Especial Elixir Votación Interactiva Cuándo y cómo usarla? Consejos para adoptar Audience Response Systems en tu evento

Transcripción

1 Especial Elixir Votación Interactiva Cuándo y cómo usarla? Consejos para adoptar Audience Response Systems en tu evento

2 Votación interactiva para eventos Consejos para adoptar ARS en tu evento Alguna vez te has planteado utilizar un sistema de votación interactiva o televoting, pero no terminas de tener claro en qué tipo de eventos puedes utilizarlo? Desconoces cómo funcionan los sistemas de respuesta de la audiencia? O por el contrario los conoces muy bien pero te gustaría hacer algo nuevo con ellos? Si tu respuesta es sí, hemos preparado este especial para ti. Ha llovido mucho desde que las primeras agencias trajimos los mandos de votación para eventos y convertimos los eventos españoles en experiencias un poco más interactivas. Desde entonces nuestra filosofía es la misma: La clave del éxito en cualquier evento pasa por conseguir una buena implicación del público. Eso sí, Nuestros medios han evolucionado! La votación interactiva entra dentro de los sistemas de respuesta de la audiencia (ARS por sus siglas en inglés). Son todas aquellas herramientas que permiten a los asistentes interactuar con los ponentes en directo, bien respondiendo a cuestionarios o bien enviándoles sus propias preguntas. Los sistemas nos permiten recoger una gran cantidad de información muy valiosa para su posterior análisis. Valoración de los ponentes Temas que suscitan mayor interés Satisfacción de las expectativas en cuanto al evento Retención de los mensajes clave Impacto del evento en el conocimiento de los asistentes Tradicionalmente es algo que utilizamos desde hace algo más de 10 años con los mandos. Sin embargo, hoy en día las posibilidades han ido mucho más allá, y este tipo de soluciones se integran en plataformas web y apps para eventos. No obstante, empecemos por el principio. Cuándo utilizar un sistema de votación interactiva?

3 El cuándo y el cómo Utilizamos un sistema de votación interactiva en todos aquellos eventos en los que queremos conseguir una mayor atención del público. Aunque parezca una respuesta muy simplificada, en rasgos generales es exactamente así. Los sistemas de encuestas en directo permiten recoger el feedback de los asistentes de manera inmediata mediante los cuestionarios. Si cuando tenemos a un público frente a nosotros solemos conseguir entorno a un 40% de retención de los mensajes, cuando implicamos al público haciéndoles partícipes ese 40% de retención puede llegar a elevarse hasta un 90%. En función del perfil de los asistentes y del tipo de evento podemos escoger un sistema u otro. Mientras que los sistemas de preguntas al ponente están indicados para cualquier tipo de evento, las encuestas y votación interactiva están especialmente indicadas para los siguientes formatos: o Conferencias o Formación o Reuniones corporativas o Seminarios No obstante, también se puede hacer gran uso de ellas en otras ocasiones: o Festivales o Eventos deportivos o Lanzamientos de producto o Eventos de recaudación de fondos En general, cualquier sesión basada en contenido técnico y en discusiones abiertas en mesas redondas y con el público, así como con cualquier contenido formativo, son perfectas para enganchar a la audiencia. Por otro lado, es conveniente evitar utilizarlas en sesiones cortas o en sesiones con un toque más inspiracional o motivacional. Introduciendo una encuesta caeríamos en el riesgo de estar cortando la dinámica de la ponencia. Las preguntas pueden ser de respuesta única o múltiple, escalas, imágenes, respuestas abiertas para recoger palabras clave Los participantes pueden ser anónimos o estar identificados, y los resultados pueden ser mostrados con gráficos, barras, cuadros, etc.

4 Aspectos técnicos a tener en cuenta A nivel de implementación, es conveniente que tengamos en cuenta una serie de cosas: 1. Buena comunicación: Nunca debemos perder de vista que lo más importante, la verdadera clave de éxito de cualquier sistema que adoptemos para dinamizar nuestro evento, es una buena aceptación del público. Para ello, debemos asegurarnos de que los asistentes conocen el sistema. Un consejo es siempre empezar rompiendo el hielo con una pregunta demo y proyectar en pantalla una descripción del sistema y su uso desde el inicio de la sesión, así como implicar a los ponentes para que recuerden a menudo durante las sesiones que se cuenta con ello. Nuestra experiencia nos dice que no es necesario tener moderadores participando en la votación, incluso en la primera pregunta siempre habrá un porcentaje elevado de asistentes que votarán. Sin embargo, sí que es interesante tener preparada una batería de preguntas para los ponentes. Los asistentes se animarán al ver que llegan otras preguntas del público. Ya sabés eso que dicen, La cola hace la cola. 2. Internet: Una buena conexión es clave para asegurar una buena experiencia. Los hoteles y salones de conferencias siempre aseguran que tienen un ancho de banda suficiente, pero muy a menudo vemos que no se puede confiar al 100% en ello. Para los sistemas que requieran una conexión a Internet es muy importante verificarlo con la agencia o proveedor. Otra opción es utilizar una conexión en red local o contar con un sistema que permita realizar votación a través de SMS como plan B. 3. Formato de las preguntas: Es recomendable que las preguntas y respuestas sean siempre cortas y concisas de forma que se puedan leer rápido y no den pie a dudas. Si monopolizamos demasiado la atención del público será fácil que se rompa su concentración. 4. Límite de 3 ó 4 preguntas por sesión: Lo recomendable es tratar de limitar el número de preguntas en cada ponencia a cuatro. Se debe hacer un ejercicio y descartar las preguntas que no aporten realmente nada al discurso. En caso de necesitar más (por ejemplo durante una ponencia larga) no debemos dudar en incluirlas, pero hay que tener en mente que la votación suscita mucho debate entre el público y se genera mucho tiempo en silencio mientras los asistentes leen las preguntas ( O por el contrario mucho bullicio con acalorados debates!)

5 No pierdas de vista... El principal objetivo de la votación es mejorar la experiencia del usuario, pero no debemos perder de vista el tan conocido retorno de la inversión. Para ello, contamos con dos posibilidades fáciles de medir y que nos permiten obtener respuestas inmediatas. Por un lado, debemos enfocar el uso del sistema no sólo a fomentar una buena relación entre ponentes y asistentes, sino a conseguir un acercamiento a nuestro público. Por ello, es vital trabajar con los ponentes para que los resultados de las encuestas arrojen también luz sobre datos que se quieran obtener. Vemos que siempre se tiende a ver la votación como un elemento de dinamización de las ponencias. No obstante, es mucho más interesante verlo como una herramienta más global. Conoce a tu público y obtiene datos relevantes, y habrás conseguido una gran recompensa por tu inversión y esfuerzo. Por otro lado, una forma eficaz de evaluar la utilización del sistema durante el evento es preguntar a los asistentes qué les ha parecido. Las plataformas web o las APPs para eventos que incorporan votación interactiva permiten tener también una encuesta de satisfacción. Preguntar directamente por el formato de reunión y el uso de la tecnología nos facilita saber si es algo que ha influido en la valoración del evento. Además, aprovechando que durante el mismo hemos hecho que la audiencia se sienta familiarizada con la tecnología podemos conseguir que rellenen la encuesta. No es totalmente necesario prescindir de una encuesta en papel, podemos verlo como un canal más. Más adelante te contaremos cómo funcionan las APPs para eventos y cómo incorporamos los sistemas de votación en ellas. Mientras tanto, Esperamos haber resuelto tus dudas al respecto!

6 Te gustaría darnos tu feedback o hablar con nosotros de algún proyecto? Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de resolver todas tus dudas rocio@e-lixir.es Especial Elixir Votación Interactiva Cuándo y cómo usarla? Consejos para adoptar ARS en tu evento Comparte esta guía