Diseño de Sistemas de Distribución Rentables Parte I

Informe Detallado Diseño de Sistemas de Distribución Rentables Parte I Por John T. Giangrande Ejecutivo Senior de Cuentas www.fortna.com Este informe se entrega cortesía de Fortna Inc., un líder en el diseño, implementación y apoyo de soluciones completas de cadenas de suministro. Para obtener información adicional acerca de como Fortna puede ayudar a su empresa a satisfacer objetivos de negocios, por favor llámenos a (800) Fortna-1 o visite nuestro sitio Web: www.fortna.com

Principios Básicos de Diseño En el competitivo mundo de hoy de distribución y logística, hay creciente presión sobre los profesionales del sector para lograr más con menos, aumentar la precisión de los pedidos y la productividad de los empleados y conseguir todo esto en una ventana más estrecha de trabajo con menos empleados. La mera implementación de sistemas caros no garantiza el éxito. El éxito se basa en el desempeño del sistema en términos del retorno sobre las inversiones (ROI). En este documento, analizamos los principios del buen diseño de sistemas de distribución y las mejores prácticas de los Centros de Distribución (CDs) de alto desempeño, incluyendo el análisis de datos y la revisión de la logística, y la selección de los medios adecuados de almacenamiento para satisfacer necesidades operacionales. Principios Básicos de Diseño Comience con el Fin en Mente: Cuál es la finalidad de su sistema? Defina al comienzo los objetivos del sistema y enfoque los esfuerzos de diseño en la satisfacción de esos objetivos. Es su objetivo el despacho en el mismo día, 99.9% precisión, reducción de la mano de obra en 20%, u otra cosa? Fije los objetivos y esté listo para medir de manera de evaluar el avance. Identifique y Mida los Factores Clave que Impulsan el Negocio: Los factores claves que impulsan el negocio incluyen las ventas actuales y proyectadas, el crecimiento de SKUs, la rotación y los niveles de inventario y el tiempo de procesamiento, entre otros. Un sistema de distribución diseñado para un negocio que proyecte un crecimiento plano en las ventas se verá muy diferente de uno que planifique un crecimiento compuesto de 20% interanual. Establezca Objetivos Operacionales: Una vez que haya evaluado los factores que impulsan el negocio, establezca los objetivos operacionales (indicadores cuantitativos que definan las necesidades del sistema y los objetivos de desempeño). Algunos indicadores comunes son: rendimiento del sistema (pedidos y líneas procesados en un marco específico de tiempo); productividad laboral requerida para cumplir las expectativas de volumen de pedidos/líneas, y calidad (precisión de pedidos e inventario). Diseñe una Metodología de Evaluación: Una vez que se haya establecido objetivos operacionales, es el momento de recolectar datos relevantes para medir el avance. Es necesario analizar información relacionada a la dinámica de los pedidos y SKUs, y de procesar las alternativas evaluadas para identificar soluciones óptimas para su operación. Por ejemplo, una operación típica de catálogo, que promedia 1-2 líneas por pedido y requiere despacho el mismo día, se presta para una operación tipo pick-pack, en la que se selecciona directamente en el contenedor de despacho. A un fabricante o mayorista importante que a menudo procesa pedidos con mayor cantidad de líneas y cantidades por línea, le puede resultar más conveniente una operación de picking de múltiples zonas y posterior consolidaci on. Análisis de Datos El Diablo está en los Datos Los diseños basados en datos típicamente se desempeñan mejor que otras operaciones, al requerir un menor capital, y muestran un mejor ROI. Durante el análisis de datos, recuerde que los promedios son útiles, pero que pueden ser muy peligrosos. Si su negocio es estacional y/o experimenta tendencias cíclicas (diarias/semanales/mensuales), la planificación basada en promedios probablemente originará un diseño que funcione muy bien, excepto en los momentos en que usted experimente picos operativos. Página 2 de 8

Análisis de Datos Los tipos de datos que usted necesita evaluar incluyen lo siguiente: Perfil de Pedidos: Analice los pedidos diarios y la actividad asociada de las líneas en un período de 12 meses. Esto capturará tendencias estacionales/cíclicas, como también los picos inusuales. Prepare una estratificación de pedidos por número de líneas para identificar patrones en el tamaño de los pedidos. Por ejemplo, si la mayoría de los pedidos tienen un número bajo de líneas, tal como 1-3 líneas, mientras una minoría cuenta con más de 75 líneas. Claramente, se podría usar un enfoque operacional alternativo para los perfiles de pedidos en ambos extremos del espectro. También es importante determinar la varianza de las tendencias diarias y cíclicas, calculando la desviación estándar de las variables. En términos generales, una Desviación Estándar corresponderá aproximadamente a 84% de la actividad observada (esto considera el lado izquierdo completo de una curva de distribución en forma de campana). Dos Desviaciones Estándar cubren casi 97% y 3, cubren 99% de todas las actividades observadas. El diseño que considere 1-2 Desviaciones Estándar normalmente originará un sistema que funciona bien en períodos pico y no pico, y que requerirá de recursos adicionales sólo durante los picos más altos. El análisis de Pareto (principio 80-20) ayuda a comprender las correlaciones entre el porcentaje de líneas y SKUs, lo que lleva al próximo paso de análisis de datos. Velocidad de los SKUs: Este análisis divide a los SKU en las categorías A hasta la E, basadas en la tasa de repeticiones (el número de veces que un SKU aparece en un pedido). Los SKU A representan los productos que se mueven más rápido, mientras que los SKU D representan los más lentos. Tabule las líneas/unidades procesadas por categoría, para medir el porcentaje del volumen que cada grupo representa. Los SKU E son aquellos que cuentan con inventario, pero no tienen actividad en el período de 12 meses bajo análisis. Estos SKU típicamente representan inventario muerto y se debería examinar en detalle la forma de almacenarlos, si es que se les mantiene. Página 3 de 8

Logística El cálculo del inventario en términos de días de venta (típicamente un cálculo promedio), ayudará a identificar oportunidades significativas para reducir inventario obsoleto. La gestión del inventario por categoría originará menores necesidades de espacio y almacenamiento, aumentando la rotación del inventario y liberando capital vital de negocios. Perfiles Cruzados: Un análisis de perfiles cruzados, en el que se analiza la correlación entre las categorías de velocidad de SKU y el porcentaje de pedidos completados, puede ayudar a minimizar las inversiones en automatización, maximizando el rendimiento y productividad del sistema. Los pedidos que posean SKUs en múltiples categorías pueden ser iniciados en una Bodega dentro de una Bodega (WWAW), luego enviados y/o consolidados con picks de otras áreas en el CD. Si una categoría de SKUs corresponde a más del 80% del total de pedidos procesados, esto puede ser un indicio de que hay muchos pedidos con 1-2 líneas procesándose en este grupo. En este caso, un concepto WAWW, en el que se usa la mecanización y/o automatización en una área/zona en la que este grupo de SKUs es almacenado, seleccionado y entregado al área de despachos, puede ser útil. Revisión de la Logística Espacio: En la mayoría de los CDs, las áreas de almacenamiento no debiesen ocupar más del 25-30% del espacio disponible en el edificio. Muchas variables afectan el espacio requerido para una instalación específica, desde los niveles de inventario en mano y las operaciones de valor añadido, hasta las alternativas de almacenamiento de productos y la utilización del espacio cúbico disponible. Página 4 de 8

Medios de Almacenamiento Layout: El espacio y el equipamiento se deben configurar adecuadamente para optimizar resultados. Considere el flujo de inventario desde la recepción hasta el despacho, para identificar y racionalizar el movimiento del producto y los cuellos de botella potenciales. Tome un diseño existente de su CD y superponga flechas que describan todos los movimientos de producto. Un exceso de líneas cruzadas y de movimientos invertidos indica un manejo no óptimo de materiales y costos excesivos de mano de obra. Asegúrese de disponer de pasillos adecuados y de amplio espacio para las funciones de recepción y de despacho. Sistemas de Información: Avances significativos en Sistemas de Gestión de Bodegas (WMS), Sistemas de Control de Bodegas (WCS) y en varias tecnologías, tales como Pick to Light (PTL), Códigos de Barras, Radio Frecuencia (RF), Voz y RFID, crean oportunidades para repensar los procesos operacionales básicos y aumentar la precisión y productividad en el CD. Las soluciones que no eran prácticas ni asequibles 10-15 años atrás, son hoy mucho más alcanzables y justificables. Gestión: Aún el sistema mejor diseñado no se desempeñará como se esperaba si no se le administra correctamente. Evalúe las destrezas de su equipo y cuanto se involucra su actual administración, para mantener optimizado el proceso. Equipamiento: Muchas operaciones padecen de la falta o mal uso de medios de almacenamiento, mecanización (p.ej. cintas transportadoras) y/o otros mecanismos de automatización. La recolección y análisis de los datos es primordial para la selección e implementación del equipamiento y definición del nivel de automatización para sus operaciones. Medios de Almacenamiento Un Tamaño no Sirve para Todo Un error común es la selección y asignación genéricas de medios de almacenamiento en el CD (los SKU se almacenan en el mismo medio de almacenamiento, por ejemplo; sólo en repisas o sólo estanterías de pallets, independientemente de sus características físicas, velocidad o correlación al completar pedidos). Al implementar una zona WAWW, un cliente alcanzó ahorros significativos en mano de obra, tiempo y automatización de canales en áreas claves del CD. Esta operación tenía más de 30.000 SKUs transportables en cintas, almacenados en estanterías de repisas. Los artículos no transportables en cintas estaban almacenados en pallets. Luego de analizar los datos, Fortna descubrió que 6-7% de los SKU correspondían a la categoría A de artículos de movimiento rápido, que representaban 60-65% de los pedidos totales. Luego de la implementación, la nueva zona WAWW consistía de repisas, estantería de flujo de cajas, estantería de flujo de pallets y wire decks, para ajustarse a las distintas características de SKUs y cantidades de almacenamiento. Los pedidos ahora comienzan en la WWAW, y muchos viajan directamente a las estaciones de empaque. Otros pedidos se rutean a las zonas subsiguientes para completarse, y luego se transportan mediante cintas al área de empaque. Al evaluar sus operaciones, considere las técnicas más comunes de medios de almacenamiento y sus respectivos usos, tomando en cuenta las características, velocidad, requerimientos cúbicos y consideraciones de selección/abastecimiento de los SKU. Página 5 de 8

Tipos de Medios de Almacenamiento Medios de Almacenamiento Estantería de Repisas Wire Deck/Estantes en Racks Estantería de Flujo de Cajas Estantería de Flujo de Pallets Carruseles Estantería de Pallets Estantería Drive-In/ Drive-Thru Estanterías Pushback Uso I Ideal para productos de pequeñas dimensiones, transportables por cinta y que facilita la selección en unidades (cajas abiertas); se pueden ajustar estantes intermedios según sea necesario, para adaptarse a configuraciones variables de productos; se puede disponer repisas en una configuración de mezaninas para aprovechar la altura libre del Centro de Distribución. Usadas para producto transportable por cinta que debido a sus características físicas o cantidad a seleccionar, no sean adecuados para estanterías de repisas; útil para producto no transportable por cinta que se recibe y almacena en cantidades menores a un pallet. Usado principalmente para SKUs de rápido movimiento que se almacenan en cantidades menores a un pallet en la ubicación principal de picking. La reposición de producto por la parte trasera y picking desde la parte delantera de las estanterías permite que las funciones de reabastecimiento y picking se realicen simultáneamente y facilita la rotación tipo First In First Out (FIFO). Se puede usar tanto para el picking de unidades como para cajas completas. Usado para almacenar SKUs de rápido movimiento que posean múltiples pallets almacenados en la ubicación principal de picking. Se puede usar tanto para lel picking de unidades como de cajas completas, y tanto para producto transportable como no transportable por cinta. Sistema mecánico, que lleva el producto al picker, utilizado para almacenar SKUs de pequeñas dimensionesy velocidad media; también se usa eficazmente para inventario que requiera alta seguridad o cuyo acceso sea restringido por parte del personal de la bodega. Usado para el almacenamiento cantidades de carga de paletas, tanto en ubicaciones principales de selección como en posiciones de exceso de inventario, de reserva. Proporciona almacenamiento de alta densidad para SKUs que tengan gran cantidad de pallets de inventario; típicamente usados para almacenar inventario de reserva. Se pueden tomar pallets completos durante la preparación de pedidos y en algunos casos, permite el picking de caja completa desde niveles de piso; no se presta en forma eficaz para los ciclos FIFO de inventario. Usado para almacenar pallets de reserva de SKUs con múltiples pallets de inventario, pero menos que las requeridas para justificar conceptos de mayor densidad de almacenamiento, como drive-in o pilasa piso. Se consigue mayor densidad de almacenamiento sin el uso de montacargas especializados. Página 6 de 8

Resumen Hemos destacado algunas áreas para mejorar el desempeño de sus operaciones de distribución y esperamos haber entregado algunos aspectos a considerar para la evaluación de su actual sistema de distribución. Fortna ofrece un proceso y soluciones para las empresas que buscan mejorar el desempeño de su sistema de distribución. Si quisiera recibir ayuda para evaluar sus operaciones del CD o implementar algunas de las ideas aquí presentadas, póngase en contacto con nosotros para obtener más información. Página 7 de 8

Acerca de Fortna Fortna diseña, implementa y apoya soluciones de negocios para optimizar su cadena de suministros. Con el enfoque de Fortna en los clientes, usted tiene un socio que actúa y piensa como usted lo hace. Nuestro enfoque en el caso de negocios y nuestro buena disposición para compartir vuestro riesgo asegura que usted esté cumpliendo sus objetivos de negocio. Vuestro éxito es nuestro éxito. Fortna entrega soluciones que son apropiadas, pueden implementarse, son sustentables y que se justifican desde un punto de vista financiero. Nos sentimos honrados de que los líderes de Cadena de Suministros estén adoptando nuestro modelo. www.fortna.com 1-800-fortna1 Atlanta, Georgia Bogota, Colombia Caracas, Venezuela Cleveland, Ohio Nashville, Tennessee Panama City, Panama Reading, Pennsylvania 2010 Fortna Inc. All rights reserved. Página 8 de 8