CONSEJO SUPERIOR SUMARIO. Año 2004 - Trimestre 3 Caracas, 29 de julio de 2004 Número 010 Extraordinario

Año 2004 - Trimestre 3 Caracas, 29 de julio de 2004 Número 010 Extraordinario SUMARIO Consejo Superior Resolución Nº CS 021 - Acta Constitutiva Estatutaria de la Fundación Fondo de Jubilaciones y Pensiones para el Personal de la Universidad Nacional Abierta. Resolución Nº CS 0176/2004 - Reglamento de la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Nacional Abierta. Consejo Directivo Resolución Nº CD 1735 - Manual de Normas y Procedimientos de la División de General de la Universidad Nacional Abierta. CONSEJO SUPERIOR Resolución Nº CS 021-15 de abril de 1991 EL CONSEJO SUPERIOR, EN USO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE EL REGLAMENTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA, la siguiente APRUEBA ACTA CONSTITUTIVA ESTATUTARIA DE LA FUNDACIÓN FONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES PARA EL PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Cláusula primera. La Fundación tiene por nombre Fondo de Jubilaciones y Pensiones para el Personal de la Universidad Nacional Abierta. Cláusula segunda. El domicilio de la Fundación es la ciudad de Caracas, pero podrá establecer filiales en cualquier parte del territorio de la república o en el exterior, si así fuere decidido por la Asamblea. Cláusula tercera. El objeto de la Fundación es producir rentas para contribuir con la universidad al pago de las jubilaciones y pensiones del personal académico, administrativo y obrero de la Universidad Nacional Abierta, en las condiciones establecidas en el acta constitutiva. Cláusula cuarta. El patrimonio de la Fundación estará integrado por: a) Las retenciones hechas por la Universidad Nacional Abierta al personal académico, administrativo y obrero de la institución, activo, jubilado o pensionado, correspondiente al tres por ciento (3%) del monto mensual del sueldo, jubilación o pensión. b) El aporte mensual de la Universidad Nacional Abierta equivalente al monto descontado al personal activo, jubilado o pensionado. c) La retención mensual del tres por ciento (3%) que establecen los artículos 25 del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal Académico y 22 de los Reglamentos de Jubilaciones y Pensiones del Personal Administrativo y Obrero de la Universidad Nacional Abierta. d) El incremento derivado de las ganancias e intereses provenientes de sus colocaciones e inversiones. e) Los demás bienes e ingresos que obtenga la Fundación por cualquier título. Cláusula quinta. Los órganos de dirección y administración son la Asamblea y la Junta Directiva. Cláusula sexta. La Asamblea estará integrada por los miembros del Consejo Directivo, el presidente de la Asociación del Personal Académico (APAUNA), el presidente del Sindicato Nacional de Empleados Administrativos (SNEAUNA) y el secretario general del Sindicato Unico de Obreros (SUOUNA), de la Universidad Nacional Abierta. Cláusula séptima. Los miembros de la Asamblea ejercerán sus funciones con carácter ad honorem. Cláusula octava. La Asamblea celebrará reuniones ordinarias semestralmente, y serán convocadas por el rector de la Universidad Nacional Abierta, en su carácter de presidente. Asimismo, podrán celebrarse reuniones extraordinarias cuando se considere conveniente, a solicitud del presidente de la Asamblea o de la mayoría de sus miembros. Cláusula novena. De cada reunión se levantará un acta que contendrá un extracto de las deliberaciones o resoluciones tomadas. Las actas se asentarán en un libro especial que se llevará al efecto, y serán firmadas por todos los asistentes. Cláusula décima. Son atribuciones de la Asamblea: a) Diseñar las políticas, planes y metas de la Fundación.. b) Aprobar o modificar los proyectos de presupuesto que le sean presentados anualmente por la Junta Directiva de la Fundación. c) Aprobar la reformulación del presupuesto anual de la Fundación. d) Aprobar o improbar la memoria y cuenta presentada por la Junta Directiva. e) Designar anualmente un auditor externo que tendrá a su cargo la revisión de la contabilidad de la Fundación. f) Nombrar y remover al auditor, comisario, gerente ejecutivo y contralor. g) Fijar las remuneraciones del gerente ejecutivo, auditor, comisario y contralor. h) Proponer al Consejo Superior la aprobación de los reglamentos internos de la Fundación, conforme a lo establecido en los

214 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 artículos 29 del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal Académico y 26 de los Reglamentos de Pensiones y Jubilaciones del Personal Administrativo y Obrero de la Universidad Nacional Abierta. i) Proponer al Consejo Superior de la universidad, las modificaciones y reformas de les estatutos. Cláusula undécima. La Asamblea Ordinaria se reunirá en los meses de febrero y julio de cada año, previa convocatoria que hará el rector en su carácter de presidente de la Asamblea, en un diario de circulación nacional, por lo menos con diez (10) días de anticipación al día fijado para su celebración. La convocatoria deberá expresar los puntos a tratar, y serán nulas las decisiones sobre cualquier punto no mencionado en dicha convocatoria. Cláusula duodécima. La Asamblea se considerará legalmente instalada con la asistencia de la mayoría absoluta de los miembros presentantes. Cláusula decimotercera. En caso de no haber quórum, se entenderá convocada una nueva reunión para el quinto día hábil siguiente, en el mismo lugar y hora, contados a partir de la reunión fallida, y la Asamblea se considerará válidamente constituida con los asistentes, circunstancia ésta que se advertirá en la convocatoria inicial. Cláusula decimocuarta. Podrán celebrarse válidamente asambleas extraordinarias, sin cumplir con los requisitos de la convocatoria, por acuerdo unánime de sus miembros. Cláusula decimoquinta. Son atribuciones del presidente de la Asamblea: a) Elaborar el orden del día. b) Convocar y presidir las sesiones. c) Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea. d) Suscribir las comunicaciones de la Asamblea. e) Hacer uso del voto doble en caso de empate en las votaciones de la Asamblea. Cláusula decimosexta. La Fundación será administrada por una Junta Directiva integrada por seis (6) miembros del personal de la universidad, activos o jubilados, designados de la manera siguiente: uno (1) por el Consejo Superior, uno (1) por el Consejo Directivo, uno (1) por la Junta Directiva de la Asociación del Personal Académico, uno (1) por el Sindicato Nacional de Empleados Administrativos, uno (1) por la Junta Directiva del Sindicato Unico de Obreros, de la Universidad Nacional Abierta, y uno (1) que ejercerá la presidencia y será escogido, de común acuerdo, por el presidente del Consejo Superior, el rector, el presidente de la Asociación del Personal Académico, el presidente del Sindicato Nacional de Empleados Administrativos, y el secretario general del Sindicato Unico de Obreros, de la Universidad Nacional Abierta. Cláusula decimoséptima. La Junta Directiva elegirá, dentro de su seno, a tres (3) directores, los cuales ejercerán las funciones de director general, director de finanzas y director de relaciones y acciones sociales, y un secretario. Cláusula decimoctava. La Junta Directiva durará en sus funciones cuatro (4) años. Sus miembros podrán ser ratificados por un período adicional y serán removidos por la Asamblea en caso de improbación de la memoria y cuenta. Las faltas temporales del presidente serán cubiertas por el director general. Cláusula decimonovena. En caso de falta absoluta de cualesquiera de los miembros de la Junta Directiva, el Consejo Superior solicitará del órgano o asociación que lo designó, el nombramiento de otra persona que llene la vacante, en iguales circunstancias a las del sustituido, por el resto del período. Cláusula vigésima. Son atribuciones de la Junta Directiva: a) Ejecutar los planes y programas aprobados por la Asamblea. b) Administrar y dirigir la inversión de los recursos, según los lineamientos emanados de la Asamblea. c) Elaborar el proyecto de presupuesto y someterlo a la aprobación de la Asamblea. d) Proveer los cargos previstos en el presupuesto que fueren necesarios para el funcionamiento de la Fundación. e) Aceptar herencias, legados o donaciones a nombre de la Fundación, previa autorización de la Asamblea. f) Fijar la periodicidad de sus reuniones ordinarias, pudiendo realizar reuniones extraordinarias cuando lo considere conveniente la Asamblea, el presidente la Junta Directiva o la mayoría de los miembros. g) Las demás funciones que le señale el reglamento interno aprobado por el Consejo Superior. Cláusula vigésima primera. Son atribuciones del presidente de la Junta Directiva: a) Ejercer la representación legal de la Fundación. b) Otorgar los poderes de autorización expresa de la Asamblea, con las facultades que ella confiere. c) Remitir a la Asamblea, en los treinta (30) primeros días de cada año, la memoria y cuenta de la gestión del ejercicio que finalizó. d) Remitir al juez de Primera Instancia en lo Civil, en los primeros sesenta (60) días del inicio del ejercicio fiscal, un ejemplar de la memoria y cuenta de la gestión del ejercicio que finalizó, aprobado por la Asamblea. e) Las demás funciones que le señale el reglamento interno de la fundación, aprobado por el Consejo Superior. Cláusula vigésima segunda. La Junta Directiva, anualmente, publicará la memoria y cuenta aprobada por la Asamblea y, semestralmente, el estado de los balances contables de la Fundación. Cláusula vigésima tercera. La Fundación, tal como lo prescriben los artículos 27 del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal Académico y 23 de los Reglamentos de Jubilaciones y Pensiones del Personal Administrativo y Obrero de la Universidad Nacional Abierta, comenzará a contribuir con el pago de las jubilaciones y pensiones cuando el rendimiento del capital, producto de la inversión o colocaciones, permita cubrir, sin perjuicio del capital, el diez por ciento (10%), por lo menos, del monto total de las jubilaciones y pensiones que la universidad pague para ese momento. Cláusula vigésima cuarta. La Universidad Nacional Abierta se obliga a entregar a la Fundación, en los primeros cinco (5) días de cada mes, las retenciones hechas al personal activo, jubilado o pensionado de la universidad, así como sus correspondientes aportes. Cláusula vigésima quinta. La presenta acta constitutiva estatutaria sólo podrá ser modificada con la aprobación del Consejo Superior de la Universidad Nacional Abierta. Cláusula vigésima sexta. El ejercicio económico de la Fundación comenzará el día de la firma de la protocolización del acta constitutiva estatutaria, y concluirá el treinta y uno (31) de diciembre del mismo año. Los sucesivos ejercicios económicos comenzarán el primero de enero y terminarán el treinta y uno (31) de diciembre del año respectivo.

29 de julio de 2004 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 215 Cláusula vigésima séptima. La duración de la Fundación será por noventa y nueve (99) años. Cláusula vigésima octava. Las retenciones efectuadas al personal académico, administrativo y obrero, jubilado o pensionado, antes de la publicación de los reglamentos respectivos, ingresarán al patrimonio de la Fundación. Cláusula vigésima novena. Los casos dudosos o no previstos en la presente acta constitutiva estatutaria, serán resueltos por el Consejo Superior, a proposición de la Asamblea. Cláusula trigésima. Conforme a la cláusula decimosexta, los integrantes de la Junta Directiva, para el primer período, son los ciudadanos: ILDEMARO MARTÍNEZ, titular de la cédula de identidad Nº 138.041, en su carácter de presidente; SERGIO BIRCH, titular de la cédula de identidad Nº 2.111.466, en representación del Consejo Superior; ANA TERESA ESCALONA, titular de la cédula de identidad Nº 821.187, en representación del Consejo Directivo; JOSEFINA TUGUES, titular de la cédula d identidad Nº 1.246.195, en representación del la Asociación del Personal Académico (APAUNA); RENÉ CEDILLO, titular de la cédula de identidad Nº 1.851.668, en representación del Sindicato Nacional de Empleados administrativos (SNEAUNA); y DILKE FELIBERT, titular de la cédula de identidad Nº 5.116.939, en representación del Sindicato Unico de Obreros (SUOUNA), de la Universidad Nacional Abierta. Cláusula trigésima primera. Se autoriza suficientemente al Dr. Milton Granados Pomenta, titular de la cédula de identidad Nº 1.579.023, secretario de la Universidad Nacional Abierta, para que represente y gestione, ante la oficina subalterna de registro correspondiente, la debida protocolización y registro de la presente acta constitutiva estatutaria de la Fundación. El Presidente El Secretario PIAR SOSA MILTON GRANADOS POMENTA Resolución Nº CS 0176/2004-28 de julio de 2004 EL CONSEJO SUPERIOR, EN USO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE EL REGLAMENTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA, el siguiente DICTA REGLAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. El presente reglamento tiene por objeto regular la organización y funcionamiento de la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Nacional Abierta, como órgano del Sistema Nacional de Control Fiscal, de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en su artículo 26, numeral 4. Artículo 2. La Dirección de Auditoría Interna es el órgano de control fiscal especializado en la prestación del servicio de auditoría interna en la Universidad Nacional Abierta, y actuará bajo la responsabilidad de un director de Auditoría Interna. Artículo 3. La Dirección de Auditoría Interna depende del Consejo Directivo por órgano del rector tiene competencia para ejercer sus funciones de control y adoptar decisiones coherentes, conforme a criterios técnicos. Artículo 4. Los funcionarios directivos y subalternos de las unidades administrativas que conforman la estructura de la universidad deben colaborar permanentemente con la Dirección de Auditoría Interna en las investigaciones y averiguaciones que ésta practique, a cuyo fin deben atender oportunamente las citaciones y solicitudes que la Dirección de Auditoría Interna les formule. Artículo 5. La Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Nacional Abierta tendrá acceso a los registros, documentos, actividades y operaciones sujetas a su control, necesarios para la realización de sus funciones. Artículo 6. Las recomendaciones que se desprendan de los informes de auditoría interna o de cualquier actividad de control, no tienen carácter vinculante; el Consejo Directivo y demás niveles superiores de la universidad deben evaluar los resultados y las recomendaciones propuestas, y expresar sus comentarios u observaciones por escrito, dentro del plazo establecido en este reglamento. En el caso de acogerlas, se adoptarán las medidas pertinentes para mejorar la eficacia de los sistemas de administración y de control, y hacer seguimiento sistemático a las acciones correctivas. Las recomendaciones tendrán carácter vinculante cuando así lo disponga previamente la Contraloría General de la República. TITULO II DE LAS FUNCIONES Artículo 7. La Dirección de Auditoría Interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de la universidad, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe con las observaciones, conclusiones, recomendaciones, y el correspondiente dictamen. Artículo 8. Las funciones de auditoría interna de la Universidad Nacional Abierta se extenderán a las personas jurídicas de derecho público o derecho privado, bajo control y tutela de dicha universidad, siempre que tales personas jurídicas, por su estructura, número, tipos de operaciones o montos de los recursos administrados, no justifiquen el funcionamiento de una Unidad de Auditoría Interna propia e independiente. Artículo 9. Son funciones de la Dirección de Auditoría Interna las siguientes: 1. Promover ante el Consejo Directivo la implantación y reforma de un sistema de control interno apto para incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.

216 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 2. Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad, y evaluar su eficiencia, eficacia y economía, en el marco de las operaciones realizadas. 3. Vigilar el cumplimiento de las normas, procedimientos, técnicas y métodos de control interno implantados por la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, el Consejo Directivo y los funcionarios directivos competentes. 4. Ordenar, de oficio o a solicitud del Consejo Superior, su presidente, el Consejo Directivo o el rector, auditorías administrativas y financieras, inspecciones, fiscalizaciones, verificaciones e investigaciones, dentro del ámbito de su competencia, y en general, ejercer el control de legalidad económico-administrativo de las actuaciones de la universidad. 5. Ejercer el control de gestión, de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 6. Ejercer el control perceptivo, extraordinariamente, cuando lo considere necesario, con el fin de verificar la legalidad, exactitud y corrección de las actividades administrativas. 7. Conocer, en los casos que determine la Contraloría General de la República, de la rendición de cuentas por parte de quienes administren o custodien recursos de la universidad, ordenar la formación de las mismas, examinarlas, calificarles y declararlas fenecidas o, en caso de que se detecten irregularidades en dichas cuentas, ejercer la potestad investigativa con el fin de hacer efectivas las responsabilidades establecidas en la ley. 8. Recibir las cauciones que, de conformidad con el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, deben prestar los funcionarios responsables de las unidades administrativas que integran la estructura de la universidad para la ejecución financiera del presupuesto de gastos. 9. Abrir, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos que sean de su competencia, necesarios para formular reparos, declarar la responsabilidad administrativa o imponer multas, y remitir a la Contraloría General de la República los expedientes que contengan iniciados contra funcionarios de alto nivel en el ejercicio de su cargo. 10. Formular reparos cuando se compruebe que funcionarios u obreros de la universidad o personas que administren o custodien recurso de la misma, han causado daño al patrimonio de ésta como consecuencia de hechos u omisiones contrarios a una disposición legal. 11. Declarar la responsabilidad administrativa e imponer las sanciones de ley, cuando se compruebe que funcionarios u obreros de la universidad, o personas que administren o custodien recursos de la misma, han incurrido en hechos generadores de responsabilidad. 12. Imponer multas cuando se compruebe que funcionarios u obreros de la universidad, o personas que administren, manejen o custodien recursos de la misma, han incurrido en hechos que dan origen a tal sanción. 13. Remitir al Ministerio Público los expedientes correspondientes cuando haya indicios de responsabilidad civil o penal, así como a los tribunales competentes que así lo requieran. 14. Proponer al Consejo Directivo la reforma del presente reglamento, y participar en la consideración de los cambios propuestos. Artículo 10. Sin perjuicio del derecho al debido proceso que corresponde a los interesados, los expedientes de los procedimientos administrativos, los papeles de trabajo resultantes de las auditorías internas y, en general, los documentos y la correspondencia tramitada por la Dirección de Auditoría Interna, tienen carácter reservado, por ende, no pueden ser divulgados, comentados o transmitidos a terceras personas, salvo en los casos que la ley así lo exija. TITULO III DE LA ORGANIZACION Artículo 11. La Dirección de Auditoría Interna tendrá la siguiente estructura organizativa: Oficina del director de Auditoría Interna. División de Auditorías Internas. División de Procedimientos Administrativos. Artículo 12. Son atribuciones del director de Auditoría Interna: 1. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de la Dirección de Auditoría Interna. 2. Velar por que la Dirección de Auditoría Interna cumpla con sus funciones, y supervisar el trabajo de las divisiones que la integran. 3. Presentar ante el Consejo Directivo y ante el Consejo Superior, anualmente y cada vez que éstos lo requieran, informe sobre las actividades cumplidas por la Dirección de Auditoría Interna. 4. Implantar y hacer cumplir las normas, sistemas y procedimientos de auditoría interna que establezcan la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, el Consejo Superior y el Consejo Directivo de la universidad. 5. Evaluar los procesos inherentes a la Dirección de Auditoría Interna, y adoptar todas las medidas tendentes a mejorar su organización y funcionamiento. 6. Vigilar el cumplimiento de los reglamentos y demás normas que dicten el Consejo Superior o el Consejo Directivo, relacionadas en cualquier forma con la administración o custodia de los recursos, fondos o bienes de la universidad. 7. Certificar la autenticidad de la documentación que emane de la Dirección de Auditoría Interna. 8. Autorizar la remisión al Consejo Directivo y demás órganos competentes, de los informes de auditoría y demás actuaciones que practique la División de Auditorías Internas. 9. Ordenar las investigaciones que fueren necesarias para comprobar la ocurrencia o no de actos, hechos u omisiones que den origen a la formulación de reparos, la imposición de multas o la declaratoria de responsabilidad administrativa, y suscribir el correspondiente auto de apertura. 10. Decidir, con base en los resultados de la investigación, si archiva las actuaciones o inicia el procedimiento para determinar responsabilidades. 11. Ordenar la apertura del correspondiente procedimiento administrativo, cuando surjan elementos de convicción para ello. 12. Decidir los procedimientos administrativos de su competencia. 13. Coadyuvar con la Contraloría General de la República en las inspecciones y fiscalizaciones que ésta practique. 14. Elaborar el proyecto de presupuesto de la Dirección de Auditoría Interna, y remitirlo al rector para su consideración e inclusión en el proyecto de presupuesto de la universidad. 15. Resolver las consultas que le formule el Consejo Superior, su presidente, el Consejo Directivo y el rector, sobre asuntos relacionados con la función de control.

29 de julio de 2004 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 217 16. Aprobar los manuales de organización y de procedimientos relacionados con las funciones propias de la Dirección de Auditoría Interna. 17. Designar, previa autorización del Consejo Directivo, en las unidades sujetas a su control, los funcionarios delegados que considere conveniente, con las facultades que les señale la ley. Dichos funcionarios dependerán del director de Auditoría Interna, independientemente de la dependencia o adscripción administrativa que tengan. 18. Delegar en funcionarios bajo su directa dependencia, la gestión total o parcial de determinadas atribuciones, así como la firma de documentos, atendiendo a los requisitos y limitaciones previstos en la ley. 19. Cualquier otra prevista en este reglamento o atribuida por el Consejo Superior. Artículo 13. El director de Auditoría Interna informará a la Contraloría General de la República el incumplimiento, por parte de los órganos de la universidad, de las normas dictadas por el Consejo Nacional de Universidades, por la Contraloría General de la República o por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, siempre que dichas normas estén relacionadas con la administración de fondos de la universidad. Artículo 14. Son atribuciones de la División de Auditorías Internas: 1. Programar y ejecutar las auditorías, inspecciones y fiscalizaciones, de acuerdo con las prioridades establecidas. 2. Realizar auditorías de gestión, de conformidad con las pautas que dicte el contralor general de la República y el superintendente nacional de Auditorías Internas. 3. Realizar, en los términos que lo dispone la ley, el control de los ingresos. 4. Evaluar la eficiencia, eficacia y economía de la administración en el cumplimiento de sus planes y programas. 5. Informar a la División de Procedimientos Administrativos sobre los asuntos de interés para la misma. Artículo 15. Son atribuciones de la División de Procedimientos Administrativos: 1. Procesar las denuncias recibidas por la Dirección de Auditoría Interna, relativas a irregularidades en la administración o custodia de bienes y fondos públicos. 2. Elaborar los autos de inicio y apertura, para ser firmados por el director de Auditoría Interna. 3. Practicar las diligencias necesarias para la mejor sustanciación de la investigación y el procedimiento. 4. Redactar el informe contentivo de los resultados de la investigación, a partir del cual el director de Auditoría Interna decidirá sobre el archivo de las actuaciones o el inicio del procedimiento para determinar responsabilidades. 5. Participar, conjuntamente con el director de Auditoría Interna, en la audiencia oral y pública a que se refiere el artículo 101 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 6. Asesorar al director de Auditoría Interna en las decisiones que éste debe adoptar en el curso del procedimiento administrativo. 7. Redactar y proponer al director de Auditoría Interna los proyectos de decisión que son de su competencia. 8. Tramitar todo lo relativo a la ejecución efectiva de las decisiones recaídas en los procedimientos administrativos. 9. Procesar los recursos de reconsideración interpuestos contra las decisiones del director de Auditoría Interna. 10. Coadyuvar en la defensa de los actos recaídos en los procedimientos administrativos e impugnados mediante recurso de nulidad. 11. Mantener y custodiar los expedientes de los procedimientos administrativos. Artículo 16. Son atribuciones comunes de los jefes de división las siguientes: 1. La planificación, coordinación, dirección y supervisión de las atribuciones, actividades y funciones asignadas a su división. 2. Suplir las faltas temporales del director de Auditoría Interna. 3. Tramitar y decidir los asuntos que les delegue el director de Auditoría Interna. 4. Representar al director de Auditoría Interna en los actos y eventos, cuando éste lo decida. Sección Primera De la Selección y Destitución del Director de Auditoría Interna Artículo 17. El director de Auditoría Interna será designado por el Consejo Directivo, conforme a los resultados del concurso público que se realizará de conformidad con la reglamentación dictada al efecto por el Contralor General de la República y con las normas complementarias contenidas en esta sección. Artículo 18.. El director de Auditoría Interna durará cinco (5) años en el ejercicio de su cargo, y podrá reelegirse por una sola vez, mediante concurso público. Artículo 19. El director de Auditoría Interna sólo puede ser destituido por el Consejo Directivo, previa sustanciación del procedimiento disciplinario establecido en el régimen jurídico de personal administrativo aplicable en la universidad, por haber incurrido en alguna de las causales allí establecidas, y previa autorización del contralor general de la República para ejecutar dicha decisión. El Consejo Directivo designará a un funcionario como instructor especial del referido procedimiento disciplinario. Artículo 20. En caso de falta absoluta, se procederá según lo previsto en este reglamento. Se entiende que existe falta absoluta cuando ocurra la muerte, la renuncia, la jubilación o la destitución del director de Auditoría Interna. Mientras es elegido y toma posesión el nuevo director de Auditoría Interna, en los casos de renuncia o jubilación, podrá encargarse de la Dirección de Auditoría Interna el director saliente; en su defecto y en los demás casos, el jefe de división que designe el Consejo Directivo. Artículo 21. Las faltas temporales del director de Auditoría Interna serán suplidas por el jefe de división de la Dirección de Auditoría Interna que designe el Consejo Directivo. Sección Segunda Del Personal de la Dirección de Auditoría Interna Artículo 22. El nombramiento y remoción del personal de la Dirección de Auditoría Interna corresponde al Consejo Directivo, de conformidad con la normativa interna que rige el ingreso del personal administrativo a la universidad, en cuanto no contradiga a lo previsto en esta sección. Artículo 23. El ingreso del personal subalterno de la Dirección de Auditoría Interna se hará mediante concurso público, fundamentado

218 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 en principios de idoneidad y eficiencia. Los baremos serán elaborados por el director de Administración de Recursos Humanos, conjuntamente con el director de Auditoría Interna. Artículo 24. El jefe de la División de Auditorías Internas ingresará por concurso, conforme a las normas operativas que a tal efecto dicte el Consejo Directivo. Deberá ser venezolano, tener el título universitario de contador público o administrador, y preferiblemente con: a. Especialización o maestría en Auditoría, Contabilidad o Planificación. b. Experiencia en funciones de auditoría en los entes públicos. Artículo 25. El jefe de la División de Procedimientos Administrativos ingresará por concurso, conforme a las normas operativas que dicte el Consejo Directivo. Deberá ser venezolano, tener el título universitario de abogado, y preferiblemente con: a. Especialización o maestría en Derecho Administrativo, Derecho Público o Administración Pública. b. Experiencia en funciones vinculadas con el Derecho Administrativo, Derecho Público o Administración Pública. Artículo 26. Los jefes de las divisiones adscritas a la Dirección de Auditoría Interna sólo pueden ser removidos de sus cargos por el Consejo Directivo, previa opinión del Director de Auditoría Interna. Sección Tercera De la Incompatibilidad Artículo 27. El ejercicio de cargos en la Dirección de Auditoría Interna es incompatible con el ejercicio de otro cargo en la universidad, así como con cualquier otra actividad fuera de la misma que afecte la dedicación al ejercicio del cargo. TITULO IV DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Artículo 31. La Dirección de Auditoría valorará la respuesta de los interesados y, dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, remitirá al Consejo Directivo el informe definitivo, incluyendo las conclusiones y recomendaciones finales, que serán o no vinculantes, según lo previsto en el artículo 6 de este reglamento. Artículo 32. El Consejo Directivo debe distribuir el informe definitivo entre las unidades relacionadas con la auditoría practicada, así como implementar las recomendaciones contenidas en dicho informe. La Dirección de Auditoría Interna debe evaluar el cumplimiento y seguimiento de las recomendaciones contenidas en su informe definitivo, e informar oportunamente al Consejo Directivo sobre su falta de aplicación o cumplimiento, advirtiendo los peligros y responsabilidades por tal circunstancia. TITULO V DISPOSICIONES FINALES Artículo 33. De conformidad con el artículo 190 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, las atribuciones y potestades que las leyes atribuyen a las unidades de control interno o a las contralorías internas de los entes públicos, en la Universidad Nacional Abierta serán ejercidas por la Dirección de Auditoría Interna. Artículo 34. El Consejo Directivo elaborará el proyecto de reglamento citado en los artículos 24 y 25, en el término de noventa (90) días continuos, contados a partir de la publicación del presente reglamento. Artículo 35. El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su promulgación en la gaceta universitaria. Artículo 36. Se deroga el Reglamento de la Contraloría Interna de la Universidad Nacional Abierta, dictado en fecha 2 de febrero de 1998, mediante resolución Nº CS 069/98, emanada del Consejo Superior, así como cualquier otra disposición contraria al presente reglamento. Artículo 28. El director de Auditoría Interna y el personal de Auditoría bajo su supervisión, deben cumplir sus funciones con sujeción a las normas que dicte la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna. Artículo 29. La Dirección de Auditoría Interna debe planificar sus actividades de auditoría de forma que cubra todas las áreas, de carácter financiero u operativo, con alcance selectivo o exhaustivo, según se requiera. Asimismo, debe evaluar los sistemas de administración y los procedimientos de control interno, continuamente y para determinar el grado de cumplimiento y eficacia de los mismos, así como proponer oportunamente al Consejo Directivo, las acciones requeridas para su perfeccionamiento. Artículo 30. La Dirección de Auditoría Interna debe remitir el informe preliminar de auditoría al Consejo Directivo y a los demás funcionarios a quienes competan los mismos, los cuales deben responderle por escrito, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, las observaciones y comentarios que consideren convenientes. El Presidente La Secretaria RAFAEL FERNÁNDEZ HERES ROSE MARY DIAZ DEL VALLE

29 de julio de 2004 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 219 CONSEJO DIRECTIVO Resolución Nº CD 1735 19 de julio de 2004 EL CONSEJO DIRECTIVO, EN USO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE EL REGLAMENTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA, el siguiente APRUEBA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES 1. Para efectos del presente manual, se entenderá por General la unidad adscrita a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples de la Secretaría, responsable de la organización, conservación, custodia, administración y servicio del fondo documental de la Universidad Nacional Abierta; y por s Sectoriales, las unidades adscritas a las diversas instancias de la universidad, responsables de la organización y registro de la documentación generada en cada unidad administrativa o académica de la institución. 2. El fondo o colección documental de la División de General estará conformado de la siguiente manera: a) Documentos de carácter histórico referentes a la creación y desarrollo de la institución. b) Documentos de carácter legal: reglamentos, normas, procedimientos, instructivos, documentos de propiedad de bienes de la institución, entre otros. c) Documentos de carácter académico y de investigación. d) Documentos administrativos. 3. La organización y registro de la documentación histórica, legal, académica o administrativa que ingrese al General, se realizará mediante el Sistema de Clasificación del General de la Universidad Nacional Abierta, elaborado por la División de General, adscrita a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples, de acuerdo a normas internacionalmente establecidas y adaptadas al fondo documental UNA. 4. La información que conforma el fondo documental de la División de General podrá ser utilizada por toda la comunidad universitaria, previo cumplimiento de la normativa existente. 5. Los documentos generados por las diferentes unidades administrativas de la institución permanecerán en ellas por el lapso de tiempo que las mismas consideren conveniente, atendiendo a sus propias necesidades de uso e información. 6. Las unidades administrativas y/o académicas de la institución podrán solicitar a la División de General el asesoramiento necesario para la organización de sus respectivos archivos sectoriales. 7. Los funcionarios de la universidad que requieran hacer uso de los documentos del General, deberán acudir al mismo y solicitar el material al personal responsable de la división. CAPÍTULO II DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO Sección Primera De la Recepción de Documentos 8. La División de General sólo recibirá de las unidades administrativas o académicas remitentes, la documentación debidamente registrada en el formulario Control de envío de documentos y/o correspondencia para su procesamiento técnico, guarda y custodia, el cual deberá contener la información requerida, según el instructivo correspondiente. 9. La documentación que ingrese al General deberá estar acompañada del control de envío de documentos y/o correspondencia de la unidad remitente, o en su defecto de una comunicación que dé constancia del traslado del documento de dicha dependencia al General. 10. El General recibirá documentos atendiendo sólo a dos modalidades de ingreso. - Por ingreso diario: documentos de carácter administrativo, académico y de investigación. - Por transferencia de los archivos sectoriales: documentos que sirvan de antecedente a la gestión académica y administrativa actual, y de valor informativo y de investigación para la institución. 11. Todo documento que ingrese al General deberá incorporarse a la base de datos DOCUME, para su respectivo registro, procesamiento y control. 12. Los originales de los documentos oficiales emanados de la Presidencia y ministerios, deberán ser remitidos a la División de General para su conservación y custodia, una vez cumplido su período de gestión en la unidad administrativa o académica correspondiente, y de acuerdo a la Tabla de Retención de Documentos. 13. La documentación de ingreso diario, tales como resoluciones, contratos, convenios, reglamentos y documentos de propiedad de bienes institucionales, entre otros, deben ser enviados por la dependencia remitente en formato impreso (papel) y, de ser posible, en formato electrónico (diskette, CD o correo electrónico), a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples para su posterior remisión a la División de General, la cual realizará su procesamiento técnico, guarda y custodia. 14. El formato electrónico estará disponible a través de la base de datos DOCUME que desarrolla la División de General, mediante la asociación del registro referencial con el documento electrónico, lo cual permite el acceso a texto completo del fondo documental UNA. 15. Si el documento recibido está en formato electrónico, deberá cumplir con los siguientes requerimientos: - Disco compacto (CD) o disco de 3 ½, de alta densidad. - Procesador de palabras Microsoft Word o formato PDF (ACROBAT).

220 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 16. El contenido del formato electrónico debe ser igual al del formato impreso. 17. La División de General establecerá los mecanismos de seguridad para evitar la modificación del texto del documento. Sección Segunda De la Selección y Procesamiento de los Documentos 18. Toda documentación recibida en el General será analizada y clasificada de acuerdo a su contenido y tipo, y procesada de acuerdo a su vigencia, atendiendo a la estructura de la base de datos DOCUME, la cual forma parte del Sistema de Gestión Documental DOCUME, de la Dirección del Centro de Recursos Múltiples. 19. La División de General utilizará en el proceso de catalogación de un documento, las normas establecidas y el listado para la aplicación de los descriptores principales y secundarios del fondo documental UNA, elaborado por esta División, con la finalidad de estandarizar la información de los documentos que ingresan al. 20. El Departamento de Procesos Técnicos, adscrito a la División de General, guardará en el servidor, en formato PDF, la información recibida en electrónico, la cual estará asociada al registro referencial correspondiente a la base de datos DOCUME. 21. La vigencia de un documento será determinada por su contenido y fecha de elaboración, y no por la fecha de remisión de éste al General. 22. En la selección de los documentos de los archivos sectoriales, intervendrán, como responsables, el jefe de la unidad solicitante, el personal responsable de cada Sectorial y el jefe del Departamento de Procesos Técnicos y Servicios de, o la persona que autorice la División de General. 23. La documentación será digitalizada y asociada al registro referencial correspondiente a la base de datos DOCUME, para su disponibilidad a texto completo, de acuerdo a su importancia, frecuencia de uso y estado físico en que se encuentre la misma. Sección Tercera De la Solicitud y Préstamo de Documentos 24. El General atenderá solicitudes de préstamos de documentos y/o información de los funcionarios de la institución que así lo requieran, de acuerdo a las exigencias de la actividad que realizan. 25. Las solicitudes de préstamos y/o información deberán realizarse en el lugar donde funcione el General, directamente al jefe de la División o del Departamento de Procesos Técnicos y Servicios de, quién designará al funcionario responsable de efectuar la búsqueda de la información o documento solicitado. 26. Todo préstamo de documentos deberá efectuarse mediante el formulario Solicitud de Documentos y/o Información, el cual quedará en custodia de la División de General para los controles respectivos. 27. El usuario deberá solicitar, ante la División de General, el formulario Solicitud de Documentos y/o Información (original), y entregarlo debidamente lleno al funcionario de dicha dependencia, para la correcta tramitación de la información correspondiente. 28. Los documentos solicitados en calidad de préstamo se facilitarán mediante el sistema de fotocopiado de los mismos, a fin de evitar la salida de material original del General. Sección Cuarta De la Difusión de Información 29. Se entenderá por servicio de difusión de información el proceso mediante el cual el General dará a conocer a las diferentes unidades administrativas o académicas de la institución, los nuevos documentos transferidos e ingresados a dicha dependencia, relacionadas con sus áreas de competencia. 30. A los efectos del numeral anterior, el General publicará, periódicamente, documentos de carácter referencial que faciliten a los usuarios la localización y acceso a la información que dichas unidades requieran, de acuerdo a sus necesidades. Sección Quinta De la Desincorporación de Documentos 31. La desincorporación de un documento de los archivos sectoriales se realizará tomando en cuenta su valor para la institución y la fecha. El valor para la institución se determinará atendiendo al contenido o asunto del cual trata. 32. La desincorporación de los documentos de los archivos sectoriales se podrá hacer por transferencia al General, o eliminación de copias de los documentos. Este proceso debe estar basado en las leyes nacionales vigentes que determinan la vida del documento, las cuales se señalan a continuación: - Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001 (anteriormente llamada Ley de Contraloría). - Ley de Registro Público y de Notariado. Gaceta Oficial N 5.556, de fecha 13 de noviembre de 2001 (anteriormente llamada Ley de Registro Público). - Código Orgánico Tributario. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001 (anteriormente llamada Ley de Hacienda Pública). - Constitución Nacional. Gaceta Oficial N 36.860, Extraordinaria de fecha 30 de diciembre de 1999. - Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial N 37.305, de fecha 17 de octubre de 1999 (anteriormente llamada Ley Orgánica de Administración Central). - Código de Comercio. Gaceta Oficial N 475, Extraordinaria, de fecha 21 de diciembre de 1955. - Ley de Nacional. Gaceta Oficial N 21.660, de fecha 13 de julio de 1945.

29 de julio de 2004 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 221 33. La desincorporación o transferencia de documentos de los archivos sectoriales se realizará tomando como guía la Tabla de Retención de Documentos, la cual será adaptada a las necesidades y requerimientos de los fondos documentales producidos por cada área, unidad administrativa o académica. CAPITULO III. DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 34. Sólo se transferirán al General, aquellos documentos que, según su uso, sean considerados permanentes o importantes para la institución, de acuerdo al valor histórico, testimonial, informativo y de investigación que posean, tanto a nivel académico como administrativo o legal. 35. Las unidades administrativas o académicas solicitarán a la División de General, la asesoría requerida para cumplir con las normas establecidas para la transferencia de documentos. 36. Los funcionarios que intervendrán en el proceso de evaluación de los documentos para determinar la vigencia, permanencia y transferencia de los mismos en los archivos sectoriales serán: - El jefe de la unidad administrativa o académica productora del documento. - El jefe de la División de General. - El responsable del Sectorial. 37. Toda transferencia de documentos deberá estar autorizada por el jefe de la unidad administrativa a la cual está adscrito el Sectorial correspondiente. 38. En el proceso de transferencia de documentos de los archivos sectoriales al General, debe utilizarse como elemento guía para el establecimiento de los períodos de retención de los documentos, la Tabla de Retención de Documentos, la cual será adaptada a las necesidades y requerimientos de los fondos documentales producidos por cada área y unidades administrativas o académicas. Dichas áreas o unidades administrativas o académicas deberán actualizar la Tabla de Retención de Documentos, de la cual remitirán copia a la División de General, anexa a la documentación a ser transferida con carácter permanente. 39. Los documentos transferidos al General deberán estar clasificados, ordenados y relacionados en el formulario Transferencia de Documentos. 40. Una vez trasladados los documentos al General, ésta División pasará a ser la responsable de la guarda y custodia de los mismos. 41. Los archivos sectoriales deberán dar fiel cumplimiento a las presentes normas, a fin de evitar devoluciones de los documentos transferidos. Sección Primera De los Documentos de Carácter Permanente 42. Se entenderá por documentos de carácter permanente, aquellos que, una vez cumplida su gestión administrativa, académica y/o legal, sirvan de apoyo permanente para la toma de decisiones actuales o futuras de la institución. 43. Los documentos que a continuación se enumeran, formarán parte del archivo permanente de la universidad: a) Documentos que contengan información sobre el origen, organización, funcionamiento, desarrollo y modificaciones de las diferentes unidades administrativas y académicas que conforman la estructura de la institución. b) Los que contengan información sobre el origen de una actividad administrativa o académica, su organización, desarrollo y funcionamiento. c) Los documentos de propiedad de los bienes muebles o inmuebles de la universidad. d) Los documentos de carácter académico y de investigación que coadyuven en la organización, funcionamiento y desarrollo de las actividades de la institución. e) Los que tengan carácter legal o puedan probar un derecho permanente a favor de un particular o de la institución. f) Cualquier otro documento que, a juicio de la División de General, por su valor informativo se considere de trascendencia histórica. Sección Segunda De los Documentos de Carácter Temporal 44. Se entenderá por documentos de carácter temporal, aquellos que, una vez cumplida su gestión administrativa o académica, no tenga relevancia su permanencia para la toma de decisiones en la institución, por lo cual pueden ser eliminados una vez cumplidos los períodos de retención establecidos por las leyes nacionales. 45. Los documentos que a continuación se enumeran forman parte del archivo temporal: a) Copias que tratan el mismo asunto. b) Solicitudes de información que no impliquen acciones. c) Convocatorias, invitaciones, reuniones, etc. d) Recortes de prensa. e) Notificaciones sobre normas de servicios con carácter transitorio. f) Correspondencia relativa a modificaciones de títulos y direcciones, siempre que se haya tomado nota de los mismos. g) Solicitudes de audiencia. h) Relación de correspondencia. i) Notas de felicitación. j) Correspondencia enviada o recibida que no tenga valor administrativo, o no implique una gestión de trámites en las funciones ordinarias. k) Memorandos intercambiados entre las unidades operativas. Ejemplo: notificaciones de envío. l) Documentos que impliquen gastos de oficina. m) Requisiciones, suministros de materiales y proveeduría. n) Documentos relacionados con alquileres de servicios. o) Documentos que señalan modificación de inmuebles o se refieren a reparaciones de los mismos. p) Contratos y planes de trabajo, nóminas. q) Informes jurídicos y de auditoría, análisis de cuentas, facturas, comprobantes de cheques. r) Cualquier otra que, a juicio de las personas autorizadas, carezca de valor para su conservación.

222 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 Sección Tercera De la Eliminación de Documentos 46. La eliminación de documentos será efectuada por cada uno de los archivos sectoriales, al término de los períodos de retención establecidos en la Tabla de Retención de Documentos por la unidad administrativa o académica correspondiente, bajo la asesoría del General. 47. En caso que la unidad administrativa o académica considere no conveniente la eliminación de algún documento que aparezca reseñado en la Tabla de Retención de Documentos, y cuyo período de retención se haya vencido, procederá a reasignarle otro lapso de permanencia. 48. Toda eliminación de documentos debe estar autorizada por el jefe de la unidad administrativa o académica a la cual está adscrito el archivo sectorial correspondiente. CAPÍTULO IV DEL PERSONAL DEL ARCHIVO 49. El director del Centro de Recursos Múltiples y el jefe de la División de General son responsables de la preservación de la documentación del fondo documental del General. 50. El personal de la División de General es el responsable de la organización, procesamiento, manejo, custodia y difusión de la documentación recibida. 51. Son deberes del personal adscrito a la División de General: a) Cuidar que el General se mantenga en condiciones de cumplir adecuadamente sus objetivos. b) Cumplir las funciones técnicas necesarias para la organización, administración y custodia de los documentos. c) Llevar los controles de recepción, selección, catalogación, préstamo y servicio que se establezcan para la organización y administración del fondo documental. d) Velar por la guarda y custodia del fondo documental, instalaciones, mobiliario y equipos del General. e) Cumplir y hacer cumplir la presente normativa, las leyes y reglamentos que, en materia de conservación y administración de documentos, existan. 52. Se prohíbe a los funcionarios con acceso al fondo documental, hacer anotaciones, desglosar o extraer documentos en los expedientes del archivo. II. PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Unidad administrativa o académica remitente 2. Dirección del Centro de Recursos Múltiples 3. División de General ACCIÓN 1.1 Prepara y envía formulario Control de Envío de Documentos y/o Correspondencia, en original y copia, con los datos descriptivos del documento, según instructivo de llenado. 1.2 Remite a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples el control de envío, en original y copia, junto al documento, el cual puede ser presentado en los siguientes formatos: 1.2.1 Impreso (papel). 1.2.2 Electrónico, a través de diskette, CD o e-mail (archivogeneral @ una.edu.ve). 2.1 Recibe original y copia del formulario de control anexo al documento correspondiente, el cual puede estar presentado en formato impreso o electrónico. 2.2 Devuelve copia firmada y sellada a la unidad administrativa o académica remitente. 2.3 Envía la documentación recibida, acompañada del original del formulario, a la División de General. 3.1 Recibe el original del formulario de control anexo al documento, con la instrucción PROCESAR escrita en el margen superior derecho del mismo. 3.2 Registra, selecciona, clasifica e ingresa a la base de datos DOCUME, la información contenida en el documento. 3.3 Procede de acuerdo a: 3.3.1 Si el documento es recibido en formato electrónico, convierte éste a formato PDF. 3.3.2 Si el documento es recibido en formato impreso, escanea el seleccionado. 3.4 Asocia imagen digitalizada al registro correspondiente contenido en la base de datos DOCUME. 3.5 Elabora y/o actualiza el expediente del documento, de acuerdo al asunto o materia tratada en éste. 3.6 Identifica el expediente y ubica físicamente en estantería el documento, de acuerdo al código asignado. 3.7 Archiva el original del formulario de control de envío de documentos y/o correspondencia, por correlativo cronológico, en la División de General. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Objetivo: Establecer los mecanismos de control de recepción de la documentación académica, administrativa y/o de investigación que ingresa diariamente al archivo general. PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO TÉCNICO DE LA DOCUMENTACIÓN Objetivo: Establecer un procedimiento que permita el adecuado control de la documentación que ingresa al General para su

29 de julio de 2004 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 223 procesamiento técnico, conservación, guarda y custodia, así como la búsqueda, recuperación y difusión de la información. RESPONSABLE 1. Unidad administrativa o académica remitente 2. División de General 3. Departamento de Procesos Técnicos y Servicios de (División de General) 3. Departamento de Procesos Técnicos y Servicios de (División de General) ACCIÓN RECEPCIÓN 1.1 Envía al General la documentación original a archivar, debidamente registrada en el Control de Envío de Documentos y/o Correspondencia. 2.1 Recibe la documentación original y firma el Control de Envío de Documentos y/o Correspondencia de la unidad remitente, en original y copia. 2.2 Verifica la información contenida en el documento recibido, contra la descripción del contenido reflejado en el Control de Envío de Documentos y/o Correspondencia. 2.3 Ingresa la información de la documentación en la base de datos DOCUME, y emite reporte trimestral por asunto 2.4 Si el documento físico recibido se corresponde con la descripción detallada en el Control de Envío de Documentos y/o Correspondencia, archiva el mismo por correlativo cronológico, en la División. 2.5 En caso de discrepancia, devuelve a la unidad remitente la documentación a través de una comunicación en la que se detallan las razones de la devolución. SELECCIÓN 3.1 Agrupa los documentos registrados, de acuerdo a su vigencia, tipo y asunto. 3.2 Determina el procesamiento y destino que se le dará a cada documento: Registro de Elaboración y/o Actualización de Expedientes, en la base de datos DOCUME, como al documento físico. 3.3 Si el documento tiene expediente elaborado, se procede a la catalogación, se anota como expediente actualizado en el formulario Registro de Elaboración y/o Actualización de Expedientes, y se archiva en la División. 3.4 Si el documento requiere la elaboración de expediente, se anota en el formulario Registro de Elaboración y/o Actualización de Expedientes original, y se procede a la catalogación del documento. CATALOGACIÓN 3.5 Cataloga en forma automatizada el documento, para lo cual se utiliza la base de datos DOCUME. Al ingresar la información concerniente al campo 3.6 Materia, consulta en las normas y en el listado para la aplicación de los descriptores, la palabra clave que defina el contenido del documento para su posterior localización en el sistema. CLASIFICACIÓN 3.7 Asigna el código de ubicación del documento, de acuerdo al Sistema de Clasificación del General de la Universidad Nacional Abierta, creado por la División de General. ALMACENAMIENTO 3.8 Una vez seleccionados, catalogados y clasificados los documentos, elabora y/o actualiza los expedientes, procede a la foliación de los mismos y los ubica físicamente en estantería, en orden consecutivo, de acuerdo al código asignado. PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS Objetivo: Establecer los mecanismos que permitan la eliminación o transferencia de documentos de los archivos sectoriales al General. RESPONSABLE 1. Unidad responsable del Sectorial 2. División de General 3. Unidad responsable del Sectorial 3. Unidad responsable del Sectorial ACCIÓN 1.1 Solicita ante la División de General, la asesoría necesaria para la eliminación y/o transferencia de documentos, desde el Sectorial correspondiente al General. 2.1 Conjuntamente con el responsable del Sectorial de la unidad administrativa o académica solicitante, realiza una evaluación preliminar de los documentos que conforman el referido archivo. 2.2 Entrega la Tabla de Retención de Documentos e instruye sobre su aplicación para incorporar la información de los documentos de carácter relevante de cada unidad administrativa o académica de la institución. 3.1 Llena el formulario Inventario Clasificado de Documentos, en original y copia, atendiendo a lo descrito en la Tabla de Retención de Documentos. 3.2 Clasifica los documentos en: - Documentos a eliminar. - Documentos a transferir del Sectorial al General. - Documentos que deben permanecer en Sectorial. 3.3 Elimina los documentos innecesarios; ordena, clasifica y relaciona en el formulario Transferencia de Documentos, en original y copia, los documentos a ser enviados al General. 3.4 Elabora memorando para transferencia de documentos, en original y copia, y lo envía a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples. Anexa los siguientes soportes: - Formulario Transferencia de Documentos, debidamente llenado, en original y copia. - Documentos a transferir, ordenados y clasificados.

224 GACETA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA 29 de julio de 2004 4.Dirección del Centro de Recursos Múltiples 5 División de General 4.1 Recibe, firma y sella original y copia del memorando de remisión, acompañado del formulario Transferencia de Documentos, en original y copia, anexo a la documentación transferida. 4.2 Entrega a la División de General la documentación antes detallada, para su revisión y proceso. 5.1 Recibe de la Dirección del Centro de Recursos Múltiples, la documentación descrita en el paso 4.1. 5.2 Devuelve a la unidad remitente copia firmada del memorando de remisión, y retiene temporalmente original y copia del formulario Transferencia de Documentos. 5.3 Verifica los expedientes físicamente recibidos, contra el formulario Transferencia de Documentos, y procede de acuerdo a: 5.3.1 Si la información relacionada de los expedientes es igual al físico, archiva original del formulario de transferencia por correlativo de inventario de programas y subprogramas, y devuelve copia firmada del formulario a la unidad remitente. 5.3.2 Si la información relacionada de los expedientes presenta discrepancia o se detecta la falta de algún(os) expediente (s), se indica en la copia del formulario Transferencia de Documentos y se devuelve a la unidad remitente, a fin de solventar la situación, según el caso. Archiva original del formulario una vez recibida la documentación faltante. 5.4 Verifica que la codificación asignada a cada expediente sea igual a la establecida en el Sistema Automatizado de Clasificación, creado por la División de General. 5.5 Procesa la información a través de la base de datos DOCUME, y ubica en estantería los expedientes recibidos. DEPÓSITO LEGAL ppo 197907DF2 ISSN 1316-7066 AÑO 2004 - TRIMESTRE 3 Número 010 Extraordinario Caracas, 29 de julio de 2004 www.una.edu.ve San Bernardino CARACAS VENEZUELA Publicada en Gaceta Universitaria Nº 001 Extraordinario Tarifa sujeta a Resolución CS 001 de fecha 12 de marzo de 2003 Esta Gaceta contiene 12 páginas. Precio Bs. 2.400 Resolución Nº CS 001/2003 Reglamento sobre Publicaciones Oficiales de la Universidad Nacional Abierta Artículo 4. La edición de la Gaceta Universitaria estará bajo la responsabilidad del secretario de la Universidad. A tal efecto, tendrá las siguientes atribuciones: 1. Fijar la cantidad regular de ejemplares que habrá de imprimirse para cada edición ordinaria o extraordinaria de la Gaceta, así como los tirajes adicionales que fueren necesarios. 2. Fijar el precio de venta que tendrá la Gaceta Universitaria, mediante la fijación de un precio por folio. 3. Determinar la cantidad de ejemplares que se distribuirán gratuitamente, y los destinatarios de los mismos. 4. Supervisar el contenido de cada edición. 5. Determinar el formato que se utilizará para la edición de cada publicación oficial. La Rectora La Secretaria MARUJA ROMERO YÉPEZ ROSE MARY DIAZ DEL VALLE Impreso en el Taller de Reproducción de la Universidad Nacional Abierta