Informe de Auditoría Interna EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A. Auditoría Número: ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULO CANASTILLA CÓDIGO 4-505 DE PROPIEDAD DE LA EEQ S.A. A DELTA STAR. Fecha de Revisión: Junio 26, 2012 Distribución del Informe de Auditoría: Para: CC.: Directora de Asuntos Éticos y Participación Ciudadana (CGE). Gerente General Anexo: Copia certificada del Procedimiento para Arrendamiento de Vehículos Canastilla y Vehículos Grúa.
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULO CANASTILLA CÓDIGO 4-505 DE PROPIEDAD DE LA EEQ S.A. A DELTA STAR. Empresa: Empresa Eléctrica Quito S.A. Fecha de Emisión: Junio/26/2012 Auditor Responsable: Ing. Nikolay Trujillo A. Equipo de Auditoría Dra. Irlanda Avilés INTRODUCCIÓN En presente trabajo se lo realizó en atención al oficio 7932-DAEPC-GPC y AD del 13 de abril de 2012, en el que la Dirección de Asuntos Éticos y Participación Ciudadana de la Contraloría General del Estado solicitó a Auditoría Interna de la Empresa Eléctrica Quito S.A., información con respecto a la denuncia recibida por el citado Organismo de Control el 5 de abril de 2012, en la que se indicó que el camión grúa de placas PEI-2250, perteneciente a la Empresa Eléctrica Quito S.A., estuvo el 5 de abril de 2012 en Sacha, brindando servicio a la Empresa Río Napo a través de la empresa DELTA STAR. ANTECEDENTES - El vehículo de placas PEI-2250, código interno 4-505, es un vehículo de tipo Canastilla Grande, modelo 2009, marca Chevrolet FVR 23P, asignado al Departamento de Alumbrado Público. - La Empresa Eléctrica Quito S.A. con cierta regularidad arrienda los vehículos canastilla y vehículos grúa a terceros, dependiendo de la disponibilidad y en la medida en que no incida negativamente en el normal desarrollo de sus actividades. Esta actividad de arrendamiento, se realiza con la participación de un conductor especializado en la operación de grúas y canastillas, con el reconocimiento de los costos a favor de la EEQ S.A., según una tabla establecida por la Dirección Financiera y aprobada por la Gerencia General. - Para este tipo de servicio la Empresa cuenta con el Procedimiento para Arrendamiento de Vehículos Canastilla y Vehículos Grúa, código: RI.AD.751.PRO.04, aprobado el 12 de junio de 2006, documento que se encuentra en vigencia y declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa. Se adjunta copia certificada de este documento. - Auditoría Interna solicitó al Procurador de la Empresa su pronunciamiento sobre la legalidad del arrendamiento de los vehículos canastilla o vehículos grúa, quien mediante memorandos PR. 0523 y PR. 0617 del 8 de mayo y 1 de junio de 2012, respectivamente, informó a Auditoría lo que a continuación se transcribe: Página 2 de 4
La Constitución de la República, en el primer inciso del 313 determina que El Estado se reserva el derecho de administrar, regular, controlar y gestionar los sectores estratégicos, de conformidad con los principios de sostenibilidad ambiental, precaución, prevención y eficiencia. Y a su vez el primer inciso del Art. 315 de la carta magna preceptúa que El Estado constituirá empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas. En armonía con las anotadas disposiciones legales, la Ley Orgánica de Empresas Públicas vigente desde, el 16 de Octubre de 2009 en su Disposición Transitoria 2.2.1.5 dispone entre otros temas que la EEQ funcione como Empresa Pública. 2.2.1.5 Régimen previsto para las empresas incluidas en el Mandato Constituyente No. 15.- De conformidad con lo previsto en la Disposición Transitoria Tercera del Mandato Constituyente No. 15 expedido por la Asamblea Nacional Constituyente el 23 de julio de 2008, en virtud de sus indicadores de gestión, las siguientes sociedades anónimas: Empresa Eléctrica Quito S.A.; Empresa Eléctrica Regional del Sur S.A.; Empresa Eléctrica Regional Norte S.A.; Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A.; Empresa Eléctrica Cotopaxi S.A.; Empresa Eléctrica Riobamba S.A.; Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A.; y, Empresa Eléctrica Azogues S.A.; hasta que se expida el nuevo marco jurídico del sector eléctrico, seguirán operando como compañías anónimas reguladas por la Ley de Compañías, exclusivamente para los asuntos de orden societario. Para los demás aspectos tales como el régimen tributario, fiscal, laboral, contractual, de control y de funcionamiento de las empresas se observarán las disposiciones contenidas en esta Ley. Igual tratamiento, en virtud de sus indicadores de gestión, se aplicará a la empresa (el resaltado y subrayado me pertenece). Ley Orgánica de Contratación Pública define a las Empresas Públicas como entes estatales que gozan de personería jurídica de derecho público, con patrimonio propio, dotadas de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión, destinadas a la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y en general al desarrollo de actividades económicas que corresponden al Estado; y, bajo la declaración de los principios que rigen para todas las Empresas Públicas, como son: EFICIENCIA, RACIONALIDAD, RENTABILIDAD Y CONTROL, que exige de la administración de estas entidades, velar por la eficiencia empresarial. Del análisis de las disposiciones anotadas se establece que PROCEDIMIENTO PARA ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULOS CANASTILLA Y VEHÍCULOS GRÚA, que se encuentra declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad y vigente a partir del 12 de junio de 2006, armoniza con la normativa del nuevo marco jurídico que actualmente rige para la EEQ. En consecuencia Procuraduría, concluyó que el arrendamiento en cuestión, se encuentra plenamente sustentado en la normativa interna que rige en la institución para este tipo de contratos, la misma que concuerda con el marco legal que actualmente gobierna a la EEQ. RESULTADOS A continuación se detallan los resultados del análisis realizado: Página 3 de 4
- Según información del Director de Servicios Generales y Transporte constante en memorando GAF/DSGT 1204042 del 30 de abril de 2012, el procedimiento seguido para el arrendamiento del citado vehículo fue el que se describe a continuación: 1. El vehículo canastilla placa PEI-2250, estuvo alquilado desde el 4 hasta el 6 de abril de 2012 a DELTA STAR para efectuar trabajos en redes de distribución en el Cantón Joya de los Sachas, Provincia de Orellana, atendiendo la solicitud realizada en el Oficio DS-005 del 2 de abril de 2012 y aprobada por el Gerente Administrativo Financiero de la Empresa en Hoja de Trámite 183433. 2. El Supervisor de Transportes (e) en correo electrónico del 3 de abril de 2012, informó la factibilidad de atender lo solicitado. 3. El Jefe del Departamento de Talleres y Transportes en memorando DSG/DTT 120 493 del 27 de abril de 2012, informó el tiempo de arrendamiento desde que salió y regresó al Centro de Operaciones de El Dorado en Quito. 4. Mediante Memorando GAF/DSGT 1204041 del 30 de abril de 2012, la Dirección de Talleres y Transportes solicitó a la Gerencia Administrativa Financiera que instruya el cobro de los valores por concepto de arrendamiento del vehículo canastilla. El canon horario de arrendamiento está definido y aprobado por el Gerente General de la Empresa. 5. El arrendamiento de los vehículos grúa o canastilla tiene lugar cuando están libres, después de atender las necesidades propias de la Empresa. - El Director de Servicios Generales y Transporte, mediante Memorando GAFDSGT 1204041 del 30 de abril de 2012, dirigido a la Gerencia Administrativa Financiera, puso en conocimiento para efectos de facturación a DELTA STAR, que el valor total del alquiler de este vehículo canastilla con su respectivo Operador asciende a 2 135,35 USD, es decir, el alquiler del vehículo durante 36 horas multiplicado por el costo por hora de alquiler, de 52,96 USD más impuestos (12% de IVA). CONCLUSIÓN De la revisión documental del presente caso, se concluye que el citado arrendamiento del vehículo canastilla de placas PEI-2250, código 4-505, se encuentra sustentado en la normativa interna vigente que rige en la Empresa para este tipo de servicio, por lo tanto no hubo uso incorrecto del vehículo indicado el día 5 de abril de 2012. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NIKOLAY TRUJILLO A. Ing. Nikolay Trujillo A., MBA, CIA, CRMA, CPA AUDITOR GENERAL Página 4 de 4