2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ENVÍO DE LAS SOLICITUDES EN EL PORTAL CONSULAR 2.1. Requerimientos para ingresar al sistema: Cuenta de usuario en el Portal del Ministerio Solicitud de acceso al Sistema de Antecedentes Penales, mediante Acta de Confidencialidad (ver Anexo 1) Cuenta de usuario en el Portal del Consejo de la Magistratura, creada mediante Formulario de Gestor Usuarios y Perfiles (Anexo 2) 2.2. Características del Nuevo Sistema El nuevo Sistema de Antecedentes Penales tiene las siguientes características: Integración con el Sistema Cerbero El sistema está integrado con el nuevo sistema Cerbero Web, esto permite realizar la solicitud desde el Portal consular con la base de datos del registro consular y la impresión de los Informes se realiza desde el Portal de Consejo de la Magistratura. Registro de solicitudes en Línea Está disponible en internet un formulario en Línea de solicitud de Antecedentes para que los solicitantes opcionalmente puedan registrar sus datos, esto para optimizar el proceso de captura en el consulado. Nota: el enlace se publicará en el portal para que las misiones Consulares lo puedan publicar en sus páginas Web. Impresión del Informe: La impresión se realiza desde el Portal del Consejo y cada consulado o sección consular podrá imprimir sus Informes. Control de Envíos: El Sistema tiene incorporado un gestor de flujo de envíos en caso de que el documento requiera ser legalizado. Control de Valores: El Sistema permite un control de las series de los valores enviados a cada consulado para evitar errores de captura y un mejor control de inventario de valores.
2.3. Ingreso al Sistema: Ingrese al Portal de Gestión Consular y seleccione Rejap Antecedentes Fig. 2.1 Pantalla de ingreso al sistema 2.4. Búsqueda y Registro de la persona solicitante Ingrese a menú de Agregar nueva solicitud Fig. 2.2. Búsqueda de Persona 2.4.1. Para registrar una persona existen dos opciones Opción 1: La persona se registró por Internet (el link de registro de la solicitud via web será colgado en el portal consular para que las misiones diplomáticas y consulares puedan publicarla y difundirla en sus páginas web) Ingrese su número de identificación o Nº de solicitud y presione la lupa para buscar. Si se encuentra a la persona presione seleccionar (fig 2.3)
Fig 2.3 Selección de Persona Valide los datos de la persona y/o corríjalos si es necesario en el formulario de Verificación de Datos. Fig. 2.4 Verificación de Datos Persona Presione Actualizar y continuar para ingresar al formulario de Registro del Trámite Fig 2.5 Registro de tramite
Ingrese los datos solicitados y presione Registrar trámite Opción 2. La Persona no se registró por internet Presione siguiente y se le presentara el formulario de registro búsqueda de personas. Fig. 2.6. Formulario de búsqueda de persona Registre el Nro. de Identificación Personal, Nombre y Apellido y presione siguiente, (en este momento el sistema busca coincidencias en la base de datos central) Si no encuentra presione agregar persona y registre los datos solicitados en el siguiente formulario y presione Registrar. Si la persona se encuentra en la base presione Seleccionar y continúe con el registro del Trámite
2.5. Registro de la Solicitud Fig. 2.7. Registro de Datos de la Persona Una vez ingresados los datos de la persona debe registrar el trámite, según se detalla: La fecha Descripción del trámite Forma de Pago y el N de depósito bancario Presione Registrar Tramite Fig. 2.8. Registro del Trámite Consular
2.6. Registro de la información para enviar al Sistema Cerbero Web Una vez registrada la solicitud se debe ingresar los datos necesarios para el envío al Sistema Cerbero Web, según se detalla: Seleccionar el motivo de la solicitud Registrar las observaciones pertinentes si es necesario Fig. 2.9. Envío de la solicitud al Sistema Cerbero Imprima o visualice en la pantalla el formulario de solicitud para verificar que los datos de la persona son los correctos antes de enviar al sistema Cerbero Web (ver fig.2.9) Presione Enviar Solicitud Nota.- es de suma importancia y de responsabilidad que se envié la solicitud con los datos correctos haciendo la verificaciones establecidas anteriormente Una vez enviada la solicitud al Sistema Cerbero Web, recibirá una respuesta del Sistema confirmando que la solicitud ha sido registrada correctamente, asimismo el Sistema Cerbero Web asigna un numero a la solicitud y el enlace para imprimir el comprobante. Fig 2.10
Fig. 2.10. Envío de la Solicitud al Sistema Cerbero Imprima el comprobante, haga firmar y entregue la parte inferior al solicitante. Fig. 2.11. Impresión del comprobante 2.7. Búsqueda de Solicitudes de Antecedentes Penales Ingrese al Menú de Buscar Solicitud Seleccione el criterio de búsqueda o Presione buscar directamente (se le mostraran los últimos trámites).
Fig. 2.12. Búsqueda de la solicitud Presione Detalles para ver más información de la solicitud Si es necesario puede volver a imprimir el comprobante Puede verificar el estado en que se encuentra la solicitud Fig. 2.13. Detalles de la Solicitud NOTA IMPORTANTE: El resto del Proceso se debe realizar desde el Sistema Cerbero Web del Consejo de la Magistratura
2.a. Requisitos para Solicitar el Informe de Antecedentes Penales Los requisitos para realizar la solicitud son: - Presencia física del solicitante (tramite exclusivamente personal). - Documento de Identidad personal vigente (cedula de identidad o pasaporte) mas fotocopia simple del mismo. - Boleta de pago del valorado (arancel de USD 35.- treinta y cinco dólares americanos 00/100 para centro y sud América y USD 50.- cincuenta dólares americanos 00/100 para el resto del mundo).
Anexo 1 ACTA DE CONFIDENCIALIDAD Conste por el presente Convenio de Confidencialidad de Información, suscrito entre partes bajo las siguientes condiciones: PRIMERA.- DE LAS PARTES.- Son partes del presente Convenio, el CONSEJO de la MAGISTRATURA DEL ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA, representado por la Dr. Cristina Mamani Aguilar Presidenta del Consejo de la Magistratura, con las facultades establecidas en el artículo 193 de la Constitución Política del Estado y lo dispuesto en el artículo 180, 183 parágrafo III num. 15 de la Ley 025 del Órgano Judicial, que en adelante se denominará el CONSEJO; el Del ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA, representado por el Cónsul General de Bolivia en.., Sr..; y por otra parte, Sr(a).. con Pasaporte N. y C.I. Nº, funcionario (a) del Consulado de Bolivia en., encargado(a) del Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP), en., que en adelante se denominará el OPERADOR (A). SEGUNDA.- ANTECEDENTES.- En el marco del Convenio de Cooperación Interinstitucional suscrito entre el Consejo de la Magistratura y el Ministerio de Relaciones Exteriores y Cultos, para la extensión de Informes de Antecedentes Penales a través de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Bolivia en el exterior, se ha aprobado el Procedimiento para la tramitación de solicitudes de Informes de Antecedentes Penales del Registro Judicial (REJAP). En el referido marco normativo, se ha establecido la obligatoriedad de suscribir un Acuerdo de Confidencialidad, entre los operadores del Sistema CERBERO Web Integrado dependientes de los Consulados bolivianos en el exterior, con el Consejo de la Magistratura en relación con el Ministerio de Relaciones Exteriores de Bolivia y Cultos conforme convenio macro de fecha 23 de noviembre de 2012, a efectos de garantizar la reserva en el manejo de información que es tramitada y procesada, conforme lo establecen los artículos 440, 441 y 442 de la Ley N 1970. (Código delprocedimiento Penal), en relación al Registro Judicial de Antecedentes Penales. TERCERA.- OBJETIVO.- El objeto del presente Convenio, es fijar los términos y condiciones, bajo los cuales el Operador del Sistema CERBERO WEB Integrado en los Consulados de Bolivia en el exterior, mantendrán la confidencialidad de los datos e información suministrada para la extensión de los Informes de Antecedentes Penales. CUARTA.- CONFIDENCIALIDAD.- El Consejo de la Magistratura, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Bolivia y Cultos representado por el Cónsul General del Estado Plurinacional en.., Sr.(a)... y el Operador asignado en..,
Sr.(a).., acuerdan que cualquier información intercambiada, facilitada o creada entre ellas en el transcurso de la tramitación de una solicitud de Informe de Antecedente Penal, será mantenida en estricta confidencialidad. Se considera información confidencial, a toda aquella generada a raíz del trámite de una solicitud de Informe de Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP), clave de usuario para acceso al Sistema CERBERO WEB Integrado de uso estrictamente personal datos recibidos de los usuarios del Servicio, información generada por el Sistema y remitida por el Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP) desde su oficina central en Bolivia, y cuyo manejo y disposición está reservado por la Ley N 1970 solamente al Consejo de la Magistratura, actuando, en ese caso, los operadores del Sistema en los Consulados en el exterior por acreditación expresa en virtud al Acuerdo suscrito con el Ministerio de Relaciones Exteriores de Bolivia y Cultos, en relación con la Clausula Novena del Convenio Interinstitucional suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Consejo de la Magistratura de 23 de noviembre de 2012. QUINTA.- VIGENCIA.- El presente documento, al constituir parte del Convenio principal, tiene el mismo periodo de vigencia, tres (3) años, salvando el caso de terminación del mismo por situaciones extraordinarias, prevista en éste Convenio, o razones de fuerza mayor, que en este último caso deberá hacerse conocer con una anticipación de por los menos diez (10) días al Consejo de la Magistratura, para los efectos legales. SEXTA.- TERMINACIÓN DEL CONVENIO.- El presente Convenio concluirá por una de las siguientes causas: Por cumplimiento de Convenio de forma normal, una vez que ambas partes hayan dado cumplimiento a todas las condiciones y estipulaciones contenidas en él. Por incumplimiento del Operador a cualquier cláusula del Convenio. Por causas de fuerza mayor o caso fortuito que afecten al CONSEJO o al OPERADOR y que se encuentren fuera de control de las partes o vayan contra los intereses del Estado. Por conclusión de la relación laboral del funcionario Operador con cualquier Consulado Boliviano en el Exterior. SÉPTIMA.- DE LA ACTUALIZACION DE LOS ESTADOS.- El operador deberá actualizar los estados dentro el Sistema CERBERO WEB integrado desde la creación de la solicitud, despacho a la central del Consejo de la Magistratura Sucre; devolución de la Central (con la Certificación), Impresión y entrega de los documentos a los solicitantes, además de la parametrización de nuevos estados, los cuales implementaran en el Sistema CERBERO WEB Integrado. De igual manera, se procederá con el registro de estado de enviado y devuelto de legalización en el sistema, así como la entrega de los mismos a los solicitantes, en los caso que el País de Origen de la solicitud así lo requiera, bajo absoluta responsabilidad del OPERADOR, de conformidad al dispuesto en el Decreto Supremo N 23318-A y el Código Penal Boliviano.
OCTAVA.- RESPONSABILIDAD.- Conforme se ha establecido, la extensión de Informes de Antecedentes Penales, se encuentra conforme lo dispuesto por el Art. 442 del Código de Procedimiento Penal Ley 1970, la información contenida en el Registro Judicial de Antecedentes Penales, es reservada y, como acreditado para operar el Sistema CERBERO WEB Integrado, deberá guardar la reserva y confidencialidad exigida por la norma legal, bajo responsabilidad, toda vez que la violación de la prohibición de informar será considerada como violación de secreto, sin perjuicio de la responsabilidad penal u otra que pudiere generarse, en sujeción al Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado por el Decreto Supremo N 23318-A y el Código Penal Boliviano. NOVENA.- ACEPTACIÓN.- En señal de expresa aceptación y conformidad de los términos recogidos en el presente Convenio, las partes firman en las ciudades de Sucre y., a los.. días del mes de diciembre del año dos mil doce. Dra. CRISTIMA MAMANI AGUILAR PRESIDENTA CONSEJO DE LA MAGISTRATURA ENCARGADO DE LA MISION DIPLOMATICA O CONSULAR OPERADOR
Anexo 2 FORMULARIO DE GESTOR USUARIOS Y PERFILES # Solicitud: *Fecha Solicitud: DATOS ENTIDAD *Institución: *Dirección Administrativa: *Unidad: NOMBRE DE LA MISION DATOS USUARIO (DATOS DEL OPERADOR) *Dirección IP(externo): Perfil solicitado: *Primer Nombre: Segundo Nombre: *Apellido Paterno: Apellido Materno: *Numero Cedula: *Expedido en: Telf. Móvil: *Telf. Institución: Interno: *Cargo: Email Institucional: *Email personal: En reemplazo de(llenar solo si es necesario) Nombre Completo : Numero Cedula: Expedido en: DATOS AUTORIZADOR (DATOS DEL EMBAJADOR (A) EN SECCIONES CONSULARES Y CONSUL GENERAL o CONSUL o VICECONSUL EN CONSULADOS GENERALES Y CONSULADOS *Autorizado por: *Cargo: *Numero Cedula: *Expedido en: Observaciones: Nota: Deberá ir acompañado a esta solicitud fotocopias de los siguientes documentos: 1) Memorándum de Designación vigente y 2) cedula de identidad firmada. O PASAPORTE Firma y Sello Solicitante Firma y Sello Autorizador Vo.Bo. - Los campos marcados con * son obligatorios - En el caso de ser el mismo operado y autorizador se deben llenar igualmente todos los campos