectarán. Indicadores de éxito o fracaso: finalmente, es necesario establecer una serie de indicadores que nos permitan evaluar el éxito y fracaso del evento (por ejemplo: salidas en prensa, número de asistentes, etc.) 3. Planificación y gestión del evento: La organización de un evento, sin importar el tipo y el tamaño, requiere de una buena planificación anticipada. La planificación debe tener en cuenta todas las actividades relevantes, el tiempo requerido para completarlas y sus responsables. Los principales componentes que se tienen que tener en cuenta para la planificación de un evento son: Gestión de los ponentes e invitados: incluye, entre otros, la elaboración de la lista de invitados, el envío de invitaciones, el seguimiento de la confirmación de asistencias, registro de invitados, etc.
Patrocinio y branding del evento: incluye, entre otros, la búsqueda de sponsors y patrocinadores, la creación de la imagen institucional del evento, el diseño de los programas, el diseño de las invitaciones, la elección y gestión de los materiales promocionales del evento, etc. Estrategia de comunicación: incluye, entre otros, la elaboración del plan de comunicación del evento, la publicidad en los canales más adecuados, la elaboración de notas de prensa, previas o posteriores al evento, etc. Es importante coordinar la presencia de periodistas y medios locales como televisión o radio con antelación para aumentar la cobertura del evento. Logística: incluye, entre otros, la contratación del local, la gestión de los permisos necesarios, la contratación de seguridad, la gestión de los requisitos audiovisuales necesarios, la contratación de personal necesario (p.e. fotógrafo, azafatas, etc.), la contratación de catering, etc. Seguimiento del presupuesto establecido: en esta fase es fundamental el control detallado de todos los gastos en los que se incurre con el objetivo de evitar incurrir en costes no previstos y garantizar los fondos necesarios. En este punto hay que tener en cuenta que el evento cumpla con las guías de identidad institucional de las organizaciones (FOMIN y Agencia Ejecutora). Por ejemplo: la colocación de logos en las invitaciones, en los banners que se contraten, en los materiales de marketing que se distribuyan, etc. Previamente al inicio del evento se recomienda realizar una breve reunión con el equipo de la Agencia Ejecutora y el FOMIN para revisar el checklist del evento y asegurarse que todo está listo. 4. Ejecución del evento: Antes del inicio del evento se recomienda hacer las pruebas de sonido, conectividad, iluminación de la sala para poder adaptar y hacer cambios si fuera necesario. Durante el evento, se recomienda documentar los hechos mediante fotografías, vídeo y recopilación de cualquier evidencia que se pueda utilizar para su documentación (por ejemplo presentaciones proyectadas, dossiers, etc.). Antes de la clausura del evento se recomienda distribuir una encuesta para obtener feedback por parte de los participantes. Para esto es necesario identificar los aspectos del evento sobre los que es interesante obtener información, como por ejemplo: el contenido, los ponentes, el lugar, la duración, el formato, etc. Se puede crear un cuestionario y distribuirlo in situ, o enviar la encuesta posteriormente de forma electrónica. 5. Evaluación y documentación del evento: La fase de post-evento consta de cuatro pasos importantes: Comunicación escrita o grabada, a modo de nota de prensa, dirigida a los medios de comunicación y audiencias clave, con el propósito dar notoriedad al evento y difundir los principales resultados. Para más información sobre la elaboración de notas de prensa, visita el apartado de Comunicación del Toolkit. Evaluación del evento, a través del análisis de los indicadores de éxito y fracaso, y los resultados de la encuesta. Reunión con el equipo de trabajo para capturar lecciones aprendidas para posteriores eventos. Recopilación de la documentación utilizada durante el evento y divulgación pública cuando sea pertinente (presentaciones, etc.), ya sea a través de la página web, los medios sociales o los boletines electrónicos.
ANEXO I Ejemplos de checklist Checklist 1: Preparación y Diseño del evento Actividad Fecha Persona responsable Diseño de la agenda y reunión de preparación Establecer objetivos y alcance del evento Definir presupuesto Identificar los roles y responsabilidade del equipo organizador Crear comités de organización Establecer los plazos Desarrollar la agenda, formato del evento Identificar el lugar donde se va a celebrar Identificar listado de posibles participantes Comenzar con la promoción y creación de los materiales de comunicación Buscar patrocinadores y/o socios Costo Estado
Checklist 2 Elección de la sede o lugar donde se va a realizar el evento Actividad Fecha Persona responsable Identificar posibles lugares: hoteles, sedes de socios, universidades, etc Pedir presupuestos de costes de salones, salas, estacionamiento, etc. Pedir presupuestos de costos de servicios de café/comidas Pedir presupuestos alquiler de materiales (audiovisuales, micrófonos, proyectores) Visitar los lugares identificados Identificar el salón o área donde se va a celebrar el evento Valorar la estructura del salón o de la sala, la existencia de columnas o elementos arquitectónicos que pueden restar visibilidad Valorar la accesibilidad del edificio, proximidad, seguridad de la zona Valorar la Identificar posibilidades de transporte, en transporte público, taxi, auto propio, etc. Valorar el entorno, que no haya obras de construcción cercanas, tráfico, etc. Identificar persona de contacto para tener apoyo durante el evento Establecer fórmula de pago fraccionada Costo Estado