PROYECTO 00043746 EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL SOLICITUD DE PROPUESTAS SDP/004/PNUD/2015 SOLICITUD DE PROPUESTA PARA LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE AGENTE ADUANAL PARA EL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO EN VENEZUELA CONFERENCIA PREVIA A LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Fecha: 9 de abril de 2015 MINUTA DE LA CONFERENCIA PREVIA A LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS En la ciudad de Caracas, a los veintitrés 9 días del mes de abril de 2015, siendo las 11:00 a.m., se encuentran reunidos en las oficinas del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Venezuela, ubicadas en la Avenida Francisco de Miranda, Torre HP, Piso 6, Oficina 6-A, las siguientes personas: Participantes Sra. Nelida Alvarado Sra. Grisel Guanipa Sr. Andres Leal Sra. María Morales Sr. Cesar Rodríguez Sr. Angel Guevara Sra. Moraima Ruiz Sr. Alfonso Ortega Srita. Yeraldine Peña Sra. Jenny Gragirena vía Skype Organización/Empresa CPL ADUANAS, C.A. DHL Global Forwarding Venezuela KN Venezuela de Aduanas Servicios Nacionales de Aduanas SUNADCA Fouad Merhi PNUD El propósito de la conferencia previa a la presentación de propuestas establecida en las Instrucciones a los Proponentes, Hoja de datos No. 7, referencia C.22 para el día jueves 9 de abril de 2015, es aclarar cualquier duda relacionada con lo establecido en el documento de Solicitud de Propuestas del proceso, publicado el el día 24 de marzo de 2015. A continuación se hace un resumen de los temas relevantes planteados por las empresas y las respuestas brindadas por el PNUD, las cuales que deberán ser tomadas en cuenta al momento de preparar las propuestas: 1
Pregunta No. 1 En la hoja de datos No. 9 referente a la Garantía de Propuestas. Queremos saber cuándo debemos presentarla y cuando será devuelta? La Garantía de Propuesta debe ser presentada junto a la Propuesta Técnica en el Sobre No. 1. El monto será de Bs. 50.000,00. Se presentará Garantía bancaria (vea la sección 8 del documento de SdP) o un cheque emitido por Banco / cheque certificado, a nombre del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo-Venezuela El PNUD. Respuesta No. 1 La Garantía de Propuesta es para asegurar la validez de la Propuesta Técnica y Económica por 120 días + 30 días adicionales para un total de 150 días. El PNUD espera culminar la selección de los agentes durante este período o antes. A las empresas cuya propuesta no resulte adjudicada, les será devuelta la Garantía de Propuesta presentada, una vez se notifique la adjudicación y se culminen los tramites de contratación. Pregunta No. 2 Respuesta No. 2 Pregunta No. 3 Respuesta No. 3 Si un agente aduanal no tiene almacenes propios, puede presentar su propuesta con los almacenes contratados? Si. No obstante deberá indicar con su propuestal tal situación y presentar soportes(acuerdos-convenios-cartas) actualizados (dentro de los últimos 3 meses) para comprobar que la capacidad de almacenaje existe. En los términos de referencia se solicita como uno de los servicios las Exportaciones de Carga. Esta actividad no se hace usualmente por la cantidad de requisitos que impone el Estado Venezolano. Con qué frecuencia se realizan? Se le informa que los servicios requeridos por el PNUD serán en un 95% para importaciones de bienes en el marco de los proyectos o necesidades de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas. En caso de requerir alguna exportación será casos muy puntuales y excepcionales, que se podrán coordinar oportunamente. 2
Pregunta No. 4 Para gastos operativos, de personal y administrativos se podrán suministrar los montos estimados más cercanos a la realidad. Lo que no pueden estimar son los gastos a terceros, por ejemplo los transportes terrestres porque varían constantemente. El proveedor debe presentar precios unitarios finales siguiendo el Formularo de Lista de Precios de la Seccion 7 de la Solicitud de Propuesta, incluyendo los costos de transporte en base a la lista de precios de la sección en referencia. Respuesta No. 4 El agente aduanal deberá incluir en sus estimaciones todos los costos inherentes a la actividad incluyendo los posibles riesgos. No se acepatarán porcentajes en la lista de precios. El PNUD emitirá ordenes de compra por cada embarque o despacho areo para cada servicio solicitado en el marco del Contrato a Largo Plazo. Pregunta No. 5 Hay posibilidad de incluir un estimado de anticipos para que el PNUD se comprometa a realizar un anticipo para que el agente pueda cubrir los gastos a terceros? De acuerdo a las normas del PNUD no puede realizar pagos por adelanto de para cubrir gastos a terceros, pero se compromete a pagar los reembolsos justificados mediante los soportes de las facturas presentadas y servicios previamente aprobados por PNUD. Respuesta No. 5 Solo en casos excepcionales se permitirán los adelantos toda vez que los gastos que indique el agente aduanal sean muy elevados. Por ejemplo, los casos de atrasos en el desaduanjaje por retrasos atribuibles al PNUD por falta de presentación de cartas de franquicias aduaneras. El resto del pago de los servicios prestados por el agente aduanal se realizará contra la factura y los soportes una vez se entreguen los bienes en el punto de destino convenido. EL PNUD procesará el pago en los cinco primeros días hábiles a la presentación de la documentación, en cada caso. 3
Pregunta No. 6 Cuál sería el volumen de cargas que manejaría el PNUD? En términos financieros se maneja un volumen de compra estimado de 20.000.000 USD anuales. El 50% de las compras que maneja el PNUD, se le solicita al proveedor en origen la condición del Incoterm CIF y es donde utilizaremos los servicios de los dos agentes aduanales seleccionados. Respuesta No. 6 Pregunta No. 7 Respuesta No. 7 Para los contratos con Incoterm DAP, los proveedores seleccionados son responsables de la entrega de bienes hasta su destiono final y el PNUD suministrará una lista como referencia de los agentes de aduanas del país con los que el PNUD ha trabajado, y en este caso se incluirían a los dos agentes adjudicados bajo este proceso, quedará a discreción del Proveedor escoger el agente aduanal con el cual trabajará. Todas las cargas del PNUD se tramitan bajo franquicia diplomática? Si. De conformidad con la sección 7 de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de la Organización de las Naciones Unidas se dispone, entre otras cosas, que la Organización de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios, está exenta de todo impuesto directo, salvo por los cargos correspondientes a servicios públicos, así como de derechos de aduana y gravámenes de naturaleza similar respecto de los artículos que importare o exportare para su uso oficial. Cuando una autoridad gubernamental se negare a reconocer la exención del PNUD respecto de estos impuestos, derechos o gravámenes, el Proveedor consultará inmediatamente al PNUD para determinar la forma de actuar que resulte mutuamente aceptable. Los documentos de embarque, facturas, lista de empaques serán consignados a nombre del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo. Pregunta No. 8 Respuesta No. 8 Quién elige la línea naviera? La línea naviera es elegida por el Proveedor seleccionado para el suministro de bienes. 4
Pregunta No. 9 Respuesta No. 9 Pregunta No. 10 Que Puertos y Aeropuertos serán utilizados? Para cargas marítimas el puerto de La Guaira y para cargas aéreas: Maiquetía. El puerto de Puerto Cabello, será utilizado de forma excepcional. Pueden hacerse pagos en divisas extranjeras? No, todo servicio localmente debe pagarse en moneda local. Se ha dispuesto una revisión períodica de la Lista de Precios, para considerar incrementos considerables. Respuesta No. 10 Pregunta No. 11 Se esta emitiendo una enmienda a las bases de licitación para establecer la revisión de precios trimestrales. Se dara preferencia al proveedor que presente los precios mas bajos. Es excluyente que el personal clave no tenga el master solicitado para el jefe del Proyecto? No es excluyente. Sin embargo, el agente aduanal reservará para esta posición un directivo de la empresa con las mejores calificaciones, que sea contraparte en el manejo del contrato. Respuesta No. 11 Para el resto de las posiciones el PNUD requiere que el agente aduanal presente personal capacitado en la gestión aduanera. Las tres posiciones no implica que será todo el personal que dedicaran a las operaciones con el PNUD. Son consideradas como personal clave para efectos de la evaluación de la propuesta. Pregunta No. 12 Respuesta No. 12 Que otros productos el PNUD puede importar? Esto por si alguno requiere alguna permisología diferente. El PNUD adquiere cualquier tipo de bienes en el marco de los diferentes proyectos que maneja, en su mayoría son equipos informáticos, instrumentos musicales, mobiliario musical, material consumible, material de oficina, vehículos incluyendo blindados, equipos de comunicación, cargas refrigeradas. 5
Pregunta No. 13 Respuesta No. 13 Pregunta No. 14 Respuesta No. 14 Pregunta No. 15 Respuesta No. 15 Pregunta No. 16 Respuesta No. 16 Pregunta No. 17 Respuesta No. 17 Quien será el consignatario de cargas? El PNUD es el consignatario, solo nuestro Representante Residente es el autorizado para la firma de las solicitudes de franquicias diplomáticas. Cargas no consignadas al PNUD no podremos procesarlas. Quién suministrará los documentos para realizar los servicios? El Punto focal por el PNUD se encargará de suministrar a la documentación necesaria al agente aduanal para la tramitación de la carga. El PNUD entregará oportunamente los documentos de embarque junto con la solicitud de franquicia diplomática recibida por la Cancillería y las cartas para las autoridades aduaneras. Existe algún tiempo estimado que el PNUD requiera para la nacionalización? Los agentes aduanales seleccionados deberán tramitar en el menor tiempo posible la nacionalización y entrega de los bienes consignados al PNUD, en el destino final dispuesto. Cómo se realizará la evaluación de los agentes aduanales? El PNUD realizará la evaluación de acuerdo a los criterios establecidos en el documento de Solicitud de Propuesta y se seleccionará 2 Popuestas que pasen la evaluación técnica y que oferte el costo más bajo. De requerirse personal adicional, como se manejará? Para cada operación se informará al agente aduanal el sitio exacto para realizar el despacho y que el agente pueda contar con el personal necesario para realizar la descarga a fin de minimizar los riesgos. Estos detalles serán discriminados con los beneficiarios de las cargas en la medida en que el PNUD requiera los servicios. En el caso de vehículos, para el caso de los traslados al punto final de destino el PNUD coordinará con los beneficiarios finales, para la asignación de choferes en caso de ser requerido. 6
El PNUD incluirá un cuadro adicional en la sección 7 Lista de Precios para que los agentes aduanales puedan establecer los posibles costos de monta cargas entre otros equipos y servicios adicionales de descarga por container. Se ratifica la fecha y hora establecida para la presentación de propuestas hasta el 27 de abril de 2015 hasta las 02:00 p.m. en las oficinas del PNUD Venezuela. 7