BI al alcance de todos y los 10 errores a evitar en la nueva década.

BI al alcance de todos y los 10 errores a evitar en la nueva década.

Página 2 QlikView White Paper BI al alcance de todos Introducción La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence surgió hace veinte años como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En un principio se vio como algo exclusivo de analistas y ejecutivos de alto nivel, pero posteriormente ha ido evolucionando poco a poco hasta convertirse en un medio más democrático, a medida que las organizaciones se han dado cuenta de que los encargados de la toma de decisiones en todo tipo de áreas departamentales y niveles necesitan acceso a una información importante y actualizada. Hoy en día se observa una fuerte tendencia hacia un consumo masivo y generalizado de BI. Los usuarios demandan la misma velocidad y facilidad de uso del software que manejan en su puesto de trabajo, con el estilo con que por ejemplo las herramientas omnipresentes como Google han impactado en su vida personal. En breve, una nueva generación de herramientas BI dejará atrás a una tecnología compleja y pesada en favor de una experiencia de usuario lo más intuitiva y satisfactoria posible. Esta última hornada de herramientas BI el BI 2.0 sirve a una generación de usuarios conocedora de tecnologías y hambrienta de información. Caracterizadas por la inclusión de una funcionalidad completamente pionera, como el análisis asociativo en memoria, las potentes herramientas BI 2.0 están dando un enfoque más práctico, más de auto-servicio, al análisis y los informes. Con ellas, los usuarios de perfil no técnico pueden combinar información previamente no relacionada en modo alguno para lograr una visión completa y un análisis rápido, sobre la marcha, sin ayuda del departamento TI. Así pues, el software BI tiene todas las respuestas. Pero, puesto que muchas empresas aún perseveran en tecnologías BI 1.0 desfasadas y obsoletas, sólo un 13% de empresas del reino Unido, encuestadas en 2009 por NCC, afirmaron estar completamente satisfechas con sus proyectos BI. De hecho, a pesar de haber invertido más de 7 billones en ellos en un año (IDC), las empresas están globalmente en peor estado que nunca. Según IDC, los desafíos que presentan las implementaciones BI implican que muchas organizaciones habrán de luchar por desplegar herramientas BI de forma completa. De hecho, como se detalla más adelante, hay 10 errores comunes asociados al BI 1.0 que impiden que las organizaciones saquen pleno partido de sus inversiones en BI.

QlikView White Paper BI al alcance de todos Página 3 Empezar sin un objetivo claro y definido es una mala base para un proyecto BI. Así que pregúntese a sí mismo: A dónde quiere ir? Es su objetivo el objetivo correcto? Alcanzarlo qué implicará para su negocio? Es claro y comprobará usted personalmente el avance? Los objetivos han de ser específicos y alineados con sus objetivos corporativos, pero no tienen por qué ser enormes. Con la reciente investigación de IDC, que indica que la economía volátil ha hecho que las organizaciones se centren en proyectos más de tipo táctico, con menor gasto por adelantado y unos beneficios empresariales más tangibles, le sería de ayuda si pudiera empezar por algunos objetivos rápidos y cercanos, fáciles de alcanzar, pero que aseguren beneficios y aprobación por parte de todos los actores implicados en las soluciones propuestas desde una fase temprana. No obstante, el mejor BI 2.0, con herramientas como QlikView, de QlikTech, hacen posible la implementación de proyectos a nivel global dentro de la empresa en mucho menos tiempo que los sistemas tradicionales OLAP, así podría escalar con rapidez y lograr resultados significativos. IDC confirmó esto en su estudio sobre BI en 2009: Muchas organizaciones [que entrevistamos] pudieron utilizar QlikView para desarrollar la versión inicial de sus soluciones BI en horas o días, Así, los desarrolladores pudieron demostrar con rapidez los beneficios corporativos iniciales. La mayoría de organizaciones continuaron luego sus esfuerzos de desarrollo de una forma interactiva, mientras trabajaban bajo la dirección de una estrategia BI global. El valor de las implementaciones en BI puede medirse de forma muy simple en términos de Retorno de la Inversión, pero si comienza con objetivos vagos, intangibles, su proyecto perderá el impulso. Error 1 No identificar claramente el objetivo empresarial Caso real: ING Lease UK recientemente demostró el valor de definir su objetivo claramente cuando implementaron QlikView. Nos centramos en la cuestión empresarial más básica: de dónde vienen los ingresos de la compañía? dice su Director Ejecutivo, Chris Stamper. Ahora disfrutamos de una transparencia total al entender a fondo los indicadores de pérdidas y beneficios, y comprendemos la rentabilidad en más de 100 dimensiones, entre las que se incluyen cliente, canal, tamaño de deal y perfil de riesgo. Fundamentalmente, lo que ha hecho es fomentar lo que percibíamos como lo más importante para el negocio, liberar a los trabajadores del conocimiento para que se concentren en realizar el análisis correcto y tomar las decisiones correctas, en lugar de simplemente compilar y marear los datos.

Página 4 QlikView White Paper BI al alcance de todos Error 2 No reconocer que el BI también requiere gestión del cambio El éxito de un proyecto BI depende enormemente de cómo sea la implicación de los usuarios corporativos en el proceso. Si los ignora estará asumiendo un riesgo: una fuerza de trabajo que no está debidamente informada e implicada en los planes de cambio es probable que se resista a lo desconocido. Además, el BI trata fundamentalmente de cambiar el comportamiento, igual que los procesos. Uno de los objetivos de muchos proyectos BI es crear una cultura de mejora continua, pero si no explica a sus empleados los beneficios, ello podría llevarles a un mal entendimiento. La gestión del rendimiento no es una vara para azotar a sus empleados; como su propio nombre indica, se trata de gestionar el rendimiento, más que medirlo. Utilizada correctamente, puede ser muy motivadora, implica que todo el mundo pueda ver la contribución que está haciendo y que las personas puedan ser premiadas por sus éxitos. Así que tenga a su gente al tanto e implíquelos cuanto antes. Esos rápidos logros darán la impresión de un rápido avance y les mantendrán motivados para implementar los cambios. No se atasque en los detalles técnicos del proyecto, sino céntrese más bien en formar a la gente que lo utilizará. Las tecnologías BI 2.0 están en una mejor posición para atraer el cambio porque se prestan a un rápido despliegue y son de manejo intuitivo. Los recursos de su empresa estarán más libres para dedicarse a un programa eficaz de gestión del cambio, en lugar de ponerse varias semanas a construir una aplicación, y verá una rápida revalorización en el tiempo. Error 3 No implicar a las personas que necesita en el cambio El BI solía ser propiedad exclusiva de los departamentos TI y financiero, pero en la nueva década todo el mundo, desde los miembros del equipo directivo hasta los operarios de planta, deberían poder acceder libremente a la información que necesitan. Este enfoque o modelo de auto-servicio está superando al modelo anterior tradicional del BI 1.0, el cual se centraba en la provisión de informes estáticos predefinidos por el equipo TI y los cuales se quedaban anticuados tan pronto como se remitían y tan sólo satisfacían las necesidades de una escasa élite de usuarios expertos. La facilidad de uso también está conduciendo a una nueva era del Business Intelligence colaborativo, donde las organizaciones están ampliando el alcance de sus estrategias BI para pasar a incluir el intercambio de información entre partes externas e internas. Anthony Deighton, de QlikView, dice: El Business Intelligence colaborativo puede mejorar cualquier sector industrial. Hemos visto la información en manos de los usuarios impactar todo, desde la eficacia de la cadena de suministros hasta acelerar la acogida de los pacientes en una sala de emergencias.

QlikView White Paper BI al alcance de todos Página 5 Caso real: The Henderson Group, propietarios de la cadena minorista SPAR y otras franquicias, implementaron QlikView con la intención de hacer la información accesible a todo el mundo, desde el primer hasta el último puesto. Tras haber identificado algunos objetivos fáciles desarrollaron 60 aplicaciones para emplearlas en todas las áreas de la compañía, incluyendo los supermercados de su propiedad y otros de terceros. Andrew Logan, el director de servicios de información de la empresa indicó que la gente se mataba por conseguir la herramienta porque les facilitaba su trabajo enormemente.... Y, antes que eso, obstaculizar y no permitir cualquier tipo de transparencia. Dicho de una manera muy simple, si no sabe en dónde está cómo puede mejorar? Una falta de visibilidad conduce a excusas de postergación, pérdida de oportunidades y una cultura en la que nadie es responsable y nadie está preparado para hacer frente y tomar medidas. La transparencia debería por tanto ser a nivel individual y no departamental. Como señala IDC: Muchas iniciativas BI fracasan porque la organización aún no está preparada para la transparencia de su información, puesto que muchas de sus estructuras de poder se relacionan con personas que poseen la información que han producido ellos mismos y que atesoran en sus sistemas. Aunque éste no es un tema tecnológico, la buena tecnología puede activar la transparencia si la organización reconoce su necesidad de la misma. Mostrar a la gente los efectos de su rendimiento les motiva para lograr más y un sencillo cuadro de mando proporciona una representación gráfica de fácil lectura de las métricas que más les interesan. Atrás quedaron los días en que sólo se medían las métricas financieras: las nuevas tecnologías BI permiten aplicar los mismos niveles de análisis a una amplia variedad de áreas para una visión verdaderamente holística de su negocio. La capacidad de rastrear métricas financieras como pérdidas y beneficios, flujo de caja e información general de libros mayores es algo que se presupone. Otras métricas operacionales fundamentales, como asignación de recursos y planificación de la producción se están volviendo cada vez más comunes. Pero lo mejor de las nuevas tecnologías BI es que están posibilitando áreas completamente nuevas de análisis métricas medioambientales, por ejemplo, que evalúan las condiciones de mercado o factores externos como responsabilidades de importación/exportación. En la nueva década incluso las métricas sociales serán mensurables: su BI registrará y clasificará menciones en Twitter o rastreará la percepción pública de su marca. Error 4 No permitir una transparencia en tiempo real

Página 6 QlikView White Paper BI al alcance de todos Error 4 continuación Es éste un campo completamente nuevo para la Inteligencia de Negocio, la cual en el pasado se veía limitada por el tiempo y los recursos implicados en la medición de las métricas financieras más elementales. Rastrear métricas sociales y medioambientales creará toda una nueva dimensión de profundización analítica, a medida que las empresas buscan diferenciarse a sí mismos de formas nuevas e innovadoras. Error 5 No tomar medidas La visibilidad sin acción es inútil. Pero cuando los proyectos tardan mucho en implementarse, el buen momento se pierde y puede ser muy fácil dejar de actuar sobre la valiosa información que se está produciendo. Es responsabilidad del director y los ejecutivos financieros, de marketing, TI, etc. demostrar su compromiso con la acción inteligente. Establecer reuniones formales y revisar las estructuras en curso crea un fuerte bucle de feedback el BI debería emplearse no sólo para comprender dónde estamos sino también para medir el éxito de las acciones resultantes. Sólo tomando medidas, pasando a la acción, registrando su actividad y midiendo el progreso se conseguirá mantener a los demás motivados e implicados. No tiene mucho sentido disponer de estas nuevas capacidades si no las utilizamos para mejorar y si no podemos demostrar su valor. Así que actúe mientras pueda y verá y apreciará los beneficios. Error 6 Perder control En efecto, el BI es una herramienta tan potente que las organizaciones a menudo se ven simplemente desbordadas por su potencial. Igual que un niño en una tienda de dulces, la tentación es a veces picar de todo lo que se ve a mano. Trate de concentrarse en lo que es relevante y útil, más que simplemente en medir, registrar y divulgar datos por el mero hecho de hacerlo, y recuerde no perder nunca de vista sus objetivos: la intención es convertir sus datos en crudo en información útil, procesable, no crear aún más datos. Así pues, mantenga las cosas simples y dedique tiempo a elegir los indicadores de rendimiento o KPIs correctos para su negocio, más que rastrear simplemente todas las métricas interesantes. En un informe de 2009 sobre BI y gestión del rendimiento realizado por analistas de The Aberdeen Group, los autores señalaban que los negocios prosperan o fracasan según la eficacia de sus KPIs. Los ejecutivos sienten cada vez más la presión por establecer las métricas correctas en todas las áreas de su negocio y las empresas de mejor rendimiento son dos veces más proclives a incorporar revisiones de su actual estrategia de KPIs.

QlikView White Paper BI al alcance de todos Página 7 Se requiere un alto nivel de input o información de entrada para que los proyectos se mantengan en curso y todos los participantes motivados. Las estrategias BI más progresivas se encuentran en un estado de constante desarrollo: más que avanzar hacia la construcción de un big bang están inmersas en una cultura de mejora continua. En este enfoque de pasos constructivos, la comunicación resulta esencial, independientemente de cuan buenas o malas sean las noticias. Los factores fundamentales de éxito deberían medirse y rastrearse de continuo y los recursos a nivel directivo para esto deben asignarse desde el primer día. Una supervisión consistente y dedicada por parte de los superiores demuestra la importancia del proyecto y ayuda a establecerlo en la cultura de empresa y en los valores de la compañía. Error 7 Falta de supervisión continuada por parte de los directivos Como resulta evidente de lo anteriormente expuesto, aportar valor en escasas semanas o días significa dar a las personas la motivación para cambiar su comportamiento. La tecnología escogida deberá por tanto reflejar esta metodología. La tecnología que es compleja, pesada, torpe o que depende fuertemente de la función TI hace difícil demostrar el valor con rapidez, así como mantener el buen momento y el entusiasmo. Y aún así, no obstante, muchos directores TI y ejecutivos gastan millones en activos tóxicos para su empresa, que consumen un exceso de recursos, tales como OLAP y data warehouses que requieren extensos equipos para el desarrollo de informes pre-definidos. La tecnología cara y obsoleta como ésta es la razón por la que más del 50% de los proyectos de Business Intelligence no logran proporcionar los beneficios esperados (Gartner). Tal como afirma un informe de 2009 de IDC sobre el éxito y valía del BI: Lo que las organizaciones necesitan es una forma rápida de crear un prototipo y construir unas aplicaciones BI que sean simples y fáciles de manejar, pero lo suficientemente potentes al mismo tiempo como para suministrar una información detallada y procesable. Las herramientas BI 2.0 ponen el ímpetu del cambio en manos del usuario. Encabezada por QlikView descrito por Gartner como la herramienta BI más rentable del mercado esta nueva generación de tecnología de autoservicio es más capaz de realizar un despliegue centrado en las personas porque es sencilla de utilizar y sus beneficios son visibles de inmediato. Y no es sólo en las etapas de despliegue e implementación donde Qlik- View muestra un enfoque de el usuario primero : Al incorporar la única y exclusiva Lógica Asociativa de Consulta (Associative Query Logic), protegida mediante patente QlikView permite a los usuarios explorar sus datos, desplazándose por las ideas y asociaciones de una forma creativa, productiva, no lineal. El experto en psicología Dr. Peter Hughes explica: AQL se desarrolló para reflejar mejor la forma de funcionamiento de la mente humana. Este enfoque único permite un análisis flexible de los datos, en lugar de definir sus parámetros de forma rígida así que a menudo otorga respuestas a preguntas que los usuarios ni siquiera habían pensado. Error 8 Desplegar la tecnología inadecuada

Página 8 QlikView White Paper BI al alcance de todos Error 9 No utilizar un marco de implementación práctico y simple Seleccionar con cuidado la tecnología más adecuada ayudará a evitar muchos problemas potenciales. Pero aún así, no obstante, resulta esencial implementarla de forma simple y pragmática. Los proyectos pequeños, ágiles, centrados, es menos probable que consuman excesivos recursos y buena voluntad, así que céntrese en objetivos sencillos y asegúrese de que cuentan con los recursos apropiados. Los usuarios necesitarán formación, por supuesto, pero si esa formación les lleva más de tres días ya sabe que esa no es la tecnología más adecuada. Recuerde: usted busca alcanzar rápidamente sus objetivos, no una implementación técnica. El ROI habrá de ser su máxima prioridad, así que el tiempo de amortización habrá de medirse en días. Caso real: WH Smith, uno de los grupos minoristas líderes en el Reino Unido, inicialmente desplegó QlikView a 15 usuarios y tenía su primera aplicación lista y funcionando en 4 semanas. El sistema fue adoptado con rapidez por toda la empresa, y ahora QlikView se emplea para analíticas demográficas de clientes, ventas, mejores productos, precios, tasas de entrega conforme a lo acordado/prometido y promociones de marketing. La implementación no requirió ningún tipo de formación formal. En la primera semana de implementación, comenta Stuart Rivett, Director de Operaciones Directas, estábamos consultando áreas de estadísticas de negocio que no habíamos interrogado nunca antes. Error 10 Tomar el camino de la mínima resistencia Las estrategias eficaces de BI implican abrazar el cambio. Implican afrontar los problemas y las preguntas que necesitan respuesta, pero que no se atreve a preguntar. A veces le obligan a tomar decisiones duras o requieren que se supere la resistencia de personas y departamentos que son protectores con sus datos, lo cual significa que el camino para la adopción puede ser engañoso y difícil de negociar en determinadas partes. Pero puede confiar en el BI. Le da una vista única y definitiva de la verdad, así que por fin podrá tomar decisiones basándose en hechos, más que en intuiciones. A veces lo que revela sorprende a todo el mundo: durante una presentación para un importante proveedor de telefonía móvil, por ejemplo, QlikView descubrió 3 millones de libras en gastos que no se deberían haber abonado. La clave está en tomar decisiones y pasar a la acción cuando su BI le muestre la necesidad de hacerlo.

QlikView White Paper BI al alcance de todos Página 9 La Inteligencia de Negocio es una prioridad indiscutible para la mayoría de organizaciones, dice Rita Sallam, directora de investigación de Gartner; un hecho que se explica por el crecimiento anual del 17% que se espera en el sector BI, según un reciente informe de mercado. Pero mientras los beneficios y el potencial se hacen patentes, hay riesgos asociados a elegir tecnología muy compleja y no aplicar un programa eficaz de gestión del cambio durante la implementación. Los errores aquí descritos surgen en gran parte como resultado de concentrarse demasiado en el aspecto tecnológico de un proyecto BI y descuidar la gestión del cambio en el comportamiento y la cultura corporativa que conlleva. Se deduce por tanto que dichos errores son más fáciles de evitar si elegimos una tecnología intuitiva, que sea rápida de implementar y de fácil manejo; una de las nuevas herramientas BI de nueva generación que enfatiza el auto-servicio en la exploración de los datos y la colaboración, en lugar de cargarse con una fuerte dependencia del departamento TI. Estos nuevos conceptos, que se encuentran presentes en herramientas progresivas, de consumo masivo, como QlikView, están muy lejos de las tradicionales tecnologías basadas en OLAP, que costaban millones a las empresas pero fallaban en suministrar los niveles de análisis prometidos. Dichas tecnologías se están viendo rápidamente como un software costoso, inútil y atrasado y fuera de sintonía con las necesidades de las organizaciones modernas y dinámicas. También es importante comprender con claridad que es lo que se espera exactamente de la nueva tecnología, los problemas que debería resolver y los objetivos que contribuirá a alcanzar. Sólo entonces se podrá medir su éxito con eficacia. Y con los objetivos correctos, ese éxito se hará evidente cuando más lo necesite. Con un personal más capacitado, analítico, motivado y entusiasta. Con unos procesos y una asignación de recursos más eficaces. Continuamente mejorando el rendimiento y la profundidad de análisis de nuevas oportunidades. Así pues cuáles son sus objetivos? Qué significarían para su negocio? Empiece a pensarlo hoy mismo, porque sea lo que sea que desee alcanzar, el Business Intelligence 2.0 le ayudará a llegar ahí. Conclusión

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