Sistemas de Información Tema 3: Sistemas de Información en la Empresa
Bibliografía Principios de Sistemas de Información. R.M. Stair, G.W. Reynolds. Editorial Thomson, 4º Edición, 1999. Sistemas de Información Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Ed. Prentice Hall, 8º edición, 2004. Análisis y Diseño de Aplicaciones Informáticas de Gestión: Una Perspectiva de Ingeniería del Software. M. Piattini, J.A. Calvo-Manzano, J. Cervera, L. Fernández. Editorial Rama, 2003. Fundamentos de Sistemas de Información. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2º Edición, 2001. 17/02/2011 Sistemas de Información 2
Contenido 3.1 Tipos de Sistemas de 3.2 Clasificación de los Sistemas de Información 3.3 Evolución de los Sistemas de Información 3.4 Funciones Básicas del Tratamiento de la Información 3.5 Sistemas Integrados de Información 17/02/2011 Sistemas de Información 3
Un sistema sólo no proporciona toda la información que una empresa necesita 17/02/2011 Sistemas de Información 4
Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización: Sistemas a nivel operativo Sistemas a nivel de conocimiento Sistemas a nivel administrativo Sistemas de nivel estratégico 17/02/2011 Sistemas de Información 5
Sistemas a nivel operativo: SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización. Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.) Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas. 17/02/2011 Sistemas de Información 6
Sistemas a nivel de conocimiento: SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas. 17/02/2011 Sistemas de Información 7
Sistemas a nivel administrativo: SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Proporciona informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas. Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados. 17/02/2011 Sistemas de Información 8
Sistemas de nivel estratégico: SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la dirección general de la empresa. Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. 17/02/2011 Sistemas de Información 9
Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Ejemplo: SI para funciones de ventas a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar pedidos. a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los productos de la empresa. a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas. a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de cinco años. 17/02/2011 Sistemas de Información 10
Tipos principales de SI en las organizaciones 17/02/2011 Sistemas de Información 11
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias necesarias para dirigir el negocio Dan servicio al nivel operativo Entradas: transacciones, eventos Procesamiento: clasificación, listados, fusión, actualización Salidas: informes detallados, listas, resúmenes Usuarios: personal de operaciones, supervisores 17/02/2011 Sistemas de Información 12
Tipos de Sistemas TPS Sistemas de ventas y marketing Sistemas de manufactura y producción Sistemas de finanzas y contabilidad Sistemas de recursos humanos Otros tipos (Ej. de Universidad) Funciones principales del sistema Administración de ventas Investigación de mercado Promoción Fijación de precios Productos nuevos Programación Compras Embarque y recepción Ingeniería Operaciones Presupuestos Mayor general Facturación Contabilidad de costos Registros de personal Prestaciones Compensaciones Relaciones laborales Capacitación Admisiones Calificaciones Registros de cursos Alumnos Principales sistemas de aplicaciones Sistema de información de pedidos de venta Sistema de investigación de mercados Sistema de comisiones por ventas Sistemas de control de máquinas Sistemas de órdenes de compra Sistemas de control de calidad Mayor general Cuentas por cobrar y por pagar Sistemas de administración de fondos Nómina Expedientes de empleados Sistemas de prestaciones Sistema de trayectoria profesional Sistema de registro académico Sistemas de control de planes de estudio 17/02/2011 Sistemas de Información 13
Ejemplo TPS de nómina 17/02/2011 Sistemas de Información 14
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS): Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos Procesamiento: modelado, simulaciones Salidas: modelos, gráficos Usuarios: profesionales, personal técnico 17/02/2011 Sistemas de Información 15
Sistemas de oficina: Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo electrónico y sistemas de programación Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en la oficina Entradas: documentos, programas Procesamiento: administración de documentos, programación, comunicación Salidas: documentos, programas, correo Usuarios: oficinistas 17/02/2011 Sistemas de Información 16
Sistemas de información gerencial (MIS): Sistema de información que permite realizar funciones de planeación, control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina. Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel Salidas: informes resumidos y excepciones Usuarios: gerentes de nivel medio 17/02/2011 Sistemas de Información 17
Ejemplo de Sistema de información gerencial: 17/02/2011 Sistemas de Información 18
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS): Sistema de información que combina datos y modelos analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a consultas Usuarios: profesionales, gerente de personal 17/02/2011 Sistemas de Información 19
Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones: 17/02/2011 Sistemas de Información 20
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS): Sistema de información diseñados para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas. Dan servicio al nivel estratégico Entradas: datos acumulados externos e internos Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo Salidas: proyecciones, respuestas a consultas Usuarios: directores 17/02/2011 Sistemas de Información 21
Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos: 17/02/2011 Sistemas de Información 22
Relación de la interacción entre los sistemas Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Sistemas administrativos (MIS) Sistemas administrativos (DSS) Sistemas del conocimiento (KWS y de oficina) Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) 17/02/2011 Sistemas de Información 23
Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcional Sistemas de ventas y marketing Sistemas de manufactura y producción Sistemas de finanzas y contabilidad Sistemas de recursos humanos 17/02/2011 Sistemas de Información 24
Sistemas de ventas y marketing: SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a los clientes. Ejemplos: Procesamiento de pedidos Análisis de mercado Análisis y fijación de precios Pronósticos de tendencias de ventas 17/02/2011 Sistemas de Información 25
Sistemas de manufactura y producción: SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y servicios, y del control y flujos de la producción. Ejemplos: Ubicación de instalaciones Control de máquinas Planeación de la producción Herramientas de diseño asistidas por computadoras 17/02/2011 Sistemas de Información 26
Sistemas de finanzas y contabilidad: SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo de fondos. Ejemplos: Análisis de cartera Elaboración de presupuestos Planeación de utilidades Cuentas por cobrar 17/02/2011 Sistemas de Información 27
Sistemas de recursos humanos: SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados. Ejemplos: Planeación de recursos humanos Entrenamiento y desarrollo Trayectoria profesional Análisis de remuneraciones 17/02/2011 Sistemas de Información 28
3.2 Clasificación de los Sistemas de Información Los SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas. Por el grado de formalidad: formales e informales Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas basados en TI Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones estratégicas, administrativas u operativas Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos para una organización y sistemas de carácter general. Por el valor que representan para la organización: beneficios internos y beneficios externos 17/02/2011 Sistemas de Información 29
3.3 Evolución de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones: se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones; posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones; por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos. La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento. 17/02/2011 Sistemas de Información 30
3.3 Evolución de los Sistemas de Información Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan): 1. Etapa de iniciación: Adquisición de los primeros ordenadores. Automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir costos. Poca implicación de los usuarios 2. Etapa de contagio o expansión: Diseminación y contagio a los demás usuarios. Proliferación de las aplicaciones. Automatización de procesos operativos completos. Crisis en el uso de ordenadores. 17/02/2011 Sistemas de Información 31
3.3 Evolución de los Sistemas de Información Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan): 3. Etapa de control: Profesionalización de los participantes, frustración de algunos usuarios. Necesidad de controlar el uso de los recursos informáticos. El departamento de SI de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial. 4. Etapa de integración: Aplicaciones en línea, integración con las BD Aparecen deficiencias en el crecimiento. Mayor control administrativo. El usuario empieza a responsabilizarse (funciones de dirección, y coordinación). 17/02/2011 Sistemas de Información 32
3.3 Evolución de los Sistemas de Información Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan): 5. Etapa de administración de datos: Aparecen modelos de datos y necesidades de información en la organización. Catálogo de aplicaciones integrados en la organización Uso de SI y TI más que procesamiento. 6. Etapa de madurez: Se asume el papel innovador de las TI. Aplicaciones oportunas y competitivas. Los responsables de SI toman el mismo lugar de importancia que responsables de ventas o RRHH. 17/02/2011 Sistemas de Información 33
3.4 Funciones Básicas del Tratamiento de la Información Entradas de datos (recolección de datos) Almacenamiento de datos Cálculo o computación Presentación de la información Transmisión de la comunicación
3.4 Funciones Básicas del Tratamiento de la Información Entradas de datos (recolección de datos) Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticos Coste de la entrada de datos Control de errores (Validación) Entrada de datos integrada
3.4 Funciones Básicas del Tratamiento de la Información Almacenamiento de la Información: Papel de la base de datos de la organización En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de datos Estructura de la base de datos Imperfecciones de la base de datos
3.4 Funciones Básicas del Tratamiento de la Información Cálculo o computación: Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.). Presentación de la Información Valor de la información, no toda la información producida es sometida a exposición. Transmisión de la Información (comunicaciones) Comunicación interna y externa.
3.5 Sistemas Integrados de Información La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos): Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que usar los archivos originales. Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria 17/02/2011 Sistemas de Información 38
3.5 Sistemas Integrados de Información La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada) La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI. La integración de sistemas de información puede ser: Jerárquica: Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo. Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse) Horizontal: Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de varios departamentos. 17/02/2011 Sistemas de Información 39
3.5 Sistemas Integrados de Información La integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos. Procedimientos estándar A través de los administradores (capaces de conjugar la información de varios sistemas y resumirla con diversos propósitos administrativos) Beneficios de la integración de SI: Mejores flujos de información en la empresa. Obligan al administrador a compartir la información que sus departamentos. Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la organización a alcanzar sus metas. Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la integración, par alcanzar un nivel óptimo en la integración. 17/02/2011 Sistemas de Información 40
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