Gestión de expedientes digitales Definición del modelo de eadministración Laura Sunyol lsunyol@paeria.es Madrid, 11 de mayo de 2010
CONTENIDO 1. Porqué una administración electrónica 2. Gestión documental 3. Firma electrónica 4. Gestión de los procesos de negocio 5. Definición del modelo de eadministración 6. Hacia el egobierno
PORQUÉ UNA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Definición Administración Electrónica Se define como el uso de la tecnología de la información y la comunicación en las administraciones públicas en combinación con el cambio organizativo y las nuevas técnicas para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas. Erkki Liikanen Comisario europeu para la empresa y la sociedad de la información
Objectivo de la eadministración OFRECER MÁS Y MEJORES SERVICIOS CON MENOS RECURSOS
Definición de nuestros clientes... Ciudadanos Dependencias y trabajadores del Ayuntamiento Otras Administraciones
Ventajas de la eadministración Mejorar la calidad Reducir los tiempos de espera Mejorar la relación coste/rendimiento Aumentar la productividad Mejorar la transparencia
Fundamentos para construir la eadministración Marco legal Madurez de las nuevas tecnologías
Estructura de la eadministración eadministración Gestión de la documentación Firma electrónica Gestión de los procesos de negocio
GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTO ELECTRÓNICO Oficina sin papeles El papel deja de ser el soporte para las tramitaciones
BENEFICIOS Aumento de la eficiencia: Reducción de los tiempos de introducción de datos y control de la integridad de la información. Facilita el seguimiento de les tramitaciones Minimiza la posibilidad de errores: validación de la información
BENEFICIOS Ahorro de recursos Reducción de los tiempos de tramitación y respuesta de las solicitudes Ahorro de costes de captura y mantenimiento de la información.
BENEFICIOS Mayor confidencialidad Mayor control en cuanto al acceso a los datos Mejora de la condiciones de trabajo Procedimientos más ágiles
BENEFICIOS Perdurabilidad de los documentos Los documentos electrónicos están expuestos a una menor cantidad de factores que los pueden dañar o destruir Preservación del medio ambiente Menor demanda de recursos naturales Menor consumo eléctrico en fotocopiadores y impresoras
Conclusión Gestión documental integral A B C Gestor documental único Hilo conductor del modelo de eadministración Adaptado para permitir la gestión archivística
Certificado Digital
Qué nos permite el certificado digital? Con el certificado digital puedes identificarte y firmar garantizando la veracidad de la identidad Identidad digital Firma electrónica
Qué nos permite el certificado digital? Pero... también debemos conocer si tiene capacidad para firmar
Qué nos permite el certificado digital? No es suficiente con la identidad Hace falta establecer las relaciones entre identidades y capacidades GESTIÓN DE CAPACIDADES
Conclusión Gestión de identidades integral A B C Habilitación del personal funcionario y de profesionales Registro de apoderamientos (representación) Definición de perfiles y roles
EL MODELO DE GESTIÓN BASADO EN PROCESOS
El 85% de los problemas son debidos al sistema de organización.
Es necesario cambiar el modelo cultural y de gestión.
MODELO CLÁSICO Core de Gestión y Conocimiento Trabajadores Administración Ciudadanos Core de información de la Administración
EVOLUCIÓN DEL MODELO Core de Gestión y Conocimiento Trabajadores Administración Ciudadanos Core de información de la Administración
El objectivo Ciudadanos Trabajadores administración Core de información, gestión y conocimiento de la administración
Transversalidad Servicio a las personas Departamentos y Organismos Via Pública y RRHH Recursos económicos Urbanismo Oficinas atención presencial Back Office Front Office Teléfono Web Ciudadanos Empresas Entidades...
Transversalidad Servicios a las personas Departamentos y organismos Via Pública y RRHH Recursos económicos Urbanismo Oficinas atención presencial Back Office Front Office Teléfono Web Ciutadanos Empresas Entidades...
Transversalidad Via Pública i RRHH Cultura comuna Serveis a les persones Flujos de trabajo compartidos Recursos econòmics Urbanisme Departamentos y organismos Reingeniería Teléfono Integración de la información Oficines atención presencial Web Back Office Front Office Valor añadido Ciudadanos Empresas Entidades...
Transversalidad Serveis a les persones Gestión integral del conocimiento interoperabilidad Urbanisme egobierno Recursos econòmics Via Pública i RRHH Departamentos y organismos Oficines atención presencial Back Office Teléfono Web Front Office Valor añadido Ciudadanos Empresas Entidades...
Qué hay que hacer...???
GESTIÓN DEL CAMBIO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FRONT OFFICE BACK OFFICE
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... FRONT OFFICE
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... BACK OFFICE
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... FRONT OFFICE
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... La ley regula las relaciones de la administración con los ciudadanos y agentes sociales
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Un revulsivo: El paso de la opción al derecho reconocido Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos LAECSP ( Ley 11/2007, de 22 de junio ) DISPOSICIÓN FINAL TERCERA. Adaptación de las Administraciones Públicas para el ejercicio de derechos. 4. En el ámbito de las Entidades que integran la Administración Local, los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente ley podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Entrada Catálogo de procedimientos (integración de los procedimientos) Carta de servicios (aumentar la confianza) 7x24 (plan de contingencias) Gestión por cualquier medio electrónico Registro entrada electrónico Gestión por perfiles y capacidades
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Salida Notificación (postal, electrónica, sms,..) Registro electrónico de salida Pasarela de pago Consulta expedientes ( qué hay de lo mío?) Registro de publicación (oposiciones, tablón edictos, planeamiento urbanístico, actas del pleno, etc.)
CONCLUSIÓN Gestión del front office integral A B C Sede electrónica: entrada y salida Creación de registros: entrada/ salida, notificaciones, expedientes, representaciones y habilitaciones Definición de perfiles y roles perfil ciudadano, empresa, entidad, proveedor, profesional, representante, administración
CONCLUSIÓN A Ordenanza electrónica Definición de directrices B C Regulación de documentos y formularios Regulación de perfiles y roles
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... BACK OFFICE
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Conocimiento Valor añadido Habilidades Personales Espacio Físico Informática Cultura Comuna Procedimientos Digitalización Información
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Implica que hay que : Integrar tota la información y documentación Realizar la reingeniería de los procedimientos Establecer flujos y protocolos de trabajo compartidos Generar una nueva cultura proactiva de usos y gestión Interoperabilidad con el resto de Administraciones
Reingeniería procesos Digitalización Documentación Tiempo y costes Cambio Cultural
REFLEXIÓN ENTORNO AL MODELO... Dificultades del modelo integral Existencia de aplicaciones verticales para cubrir necesidades específicas Existencia de modelizaciones de procedimientos muy cambiantes y costosas Existencia de recursos limitados
CONCLUSIÓN Gestión del back office A B C Aplicaciones verticales para necesidades específicas rrhh, contabilidad, gis, gestión padrón, gestión contribuyentes Modelización de procesos flexible: uso de entornos colaborativos y portafirmas Creación de conectores entre back y front office
La solución pasa por todo un puzle de herramientas interconectadas, siguiendo estándares y que contemplen la interoperabilidad
Modelo de eadministración SOSTENIBLE
Conclusión final Modelo de eadministración SOSTENIBLE A B C Gestión integral del front office Herramientas y conectores para la gestión del back office Estandarización de las reglas de negocio ordenanza electrónica
Ciudadanos Presencial Trabajadores administración 010 Aplicaciones verticales Gestor de Contenidos web Intranet web.mobi Registro publicaciones Sede Archivo Documentos e-docs Información gestor contenidos Bases de Datos Trámites on line Gestor flujos de trabajo Registro entrada/salida e-registro
Entorno Front Office Web
Enterprise Service Bus (ESB) Aplicaciones verticales Gestores de flujos Archivo Documentos e-docs Registro entrada/salida e-registro Cetificado Digital Trámites on-line DNI elec. CatCert AEB FNMT Registro publicaciones Sede Información gestor contenidos Gestor Contenidos web PIEL Plataforma Interoperabilidad para Entidades Locales Intranet web 010.mobi
Herramientas verticales Herramientas transversales Registro entrada/salida, notificaciones, consulta expedientes, gestión capacidades,...
Recordemos el objectivo Ciudadanos Trabajadores administración Core de información, gestión y conocimiento de la administración
Objectivo de la eadministración OFRECER MÁS Y MEJORES SERVICIOS CON MENOS RECURSOS
Hacia el egobierno
Definición Administración Electrónica Se define como el uso de la tecnología de la información y la comunicación en las administraciones públicas en combinación con el cambio organizativo y las nuevas técnicas para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas. Erkki Liikanen Comisario europeu para la empresa y la sociedad de la información
eadministración egobierno Gestión Front Office eparticipación Gestión Back Office Bussines Intelligence
Gracias por su atención Laura Sunyol lsunyol@paeria.es Madrid, 11 de mayo de 2010