En Fedean, tus recomendaciones y proposiciones son escuchadas, analizadas y adoptadas según su viabilidad y concordancia a la norma; a continuación y según lo establecido en el artículo 61 de los Estatutos, encontrarás el análisis que la Junta directiva ha venido realizando en sus sesiones a cada una de ellas. Proposición número uno Divulgar al asociado que puede vender al Fondo un porcentaje de sus aportes, en caso de una necesidad, para evitar el retiro de la entidad. Consideró que para hacer dicha divulgación es necesario, en primera instancia, reglamentarlo, para que se tengan reglas claras y que se procure mantener los principios de igualdad y equidad en la aplicación de dicha norma. Adicionalmente después de determinar cuál podría ser la cobertura, ha tomado la decisión de empezar a aplicar dicha reglamentación a partir del mes de abril de 2015, fecha en la cual ya se ha desarrollado plenamente la reglamentación y aplicación. Proposición número dos Realizar campañas para promover el Fondo y para que los asociados conozcan que es el sector solidario y para donde debe direccionarse. Generar campañas para difundir.. En cuanto a esta proposición, se revisó el accionar de FEDEAN y se evidenció que se viene dando a conocer a los asociados activos y potenciales, los beneficios que se adquieren cuando ingresa. Esta promoción se viene realizando con visitas personalizadas a las instituciones, por intermedio de
nuestra página web y con los boletines institucionales. Adicionalmente se viene estructurando un plan de comunicaciones y una guía de inducción al asociado para fortalecer esta labor. Recomendación número uno Los delegados firmantes como legítimos asociados y gestores del Fondo y en aras a contribuir en la consolidación de FEDEAN, como el mejor sector solidario, con nuestro decidido concurso e integrando la experiencia de sus órganos de administración, presentamos la siguiente propuesta: Designación de cinco (5) comisiones tendientes a mejorar la ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL FONDO, cuya finalidad es incorporar y/o ajustar aquellos procesos y/o procedimientos que lo requieren, en aras de una mejor prestación de los servicios de ahorro y crédito y de bienestar social a sus asociados y sus familias, hacia el ideal del Deber Ser del FONDO. Las comisiones que se integrarían tienen la misión de estudiar, analizar, evaluar y proponer mejoría, que requerirse, en lo que respecta al Desarrollo Organizacional, con el debido respeto que se merecen las personas y los procesos actuales y desde luego ajustados a la norma de calidad, en los siguientes niveles y áreas: 1. Nivel Directivo (Órganos de Administración y Control) a. Deliberativo: Asamblea de Delegados de Asociados. b. Control Social: Comité de Control Social y Revisoría Fiscal. c. Dirección: Junta Directiva. 2. Nivel Ejecutivo (Gerencia) a. Mejoramiento continuo b. Auditoría interna c. Departamento administrativo: área de contabilidad, área de sistemas y área de servicios. d. Departamento Financiero: área financiera y área de cartera.
e. Departamento Social: área de crédito, área de mercadeo y convenios (Expansión bancaria y de afiliados evitar retiros promover servicios) y área de atención al asociado (Capacitación en servicio al cliente, buscando satisfacción y fidelidad del asociado). 3. Nivel Operativo (Apoya a nivel ejecutivo en los departamentos administrativo, financiero y social). 4. Análisis, estudio y reforma de estatutos de FEDEAN ajustados al ordenamiento jurídico y adecuado al resultado arrojado por las comisiones, después de llegar al debido consenso y aprobación. 5. Realizar una encuesta al asociado, sobre los servicios que actualmente presta el fondo y cuáles serían las sugerencias para mejorarlo. Finalmente, se debe citar a una Asamblea Extraordinaria, para evaluar los resultados arrojados por las comisiones y tomar las decisiones que sean pertinentes. Se estableció que siempre se ha utilizado los procedimientos estratégicos modernos para identificar sus procesos misionales, de apoyo y operativos; y con fundamento en ello, se ha establecido la estructura organizacional y procedimental que se ha requerido. Todo esto con el apoyo de Asesores Expertos y con la participación de los órganos de administración, dirección y control. Fruto de este trabajo se han definido los planes de desarrollo de los últimos 18 años y a los cuales se les hace seguimiento semestral con el fin de determinar nuevas acciones de acuerdo a los cambios normativos y de mercado. Así mismo el diseño y montaje del sistema de Gestión de la Calidad, que nos permite establecer los procedimientos e indicadores de desempeño, el cual fue recertificado en el mes de marzo de 2014 por segunda vez. Este sistema requiere de 2 planes de auditoría interna como mínimo una vez al año, con los auditores internos y externos y una auditoria externa del ente que certifica, (Icontec). Este sistema exige que se mida la satisfacción de los
asociados en forma anual y FEDEAN viene aplicando la encuesta registrando sus respectivos resultados. Todas estas acciones se encuentran documentadas y son parte del material de apoyo a la gestión con que cuenta FEDEAN. En este sentido la Junta Directiva ha considerado que aunque existen los mecanismos internos para atender estos temas, de ser necesario, conformará o ampliará las comisiones existentes para revisar conjuntamente las consideraciones que sean del caso. Recomendación número dos Propuesta económica de la empresa de telefonía celular TIGO, con el fin de que sea evaluada por la administración para una posible firma de convenio. Se adjunta al acta la propuesta. Esta recomendación se aplicó en su totalidad y se firmó el convenio con el compromiso que sería el proveedor el responsable de realizar las asesorías en las oficinas de FEDEAN. A la fecha el operador de telefonía TIGO cuenta con 26 asociados que se han acogido a sus planes. La administración realizó el análisis del servicio de telefonía Movistar, con otro proponente, y determinó que no era conveniente por la forma en que opera el servicio para nuestras necesidades. Recomendación número tres Tramitar más alianzas o convenios con las empresas o firmas de salud prepagada y seguros de vida.. FEDEAN ha realizado convenios para sus asociados de los servicios de medicina prepagada con: EMI, Coomeva, Salud Sura y CEM; seguros de vida y vehículos con Suramericana. En el presente año se ha celebrado convenios con Allianz para vehículos y medicina prepagada y con Suramericana medicina prepagada con el Plan
Complementario, para los que tengan EPS. Esta tarea es permanente y seguiremos buscando más y mejores alternativas para los asociados. Recomendación número cuatro Que la integración que se hace a fin de año, sea reemplazada por un obsequio de mayor valor del que se ha venido entregando, y así sea igual para los asociados.. Del análisis a los programas de bienestar, y de acuerdo con las políticas que se han venido aplicando, se ha considerado necesario revisar y fijar los programas y coberturas que más beneficien a los asociados y su grupo familiar. Del resultado obtenido se informará oportunamente. Recomendación número cinco Revisión de las tasas de créditos para los asociados, con el fin de que sean más competitivas frente al mercado. La Junta Directiva realiza con la administración revisión mensual de las tasas de interés. Se tiene presente para el análisis las tasas de crédito de los bancos, cooperativas financieras y cooperativas de ahorro y crédito. El parámetro motivo de análisis de las colocaciones, es el crédito de consumo de libre inversión, que es la modalidad permitida a los Fondos de Empleados. Al cierre del primer semestre nuestras tasas de colocación han sido competitivas en esta línea de crédito. Con respecto a la compra de cartera, la Superintendencia de Economía Solidaria, a través de su Circular Externa N 008 de julio 9 de 2014, en su numeral 5, párrafo 2, ha señalado: Se considera que si bien la compra y venta de cartera no está restringida, esta actividad, por no constituir un servicio no puede constituirse jurídica ni fácticamente en el objeto social de la organización, sino como una actividad conexa dirigida a atender necesidades de liquidez transitoria o para invertir en algunos casos, los excesos de liquidez.
Así mismo en el numeral 6, de la misma Circular, ha señalado los criterios que se deben considerar para la compra de cartera; siendo la primera y más importante, que la misma sólo se podrá realizar si se tiene establecido en los estatutos. El mismo criterio se debe cumplir para la venta de cartera. Del análisis permanente de las tasas de interés, la conclusión es que la tasa del crédito está ajustada a las del mercado, en lo que respecta al crédito de consumo. Lo que se considera más importante, son los beneficios que reciben los asociados a través del retorno de los excedentes sociales, que se entregan con los servicios de bienestar. Otro beneficio son los ahorros que se originan con los convenios de servicios corporativos. La combinación del retorno cooperativo y los convenios de servicios que tienen FEDEAN, hacen que la tasa real que se cobra sea significativamente menor a la del mercado. Recomendación número seis Gestionar convenios con cooperativas o supermercados que puedan prestar un servicio por deducción de nomina o descuentos especiales, hacer convenios con Tigo y Movistar, ya que Claro esta perverso. En la actualidad se tiene convenio con: Almacenes Éxito mi compra, el cual no ha sido demandado. Coomeva, adquiriendo por intermedio de FEDEAN los beneficios que se obtienen como asociado en forma personal. Así mismo seguir buscando nuevos servicios que se puedan implementar, que contribuyan a mejorar la calidad de vida del asociado y su grupo familiar.
Recomendación número siete Que el boletín de FEDEAN vaya más allá de los informes económicos, que incluya más comunicaciones, más aspectos sociales y más aspectos culturales, tales como poesía, cuentos, pasatiempos. Se viene adelantando conjuntamente con el área de comunicaciones, una evaluación técnica del boletín, la cual debe permitir definir un contenido que sea acorde a la solicitud y lograr que sea más efectivo. Solicitamos dar a conocer dicha decisión a los compañeros de la recomendación Gonzalo Antonio Mora Henao, Fabio Alberto Garcés Escobar, Maria Eugenia Espinosa Cano; agradecemos su participación y valiosos aportes para el crecimiento y mejoramiento de Fedean. Recomendación número ocho Manejo de tarjeta plástica para consignar créditos y asignar créditos de consumo, eliminar los cheques por su alto costo, casi en su totalidad costos excepcionales. Revisión de todos los convenios y nuevas tarifas y beneficios ofrecidos. Cambiar los estatutos el castigo de largo plazo para ingresas de nuevo y ser más flexibles en esta determinación. Cambiar de 4 años a 2 años el tiempo de la junta directiva. Se sigue con la evaluación de las propuestas, que actualmente tenemos, de implementación de una tarjeta de crédito para asignar cupos rotativos. Los convenios de servicios se analizan y revisan cada seis meses, buscando siempre el beneficio de los asociados es aspectos tale como: calidad, garantía, cumplimiento y costo. En cuanto a la reforma de Estatutos, la Junta Directiva evaluará las propuestas que presenten, conforme a los Estatutos, los asociados.