Manual de Usuario Móvil LBS LET Octubre 2014
Contenidos 1 Introducción... 1 1.1 Objetivo... 1 1.2 Qué es LET?... 1 1.3 APPs de LET... 1 1.3.1 Cliente LET en Dispositivo móvil... 1 1.4 Aspectos legales... 2 2 Definiciones y Conceptos... 3 2.1 Tareas 3 2.2 NFC: Control de Presencia... 3 3 Instalación de LET... 4 3.1 Instalación de LET en un dispositivo móvil... 4 4 LET en Android, ios y Windows Phone... 5 4.1 Iniciar LET... 5 4.2 Acceso Usuario... 5 4.3 Lista de tareas... 7 4.4 Editar y ejecutar tarea... 8 4.5 Editar y ejecutar nueva tarea... 10 4.6 Horario de localización... 10 4.7 Ayuda 12 4.8 Preguntas frecuentes... 13 4.9 Reportar fallas... 14 4.10 Sugerencias... 16 4.11 Acerca de... 18 4.12 Ajustes (sólo Windows Phone)... 19 5 LET en otros sistemas operativos... 20 6 LET a través de SMS... 23 ii
1 Introducción 1.1 Objetivo Este Manual de Usuario tiene como objetivo ayudar y guiar al usuario a utilizar la aplicación LET, en la parte de cliente, desarrollada en los dispositivos móviles con sistemas operativos Android, ios y Windows Phone. 1.2 Qué es LET? 1.3 APPs de LET Localización Empresarial Telcel es un servicio dirigido a empresas que quieren gestionar sus empleados en campo de forma más eficiente y sencilla. LET permite la asignación automática y remota de tareas asociadas al empleado en campo, el conocimiento de su ubicación instantánea e histórica, la generación de informes, permitiendo generar alertas que se activan cuando ocurre algún evento no previsto inicialmente en el proceso normal de trabajo o en el desempeño de la actividad programada. El servicio LET le permitirá conocer, de forma instantánea y en remoto, la ubicación de los dispositivos GSM o GSM-GPS sobre los que tenga permiso de uso. El administrador/es y/o gestor/es designados por a empresa podrán acceder al servicio desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Se recomieda disponer de un acceso a Internet con un ancho de banda de 2.5 Mbps suficiente para que la descarga de imágenes y otros contenidos se realice a una velocidad adecuada. El acceso mediante Wifi o conexión móvil 3G será suficiente para un buen funcionamiento del servicio. LET, en su conjunto, consta de dos partes: Plataforma WEB para acceso de administradores y/o gestores que les permita el control y gestión de empleados en campo de una empresa. APP cliente instalado en el Dispositivo móvil, asociado al empleado en campo y que permita la interacción empleado / gestor dentro de LET 1.3.1 Cliente LET en Dispositivo móvil LET en su parte cliente se compone de una aplicación, que debe ser instalada en el Dispositivo móvil del empleado en campo, a la cual se accede mediante un usuario/contraseña y que permite al empleado el seguimiento y ejecución de las tareas asignadas, el envío de comentarios e incidencias de cada una de las mismas, generar nuevas tareas, etc. Este Manual de Usuario se centra únicamente en el uso del cliente LET en el Dispositivo móvil. 1
1.4 Aspectos legales LET permite la localización de Dispositivos móviles asociados a empleados en campo de una empresa. Hay que recordar que es responsabilidad de la empresa contratante de este servicio respetar la legislación vigente sobre el derecho de privacidad de las personas, por lo que se recomienda que cada empresa que vaya a hacer uso de LET consulte previamente con sus servicios o asesores jurídicos sobre la mejor forma de implantar el servicio respetando la normativa vigente. Se recomienda cumplir al menos los siguientes aspectos legales: Cuando se localicen empleados (personas físicas), hacerlo exclusivamente dentro de su jornada laboral asignada, para lo cual LET permite configurar para cada empleado su horario laboral, fuera del cual no es posible localizarlo. Limitar el número de personas que pueden acceder a la ubicación de los empleados, sólo a aquellas que necesiten conocer información sobre su localización y actividad con el fin de realizar una gestión más eficiente de los recursos. En el acceso web se disponen de herramientas para designar a estos administradores o gestores de LET, así como restringirles el control de sus recursos asignados. Dar a conocer por escrito a los empleados que podrán ser localizados en horario laboral, informándoles del horario o periodo de localización (día y hora inicio / fin) y recabar su autorización escrita, así como informarle de su calendario / horario de localización. 2
2 Definiciones y Conceptos A continuación se describen una serie de definiciones y conceptos que irán apareciendo a lo largo de este manual y que están estrechamente relacionados con LET. 2.1 Tareas Una tarea es una actividad que deberá ser llevada a cabo por un empleado en campo de la empresa, en un día y hora determinada y opcionalmente en un punto localizado geográficamente (control de presencia por NFC). La ejecución de una tarea implica que se informa a la plataforma WEB de la localización geográfica del dispositivo móvil, así como de las posibles observaciones e incidencias que el usuario genere por cada tarea al sistema. Para obtener la localización, la aplicación instalada en el Dispositivo accederá a los diferentes servicios de ubicación proporcionados por el dispositivo móvil. 2.2 NFC: Control de Presencia LET aprovecha la tecnología NFC para realizar control de presencia y actividad de empleados que tienen asociadas sus correspondientes tareas. Para ello es necesario que: El teléfono o Dispositivo que tenga asignado el empleado lleve incorporada dicha tecnología Exista un punto de control donde exista colocada una etiqueta NFC, con el correspondiente código de verificación de tarea / paso por dicho punto. Si la tarea a ejecutar requiere de control de presencia por NFC, se solicitará al usuario de la aplicación móvil que acerque el Dispositivo al punto de control donde esté colocada la etiqueta NFC para su lectura. 3
3 Instalación de LET La aplicación LET consta de dos partes: Gestor WEB Aplicación en dispositivo móvil Este Manual de usuario detalla la instalación de la aplicación LET en los Dispositivos móviles. 3.1 Instalación de LET en un dispositivo móvil LET permite la interacción entre el administrador o gestor, que designe una empresa, y los empleados o recursos en campo que estén bajo la responsabilidad y control. Para poder tener esa interacción, entre gestor y recurso en campo, es necesario que en el dispositivo móvil asociado al empleado o recurso en campo se instale la aplicación del cliente móvil de LET. Dicha instalación en el Dispositivo móvil se podrá realizar previamente a la activación del empleado o una vez realizada el alta de éste a través del acceso WEB. Si se realiza previamente será necesario, vía internet y desde el Dispositivo móvil, entrar en una dirección URL, la cual se proporcionará, y descargarse e instalar la aplicación. Este APP depende del sistema operativo instalado en el Dispositivo móvil. En el segundo caso, cuando uno de los administradores de LET de la empresa dan de alta a un empleado, entre otros datos, están definiendo el número de teléfono móvil y el sistema operativo del Dispositivo que el empleado utiliza. Al realizarse el proceso de alta, automáticamente LET envía un SMS al dispositivo móvil, donde se incluye una dirección de descarga donde está ubicada la aplicación a instalar. El software de LET en los dispositivos móviles se ha desarrollado teniendo en cuenta el sistema operativo del dispositivo móvil y se ejecuta como una aplicación nativa. La siguiente tabla muestra la versión mínima de cada sistema operativo en la que se ejecuta la aplicación y el nombre área de descargas de LET donde está disponible la aplicación para instalar: Sistema Operativo Android 4.0 ios 7.0 Windows Phone 8.0 Zona de descargas Google Play App Store Windows Phone Store Para aquellos Dispositivos con otros sistemas operativos se dispone de un acceso que puede ser utilizado a través del navegador web. En los casos de Dispositivos de gama baja que tampoco permiten la opción del navegador web, existe una interfaz SMS para utilizar el servicio. 4
4 LET en Android, ios y Windows Phone A continuación se detalla el uso de la aplicación LET en los Dispositivos móviles. Tanto para Dispositivos con sistema operativo Android como con ios el aspecto de la aplicación es prácticamente similar, donde los botones y opciones de la aplicación son iguales. Para el caso de Dispositivos con sistema operativo Windows Phone, el aspecto de la aplicación se diferencia en que los botones de la aplicación están situados en una barra de botones ubicada en la parte inferior de la pantalla. 4.1 Iniciar LET Una vez finalizada la instalación de LET en el dispositivo móvil, se creará el icono de la aplicación en el mismo. Este icono corresponde con la siguiente imagen, junto con el nombre de la aplicación (LET): Al iniciar la aplicación aparerá la pantalla de acceso del usuario al sistema. 4.2 Acceso Usuario LET Al arrancar la aplicación se muestra el interfaz de acceso a la aplicación, como muestra la imagen de la izquierda (Android/iOS). Desde la pantalla de acceso se puede también acceder a la ayuda de la aplicación. El usuario introducirá el nombre del usuario y la contraseña. Al presionar el botón Iniciar sesión se inicia el proceso de validación de usuario. Si el usuario no existe se informa de dicha circunstancia mediante un mensaje. Igualmente, se verifica que al presionar dicho botón se ha introducido el usuario y la contraseña. 5
Para Windows Phone, la pantalla de acceso es la que muestra la imagen de la izquierda. En dicha imagen se muestra en la parte inferior izquierda la barra de botones. Como en toda aplicación de Windows Phone, al presionar sobre los tres puntos que aparecen en la barra de botones se muestra el texto asociado a cada botón que identifica la función que realiza el mismo. Desde la pantalla de acceso, se puede acceder tanto a la ayuda como a los ajustes de la aplicación. 6
4.3 Lista de tareas Una vez que el usuario ha accedido correctamente se muestra la lista de tareas tal y como aparece en la imagen de la izquierda (Android/iOS). Si existen más tareas de las que caben en la pantalla, el usuario podrá desplazar la pantalla en sentido vertical para ver la lista completa. Para editar una tarea bastará con presionar la flecha que se encuentra en la tarea deseada o sobre la misma tarea. Al seleccionar una tarea se procederá al proceso de edición y ejecución de tarea. Los botones que dispone esta pantalla son: Botón nueva : se abrirá la pantalla de edición y ejecución de nueva tarea Botón horario : se abrirá la pantalla de horario de localización Botón ayuda : se abrirá la pantalla de ayuda de la aplicación Botón Salir : vuelve a la pantalla de acceso a al aplicación En Windows Phone la pantalla de la lista de tareas es la que aparece a la izquierda, y los botones que dispone son: Botón nueva : se abrirá la pantalla de edición y ejecución de nueva tarea Botón horario : se abrirá la pantalla de horario de localización Botón ajustes : se abrirá la pantalla de ajustes de la aplicación Botón ayuda : se abrirá la pantalla de ayuda de la aplicación 7
4.4 Editar y ejecutar tarea Al seleccionar el usuario una tarea desde la pantalla de la lista de tareas se inicia el proceso de edición y ejecución de la tarea mostrándose la pantalla que ilustra la imagen de la izquierda (para una tarea que no requiera lectura de etiqueta NFC): La edición de una tarea permite introducir texto en Observaciones e Incidencias, siendo dicha introducción opcional. El área de texto con el nombre de la tarea está deshabilitada puesto que no se puede cambiar el nombre de la misma. En el caso de introducir texto en Incidencias se generará en el plataforma WEB una alarma. Para ejecutar una tarea (enviar los datos de localización junto con el resto de información) se presiona el botón Enviar En el caso de que se ejecute la tarea, la aplicación obtiene la información de ubicación del teléfono móvil y envía los datos al plataforma. Si el proceso se realiza correctamente, se muestra al usuario un mensaje informando de dicha circunstancia tal y como muestra la imagen de la izquierda. Finalizado este proceso se vuelve a la lista de tareas del usuario y la tarea ejecutada ya no aparece en dicha lista. En cualquier momento, el usuario podrá cancelar la ejecución de una tarea presionando el botón Atrás y se volverá a la lista de tareas. 8
Si la tarea seleccionada en la lista de tareas requiere de lectura de etiqueta de NFC, se mostrará un mensaje indicando que se está a la espera de lectura de una etiqueta NFC, donde no hay ningún tiempo de espera de lectura de etiqueta NFC, es decir, la aplicación está a la espera continua de lectura de dicha etiqueta: Se puede cancelar la espera de lectura de etiqueta NFC presionando el botón Atrás con lo que se vuelve a la lista de tareas del usuario. La imagen de la izquierda muestra la pantalla de edición y ejecución de tarea en Dispositivos con Windows Phone, donde el botón Enviar es el representado por el icono: Para cancelar la ejecución de una tarea se podrá utilizar el botón Back del Dispositivo y se volverá a la lista de tareas. 9
4.5 Editar y ejecutar nueva tarea Al presionar desde la pantalla de la lista de tareas el botón Nueva se inicia el proceso de edición y ejecución de una nueva tarea mostrándose la pantalla reflejada en imagen de la izquierda. Dicha pantalla permite modificar el nombre de la tarea introduciendo el texto que contiene el nombre de la tarea. Por defecto dicho valor se muestra como "Nueva tarea". El resto de funcionalidad es igual al de la pantalla de edición y ejecución de tarea, descrito anteriormente. 4.6 Horario de localización Si el usuario presiona el botón Horario, se mostrará la pantalla con el horario de localización tal y como se muestra en la imagen de la izquierda (Android/iOS). Si el horario mostrado ocupa más espacio que la pantalla del dispositivo móvil, se podrá visualizar el resto del horario desplazando la pantalla del dispositivo móvil. Para ocultar la pantalla del horario de localización, el usuario deberá presionar en cualquier otra parte de la pantalla. 10
En el caso de Windows Phone, el horario de localización se muestra en una nueva pantalla, en lugar de en una ventana dentro de la lista de tareas tal y como sucede en Android/iOS. Para volver a la lista de tareas hay que presionar el botón Back del dispositivo con Windows Phone. 11
4.7 Ayuda La pantalla de ayuda de la aplicación muestra el menú de opciones de ayuda tal y como se refleja en la imagen de la izquierda. Al presionar sobre una de las opciones de ayuda se abrirá la pantalla correspondiente. Si desde esta pantalla se presiona el botón Back del dispositivo móvil, aparecerá la pantalla desde la que se pulsó el botón Ayuda. Cuando se ha accedido a cualquiera de las opciones de la ayuda, tanto si la aplicación se ejecuta en un Dispositivo con Android como en Windows Phone, se utiliza el botón Back (botón físico del Dispositivo) para volver desde la opción correspondiente de la ayuda a la pantalla de ayuda anterior. Si la aplicación se ejecuta en un Dispositivo con sistema operativo ios, todas las pantallas de ayuda muestran en la parte superior izquierda el botón para volver a la pantalla anterior, tal y como se muestra en la imagen de la izquierda. 12
4.8 Preguntas frecuentes La pantalla que muestra las preguntas frecuentes es la correspondiente a la imagen de la izquierda. Inicialmente, las respuestas de cada pregunta no se visualizan. Para obtener la respuesta a una de ellas bastará con presionar sobre la misma y se mostrará la respuesta según se muestra en la imagen derecha anterior. Si se presiona sobre una pregunta cuya respuesta se visualiza, se ocultará la respuesta. 13
4.9 Reportar fallas La pantalla que se muestra al presionar la opción de Reportar fallas desde la pantalla de ayuda en un Dispositivo Android es la que figura a la izquierda. Para enviar un fallo al servicio de soporte de la aplicación, es necesario seleccionar una categoría y escribir el comentario deseado. Presionando el botón Enviar que aparece en la parte inferior de la pantalla, se enviarán los datos al servicio. Si el informe de fallo se ha recibido correctamente, se mostrará una pantalla que indique que se ha recibido correctamente el informe, tal y como muestra en la imagen superior de la derecha. Para dispositivos con sistemas operativos ios o Windows Phone la pantalla que aparece al presionar la opción de Reportar fallas muestra una nueva ventana de 14
texto para introducir el correo electrónico del usuario del Dispositivo móvil, siendo obligatoria la introducción de dicha dirección de correo. Las imágenes siguientes muestran la pantalla de Reportar fallas que aparecen el los dispositivos ios (imagen de la izquiera) y Windows Phone (imagen de la derecha): 15
4.10 Sugerencias Para Dispositivos con sistema operativo Android la imagen superior de la izquierda muestra la pantalla que permite enviar sugerencias al servicio de soporte de la aplicación. Es necesario introducir el comentario detallado antes de enviar la sugerencia mediante el botón Enviar. En el caso de que la sugerencia se haya recibido correctamente por parte del servicio de soporte, se informará de dicha circunstancia mediante la pantalla que figura a la derecha. 16
Al igual que en la opción de Reportar fallas, la pantalla que aparece al elegir la opción Sugerencias en Dispositivos con ios o Windows Phone dispone de una caja de texto para introducir el correo electrónico, siendo obligatorio escribir la dirección en dicha caja de texto junto con el comentario detallado para poder enviar la siguierencia mediante el botón Enviar. La imagen izquierda siguiente muestra la pantalla de Sugerencias para ios, mientras que la imagen de la derecha corresponde a Windows Phone: 17
4.11 Acerca de La pantalla de la opción del menú Acerca de de la pantalla de ayuda muestran información básica de la aplicación, como refleja la figura de la izquierda (Android/iOS). Si el Dispositivo es Windows Phone la imagen de la izquierda muestra la pantalla que aparece al escoger la opción Acerca de. Al presionar sobre la dirección de correo electrónico, se abrirá el cliente de correo del dispositivo móvil para poder enviar directamente un correo sin tener que salir de la aplicación. El cliente de correo tendrá cargado ya en el campo Para la dirección de correo del soporte de la aplicación. Presionando sobre el enlace de Declaración de privacidad se abrirá la pantalla de ajustes que muestra dicha declaración. 18
4.12 Ajustes (sólo Windows Phone) La aplicación LET en dispositivos móviles con sistema operativo Windows Phone, dispone del botón ajustes accesible desde cualquier pantalla de la aplicación. La pantalla de ajustes de la aplicación en Windows Phone permite activar/desactivar varios parámetros de la aplicación. Al presionar sobre el botón de Permitir Localización el usuario da su consentimiento a que pueda obtenerse la localización geográfica del dispositivo móvil. Dicha localización es necesaria para la ejecución de una tarea. Igualmente, mediante los botones Servicios de Ubicación, Wi- Fi y Datos móviles se accede a las diferentes opciones de configuración proporcionadas por Windows Phone 8. 19
5 LET en otros sistemas operativos Existe una versión de la aplicación LET accesible a través del navegador web del dispositivo móvil para aquellos dispositivos que no dispongan de los sistemas operativos Android, ios o Windows Phone. Esta versión se ejecuta en el navegador web y no tiene toda la funcionalidad descrita anteriormente. El navegador web debe ser capaz de interpretar lenguaje HTML5. Concretamente, la versión web de LET en dispositivos móviles carece de las siguientes funcionalidades: Ayuda: no dispone del botón de ayuda ni de las pantallas correspondientes a las distintas opciones de la misma. Lectura de etiquetas NFC: no se pueden ejecutar tareas que requieran de lectura de etiquetas NFC. No permite solicitar al Dispositivo localización GPS desde el acceso web, sólo se proporcionará localización GPS cuando el empleado reporte una tarea Para acceder a la versión web de LET se utilizará la siguiente dirección: www.let.telcel.com/mobile Una vez que se ha abierto la aplicación se mostrará la pantalla de acceso de la aplicación LET para que el usuario introduzca su usuario/contraseña con lo que accederá a la lista de tareas. El modo de uso de la aplicación LET en su versión web es el ya descrito anteriormente en este Manual de Usuario para las versiones de la aplicación desarrolladas en los sistemas operativos Android, ios y Windows Phone. Seguidamente se muestran las imágenes de las pantallas existentes en la aplicación LET en su versión web: 1. Acceso Usuario 20
2. Lista de tareas 3. Editar y ejecutar tarea 4. Editar y ejecutar nueva tarea 21
5. Horario 22
6 LET a través de SMS Los empleados cuyo teléfono no permita instalar la aplicación móvil ni acceder a través del navegador, pueden hacer uso del servcio LET mediante el envío de SMS. Existen varios comandos que se pueden ejecutar mediante el envio de un mensaje al número 60078. Los comandos disponibles son los siguientes: - LISTA: permite obtener la lista de tareas asignadas al empleado. Al enviarlo no se requiere ningún parámetro adicional y se obtendrá como respueta un SMS con la lista de tareas, en la que cada tarea tiene el siguiente formato: idtarea;nombretarea;fechatarea;horatarea En caso de haber más de una tarea, éstas aparecerán separadas por un espacio en blanco. - REPORT: permite reportar la ejecución de una tarea, para lo cual tras la palabra REPORT debe escribirse el identificador de la tarea, las observaciones y alguna posible incidencia, separando cada campo con el carácter ;. El formato del mensaje a enviar es el siguiente: idtarea;observaciones;incidencia; El campo idtarea es obligatorio, mientras que observaciones e incidencia son campos opcionales, si no se desea indicar alguno de ellos basta con dejarlo vacío manteniendo el carácter de separación ;, quedaría así: idtarea;;; Se recibirá un SMS de respuesta indicando el resultado de la operación. - AYUDA: permite obtener la lista de comandos disponibles o información acerca de alguno de ellos. Si se desea recibir la lista de comandos disponibles no es necesario añadir ningún parámetro adicional; si se desea recibir información acerca de algún comando en concreto, tras la palabra AYUDA debe indicarse el comando, por ejemplo AYUDA LISTA. Se recibirá una SMS de respuesta con la información solicitada. Los comandos SMS pueden enviarse de manera indistinta en mayúsculas o minúsculas. Aunque la interfaz SMS va destinada a featurephones, es posible hacer uso de ella en cualquier tipo de Dispositivo que permita utilizar el servicio SMS, pero no será posible usar las tecnologías NFC ni GPS aunque el terminar las tuviera disponibles. 23