INSTRUCTIVO DE LLENADO DE INVENTARIO DE GUARDA Y BAJA DOCUMENTAL contraloria.
FONDO: Se anotará invariablemente: Contraloría General del Distrito Federal. SECCIÓN: Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna. SUBSECCIÓN: Dirección Ejecutiva, Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes. CLAVE: Dejar en blanco. contraloria.
Dejar como título el procedimiento que corresponda. Eliminar el procedimiento que no corresponda. El número de remesa para transferencia primaria y el número de baja documental serán asignados por la Unidad Coordinadora de Archivos, por lo cual, es importante que cuando se haga la solicitud de guarda o baja se envíen los inventarios por correo electrónico así como lo establecen los procedimientos en mérito. contraloria.
CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente el expediente a transferir o dar de baja. El número debe iniciar en el 1 y ser progresivo, independientemente que se pase de una serie a otra, o de un año a otro. En caso que un expediente quede en dos cajas o más se indicarán el número de cajas en la misma celda. Usar números arábigos, no romanos. contraloria.
CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada expediente, independientemente del número de tomos, que forman parte de la misma remesa de guarda o solicitud de baja documental. El número debe iniciar en el 1 y ser progresivo; independientemente de que se pase de una serie a otra, o de un año a otro. El número total de consecutivos corresponderá al Total de expedientes. Usar números arábigos, no romanos. contraloria.
9 SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre y el número de la serie/subserie documental conforme al Catálogo de Disposición Documental. De igual manera, compilar los campos Vigencias, Valor documental, Destino final conforme al Catálogo de Disposición Documental. contraloria.
NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente: Clave asignada por alguna norma. Incluir datos relevantes para su identificación y descripción. contraloria.
TOMOS / FOJAS : Se anotará en la columna que corresponda, el total de tomos y fojas de cada expediente. Se debe registrar un solo expediente por fila, por lo tanto, no se deberá desglosar tomo por tomo. Usar, para ambos casos, números arábigos, no romanos. contraloria.
FECHAS EXTREMAS: Se anotarán las fechas de inicio y conclusión de cada expediente. Formato: dd/mm/aaaa. Por lo menos se anotará mes y año de inicio y conclusión contraloria.
AÑO DE CADUCIDAD: Se determina con la siguiente fórmula Año de término + Vigencias + 1 2009 + 2 + 5 + 1 = 2017 2009 + 2 + 2 + 1 = 2014 contraloria.
Para incluir más filas: Seleccionar la última fila y con el botón derecho del ratón elegir la opción «Insertar». Usar inmediatamente F4 para seguir insertando las filas que sean necesarias. Para copiar la fórmula del año de caducidad: Colocar el cursor en la esquina inferior derecha y arrastrar hacia abajo (deberá aparecer el número 1). contraloria.
AUTORIZA: El titular de la Unidad administrativa registrada como SECCIÓN. REVISÓ: El titular del área registrada como SUBSECCIÓN. RECIBE/VISTO BUENO: El titular de la J.U.D. de Coordinación de Archivos. Si se considera oportuno, se podrá añadir: ELABORÓ (responsable de la integración de los expedientes y de compilar el inventario). Estos datos aparecerán únicamente en la última página de cada inventario. contraloria.
INDICACIONES GENERALES BAJA DOCUMENTAL *Si todos los expedientes son de baja documental, no importa el orden dentro del inventario. *No es necesario foliar los expedientes, pero sí contar el número de fojas y registrarlo en el inventario. *No es necesario utilizar materiales nuevos (folders, cajas ). *Si los expedientes de baja tienen por lo menos el nombre del expediente, no es necesario generar la carátula estandarizada. contraloria.
INDICACIONES GENERALES TRANSFERENCIA PRIMARIA *Ordenar los expedientes conforme al año de caducidad: del mayor al menor: 2017, 2016,2015,2014. *Es obligatorio foliar los expedientes. *Se deben sustituir por materiales nuevos los que ya estén deteriorados (folders, cajas ). *Retirar los objetos metálicos (clips, grapas ). *Es obligatorio que cuenten con la carátula estandarizada. contraloria.
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA GODF, 29 de marzo de 2011 *Transferencia primaria: p. 79-81. Revisar el procedimiento 1. Apertura, clasificación y cierre de expedientes: p. 77-78. *Baja documental: p. 101-104 contraloria.
Para dudas o preguntas, consultar a Lic. Bernabé Mendoza Ramírez JUD de Coordinación de Archivos bmendoza@contraloria archivo@contraloria 5627 9700 ext. 52030 o 52907 contraloria.