Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Asignación de Código de Cliente OBJETIVO Suministrar una guía de presentación de los pasos a seguir y la documentación necesaria, para solicitar la Asignación de Código de Cliente para la venta de cemento, ante el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A ALCANCE Este Manual aplica para solicitudes de Asignación de Códigos de: 1. Clientes nuevos 2. Clientes regulares que requieran realizar cambio de razón social. 3. Clientes regulares del giro de negocio de Agregados o Concretos que requieran apertura de sucursales/obras para consumir Cemento. NORMAS GENERALES 1. Los recaudos necesarios para realizar la gestión ante el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A. Deben ser presentados en una carpeta debidamente identificada, foliada, legible y organizada con sus respectivos separadores. 2. El expediente consignado debe contener sólo una solicitud. 3. Para realizar la solicitud de Asignación de Código de Cliente, se preparará una (01) carpeta con los documentos requeridos, los cuales tendrán el siguiente destino:
3.1. La carpeta debe ser entregada en el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A de cada Planta o en la Sede Administrativa ubicada en Caracas sólo aquellas solicitudes correspondientes a la zona Centro-Capital; siendo los días de atención para la entrega de expedientes de solicitudes: PLANTA REGIÓN QUE ATIENDE RESPONSABLE PARA LA RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES DÍA DE ATENCIÓN MARA ZULIA, COSTA ORIENTAL JUEVES (7:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 4:00PM) LARA LARA, PORTUGUESA (GOBERNACIÓN Y ALCALDIAS), BARINAS (MCPIOS: ARISMENDI,BARINAS,OBISPOS,ROJAS, SOSA Y TORREALBA) MIÉRCOLES (7:00AM A12:00PM / 1:00PM A 4:00PM) PERTIGALETE SUCRE, ANZOÁTEGUI, GUÁRICO (ZARAZA, SOCORRO,STA MARIA, RIVAS Y GUARIBE) JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM) PORLAMAR NUEVA ESPARTA CONSULTOR COMERCIAL DE LA JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM) GUAYANA BOLÍVAR, DELTA AMACURO (MCPIO CASACOIMA) Y AMAS JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM) SEDE ADMINISTRATIVA MIRANDA (HATILLO, SUCRE, EJE DE BARLOVENTO) Y VARGAS MIERCOLES (EN LA MAÑANA DE (8:30 AM A 11:30 AM) 3.2. La carpeta debe poseer dos (2) Planillas de Consignación de Documentos con la misma información. Al momento de entregar el expediente, una le será sellada por el área Comercial como constancia de entrega de la solicitud. 3.3. La entrega de los documentos o solicitud, no implica la aprobación y/o creación del código de cliente. Se validará la información. IMPORTANTE: NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS, POR LOS GERENTES COMERCIALES REGIONALES. LA SOLICITUD SERÁ ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION EN LA DIRECCIÓN COMERCIAL, ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD E INFORMAR LA DECISION.
4. Las imágenes o dibujos mostrados en el presente Manual son sólo de referencia u orientación para la conformación del expediente; por lo tanto no obliga a que sean exactos a dichos dibujos o imágenes. NORMAS ESPECÍFICAS 1. De la presentación de la carpeta La carpeta a ser consignada para realizar el trámite, debe contemplar siguientes características: 1.1. Tamaño oficio marrón 2. Identificación de la carpeta del cliente: 2.1 Primera etiqueta: Debe estar colocada en la cara principal externa al centro con la información que se detalla: 2.1.1 Nombre de la Razón Social 2.1.2 N de R.I.F: Indique el número de Registro de Información Fiscal. 2.1.3 Ubicación Geográfica: Indique estado y localidad. 2.1.4 Número de Cliente (para solicitudes de cambio de razón social o activación de códigos). 2.2 Segunda Etiqueta: Debe estar colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta, señalando el nombre de la razón social. Primera Etiqueta Segunda Etiqueta NOTA: Los dibujos presentados son de referencia para el usuario, con el objetivo de ilustrar la información.
3. Identificación de las hojas: Todas las hojas, deben estar enumeradas (inclusive los separadores) en el cuadrante superior derecho de forma vertical, en tinta negra, en letras y números, sin tachaduras ni enmendaduras, a excepción de la Hoja de Consignación de Documentos. 4. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina o cualquier material que pueda ser utilizado para tal fin). Deben identificarse con el nombre del documento que antecede (en forma impresa o manuscrita en letra legible). Esta identificación debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo. 5. La Hoja de Consignación de Documentos la cual se anexa en este Manual, debe ser el primer documento que se incorpore a la carpeta (sin enumerar). 6. Los recaudos deben ser presentados en carpeta tipo oficio de color marrón, y sujetados con un gancho N 22, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta; evitando dañar la información del expediente o la pérdida de la misma.
IMPORTANTE Si por alguna razón el expediente es devuelto a la zona es para que el solicitante complete o consigne algún requerimiento. Éste cuenta con un plazo de 7 días hábiles posterior a la notificación para retirar el expediente. Posterior a ese plazo será desechada la solicitud. En el caso de consignar expedientes duplicados o correspondientes a solicitudes que ya se encuentran en curso, se anulará una de las solicitudes. Es de carácter obligatorio, que el prospecto coloque su cuenta de correo electrónico (E-mail) en la planilla de consignación de documentos, ya que es la vía expedita para notificar cualquier decisión. Cuando el prospecto es cliente del giro concreto o agregado y requiera la creación de una obra de cemento, se tramitará como cliente nuevo, igualmente esta condición aplicará para cambio de razón social y reactivación código de cliente. Todas las solicitudes provenientes de las comunidades, consejos comunales u otras formas de organización social que demanden producto para la Gran Misión Vivienda Venezuela (Cemento Gris Portland Tipo I), deberán ser canalizadas a través de PDVSA Industrial quien es el órgano controlador y ejecutor de las políticas de asignación y distribución del producto a los entes ejecutores, los cuales son atendidos directamente por los centros de distribución ubicados en todo el territorio nacional coordinados por Construpatria.
DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE CÓDIGO DE CLIENTE (Cliente Nuevo y Cambio de Razón Social) Orden Presentación de documentos por separador Detalles sobre la presentación del expediente 1 Ficha de cliente (Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial de la zona) 2 Hoja de Consignación de Documentos Original 3 Carta de Solicitud de Creación de Código de Cliente con sello y firma del representante de la empresa Especificar la información de la razón social y la obra solicitada. Carta dirigida a Venezolana de Cementos S.A.C.A Especificar el uso del producto y el volumen semanal requerido. En caso de ser CONSTRUCTORES: indicar el nombre de la obra, cronograma de consumo total estimado (Toneladas) para la culminación de la obra. En caso de ser BLOQUERA: indicar características y capacidad de producción del equipo semanal o mensual. En caso de ser CONCRETEROS: indicar el cronograma de consumo total semanal estimado (Toneladas) 4 5 Carta de Autorización de Traspaso de Saldos (Sólo para solicitudes de Cambio de Razón Social) Acta Constitutiva y Registro Mercantil (No se procesan Firmas Personales) Para los casos de Cambios de Razón Social, la carta debe indicar el motivo del cambio de la razón social, nombre, RIF y código de la razón social registrado en la empresa. Carta donde el representante legal solicitante autorice a la empresa (VENEZOLANA DE CEMENTOS S.A.C.A) a realizar el traspaso de saldo que hubiese en la cuenta/código activo al nuevo código asignado. Copia de su original Debe verse legible y sin ningún tipo de cortes 6 7 Gaceta Oficial (Para solicitudes provenientes de Alcaldías y Gobernaciones) Constancia de Inscripción en SUNACOOP (Para solicitudes provenientes de Cooperativas) Copia de la gaceta oficial vigente el cual indique el nombre y apellido del Alcalde o Gobernador electo. Copia de su original (Legible) 8 9 Última declaración del impuesto sobre la renta. Última declaración de I.V.A actualizada al mes en curso. Última Acta de Asamblea (Para solicitudes provenientes de empresas privadas) 10 Cédula de Identidad de todos los accionistas 11 Registro de Información Fiscal (RIF) 12 Registro fotográfico Copia de su original Copia de su original (Completo y legible) Copia de su original en tamaño 150% y 300% de su tamaño real. (Legible) Copia VIGENTE de su original (Totalmente legible todos los datos y sin ningún corte por copiado) - Deben ser a color (obligatoriamente) y un mínimo de (6) fotografías (2) por cada hoja donde se evidencie la operación de la actividad económica reportada. Para Comercializadores: - Toma de la fachada donde se vea claramente el nombre de negocio, su ubicación, Registro de Información Fiscal e infraestructura. - Área de Despacho de Materiales - Área de Atención a Clientes Las tomas deben ser de día y en el caso de locales con la Santamaría o portones deberán estar abiertos. Para Constructores, contratista y/o subcontratista/ Bloqueros/ Concreteros: - Tomas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de señalizaciones que validen la ubicación o identificación de la obra/planta, imágenes del antes y durante el proceso de ejecución o en su defecto de la preparación del lugar. - Las imágenes que evidencien montajes, no se procesaran.
Para Constructores: contratistas y subcontratistas/ Concreteros: 13 Memoria Descriptiva 14 Contrato 15 Acta de Inicio 16 Acta de extensión o prorroga Descripción o detalle de la obra para la cual se solicita el producto: objeto de la obra, localización, funcionamiento, materiales a emplear, estimación del producto total semanal requerido (Toneladas) y otras especificaciones. Con sellos y firmas de las partes involucradas se deberá solicitar: 1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V). 2) Permisos para la construcción emitidos por el Municipio en caso de ser obras privadas. 3) Para casos de Subcontratistas: se deberá incluir aval vigente de la obra donde figuren las partes involucradas: contratante, contratista y/o subcontratado. Copia del original vigente, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y firmas de las partes involucradas. Copia de la original vigente, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y firmas de las partes involucradas.
DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE CÓDIGO DE OBRA-SUCURSAL Orden Presentación de documentos por separador Detalles sobre la presentación del expediente 1 Hoja de consignación de documentos Original, (firmada y sellada por el Gerente Comercial de la zona indicando fecha de recepción del expediente en planta). Carta dirigida a Venezolana de Cementos S.A.C.A Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de consumo semanal requerido. 2 3 Carta de solicitud de creación de código con sello y firma del representante de la empresa Ficha de cliente (Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial de la zona) En caso de ser CONSTRUCTORES: indicar el nombre de la obra, cronograma de consumo total estimado (Toneladas) para la culminación de la obra. En caso de ser BLOQUERA: comentar características y capacidad de producción del equipo. Especificar la información de la razón social y la obra solicitada. Para Constructores Contratistas y Subcontratista: 4 Memoria descriptiva de la obra 5 Contrato 6 Acta de Inicio 7 Acta de extensión o prorroga Descripción o detalle de la obra para la cual se solicita el producto: objeto de la obra, localización, funcionamiento, materiales a emplear, estimación del producto total semanal requerido (Toneladas) y otras especificaciones. Con sellos y firmas de las partes involucradas se deberá solicitar: 1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) 2) Permisos para la construcción emitidos por el Municipio en caso de ser obras privadas 3) Para casos de Subcontratistas: se deberá incluir aval vigente de la obra donde figuren las partes involucradas: contratante, contratista y/o subcontratado. Copia del original vigente, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y firmas las partes involucradas. Copia de la original vigente, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y firmas las partes involucradas.