Mi Conta en Línea Sistema Contable Como Configurar el Catálogo de Cuentas Como en todo Sistema Contable en Mi Conta en Línea, el catálogo es la base de la contabilidad que se va a llevar en la empresa, y las necesidades del empresario para la emisión de información financiera que necesita para la toma de decisiones de su negocio. Como primer paso hay que registrarse con el RFC que tengas en el SAT incluyendo la homoclave, previamente ya te registraste en Mi Conta en línea y tienes una cuenta para poder usarlo y navegar, checar Guía Rápida de cómo usar Mi Conta en Línea, solo en caso de que no te hayas registrado. Registro del RFC Una vez que ya realizaste tú registro con tú RFC, Razón Social o Nombre y has guardado los datos - ver imagen. El siguiente paso es uno de loso más importantes y la base para la Contabilidad Electrónica y la información que le vas a dar a tú cliente, para la toma de deciiones vamos a seleccionar la forma de como se va a trabajar el Catálogo de Cuentas.. Selecciona como deseas generar tú catálogo de cuentas. Se despliega pantalla donde vas a seleccionar el tipo de catálogo que tú vas a escoger de acuerdo a las necesidades de la empresa y la información financiera que te requieran
I.- Catálogos Pre hechos. Con esta opción puedes seleccionar un catálogo que se acomode a tus necesidades e inmediatamente podrás empezar a utilizar Mi Conta en Línea, estos catálogos ya tendrán incluido el código agrupador del anexo 24 de RMF que el SAT solicita para la Contabilidad Electrónica. Al dar clic en VER vas a encontrar el detalle del catálogo seleccionado, pero aún no lo has cargado en el sistema porque solo estas verificando si es el que tú deseas usar, puedes regresar a OPCIONES para seguir viendo que otros catálogos te presenta, mientras no le des clic en GENERAR porque esto indica que ya estas seleccionando este catálogo para que Mi Conta en Línea realice todo el proceso de base de datos para tú empresa con base en este catálogo para realizar tú contabilidad.
2.- Cargar una Plantilla Con esta opción puedes subir tu catálogo con una plantilla. Después de una rápida configuración podrás empezar a utilizar Mi Conta en Línea, puedes regresar a opciones antes de GENERAR si deseas regresar y buscar otra opción. Esta es la parte más importante del sistema para que pueda tener el catálogo que la empresa requiera. Es necesario enviarles una plantilla de inicio, favor de enviarme correo a micontaenlineasc@gmail.com para enviarles la plantilla a usar un ejemplo es la siguiente figura en xls. Solo les recuerdo que las cuentas colectivas de Clientes, Proveedores y empleados no se van a manejar a un tercer nivel, ya que su detalle se basa en los RFC de los xml, o sea en especial esas cuentas no llevaran el tercer nivel. Cuando ya hayas terminado de Configurar tú Catálogo de cuentas en la Plantilla de Mi Conta en Línea, debes eliminar todas las pestañas que tengas o hayas abierto en ese archivo de Excel, solo debes tener la pestaña de tú configuración del catálogo que vas a subir ya revisada, para evitar errores o confusiones.
Es importante que en la columna de nivel no pongan nada, ni tampoco en la fila de cuentas de mayor, las demás cuentas deberán configurarse de acuerdo al nivel que correspondan, por ejemplo. Cuenta 1120-001-000 es subcuenta es 1120-000-000 Etc. y los códigos deben de venir bien aplicados por agrupación para agrupación, de acuerdo al rubro que les corresponda. Una vez que diste clic en Subir plantilla te va a aparecer un detalle de todas las cuentas que vas a subir a Mi Conta en Linea, pero aún puedes regresar a opciones por si quieres corregir o aumentar unas cuentas más en el archivo de excel antes de subirlo. Primer paso. Si ya estás seguro del catálogo de cuentas, puedes dar clic en generar catálogo, solo confirma generar y empezara el proceso.
Siguiente paso.- hay que configurar algunas cuentas que el sistema te va a pedir para que pueda hacer la aplicación contable automática. Para poder Configurar solo da clic en Editar y se abrirá una ventana donde puedes ver el catálogo de cuentas que acabas de subir desde Excel, donde debes seleccionar la cuenta que el sistema te está poniendo arriba, en caso de que no esté esa cuenta, tienes la opción de abrir nuevas cuentas, la anotas y gravas para que el sistema pase a la siguiente cuenta y así hasta que termines todas las cuentas que el sistema te ha desplegado, todo esto solo se hará la primera vez que subas el catálogo ya que después se contabilizara en forma automática.
Puedes hacer una revisión general y volver a editar la cuenta que consideres este mal configurada, una vez terminado listo ya tienes tú catálogo de cuentas como lo necesita la empresa, considerando que puedes usar algunas CUENTAS PUENTE que después de la primera carga de XML vas a reclasificar en el Catálogo de proveedores, te recomiendo usar para las CUENTAS PUENTE una subcuenta 999 para poder identificarlas, las cuales no deberán tener saldo para el cierre de mes, porque las vas a reconfigurar en las cargas de XML que vayas haciendo mes a mes, aplicándolas a las cuentas que les corresponda, esto se hará una sola vez para que le sistema ya lo reconozca y realice la aplicación automática.
En caso de que tuvieras nuevas cuentas en los meses posteriores, y no estuvieran configuradas, o por error te hayas equivocado en la configuración inicial y ya subiste la plantilla y generaste tú catálogo y subiste xml para generar pólizas, incluso detectas el error en tú balanza con cuentas mal aplicadas, las puedes corregir en la siguiente opción. Solo da clic en Ir a Configuración del mensaje o del catálogo de cuentas y te desplegara la pantalla de configuración para que realices los cambios necesarios. 3.- Utiliza un Catálogo Básico. Este catálogo se basa en el código agrupador SAT, únicamente con las cuentas esenciales para que Mi Conta en Línea funcione con lo básico, con este catálogo ya puedes subir tus xml del cliente, tanto emitidos como recibidos incuso los xml de nóminas, ya que todas se encuentran ya configuradas, sin embargo será necesario agregar las cuentas del catálogo que vayas necesitando, tanto de Balance como de Resultados de acuerdo a tus necesidades, solo tiene cargadas 48 cuentas de las 1,076 que el SAT público en su anexo 24, y hacer las configuraciones necesarias en el Catálogo de cuentas de tus proveedores para la afectación al gasto de acuerdo a tus políticas contables, y ya queden gravadas en Mi Conta en Línea, para realizar las pólizas en automático, tú trabajo será solo revisarlas. Si consideras que vas a usar todas las cuentas del SAT puedes subirlas vía plantilla, en este caso quedara la misma información tanto en el No. De cuenta como en Código Agrupador, esa ya es decisión tuya, y deberás seguir el mismo procedimiento del punto 2 como cargar una plantilla. Si no te convence este catálogo puedes regresar dando clic en Opciones, para regresar a seleccionar la Cuarta Opción.
4.- Utiliza Catálogo de otro RFC. Si ya tienes un estándar de catálogo que ya hayas configurado y crees que puede servirle a tú nuevo cliente, puedes usarlo con solo seleccionar el nombre del cliente que ya tienes registrado con ese catálogo y listo, solo ve a Registrar nuevo RFC y seleccionas de los que ya hayas dado de alta. Cuando Guardes tú RFC nuevo te va a aparecer la pantalla de cómo quieres cargar tú catálogo con las opciones que hemos visto, pero ahora vamos a seleccionar la última. Utilizar catálogo de otro RFC. Le das clic en seleccionar y luego la flechita para abrir todos los Registros de personas físicas o morales que tengas en tú cuenta, recuerda que son ilimitados, y puedes trabajar tantas sesiones abiertas que necesites, incluso le puedes dar una contraseña a cada uno de las empresas que manejas para que ellos puedan apoyarte en el registro sobre todo de cobros a clientes y pago a proveedores. Checa la siguiente figura para que puedas comprender más fácilmente.
Al seleccionar un RFC y dar clic en cargar, MI Conta en Línea te jala el catálogo que seleccionaste, mientras no le des Generar, puedes ver otro catálogo de otro de tus registros, y cuando ya estés seguro que vas a usar ese, ya le puedes dar clic en Generar Catálogo y listo, Mi Conta en Línea te estará creando toda tú base de datos con el Catálogo seleccionado. En caso de que no estés seguro de usar este catálogo puedes regresar a opciones que se encuentra arriba del lado izquierdo en azul, y empezar el proceso para seleccionar otro RFC y listo ya puedes Generar tú Catálogo seleccionado y crear toda la base necesaria para tú Contabilidad Electrónica.
Si por cualquier cosa generaste el Catálogo y luego te pidieron nuevos elementos que tendrías que incluir, tendrías que enviarnos un correo a micontaenlineasc@gmail.com para poder eliminarte desde nuestras bases ese RFC creado para que lo vuelvas a generar sin ningún problema. Gracias por consultar estos manuales que pueden ayudarte a optimizar más MI Conta en Línea, recuerda que puedes consultarnos aunque estés con el plan Gratis, móvil 55 32253950 o al correo micontaenlineasc@gmail.com Esperando tus comentarios y sugerencias les envío un cordial saludo. Atentamente Ceci González