Curso de Responsable OEA Procedimientos OEA Vigo, 26 de Marzo de 2012
Índice Introducción Estatus OEA Base jurídica y medidas de aplicación Ventajas Situación actual Procedimientos OEA Requisitos generales Historial de cumplimiento Actividades y procedimientos aduaneros Sistemas de gestión de registros comerciales y logísticos Seguridad
Objetivo Introducción Aplicar medidas de seguridad más rigurosas y eficaces y a la vez facilitar el flujo de mercancías en el comercio internacional. Iniciativas Organización Mundial de Aduanas: Marco normativo SAFE Comisión Europea : Programa de seguridad en materia aduanera. Customs Security Programme (CSP) EE.UU: Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C TPAT) En respuesta a la necesidad de conjugar seguridad y facilitación del comercio se establece la figura del Operador Económico Autorizado (OEA)
Estatus OEA El estatus OEA es una acreditación para probar el cumplimiento de ciertas medidas relacionadas con la seguridad y buenas prácticas en la cadena de suministro internacional de mercancías. Los operadores económicos que cumplan los criterios para la obtención del estatus OEA se consideran socios fiables en la cadena de suministro. Se distinguen positivamente de otros operadores mediante la concesión de facilidades en lo que se refiere a: Simplificaciones establecidas en la normativa aduanera Controles aduaneros relativos a protección y seguridad El certificado de Operador Económico Autorizado es reconocido por todos los Estados Miembros de la UE
Base jurídica y medidas de aplicación Notas Explicativas Condiciones R/CE 648/2005 modificaciones en materia de seguridad al Cod. Aduanero Criterios R/CE 1875/2006 disposiciones de aplicación del Cod. Aduanero Baja Guias de ayuda y orientaciones a la aplicación. No legislación Precisión Alta
Guías de ayuda y orientaciones Guías y orientaciones de la TAXUD http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/aeo/index_en.htm El modelo COMPACT (Compliance Partnership Customs and Trade) Documento TAXUD/2006/1452: Catálogo de indicadores de riesgo y marco común de evaluación para determinar si es posible conceder el estatuto OEA Orientaciones sobre normas y requisitos Documento TAXUD/2006/1450: Notas explicativas sobre los requisitos necesarios para la obtención de la condición OEA. Informe sobre la acción piloto relativa a los OEA
Guías de ayuda y orientaciones Documentación de la AEAT www.aeat.es Notas informativas Manual OEA Cuestionario OEA Instrucciones para la presentación de la solicitud Tramitación y ayudas Normativa
Ventajas Reglamento CE Ventajas y Certificados OEA AEOC Simplificación aduanera AEOS Proteccion y Seguridad AEOF Beneficios directos Facilitación en las solicitudes de regímenes aduaneros simplificados Menos controles físicos y documentales Prioridad en los controles Posibilidad que los controles no se realicen en el recinto de la Aduana Declaraciones sumarias de entrada o salida reducidas Aduanas informa si el envío ha sido seleccionado para control físico Beneficios indirectos Reconocimiento mutuo Uso del certificado como herramienta comercial
Ventajas Nacionales (1) Designación de interlocutor único El OEA puede solicitar simplificaciones a medida Acceso a regímenes simplificados: Despacho centralizado nacional / europeo Procedimiento simplificado de domiciliación Otros Reducción de la garantía de IVA de hasta el 50% Reducción circuitos naranjas y rojos Presentación DUAs de exportación antes de entrada de la mercancía en el recinto Cambios de ubicación en la Dependencia provincial
Ventajas Nacionales (2) Despacho centralizado nacional: Despacho en el lugar de establecimiento del declarante con independencia de la provincia de entrada o salida de la mercancía Excluidas Islas Canarias, Ceuta y Melilla Aduana de centralización: Dep. Prov. donde tenga domicilio fiscal o donde desarrolle la mayor parte de su actividad aduanera Verificar la declaración Recaudar la deuda Conceder el levante Aduana donde estén las mercancías: Controles de seguridad Otros fijados por la Aduana de centralización.. /..
Ventajas Nacionales (3) Despacho centralizado nacional:.. /.. Circuito naranja/rojo: Presentación de la documentación escaneada Reconocimiento físico: Representación por cualquier persona física mediante modelo representación bajo autorización de despacho centralizado En un futuro Despacho Centralizado Europeo
Situación actual (1) Europa: 9042 certificados concedidos Alemania 4372 Holanda 827 Francia 608 Polonia 504 Italia 492 Suecia 315 Reino Unido 268 Países por encima de 200: Hungría, Austria, Bélgica.
Situación actual (2) Europa: 9042 certificados emitidos Denegadas o desistidas 1210 13,4% del total (España 14,9%) Revocados: 293 (3%, motivos?)
Situación actual (3) España: 382 certificados concedidos.. Denegadas o desistidas 57 Revocadas 3 (2 de Simplificaciones aduaneras y 1 de seguridad). Suspendidos 7 (3 derivaron en suspensión).
Situación actual (4) España: 382 certificados concedidos 49% son representantes aduaneros. 29% empresas importadoras/exportadoras. 16% transportistas y operadores logísticos. 6% navieras, almacenistas,... 71% PYMES (menos de 250 empleados / 50 millones de cifra de negocio) 29% Grandes empresas
% Tipos de certificado concedidos Las proporciones entre los diferentes tipos de certificados son similares entre la UE y España: Tipo de certificado AEOC AEOS AEOF Total ESPAÑA 30% 4% 66% 100% UNIÓN EUROPEA 46% 2% 52% 100%
Evolución de las empresas OEA en España 400 350 300 250 Empresas 200 150 100 50 0 2008 feb-09 abr-09 jun-09 ago-09 oct-09 dic-09 feb-10 abr-10 jun-10 ago-10 oct-10 dic-10 feb-11 abr-11 jun-11 ago-11 oct-11 dic-11 feb-12 EMPRESAS OEA EN ESPAÑA (382) Meses / Años
Resumen de requisitos OEA 1 Requisitos generales Historial de cumplimiento Sistema contable y logístico Solvencia financiera Información relativa a la empresa, organización interna. Historial satisfactorio de cumplimiento de los requisitos aduaneros y fiscales (últimos 4 años) Trazabilidad de las operaciones, Sist. contable, sistema de control interno, flujo de mercancía, archivo y seguridad de la información, procedimientos aduaneros Demostrar la solvencia (últimos 3 años) Elaboración de un plan de seguridad basado en una evaluación de riesgos amenazas sobre: AOEC Simplificaciones aduaneras AEOS Protección y seguridad AEOF Completo Requisitos de seguridad y protección Entrada y acceso a los recintos, seguridad física, unidades de carga, procesos logísticos, mercancías entrantes, almacenamiento, producción, carga de mercancías, seguridad socios comerciales, seguridad del personal, servicios exteriores
Resumen de requisitos OEA 2 Requisitos diferentes para cada tipo de operador En función del papel que ejerza en la cadena logística se deberán cumplir requisitos específicos Diferentes medios para cumplir los mismos requisitos La normativa comunitaria establece que las autoridades aduaneras tengan en cuenta las características específicas los operadores, en particular las pequeñas y medianas empresas
Secciones 1. Información general de la empresa 2. Historial de cumplimiento 3. Actividades y procedimientos aduaneros 4. Sistema de gestión de registros comerciales y logísticos: Control interno y trazabilidad Seguridad de los datos Entorno informático 5. Seguridad
1. Información general (pregunta 1.1.8 ) Procedimiento sobre ausencias de personal: Definición de los puestos claves Determinación de sustitutos Ausencias provisionales o permanentes
2. Historial de cumplimiento Objetivo Conocer los antecedentes aduaneros / fiscales basados en los últimos 4 años Registro de las incidencias detectadas por la Aduana. Procedimiento sobre actividades de control para identificar incidencias y manifestarlos a la Aduana. Procedimiento de control sobre las condiciones exigidas para obtener y mantener el certificado OEA: formación de los empleados en materia de incumplimientos/ incidencias.
2. Historial de cumplimiento Registro de las incidencias detectadas por la Aduana (Pregunta 2.1 y 3.5.2) Responsable Procedimiento de comunicación y registro Revisión / Actualización / Supervisión Medidas adoptadas para evitar su repetición Archivo y acceso
2. Historial de cumplimiento Actividades de control para identificar irregularidades o sospechas de infracciones penales Responsable Procedimiento de comunicación y registro Revisión / Actualización / Supervisión Cómo se informa a la plantilla Medidas adoptadas para evitar su repetición Archivo y acceso Medidas para comprobar que los procedimientos se siguen
2. Historial de cumplimiento Procedimiento para el mantenimiento del certificado OEA (pregunta 3.3.1 y 3.3.2) Responsable Procedimiento de comunicación y registro Revisión / Actualización / Supervisión Acciones formativas periódicas Archivo y acceso Medidas para comprobar que los procedimientos se siguen
3. Actividades aduaneras Objetivo Determinar que la empresa dispone de procedimientos que garanticen el cumplimiento de la normativa aduanera sobre los siguientes aspectos: Clasificación arancelaria Aplicación derechos preferenciales a la importación Expedición de documentos de origen y declaraciones en factura a la exportación Determinación del valor en aduana y base imponible IVA Control sobre las declaraciones aduaneras Certificados, licencias y controles en frontera
3. Actividades aduaneras Clasificación arancelaria (pregunta 1.3.2): Responsable En caso de utilizar un tercero cómo asegura que se hace correctamente. Comunicación Cómo se clasifican productos nuevos Información utilizada para clasificar Programas y recursos utilizados Revisión de las clasificaciones
3. Actividades aduaneras Valor en Aduana y base imponible IVA (pregunta 1.3.3): Obtención de la información para la determinación de las bases imponibles ( documentos, conceptos, desgloses...) Valor en Aduana Métodos de valoración Ajustes Adiciones y deducciones INCOTERMS Declaración de valor DV1 Partes vinculadas Tipo de cambio de las divisas IVA Ajustes Adiciones y deducciones INCOTERMS
3. Actividades aduaneras Derechos preferenciales en función del origen (pregunta1.3.4): Cómo se determina que el país tiene preferencias en función de su origen. Solicitud al proveedor Certificado de origen válido para país/producto Declaración en factura Regla del transporte directo (título de transporte/no manipulación) Supuestos de inaplicablilidad Motivos de rechazo técnico del documento Plazo de validez del certificado Emisión a posteriori Normativa aplicable Protocolos de origen Archivo del certificado de origen
3. Actividades aduaneras Expedición del certificado de origen (pregunta 1.3.4): Los bienes para los que se solicitan cumplen las reglas de origen Declaración del proveedor Certificado de origen válido para país/producto Declaración en factura Plazo de validez del certificado Casos específicos: Méjico, Sudáfrica,... Emisión a posteriori Emisión de duplicados Actuación frente exportaciones anuladas Normativa aplicable Protocolos de origen
3. Actividades aduaneras Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1) Importadores/Exportadores: Criterios de elección representantes aduaneros Detalles de los representantes aduaneros utilizados Cómo se transmite las instrucciones y documentación para el despacho Actuación antes situaciones no claras Cómo se comprueba que la declaraciones son completas y exactas y con datos actualizados Notificación al representante de errores/modificaciones en las declaraciones Comunicación voluntaria de errores a la aduana
3. Actividades aduaneras Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1) Representantes/Domiciliación: Control de la información y documentación a incorporar en el DUA Relación y comunicación con representantes/corresponsales/clientes Operaciones habituales: Importación (RPA, Consignación,...) Exportación Tránsito Inclusión en Depósito Aduanero, DDA Aplicación de gestión aduanera Uso de plantillas/modelos Comprobaciones antes de la presentación del DUA Actuación ante circuitos e incidencias Creación expediente y su archivo
3. Actividades aduaneras Licencias, autorizaciones e inspecciones (pregunta 1.3.5 y 3.5.3): Régimen Comercial: Licencias import (textil, siderúrgicos) Certificados import/export Controles en frontera: SOIVRE Control sanitario Control veterinario Control fitosanitario CITES, etc Solicitud C-5
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Objetivo determinar las características y funcionalidades de los sistemas informáticos de la empresa en lo relativo a: Existencia de trazabilidad de las operaciones críticas Naturaleza, arquitectura y tipología, tanto de hardware como de software Condiciones de seguridad de los sistemas y de la información
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Control interno y trazas de auditoría Procedimientos documentados sobre cómo se fijan, mantienen, modifican y archivan los ficheros maestros (clientes, proveedores, códigos arancelarios y tipos impositivos) Sistema que permita un control aduanero basado en la auditoría: Permanencia de las trazas de auditoría Acceso a las trazas de auditoría
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Procedimiento de archivos maestros [clientes, proveedores, códigos arancelarios, tipos impositivos] (pregunta 3.3.3) Responsable Alta/creación de los datos Modificación Mantenimiento Archivo Acceso
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Entorno informático Sist. informático utilizado para las operaciones comerciales y gestión de derechos arancelarios/impuestos Sist. operativo utilizado por el sist. Informático como apoyo para las operaciones logísticas y contables Software utilizado para registrar las operaciones contables y logísticas Política de acceso y de seguridad
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Seguridad de los datos Procedimientos sobre: Gestión y ejecución de las copias de seguridad Registro y almacenamiento de documentación tanto en formato papel como electrónico (clasificación y archivo de documentos)
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Gestión y ejecución copias de seguridad (pregunta 3.6.1 y ss.): Procedimiento de copia y recuperación Frecuencia de las copias Formatos de almacenamiento / tipos de soporte Dónde se almacenan (lugar alternativo a las instalaciones) Tiempo de almacenamiento Pruebas de validez de la recuperación de datos a partir de las copias de seguridad Quién tiene acceso a los backups
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Protección de los sistemas informáticos y de la documentación (pregunta 3.7.1 y ss.) Política actualizada y documentada sist. de seguridad informáticos Política de administración de accesos (perfiles de usuario) Política de contraseñas Eliminación, mantenimiento o actualización de los detalles de usuario Parada y arranque de servidores Detalles cortafuegos y anti-virus utilizados Control acceso servidores o Centro de Proceso de Datos (CPD) Plan de acción ante incidencias (perdida de suministro eléctrico,...) Auditoria sobre el funcionamiento de los sistemas de seguridad
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Registro y almacenamiento de la documentación (pregunta 3.8.1) Lugar del archivo Restricción de acceso (al archivo, al servidor/cpd) Procedimiento de clasificación y archivo Responsable Tiempo de almacenamiento Medidas previstas en caso incidentes Plan de continuidad del negocio en caso de incidente
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Flujo de mercancías Procedimientos sobre: Compra y recepción de mercancía de origen extracomunitario Proceso de fabricación/producción Salida de mercancías de almacenes o depósitos y su entrega a clientes extracomunitarios Gestión de stock de almacén y registro de los movimientos internos de las mercancías
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Compra y recepción mercancía de importación (pregunta 3.4.1): Expediente de compra de importación: Planificación y tramitación de la orden de compra Documentación necesaria Llegada de la mercancía y transporte a destino Recepción y descarga de la mercancía: Controles de calidad, pesaje,... Conciliación entre orden de compra y mercancía recibida Utilización instalaciones de terceros o DA: Procedimientos intercambio de información Archivo de la documentación Devoluciones
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Venta y salida de mercancía a la exportación (pregunta 3.4.1): Expediente comercial de exportación (venta) : Ordenes de fabricación / Selección de mercancías Previsión de carga y contratación del transporte Preparación documentación de exportación Carga Facturación Archivo de la documentación Desviaciones
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Proceso de fabricación / producción (pregunta 3.4.1): Elaboración ordenes de trabajo Asignación para producción Responsabilidades Registro del producto terminado Métodos de fabricación normalizados Control periódico de métodos de fabricación Irregularidades, variaciones desperdicios, subproductos y pérdidas en el proceso Inspección de la calidad
4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Control de stock y movimientos internos (pregunta 3.4.2): Almacenamiento: Determinación clara del emplazamiento Almacenamiento seguro de mercancías peligrosas Manipulación Control de existencias Realización de inventarios Embalaje Controles de calidad
5. Seguridad Objetivo Demostrar el nivel de seguridad, tanto internamente (edificios, recintos, mercancías, personal,.) como con clientes, proveedores y prestadores de servicios Edificios - Instalaciones Mercancías Socios comerciales Personal y contratación
5. Seguridad Autoevaluación (apartado 5.1): Realización evaluación de riesgos y amenazas Plan de seguridad y frecuencia de revisión/ actualización Aplicación y coordinación medidas de seguridad Comunicación de instrucciones de seguridad al personal y visitas. Registro de las incidencias relacionadas con seguridad. Especial atención a mercancías sujetas a requisitos específicos de seguridad.
5. Seguridad Control de accesos (apartado 5.2): Normas generales de acceso y permanencia en el recinto: Comunicación al personal y visitantes normas de seguridad y situaciones de emergencia Control de puntos de acceso y zonas sensibles Solicitud y concesión permisos de acceso Identificación y autentificación del personal y visitantes Restricción de áreas (qué sectores, quién, cómo) Control acceso vehículos del personal y visitantes Respuesta ante acceso no autorizado o intrusión: Responsable Cómo informar/alertar
5. Seguridad Seguridad de los edificios (apartado 5.3): Procedimiento de actuación ante perdida del suministro eléctrico Gestión de acceso a llaves y registro de entrega: Lugar de almacenamiento Responsable Registro Actuación ante perdidas o no devoluciones Control límites externos de los edificios: Frecuencia de los controles Registro de las actuaciones Auditoria de seguridad Notificación
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.4): Protección de las unidades de carga: Personal responsable supervisión Área de almacenamiento y control de accesos Precintos tipo, acceso, cuándo y quién los coloca, registro numeración, actuación ante rotura, robo, pérdida,... Inspecciones periódicas (propias o de terceros) Mantenimiento y reparación: comprobación integridad, tipo controles (qué, cuándo y por quién), comunicación, control del procedimiento
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.5): Contratación del transporte: Homologación de proveedores o medidas para verificar que se cumplen las condiciones de seguridad Conductores Aseguramiento de la carga (precintos o cerraduras) Controles tras paradas En caso de subcontratación estándares equivalentes Frecuencia de renovación del contrato
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.7): Mercancías entrantes: Responsable, horario, llegadas inesperadas Precintos Tipo, verificación precintos, incidencias Comparación de la mercancía con documentos de transporte y aduaneros Pesaje/recuento o medición y contraste con lista de carga Control de calidad Verificación marcado cumplen las condiciones de seguridad Registro documentación Informar a compras, almacén,... Actuación ante irregularidades
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.8): Mercancías almacenadas: Áreas delimitadas y seguras Acceso al almacén Control de existencias Actuación ante irregularidades Separación según tipo de mercancía
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.9): Mercancías durante el proceso productivo: Delimitación del área En procesos externalizados, medidas de seguridad y revisión a la vuelta Acceso al área de producción Responsable de la supervisión del proceso de producción Segregación funciones entre responsable control métodos de producción y el responsable de definirlos Inspección del producto final Actuaciones ante irregularidades
5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.10): Salida de mercancías: Supervisión de la carga Personal responsable de recibir al chofer Pesaje, recuento, medición y marcaje de las mercancías Uso y registro de los precintos Registro de los documentos de transporte y aduaneros Informe a ventas de la salida de la mercancía Comprobación de las mercancías con listas de carga y ordenes de venta Registro de salida de la mercancía Actuaciones ante irregularidades
5. Seguridad Control de socios comerciales (apartado 5.11) Procedimientos sobre: Requisitos de seguridad acordados Registro de incidencias / incumplimientos
5. Seguridad Contratación y sensibilización (apartado 5.12) Procedimientos sobre: Política de contratación: Validación de referencias Manual de acogida Cláusulas de responsabilidad y confidencialidad Formación y sensibilización en materia de seguridad
Departamentos afectados Departamentos/áreas involucradas en la aportación de recursos e información para cumplimentar los requisitos solicitados para la obtención del certificado: Dpto. de Aduanas Dpto. Sistemas Dpto. Logístico / Almacén Dpto. Financiero Dpto. Calidad Dpto. Seguridad
1. AUDITORÍA A PREVIA Metodología de trabajo 1 Fases Evaluar el grado de adecuación a los requerimientos establecidos en el cuestionario OEA. 2. DIAGNOSTICO Informe de las carencias y/o incidencias detectadas para su discusión, con el fin elaborar diagnóstico y recomendaciones finales 3. ELABORACIÓN N DE LA DOCUMENTACIÓN Redactar (o adaptar) los procedimientos y formatos de trabajo a los requisitos establecidos en el cuestionario OEA 4. IMPLANTACIÓN N DE LA DOCUMENTACIÓN Implantación de los procedimientos de trabajo, instrucciones técnicas, etc, Formación y sensibilización del personal involucrado
5. AUDITORÍA A INTERNA Evaluación del grado de cumplimiento y capacidad para la obtener el certificado 6. ACCIONES CORRECTIVAS Fases Aplicación de las acciones correctivas tras auditoría 7. SOLICITUD OEA Metodología de trabajo 2 Presentación ante la Aduana de la solicitud con toda la documentación exigida 8. AUDITORÍA A DE CERTIFICACIÓN Auditoría realizada por los inspectores de Aduanas, posibles acciones correctivas