PlanningPME Planificar simplemente Ficha n 2 : Creación de las tareas I. Descripción Una tarea es una misión, un trabajo que una persona que debe cumplir o también una reserva de tiempo, una ocupación de un recurso en el tiempo. Simplemente, podrá crear tantas tareas como desee para planificar su actividad. Se representan por un rectángulo de color en el planning. Una vez su lista de tareas esté parametrizada, varias opciones complementarias están disponibles al asignar tareas en el planning: - Capítulo III : Creación de tareas a varios recursos - Capítulo IV : Creación de tareas périodicas - Capítulo V : Asignar una categoría a la tarea - Capítulo VI : Asignar una duración a una tarea en horas o en días - Capítulo VII : Espacios horarios, tipos y pausa - Capítulo VIII: Copia de la actividad de un recurso - Capítulo IX: Elegir información que se desea ver en el rectángulo que representa a una tarea en el planning - Capítulo X : Bloquear una tarea - Capítulo XI: Modo creación y modo selección - Capítulo XII: Seguimiento de la asignación de las tareas: Registro del creador de la tarea y del ultimo modificador II. Como crear una tarea? II.1. Como obtener una tarea en el planning? En el planning, una tarea será representada por un rectángulo de color. Creación de las tareas - 1 -
Diferentes posibilidades se ofrecen para crear una tarea en el planning : - Dibujar directamente un rectángulo en el planning con su ratón - Hacer doble click en un espacio blanco del planning - Situarse en un espacio blanco del planning, hacer clic en el botón derecho del ratón y escoger «Nueva tarea» En todos estos casos, aparecerá la ventana siguiente Escriba directamente un texto al nivel del nombre o elija uno de la lista desplegable. Estas se van registrando poco a poco en la lista "Datos" - > "Tarea" A continuación, se eligen las fechas y horas para realizar esta tarea luego salvan los datos introducidos haciendo un click en OK. Un rectángulo de color aparece entonces sobre la planificación. Distintas opciones están entonces disponibles. Creación de las tareas - 2 -
II.2. Pre registro de la lista de las tareas Desde PlanningPME, ir al menú "Datos" -> "Tarea" A partir de esta lista, se encuentran todos los nombres de tareas creadas. Para añadir un nuevo nombre de tarea, marcar "Añadir" e introducir un nuevo valor, luego validar presionando "OK". Creación de las tareas - 3 -
A continuación, tiene varias opciones disponibles para personalizar sus tareas. - Cambiar el color de texto y de fondo - Asignarle competencias: Botón «Competencias» - Asignar horas : Botón «Horarios» II.3. Las opciones de la tarea 1 - Cambiar su color Creación de las tareas - 4 -
Por ejemplo, escogeremos un fondo verde para esta tarea 2 - Asignar las competencias a una tarea Selecciona la tarea y asigna las competencias presionando el botón " Competencias" o haciendo un click con el botón derecho del ratón. Para más información, consultar la ficha n 3: Gestion de las competencias. Creación de las tareas - 5 -
3 - Asignar horas a una tarea Selecciona la tarea y asigna las horas haciendo un click en el botón " Horarios " o haciendo click en el botón derecho del ratón. Aparecerá la ventana siguiente, con tres posibilidades: 1 - No desean dar horarios 2 - Desean asignar una duración en horas a su tarea. Gracias a esta funcionalidad, cuando van a crear su tarea en el planning, no tendrán de poner la fecha de fin y la hora de fin de la tarea. 3 - Desean asignar horarios a su tarea. Gracias a esta funcionnalidad, cuando van a crear una tarea en el planning, no tendrá que indicar los horarios. Creación de las tareas - 6 -
III. Creación de tarea con varios recursos Podrá asignar una tarea a varios recursos. Desde PlanningPME, crear una tarea sobre el planning. En la ventana Tarea, elegir Varios recursos. La ventana siguiente aparecerá. 1 2 3 Este botón le permitirá ir seleccionando sus recursos uno a uno Recursos del servicio seleccionado Este botón le permitirá seleccionar todos los recursos de la ventana de la izquiersda en un sólo click Para hacer una multi selección, hace click en le nombre de recursos + la tecla CTRL antes de hacer un click de una flecha simple. Podrá entonces asignar la tarea a uno o a varios recursos. Resultado y visualización en el planning: Así, podrá simplemente asignar uno o varios recursos a todas las tareas creadas Creación de las tareas - 7 -
IV. Creación de tareas periódicas Una tarea periódica o cíclica es una tarea que se repite en periódo regulares. Puede crear tareas periódicas con el fin de ganar tiempo. La función periodicidad" le servirá también para gestionar sus reuniones mensuales, los 3x8, intervenciones anuales... IV.1 Como crear una tarea periódica? En el momento de la creación de una tarea, seleccionar " Tarea " --> " Periodicidad." Aparecerá la ventana siguiente: Introducir las horas de ínicio y de fin para esta tarea o marcar " día entero" Escoger la frecuencia de la periodicidad: diaria, semanal mensual... y los días donde tiene lugar la tarea. Introducir las fechas de inicio y fin de su tarea y registrar Revisar los valores de su periódicidad en la ventana de la tarea : Creación de las tareas - 8 -
Visualización en el planning : Este símbolo de dos flechas giratorias indica que es una tarea periódica. IV.2. Suprimir una tarea de su periodicidad o la serie Tiene la posibilidad de eliminar toda la serie de una tarea periódica a cual ella pertenece. Para ello, seleccionar la tarea y hace click en el botón derecho del ratón. En seguida, seleccionando "eliminar" aparecerá este mensaje: Creación de las tareas - 9 -
1 - Si quiere únicamente eliminar la tarea selecciona, marque " la circunstancia". 2 - Si selecciona la serie, toda la serie de las tareas periódicas será eliminada IV.3 Sacar una tarea de su periodicidad Si lo desea, puede retirar una tarea de su periodicidad para: - cambiar su ubicación en el tiempo - traer un recordatorio únicamente para esta tarea... Selecciona " Salir de la periodicidad El símbolo barrido les indica que la tarea no está dependiente de los demás. - > Para retirar varias tareas de la periodicidad: Creación de las tareas - 10 -
Hace click derecho sobre el recurso y luego salir de la periodicidad. Elija el período durante el cual desea sacar las tareas de la periodicidad. i Cuidado! : cual el recurso está ausente. El período de tiempo indicado en la pantalla debe incluir el período durante el Las tareas son entonces independientes y se pueden reasignar a otros recursos. Creación de las tareas - 11 -
V. Asignar una categoría a una tarea Para cada tarea creada en el planning, podrá asignarle una categoría. Por ejemplo, podrá decir si esta tarea es importante o no, si la reserva está confirmada o no... Después, podrá filtrar el planning para ver únicamente las tareas de una determinada categoría o también filtrar las tareas seleccionando su categoría. V.1 Crear una nueva categoría Desde PlanningPME, ir al menú "Datos" -> "Categoría de tarea" Aparece la ventana "Categoría de tarea". Para añadir una categoría, elija el nombre, los colores de texto y fondo, el trazo y pulse en el botón "Añadir". V.2 Asignar una categoría a una tarea Creación de las tareas - 12 -
Para cada tarea creada en el planning, puede asignarle una categoría. V.3 Hacer aparecer la categoria en el planning Una vez estén creadas sus categorías y sus tareas asignadas a categorías, puede asignar las tareas en función del color de la categoría en la pantalla desde el menú "Herramientas" -> "Opciones"-> "Tarea". Ver ficha "Opciones disponibles en la ventana de la tarea" Así podrá filtrar las tareas por categorías. Creación de las tareas - 13 -
VI. Asignar una duración a una tarea en horas o en días Cuando asigna una duración en horas o en días, PlanningPME va a calcular la fecha de fin de esta tarea tomando en cuenta: Perfiles horarios y días no trabajados. Puede también indicar un tiempo de pausa. VI.1 Cómo utiliza esta función? Crear una tarea en el planning. En la ventana "Tarea": Hacer click en esta flecha para cambiar la opción a duración. i Cuidado! Una tarea con una duración será asignada a un sólo recurso Creación de las tareas - 14 -
Una nueva línea aparece entonces NB: Marcando, "Día entero", indicará una duración en días. Desmarcar "Día entero", indicará una duración en horas. VII. Espacios horarios tipo y pausa. Tiene la posibilidad de guardar hasta cuatro espacios horarios con el fin de ganar tiempo. VII.1. Espacios horarios tipos Desde PlanningPME, ir al menú «herramientas» -> «opciones» -> «horarios». Aparecerá la siguiente ventana:. Creación de las tareas - 15 -
Introducir entonces hasta cuatro espacios horarios marcando las casillas «Espacios» de 1 a 4 Por ejemplo, vamos a introducir los espacios siguientes: - Espacio 1 : Mañana; 9h 12h - Espacio 2 Tarde; 13h30 17h A continuación, cada vez que vaya a crear una tarea, estos espacios le estarán disponibles para su selección con el fin de no hacer trabajos repetitivos. Creación de las tareas - 16 -
VII.2. La pausa Marcar la opción «Pausa» en esta ventana. Creación de las tareas - 17 -
En el planning, se creará una tarea. La ventana de la tarea que aparece es: Puede indicar un tiempo de pausa en horas. Este tiempo estará en el cacul de las horas. i Cuidado! : Para una tarea que dure varios días, no se tendrá en cuenta un tiempo de pausa en horas. VIII. Copiar la actividad de un recurso Cuando varios recursos tienen la misma actividad, los mismos horarios, las mismas tareas en un momento dado, es posible de copiar/pegar el conjunto de las tareas de una persona para asignarlas a otro recurso. En este ejemplo abajo, el planning de Laura introducido, deseamos crear el mismo planning para Juan sin necesidad de crearlo de nuevo. Vamos entonces a copiar/pegar la actividad de Laura en el planning de Juan. 1 - Poner el ratón en el recurso "Laura" y hace clic en el botón derecho del ratón. Escoger entonces «Copiar la actividad» 2 Poner a continuación el ratón en el recurso Juan y hacer click en el botón derecho del ratón. Creación de las tareas - 18 -
Escoger entonces «Pegar la actividad» 3 - Aquí está el resultado: Juan tiene ahora el mismo planning que Laura. IX. Descripción de la tarea Podrá visualizar todas las informaciones que deseen en el rectángulo representando cada tarea: el nombre de la tarea, le nombre del cliente, las observaciones, la duración de la tarea, los campos suplementarios IX.1. Cómo se utiliza esta función? Desde PlanningPME, ir al menú "Datos" -> "Descripción tarea" Aparece la ventana siguiente. Creación de las tareas - 19 -
Seleccionando los campos disponibles, podrá indicar cuales quiere ver aparecer en la tarea. Por ejemplo, vamos a hacer aparecer el nombre de la tarea y el cliente. Hacer click «nombre de la tarea» en los campos disponibles y pulsar el botón «Añadir». Este campo aparecerá entonces a la derecha de la ventana. Hacer lo mismo para «cliente» con un salto de línea entre los dos. Esta es la ventana que coresponde a estes datos: La visualización en el planning será la siguiente: Creación de las tareas - 20 -
1 era :línea Nombre de la Tarea 2 da : línea Nombre del cliente IX.2. Ejemplo Siempre es interesante ver aparecer en la pantalla los datos específicos representativos. En este ejemplo abajo, hemos añadido un campo suplementario que hemos nombrado "Code" (Ver ficha n 10: Creación de campos suplementarios). En la ventana «Descripción Tarea», este campo estará entonces accesible y lo hemos seleccionnado. Nuevo campo: «Code» La visualización en el planning será: Creación de las tareas - 21 -
Aparece en cada tarea únicamente el valor de este nuevo campo creado «código». Así, con esta funcionalidad, se podrá visualizar rápidamente en la descripción de cada tarea los datos que más le interesen. X. Bloquear una tarea Bloquear una tarea se puede hacer de diferentes maneras: - Se puede prohibir la creación y la modificación de una tarea anterior a la fecha de hoy. - Las tareas se pueden bloquear una a una X.I. Prohibir la creación y la modificación de una tarea anterior a la fecha de hoy. Desde PlanningPME, ir al menú "Herramientas" -> "Opciones En la pestaña «General», verá aparecer la ventana siguiente: Creación de las tareas - 22 -
Marcar la opción para habilitar el bloqueo por fecha Después de tener seleccionada esta opción, las tareas de los días anteriores a la fecha de hoy no podrán ser modificadas. Creación de las tareas - 23 -
X.2. Bloquear una tarea Se pueden bloquear algunas tareas con el fin de que no puedan ser modificadas. En primer lugar, para tener acceso a esta opción, debe de entrar en el planning con los derechos de acceso habilitados: Ver ficha n 12 Derechos de utilizaciones. Hacer click con el botón derecho del ratón sobre la tarea. Seleccionar «Bloquear» El bloqueo de la tarea se indica con un icono en forma de candado. En seguida, haciendo un doble click en la tarea bloqueada, verá el nombre del usuario que ha bloqueado esta tarea. Aquí, Vicente. Creación de las tareas - 24 -
XI. Modo Creación y modo Seleción Modo creación: Este modo permite crear tareas en el planning diseñando un rectángulo o haciendo un doble clic sobre un área en blanco (sin ninguna tarea). Modo selección: este modo permite seleccionar varias tareas al mismo tiempo y cambiarlas al mismotiempo. Por defecto, el sistema está en modo creación. Para cambiar a modo selección, hacer click con el botón derecho en el planning y escoger el "modo selección" Entonces se pueden seleccionar varias tareas al mismo tiempo diseñando un rectángulo que vaya a juntar varias tareas o seleccionando una a una las tareas, manteniendo pulsado siempre el botón CTRL. Reasignar entonces sus tareas en el eje del tiempo, horizontalemente poniendo una de las tareas seleccionada en la fecha deseada. En este ejemplo, 3 tareas fueron cambiadas de un día al mismo tiempo. Creación de las tareas - 25 -
i Cuidado! : Para volver al modo creación, hace un click con el botón derecho y seleccionar «Modo Creación» Seguido de la asignación de las tareas Creación de las tareas - 26 -
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