REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PROFESORES INVITADOS

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PROFESORES INVITADOS 1. Antecedentes El programa Profesores Invitados del ICETEX busca apoyar la internacionalización de la educación superior, financiando la visita a nuestro país de expertos internacionales, invitados por las universidades Colombianas a participar en programas de formación académica. El procedimiento se realiza bajo las directrices del Acuerdo No. 075 del 13 de diciembre de 2013 y la Resolución No.0304 del 1 de abril de 2015. 2. Alcance Es del interés del ICETEX optimizar el Programa de Profesores Invitados, en este sentido se busca incluir en el sistema C&CETEX la totalidad del procedimientos del programa, valga decir desde la publicación del cronograma de aplicación, aplicación, realización del comité, aprobación, cambios de solicitudes, legalización y consultas. INICIO 1. PUBLICACION CRONOGRAMA 2. REGISTRO SOLICITUD (UNIVERSIDAD) 3. REPORTE Y CALIFICACION SOLICITUDES 4. COMITE Y PUBLICACION RESULTADOS FIN 7. CONTROL Y CIERRE APROBACIONES NO TRAMITADAS 6. VERIFICACION, AUTORIZACION Y TRAMITE DE GIRO 5. ENTREGA SOPORTES Y SOLICITUD DE GIRO (UNIVERSIDAD) 3. Referencias Para la realización de este documento se tomó como referencia los documentos relacionados a continuación, algunos de ellos fueron creados antes de inicio del presente proyecto y otros, dentro del desarrollo del mismo. DOCUMENTO FECHA

Formato F60 suscrito Por la Oficina de Relaciones Internacionales 2014-09-26 4. Requisitos 5.1. Requisitos Funcionales Nombre: RF001: Publicación cronograma Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita la publicación del cronograma del programa Profesores Invitados a través del sistema C&CETEX en el cual se estipule la fecha de aplicación, fecha de comité, periodo de legalización a partir de la funcionalidad existente actualmente dentro del C&CTEX de creación y modificación del calendario. Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU001: Publicación cronograma.. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI. Datos asociados: N/A Nombre: RF002: Administración de datos de contacto Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita a la institución poder registrar y actualizar la información del perfil de la IES, representante legal y del jefe de la Oficina de Relaciones, esta información debe ser incluida en los siguientes campos: PERFIL IES Nombre Institución NIT Departamento Ciudad Dirección Teléfono De acuerdo a la tabla de Departamentos del sistema De acuerdo a la tabla de Ciudades del sistema REPRESENTANTE LEGAL

Nombre y apellido Correo electrónico No. de Teléfono Numérico REPRESENTANTE OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES Nombre y apellido Correo electrónico No. de Teléfono Numérico Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU002: Administración de datos de contacto.. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados y ACT012: IES Datos asociados: N/A Nombre: RF003: Modificación Módulo Desembolsos.NET Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita modificar dentro del módulo de desembolsos.net cuando se establecen los filtros para liquidar, lo siguiente: Se debe verificar que dentro de Desembolsos.Net, en el momento de efectuar el giro al incluir la línea, Sub-línea y una vez se identifique que el giro proviene de la ORI (Programa Profesores invitados), el sistema debe cambiar la cuenta que tiene por defecto la IES por la cuenta que se haya indicado dentro de la aplicación de Profesores Invitados para la convocatoria específica. Una vez se haya efectuado el giro el sistema debe quitar la cuenta con la que se efectuó el giro para la ORI y debe marcar nuevamente como cuenta principal la que tenía por defecto la IES antes de efectuar el desembolso. Igualmente para el correcto funcionamiento de los giros es necesario incluir como Rubro los siguientes Ítems: Tiquetes ORI Viáticos ORI Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU003: Modificación Módulo Desembolsos.NET..

Perfil: ACT021: Sistema Desembolsos.Net y ACT018: Funcionario Icetex Giros (Rol 61). Nombre: RF004: Registro de Solicitudes Descripción: Se requiere una funcionalidad para el perfil de IES, que le permita a la institución ingresar la información de los eventos del programa de profesores invitados. Se debe incluir un identificador por evento, se debe permitir registrar los datos de un evento en el formulario de solicitud el cual contenga los campos descritos en la tabla "Registro Solicitudes" del Anexo. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu004:registro de Solicitudes.. Versión:1.0. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados y ACT012: IES. Nombre: RF005: Registrar Profesores Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita registrar los profesores por evento. Debe permitir ingresar la siguiente información (Ver Anexos Tabla "Registro Profesores"). Una vez finalizado el proceso de registro de profesores se debe generar un mensaje de diálogo de confirmación, el cual indique que la solicitud quedo registrada de forma correcta: Señores <Nombre institución > Su solicitud fue ingresada de forma correcta. Recuerde que la institución podrá realizar cambios a la presente solicitud antes de la fecha de comité. Cada vez que realice modificaciones a las solicitudes guarde y envié nuevamente la solicitud. Cordialmente, Oficina de Relaciones Internacionales ICETEX

Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU005: Registrar Profesores.. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yact012: IES. Nombre: RF006: Resumen de Aplicación Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al sistema desplegar una pantalla para ingresar los datos del evento, la interfaz de diseño debe constar de los siguientes campos: APLICACIONES No. de Comité Nombre del evento Fecha de inicio de participación del experto Fecha de fin de participación del experto Rubro solicitado Monto solicitado Estado Numérico (campo no editable) (campo no editable) AAAA-MM-DD (campo editable) AAAA-MM-DD (campo editable) (campo no editable) Numérico (campo no editable) 1- Estudio 2- Aprobado 3- No Aprobado 4- Anulado Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu006:resumen de Aplicación.. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yact012: IES.

Nombre: RF007: Actualizar Solicitudes Descripción: Se requiere una funcionalidad para el perfil de IES, que le permita a la institución actualizar la información de los eventos del programa de profesores invitados. Al consultar en la base de datos los eventos asociados a esta IES se debe desplegar una lista de los registros encontrados, desplegando los siguientes campos. No de Evento Área de Conocimiento Fecha Inicio Fecha de finalización Total Profesores Invitados Total Valor solicitado a ICETEX Estado Debe permitir ingresar al evento específico por medio del identificador asignado a cada uno de los eventos, se debe permitir registrar los datos de un evento en el formulario de solicitud el cual contenga los campos descritos en la tabla "Registro Solicitudes" del Anexo. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu007: Actualizar Solicitudes. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yact012: IES. Datos asociados: N/A. Nombre: RF008: Actualizar Registro Profesores Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita desplegar una pantalla con los profesores que se han registrado por evento, igualmente deberá permitir realizar cambios en el formulario como lo son el nombre del experto aprobado o la anulación del experto registrado (Las modificaciones solo serán permitidas hasta la fecha límite de postulación). Debe permitir ingresar la siguiente información (Ver Anexos Tabla "Registro Profesores"). Una vez finalizado el proceso de registro de profesores se debe generar un mensaje de diálogo de confirmación, el cual indique que la solicitud quedo registrada de forma correcta: Señores <Nombre institución > Su solicitud fue ingresada de forma correcta. Recuerde que la institución podrá realizar cambios a la presente solicitud antes de la fecha de comité. Cada vez que realice modificaciones a las solicitudes guarde y envié nuevamente la solicitud. Cordialmente, Oficina de Relaciones Internacionales

Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu008: Actualizar Registro Profesores.. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yact012: IES. Datos asociados: N/A Nombre: RF009:Actualización Resumen de Aplicación Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al sistema desplegar una pantalla para actualizar los datos del evento, igualmente deberá permitir realizar cambios en el formulario como lo son la fecha de inicio y de fin de participación del experto, la interfaz de diseño debe constar de los siguientes campos: REGISTRO DE EVENTOS No. de Comité Numérico (campo no editable) Nombre del evento (campo no editable) Fecha de inicio de participación del experto AAAA-MM-DD (campo editable) Fecha de fin de participación del experto AAAA-MM-DD (campo editable) Rubro solicitado (campo no editable) Monto solicitado Numérico (campo no editable) Estado 1- Estudio Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu009: Actualización Resumen de Aplicación. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados yact012: IES.

Nombre: RF010:Administrador de Variables Descripción: Se requiere una funcionalidad en el sistema, que le permita al funcionario de la Jefatura ORI (con el perfil Jefatura ORI), administrar las variables parametricas del programa de profesores invitados. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu010: Administrador de Variables. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI. Nombre: RF011: Registro de valores autorizados a los Comités Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita con base en el valor disponible de los CDP s registrados consultar los valores asignados a cada uno de los comités programados (topes). Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu011: Registro de valores autorizados a los Comités. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI. Nombre: RF012: Actualización de valores autorizados a los Comités Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita con base en el valor disponible de los CDP s registrados actualizar los valores a cada uno de los comités programados (topes). Para ello se debe validar que el valor disponible en los CDPS sea mayor o igual a los valores distribuidos a los comités. Se debe verificar que cuando un comité se haya evaluado no se pueda modificar el valor asignado. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu012: Actualización de valores autorizados para comité.

Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI, ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI. Datos asociados: N/A. Nombre: RF013: Opción visualización resumen de comité Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita generar la consulta donde se agrupen las solicitudes por comité, de conformidad con las fechas de inicio y finalización de los eventos. Se debe habilitar campos para ingresar los montos disponibles por comité, los cuales no podrán superar al monto del CDP registrado. Para esos casos en los que las Universidades no realicen el proceso de legalización en las fechas límites establecidos, los recursos deberán ser liberados, recalculados y deberán ser adicionados al monto disponible para el siguiente comité. Por lo cual antes del descargue de la información se debe poder efectuar este ajuste a la información. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu013: Opción visualización resumen de comité. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI Datos asociados: N/A Nombre: RF014: Opción descargar comité Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita descargar un documento en Excel con las solicitudes presentadas por las universidades, agrupando las solicitudes por universidad, de conformidad con las fechas de los eventos que serán evaluadas en cada uno de los comités. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu014: Opción descargar comité. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.

Nombre: RF015: Cargue de los resultados del comité Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita realizar el cargue de archivo mediante el botón Cargar archivo. El nombre de archivo debe ser "CUADRO RESUMEN COMITÉ-PROFESORES INVITADOS.excel", Se deben Validar por Id Solicitud y por total de registros descargados - Cargados. Para realizar este cargue se debe generar log de auditoría, se debe guardar el archivo de salida en una ruta por defecto. Se debe procesar por completo el archivo y en caso de generarse errores, por cada registro se debe generar uno similar en un archivo de resultado, indicando la Fila del registro en el archivo Excel original, el Id de la solicitud y el Error generado, y no se debe efectuar la actualización hasta que no se realice el cargue por completo del archivo sin errores. Se debe validar que se encuentre un id valido de esta institución de educación superior, que el identificador del evento se encuentre asociado a esa IES, que el identificador del profesor se encuentre registrado en ese evento. En caso de pasar las validaciones se debe verificar que esta solicitud se encuentre en estado EN ESTUDIO. Al final se deberá desplegar un mensaje con el nombre del archivo procesado, el número de registros encontrados, el número de registros procesados, el número de registros con error y la ruta del archivo de resultado. Se debe validar que los valores aprobados no excedan el monto registrado para el comité, en caso de sobrepasar, automáticamente las solicitudes deben quedar en estado No Aprobado. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu015:cargue de los resultados del comité. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI. Nombre: RF016: Consulta de resultados comité Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita que una vez realizado el comité y cargado el documento en Excel con los resultados, el sistema muestre a las IES el formulario de resumen de solicitudes con el resultado del comité.

En el momento en que las IES consulten el formulario de resumen de solicitudes, (correo a la oficina de la ORI (correo que se solicita en la interfaz del CU002 - en la pestaña de Datos de Representante de Oficina de Relaciones Internacionales)) el sistema deberá generar un mensaje de diálogo de notificación, en el cual se indique los plazos para la realización del proceso de legalización. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu016: Consulta de resultados comité. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI. Nombre: RF017: Legalización IES Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al perfil de las IES ingresar en el sistema el valor real de la compra de los tiquetes o el valor pagado por la institución al experto por concepto de viáticos, valor que no podrá superar el monto que fue aprobado en el respectivo comité, adicionalmente subirán la documentación respectiva al sistema. Una vez las IES ingresen el valor, el estado de la solicitud pasará a estado legalizado. En caso que las IES no realizan el proceso de legalización en las fechas establecidas el sistema automáticamente cambiara el estado de la solicitud a solicitud rechazada de acuerdo al timer establecido en el cronograma. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu017:legalización IES. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT012:IES ORI Nombre: RF018: Legalización ORI Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita al perfil de Profesores Invitados ORI el cambio de estado a jurídico viable quien podrá realizar la consulta por estado, listando todas las solicitudes de acuerdo al filtro seleccionado y se podrá realizar el proceso de autorización verificando el valor ingresado por la IES contra el valor de la carta enviada por el rector. Si al comparar los valores (Legalizado y Aprobado), coinciden se cambia el estado a jurídico viable y se deshabilita la opción para cargar los documentos quedando

listo para el giro, en caso contrario el valor se podrá modificar por el perfil de Profesores Invitados ORI para poder proceder al giro. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu018: Legalización ORI. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI. Nombre: RF020: Módulo de Administración Descripción: Se debe incluir dentro del programa de profesores invitados el módulo de administración de las universidades que incluye el programa, por medio del cual se puedan agregar o eliminar universidades con el objetivo de poder controlar que el link de profesores invitados solo debe aparecer a las universidades que pertenezcan al convenio. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu020: Módulo de Administración. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI y ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI. Nombre: RF021:Reporte Resumen del Programa Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita generar el reporte por el año y comité seleccionado del resumen del programa. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu021: Reporte Resumen del Programa Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI. Nombre: RF022: Adicionar Link Carta Rectores

Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita adicionar dentro de la página del Icetex en el programa de profesores Invitados un link para descargar el Formato solicitud de reembolso para las universidades. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu022: Adicionar link carta Rectores. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT012: IES. Nombre: RF023:Clonación del perfil con Identificador No 2 Descripción: Se requiere que por medio de base de datos se clone el perfil con identificador número 2 y se cree un nuevo perfil con estas mismas características para implementar la solicitud por parte de las IES donde se requiere que cuenten con un nuevo grupo para tener un usuario y password adicional al que manejan actualmente dentro del C&CTEX. Dependencias con casos de uso y/o requisitos:cu001: Publicación cronograma. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI. Nombre: RF024:Administrar Cuentas Bancarias Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita en el perfil de IES, para permitir a la institución poder registrar y actualizar la información las cuentas en donde se efectuará el desembolso por concepto de este programa (Profesores Invitados). Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU0023: Administrar Cuentas Bancarias. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI.

Nombre: RF025: Crear Reporte de Resoluciones Descripción: Se requiere una funcionalidad que permita crear un reporte para verificar los giros realizados dentro del programa de profesores invitados, filtrando por Universidad, nombre Experto, Comité y Resolución. Dependencias con casos de uso y/o requisitos: CU019: Crear Reporte de Resoluciones. Perfil: ACT020: Sistema Profesores Invitados, ACT013: Profesores Invitados ORI, ACT014: Profesores Invitados Jefatura ORI.