SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR SISTEMA DE DEBIDA DILIGENCIA (SDD) CERTFOR/PEFC Código Procedimiento: DN-02-03 Versión: 01/2007(Enmienda 09/2013) Procedimiento de Referencia: Sistema de Elaborado por: Secretaría Técnica Verificación CERTFOR/PEFC para Evitar Materias Primas Procedentes de Fuentes Controversiales. Fecha Emisión: 02-09-2013 Aprobado por: Secretaría Ejecutiva SISTEMA DE DEBIDA DILIGENCIA (SDD) CERTFOR/PEFC
INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es establecer un Sistema de Debida Diligencia (SDD) basado en técnicas de gestión de riesgos para minimizar el riesgo de que las materias primas/productos forestales suministradas (os) procedan de fuentes controversiales. El presente documento se basa en el Capítulo 5 del Estándar Internacional de Cadena de Custodia PEFC (ST 2002:2013 Cadena de Custodia de Productos Forestales Requisitos ) y da cumplimiento al Criterio 2.7 del Estándar de Cadena de Custodia CERTFOR. 1. REQUISITOS GENERALES 1.1 La Organización deberá llevar a cabo un Sistema de Debida Diligencia (SDD), en conformidad con el Estándar de Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC, que esté basado en técnicas de gestión de riesgos para minimizar el riesgo de que las materias primas/productos forestales adquiridas (os) procedan de fuentes controversiales. 1.2 El SDD CERTFOR/PEFC deberá ser implementado para todos los insumos correspondientes a materias primas/productos forestales que estén cubiertos por la Cadena de Custodia de la Organización, con la excepción de: (a) Material reciclado, y (b) Materias primas provenientes de las especies incluidas en los Apéndices I al III de CITES, que cumpla con la legislación internacional, europea y nacional aplicable en relación a CITES. 1.3 El SDD CERTFOR/PEFC de la Organización deberá estar respaldado por el sistema de gestión de la Organización, conforme a los requisitos del Principio 1 del Estándar de Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC. 1.4 La Organización deberá implementar el SDD CERTFOR/PEFC, en tres etapas, con respecto a: (a) La recopilación de información, (b) La evaluación de riesgos, y (c) La gestión de los suministros de riesgo significativo. 1.5 La Organización que adquiera materias primas procedentes de las especies indicadas en los Apéndices I al III de CITES, deberá cumplir con la legislación internacional, europea y nacional aplicable en relación a CITES. 1.6 La Organización no deberá incluir materias primas/productos forestales sometidos a restricción procedente de países sujetos a sanciones aplicables de la Organización de Naciones Unidas (ONU), de la Unión Europea (UE) o del gobierno nacional que restrinjan a la importación/exportación de dichas materias primas/productos forestales. Nota: El término aplicable significa que las sanciones sean aplicables a la Organización. 1.7 La Organización no podrá usar madera conflictiva. 1.8 La Organización no deberá incluir en productos cubiertos por su SDD de CERTFOR/PEFC materias primas forestales procedente de organismos genéticamente modificados (OGM). 1.9 La Organización no deberá incluir en productos cubiertos por su SDD de CERTFOR/PEFC materias primas forestales procedente de la conversión de bosques en otro tipo de vegetación, incluyendo la conversión de bosques primarios en plantaciones forestales. 1
2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN 2.1 El SDD CERTFOR/PEFC se basa en la información proporcionada por el proveedor. La Organización deberá tener acceso a la siguiente información: (a) Identificación de las materias primas/productos forestales, incluyendo su nombre comercial y tipo; (b) Identificación de las especies arbóreas incluidas en las materias primas/productos forestales por su nombre común y/o su nombre científico, cuando aplique; (c) El país donde se cosecha la materia prima y, cuando sea aplicable, la región sub-nacional y/o concesión de cosecha. Nota 1: Se requiere acceso al nombre científico de las especies en los casos en que el uso del nombre común pudiera suponer un riesgo de identificación errónea de las especies. Nota 2: Se considerará el uso del nombre comercial equivalente al nombre común en los casos en que todas las especies bajo el mismo nombre comercial tengan un riesgo equivalente de provenir de fuentes controversiales. Nota 3: Se requerirá el acceso al origen de las materias primas a nivel sub-nacional en los casos en que las regiones de un país no presenten un riesgo similar en relación con las fuentes controversiales. Nota 4: El término concesión de cosecha corresponde a un contrato exclusivo y a largo plazo para la cosecha forestal en un área geográfica definida de bosques de propiedad pública. Nota 5: El término "país/región" se utilizará a continuación en este documento para identificar el país, la región o la concesión de cosecha de las materias primas/productos forestales. 3. EVALUACIÓN DE RIESGOS 3.1 La Organización deberá realizar la evaluación de riesgo de compra de materias primas de fuentes controversiales para toda la materia prima forestal adquirida y cubierta por el SDD CERTFOR/PEFC de la Organización, con la excepción de: a) Materias primas/productos forestales certificados recibidos con una declaración del proveedor con un certificado CERTFOR/PEFC. b) Otras materias primas/productos forestales recibidos con una declaración del proveedor con un certificado de Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC. 3.2 La evaluación de riesgos de la Organización deberá clasificar los suministros en las categorías de riesgo "insignificante" o " significativo. 3.3 La evaluación de riesgos de la Organización se deberá realizar en base a la evaluación de: (a) La probabilidad de que las actividades contempladas en la definición de fuentes controversiales tengan lugar en el país/región del suministro o para las especies arbóreas del suministro (de aquí en adelante se denominará probabilidad a nivel de origen) y; (b) La probabilidad de que la cadena de suministro no haya podido identificar un suministro procedente de una potencial fuente controversial (de aquí en adelante se denominará probabilidad a nivel de la cadena de suministro). 2
Probabilidad a Nivel de Cadena de Suministro Alta Baja 3.4 La Organización deberá determinar el riesgo, sobre la base de la probabilidad a nivel de origen, la probabilidad a nivel de cadena de suministro y su combinación, con el propósito de clasificar todos los suministros como de riesgo "significativo" cuando uno o ambos niveles son evaluados como de alta probabilidad (ver Figura 1). Figura 1: Categorías de Riesgo. Riesgo Significativo Riesgo Significativo Riesgo Insignificante Riesgo Significativo Probabilidad a Nivel de Origen Baja Alta 3.5 Las siguientes tablas presentan los indicadores que se deberán utilizar para la clasificación de riesgo de los suministros. Nota: Los indicadores de baja probabilidad a nivel de origen así como a nivel de la cadena de suministro (Tabla 1) describen diferentes opciones para un primer paso en la mitigación del riesgo (por ejemplo: entrega de información adicional) antes de empezar el proceso formal de mitigación de riesgo descrito en el punto 5. Por consiguiente, si el suministro se puede caracterizar por indicadores que indican baja probabilidad a nivel de la cadena de suministro o a nivel de origen, esta caracterización prevalecerá a la de un indicador de alta probabilidad del mismo eje. Tabla 1: Lista de indicadores de baja probabilidad a nivel de origen y a nivel de la cadena de suministro (riesgo insignificante). Indicadores Suministros: a) Materias primas/productos forestales certificados suministrados por un proveedor con certificado CERTFOR/PEFC, b) Otra materias primas/productos forestales suministrados con una declaración por parte del proveedor de un certificado de Cadena de Custodia reconocido por CERTFOR/PEFC. Suministros declarados como certificados en base a un sistema de certificación forestal (no reconocido por PEFC) que esté respaldado por un certificado de Manejo Forestal o Cadena de Custodia emitido por un organismo certificador de tercera parte. Suministros verificados por mecanismos de verificación o licenciamiento, gubernamentales o no-gubernamentales, que no sea un sistema de certificación forestal focalizado en actividades cubiertas por el concepto de fuentes controversiales. Suministros respaldados por documentación verificable que identifique claramente: 3
Indicadores País de cosecha y/o región sub-nacional de donde la madera fue cosechada (incluyendo la consideración de la existencia de conflictos armados), Nombre comercial y tipo de producto, así como el nombre común de las especies arbóreas y, cuando sea aplicable, su nombre científico completo, Todos los proveedores de la cadena de suministro y la unidad de manejo forestal del origen de suministro Documentos u otra información confiable que indique que las materias primas/productos forestales cumplen con las actividades contempladas en la definición de fuentes controversiales. Se deberá prestar especial atención a la documentación proporcionada por un organismo gubernamental del país que puntúe menos de 5,0 en el Índice de Percepción de la Corrupción (CPI) de Transparencia Internacional (TI). Nota 1: Se puede utilizar como evidencia de legalidad de los suministros, la verificación de las materias primas llevada a cabo por una entidad de supervisión mediante un SDD y conforme a los requisitos del Reglamento del Comercio de la Madera de la Unión Europea (EUTR). Nota 2: El punto 3.8 de este documento, describe un método geográfico para la identificación del riesgo insignificante. Tabla 2: Lista de indicadores de alta probabilidad a nivel de origen 1 Indicadores El índice de percepción de la corrupción (CPI) del país según Transparencia Internacional (TI) es menor que 5,0. 2 En el país/región prevalece un conflicto armado. El país/región es conocido como un país con bajo nivel de gobernanza y aplicación de la ley forestal. Las especies arbóreas incluidas en las materias primas/productos forestales son conocidas como especies en las cuales prevalecen actividades contempladas en la definición de fuentes controversiales. Tabla 3: Lista de indicadores de alta probabilidad a nivel de la cadena de suministro Indicadores Los actores y pasos en la cadena de suministro, con anterioridad a la primera verificación por un sistema de verificación aceptado como un indicador de bajo riesgo, no son conocidos en esta matriz de riesgo. Los países/regiones donde la madera y productos madereros han sido comercializados, con anterioridad a la primera verificación por un sistema de verificación aceptado como un indicador de bajo riesgo, no son conocidos en esta matriz de riesgo. Las especies arbóreas contenidas en el producto no son conocidas. Hay evidencia de prácticas ilegales por cualquier empresa en la cadena de suministro. 1 Ejemplos de referencias externas y explicaciones más detalladas se pueden encontrar en PEFC GD 2001 Chain of custody of forest-based products Guidance for use. 2 Transparencia Internacional ha indicado que su índice de percepción de la corrupción no siempre es apropiado para las actividades forestales. Por lo tanto, cuando existan indicadores más apropiados, éstos podrán ser utilizados con un acuerdo previo del Consejo PEFC en consulta con Transparencia Internacional. Estos indicadores deberán estar listados en documento guía de la cadena de custodia. 4
3. 6 Se deberá realizar una evaluación de riesgo de la primera entrega de cada proveedor individual. Esta evaluación deberá ser revisada, y si es necesario, modificada, al menos una vez al año. 3. 7 Se deberá realizar una evaluación de riesgo de cada entrega por un proveedor individual cuando ocurran cambios en relación a las características listadas en el punto 2.1. 3. 8 Una Organización podrá realizar una evaluación de riesgo e identificar riesgo insignificante, en una área geográfica específica, de acuerdo a las siguientes condiciones: (a) La Organización deberá mantener actualizada: i. Una clara definición del área especificada. ii. Una lista de especies arbóreas suministradas desde tal área. iii. Evidencia apropiada para verificar que las fuentes de suministro están limitadas al área geográfica y especies arbóreas identificadas. (b) No aplica ninguno de los indicadores listados en las Tablas 2 y 3. (c) Se deberá realizar la evaluación de riesgo del área específica antes de la primera entrega procedente de dicha área. Esta evaluación deberá ser revisada al menos una vez al año. (d) Se deberá revisar, y si es necesario, modificar, la evaluación de riesgos específica, si ocurren cambios en el punto 3.8 (a). 4. COMENTARIOS O RECLAMOS FUNDAMENTADOS 4.1 La Organización deberá asegurar que se investiguen los reclamos fundamentados de terceras partes sobre el cumplimiento del proveedor de los requisitos legales y otros aspectos relacionados con fuentes controversiales, y si dichos reclamos resultasen corroborados, se realice una (re-)evaluación de los riesgos asociados a esos suministros. 4.2 En el caso de un reclamo fundamentado, el material originalmente excluido de la evaluación de riesgo (ver punto 3.1) deberá tener una evaluación de riesgo de acuerdo a los requisitos del punto 3. 5. GESTIÓN DE SUMINISTROS DE RIESGO SIGNIFICATIVO 5.1 Generalidades 5.1.1 Para los suministros identificados de riesgo significativo, la Organización deberá solicitar al proveedor que le proporcione, si es posible, información adicional y evidencia que permitan a la Organización clasificar el suministro como de riesgo insignificativo. El proveedor deberá garantizar que: (a) Proporciona a la Organización la información necesaria para identificar la(s) unidad(es) de manejo forestal de origen de las materias primas y la cadena de suministro completa relacionada con el suministro de riesgo significativo. (b) Permitirá que la Organización realice una inspección de segunda o tercera parte de las operaciones del proveedor así como de las operaciones de los proveedores anteriores en la cadena. Nota: Estos procedimientos se podrán asegurar mediante acuerdos contractuales o una auto-declaración escrita del proveedor. 5.1.2 La Organización deberá establecer un programa de verificación de segunda o tercera parte para los suministros clasificados de riego significativo. El programa de verificación deberá cubrir: (a) La identificación de la cadena de suministro completa y de las(s) unidad(es) de manejo forestal de origen del suministro; 5
(b) La inspección en terreno cuando sea pertinente y (c) La mitigación del riesgo, con las medidas preventivas y correctivas que se requieran. 5.2 Identificación de la Cadena de Suministro 5.2.1 La Organización deberá exigir, a todos los proveedores de suministros de riesgo significativo, información detallada de la cadena de suministro completa y de la(s) unidad(es) de manejo forestal de origen del suministro. 5.2.2 En los casos en los que se pueda verificar en alguna etapa de la cadena de suministro, que los suministros son de riesgo insignificante de acuerdo con los indicadores de la Tabla 1, no se exige a la Organización que revise toda la cadena de suministro hasta la unidad de manejo forestal de origen. 5.2.3 La información entregada deberá permitir a la Organización planificar y ejecutar inspecciones en terreno. 5.3 Inspecciones en Terreno 5.3.1 El programa de verificación de la Organización deberá incluir inspecciones en terreno de los proveedores que tengan un suministro clasificado de riesgo significativo. Las inspecciones en terreno pueden ser ejecutadas directamente por la Organización (inspección de segunda parte) o por una tercera parte en representación de la Organización. La Organización podrá sustituir la inspección en terreno por un control de la documentación cuando ésta ofrezca confiabilidad suficiente de que las materias primas/productos forestales provengan de fuentes no controversiales. 5.3.2 La Organización deberá demostrar que tiene el conocimiento y competencia suficientes en la legislación aplicable con respecto al origen de suministros de riesgo significativo y en la definición de fuentes controversiales. 5.3.3 Cuando la inspección en terreno se realice por una tercera parte en representación de la Organización, ésta deberá demostrar que la tercera parte tiene conocimientos y competencias suficientes en la legislación aplicable, de acuerdo a los requisitos del punto 5.3.2. Las terceras partes deberán cumplir con los requisitos de competencia del Anexo de este documento. 5.3.4 La Organización deberá definir una muestra de suministros de riesgo significativo de un proveedor, que debe ser verificada por el programa de verificación. El tamaño de la muestra anual deberá ser, al menos, la raíz cuadrada del número de suministros considerados de riesgo significativo (y= x), redondeado al siguiente número entero. Donde previas inspecciones en terreno hayan demostrado ser efectivas en lograr el objetivo de este documento, el tamaño de la muestra podrá reducirse en un factor de 0,8 (por ejemplo: y=0.8 x), redondeando al siguiente número entero. 5.3.5 Las inspecciones en terreno deberán cubrir: (a) Al proveedor directo y todos los proveedores previos en la cadena de suministro con el objetivo de evaluar el cumplimiento de las declaraciones del proveedor sobre el origen de la materia prima, y (b) Al propietario/administrador de la unidad de manejo forestal de origen del suministro de materia prima o cualquier otro responsable de las actividades de manejo en dicha unidad de manejo forestal, con el objetivo de evaluar su cumplimiento de los requisitos legales. 6
5.4 Acciones Correctivas 5.4.1 La Organización deberá definir procedimientos escritos para la aplicación de medidas correctivas para las no conformidades de los proveedores identificados por el programa de verificación de la Organización. 5.4.2 El rango de medidas correctivas se deberá basar en la escala y gravedad del riesgo de que las materias primas/productos forestales pueden ser de una fuente controversial y deberán incluir al menos una de las siguientes medidas: (a) Una clara comunicación de los riesgos identificados junto con una solicitud para corregir los riesgos identificados dentro de un plazo determinado, con el fin de garantizar que las materias primas/productos forestales de fuentes controversiales no serán suministrados a la Organización; (b) Solicitar a los proveedores que definan medidas de mitigación de riesgos en relación con las unidades de manejo forestal para que se cumplan los requisitos legales o para la efectividad del flujo de información en la cadena de suministro; (d) La cancelación de cualquier contrato u orden de compra de materias primas/productos forestales hasta que el proveedor pueda demostrar que se han implementado medidas adecuadas de mitigación de riesgos. 6. NO COMERCIALIZACIÓN EN EL MERCADO 6.1 Materias primas/productos forestales de fuentes desconocidas o de fuentes controversiales no deberán ser incluidas en grupos de productos cubiertos por la Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC de la Organización. 6.2 Materias primas forestales que se sabe o se sospecha razonablemente que provienen de fuentes ilegales (Fuentes Controversiales definidas en el Estándar de CdC CERTFOR) no deberán ser procesadas, comercializadas ni ofrecidas en el mercado a menos que se proporcione evidencia documentada verificable, que permita clasificar a las materias primas suministradas como de riesgo insignificante. 7
ANEXO: Competencias 1. El organismo certificador debe asegurarse de que los auditores demuestren la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades en las siguientes áreas: a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoría (véase 7.3.1a de la norma ISO 19011): para permitir al auditor aplicar aquellos que correspondan a los diferentes tipos de auditoría y asegurar que las auditorías se realicen de una manera coherente y sistemática. b) Situaciones organizacionales (ver 7.3.1c de la norma ISO 19011), incluyendo tamaño estructura, funciones y relaciones de la Organización, procesos generales de negocios y su terminología, y usos culturales y sociales tales como el conocimiento del idioma de trabajo de la Organización: para permitir al auditor comprender el contexto operativo de la Organización. c) La legislación internacional aplicable, la gobernanza forestal específica del país, el sistema de aplicación de las leyes relevantes al suministro de materias primas forestales y las maneras de evitar la materia prima proveniente de fuentes controversiales: para permitir al auditor comprender las relaciones contractuales de la Organización con los proveedores y evaluar los procedimientos de la Organización para evitar la materia prima forestal proveniente de fuentes controversiales. El conocimiento y la comprensión en estas áreas deben cubrir: - Los contratos y acuerdos, - La gobernanza forestal y el sistema de aplicación de la ley de los países de origen de las materias primas no certificadas, - Tratados y convenios internacionales relacionados con el comercio de productos forestales (CITES). 2. El organismo certificador debe asegurarse de que los auditores demuestren la habilidad para aplicar la terminología, el conocimiento, la comprensión y la destreza en las siguientes áreas de la cadena de custodia de productos forestales: a) Principios y requisitos del estándar de Cadena de Custodia, b) Productos, procesos y prácticas en el sector específico, el flujo de materias primas, las mediciones y las medidas de control, c) La aplicación de sistemas de gestión forestal y de sus industrias relacionadas, y la interacción entre sus componentes, d) Los sistemas y tecnologías informáticas para la autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros, e) La aplicación de etiquetas de productos y declaraciones de CERTFOR/PEFC, y f) La aplicación de las medidas para evitar el suministro de materias primas provenientes de fuentes controversiales, incluyendo la metodología e indicadores de evaluación de riesgos relevantes. 3. El organismo certificador debe proporcionar evidencia de seguimiento anual de la Cadena de Custodia por parte de los auditores, aplicando métodos tales como la auditoría de testigos, la revisión de los informes de auditoría o comentarios de la Organización, etc. basado en la frecuencia de su uso y el nivel de riesgo asociado a sus actividades. En particular, el organismo certificador deberá revisar la competencia de su personal a la luz de su performance con el propósito de identificar sus necesidades de capacitación. 8