POLÍTICA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE INTÉRPRETE PROPÓSITO Delinear los procedimientos para solicitar servicios de interpretación para individuos con dominio limitado del inglés o para solicitar servicios de interpretación en lenguaje de señas americano. ALCANCE Está política abarca los siguientes sitios: los hospitales Ronald Reagan UCLA Medical Center, Resnick Neuropsychiatric Hospital y Santa Monica-UCLA Medical Center y todos los demás planteles, consultorios y establecimientos autorizados (denominados ). POLÍTICA SERVICIOS DE INTÉRPRETE El brinda servicios de interpretación a todo paciente hospitalizado, ambulatorio y a los visitantes. Se hace todo esfuerzo para prestar los servicios en cualquier idioma en persona, por videoconferencia o por vía telefónica (esta última opción está disponible 24/7). Los servicios de intérpretes persona, por video y para lenguaje de señas americano están disponibles durante horas hábiles normales. Después de horas hábiles, los servicios de interpretación en lenguaje de señas americano por videoconferencia están disponibles siempre que sea posible. En caso de que no estén disponibles los servicios en lenguaje de señas americano en persona o por videoconferencia, todo lo posible se hará por obtener un intérprete contratado. Se ofrecen servicios de traducción de ciertos documentos médicos, correspondencia e información para pacientes. Dependiendo de la disponibilidad de los servicios de traducción internos, algunas solicitudes para estos servicios se remitirán a agencias externas y a traductores autónomos. PROCEDIMIENTOS I. Prestación de servicios Todo esfuerzo se hará por suministrar servicios de interpretación cuando lo solicite un paciente o cuando el personal determine que se necesita dicho servicio. Si existe alguna dificultad para identificar el idioma principal, se pueden utilizar herramientas tales como las tarjetas para la identificación de idiomas y 1
las denominadas tarjetas I Speak a fin de determinar el idioma del paciente (Att. A). Se recomienda el uso de un intérprete en las siguientes situaciones: A. Durante el proceso para el consentimiento informado B. Al recopilar el historial médico C. Juntas familiares, incluyendo las juntas para la toma de decisiones o las relacionadas con el plan de cuidados sanitarios D. Adiestramiento en preparación para el alta médica E. Conversaciones relacionadas con la planificación del alta médica F. Cualquier momento que se detecte alguna dificultad para comunicar información esencial. II. Cómo solicitar un intérprete Si una unidad o departamento no cuenta con un miembro del personal capacitado para interpretar, deberán solicitar un intérprete siguiendo los pasos delineados en la tabla a continuación. De ser posibles, es preferible avisar con antelación cuando se requiera un intérprete en persona. (La sección V aborda el proceso de capacitación para el personal). A. Para solicitar un intérprete RR UCLA MC & R-NPH Lunes Viernes (durante horas hábiles) Llamar al departamento de servicios de intérprete Después de horas hábiles, fines de semana y días feriados 310-267-8001 Llamar al supervisor de enfermería del turno vespertino 310-825-6301 Todas las solicitudes para los servicios de interpretación en persona deben canalizarse por medio del departamento de servicios de intérprete, con la excepción de aquellas solicitudes que surjan después de horas hábiles, en fin de semana o en días feriados. 2
SM UCLA MC 24/7 Incluyendo días feriados Llamar al departamento de comunicación hospitalaria 96700 Al departamento solicitante se le pedirá la siguiente información: A. Hora a la que se necesita al intérprete B. Nombre del departamento solicitante C. Número de teléfono del solicitante D. Nombre y número de expediente médico del paciente E. Ubicación F. Duración de la consulta G. Idioma que se solicita La solicitud se registrará y confirmará. Un miembro del personal hospitalario que no cuente con el código de acceso para el servicio de intérprete telefónico y necesite solicitar este servicio después de horas hábiles, en fin de semana, días feriados o en cualquier otro momento cuando no haya intérpretes de plantilla disponibles, debe comunicarse con el supervisor de enfermería del turno vespertino, en el caso de Westwood, o con el departamento de comunicación hospitalaria, en el caso de Santa Monica, para solicitar dicho servicio. B. Para solicitar un intérprete de lenguaje de señas americano para un paciente o visitante sordo, sordociego o con impedimento auditivo El personal puede valerse de un intérprete de lenguaje de señas americano en persona o por videoconferencia, de un teléfono de texto o TDD, o del Servicio de Retransmisión de California para comunicarse con un individuo sordo o con impedimento auditivo y de un intérprete en persona para comunicarse con un individuo sordociego. 3
RR UCLA MC & R-NPH Lunes Viernes (durante horas hábiles) Llamar al departamento de servicios de intérprete SM UCLA MC Después de horas hábiles, fines de semana y días feriados 310-267-8001 Llamar al supervisor de enfermería del turno vespertino 310-825-6301 Todas las solicitudes para los servicios de interpretación en persona deben canalizarse por medio del departamento de servicios de intérprete, con la excepción de aquellas solicitudes que surjan después de horas hábiles, en fin de semana o en días feriados. 24/7 Incluyendo días feriados Llamar al departamento de comunicación hospitalaria 96700 C. Cómo utilizar un teléfono de texto, o TDD, para comunicarse con individuos sordos Un teléfono de texto, conocido como TDD (por sus siglas en inglés, Telecommunication Device for the Deaf) se puede utilizar para llamar a otro TDD o para llamar al Servicio de Retransmisión de California marcando el 711. Para utilizar el teléfono TDD para uso público, marque el número deseado. Una vez que se establezca la conexión TDD, el teclado se abrirá automáticamente. Coloque el auricular en la base y continúe con la llamada. Cuando utilice un TDD de mesa, coloque el auricular sobre la base. Para llamar, marque directamente usando su teléfono o el teclado del TDD. Una vez establecida la conexión, podrá leer el mensaje entrante. Envíe su mensaje usando el teclado. Ubicaciones de los teléfonos TTY/TDD: RRUCLA - Departamento de comunicación hospitalaria - Teléfonos de paga, 1 er piso de RRUCLA 4
- Sala de urgencias de RRUCLA - Mostrador de información este en RRUCLA - Departamento de servicios de intérprete - Edificio 200 Medical Plaza - Ubicaciones de los teléfonos TTY/TDD: SMUCLA - Departamento de comunicación hospitalaria D. Cómo utilizar el Servicio de Retransmisión de California (CRS, por sus siglas in inglés) para comunicarse con individuos sordos El CRS es un servicio telefónico por medio del cual un operador lo comunica con un individuo sordo y transmite su mensaje por teléfono. Cuando necesite hacer una llamada a un individuo sordo, llame al servicio CRS marcando el 711. Antes de llamar al CRS, tenga listo el número de teléfono del individuo sordo para dárselo a la operadora. La operadora marcará el número. Le explicará brevemente cómo utilizar el servicio de retransmisión. E. Agencias contratadas Idiomas hablados Pacific Interpreters www.pacificinterpreters.com (800) 264-1552 LD Interpreting Inc. (714) 580-6001 Lenguaje de señas americano Accommodating Ideas www.ai-ada.com (800) 257-1783 o (818) 752-3320 Links www.linksinterpreting.com (888) 742-0070 o (562) 436-5559 5
III. Uso de parientes o amigos como intérpretes A. El no debe exigir que un paciente con dominio limitado del inglés utilice amigos, niños menores de edad o parientes como intérpretes. B. Puede que algunos pacientes con dominio limitado del inglés se sientan más cómodos cuando un pariente o amigo de confianza funge como intérprete. Si un paciente desea elegir a quién utilizará como intérprete, dicho deseo debe respetarse. Si existen preocupaciones en cuanto al uso de un pariente o amigo como intérprete (en otras palabras, si hay conflicto de interés o falta de competencia) el centro médico puede pedir que se utilice un intérprete capacitado y competente para asegurar una interpretación exacta. Se prohíbe que los niños menores de 15 años de edad funjan como intérpretes en un contexto médico. Los menores entre las edades de 15 a 18 pueden fungir como intérpretes únicamente en casos de urgencia. IV. Documentación Toda solicitud para servicios de intérprete que se canalice por medio del departamento de servicios de intérprete se documentará en la base datos del departamento. Se recomienda que los profesionales sanitarios y el personal documenten el uso de un intérprete en el expediente médico electrónico del paciente siempre que se utilice un intérprete en persona, por vía telefónica o por videoconferencia. V. Capacitación de miembros del personal Si un miembro del personal desea fungir como intérprete de español, deben de cumplir con la formación completando de forma exitosa el programa de capacitación para intérpretes voluntarios, conocido en inglés como el Employee Volunteer Interpreter Training Program (EVIP). Este programa capacita únicamente a los empleados hispanohablantes. El empleado debe aprobar el curso a fin de demonstrar su dominio del idioma. El departamento de servicios de intérprete conservará una lista de empleados capacitados que hayan completado el curso de forma exitosa. Además del gafete de identificación del empleado, los intérpretes que hayan sido capacitados deberán portar el gafete 6
que los identifique como intérpretes médicos voluntarios capacitados. En inglés dicho gafete contiene el siguiente título: Qualified Volunteer Medical Interpreter. Esto servirá para identificar correctamente a aquellos empleados que estén capacitados para fungir como intérpretes de español únicamente dentro de sus respectivos departamentos/unidades. VI. Capacitación para intérpretes voluntarios que no forman parte del personal de UCLA Si un voluntario desea fungir como intérprete este deberá superar un examen oral y completar una formación con un intérprete profesional a fin de reunir los requisitos para interpretar para pacientes y profesionales sanitarios. VII. Formularios Cuando el personal hospitalario les suministre a los pacientes los formularios de consentimiento informado y de las condiciones de ingreso, éstos deberán estar escritos en un idioma que el paciente entienda o deberán ser traducidos a la vista en dicho idioma. El departamento de servicios de intérprete puede hacer arreglos para la traducción de formularios cuando un departamento lo solicite. VIII. Servicios de paciente ambulatorio del hospital UCLA NPH A. Si un paciente solicita servicios de interpretación en un idioma que prefiera o si tiene alguna necesidad cultural, el personal de ACCESS deberá documentar está información en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos. B. El paciente será asignado con el miembro del personal que mejor pueda satisfacer las necesidades lingüísticas o culturales del paciente. 1. Si no hay un miembro del personal que pueda hablar el idioma preferido por el paciente y/o pueda satisfacer sus necesidades culturales, el paciente puede ser remitido a una agencia externa adecuada o puede utilizar un intérprete fuera del programa. 2. Cuando se expida una remisión, el personal que realice la remisión debe documentar en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos el nombre de la agencia a la que se remita al paciente. 7
a) La agencia que reciba al paciente deberá suministrarle al personal remitente una confirmación de que la remisión se completó y deberá documentarlo en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos o en algún otro registro parecido. b) Si el paciente no cumplió con la cita programada, el personal remitente deberá darle seguimiento y documentarlos en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos. 3) Cuando se utilicen los servicios de interpretación de una agencia externa, el personal del programa debe seleccionar un intérprete que mejor satisfaga las necesidades del paciente y deberá registrar la fecha y hora de la cita en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos. a) Si no hay ningún intérprete disponible en el idioma preferido por el paciente, el personal a cargo puede llamar al 800-854-7771 (24 horas al día, 7 días a la semana) y documentar esto en el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos. C. El día primero de cada mes, el Registro de remisiones para servicios de salud psíquica para un idioma y cultura específicos debe enviarse al director de gestión de calidad. 1. El director de gestión de calidad deberá enviar este registro por fax al Departamento de Salud Psíquica para el quinto día de cada mes, según lo requerido. FORMULARIOS Interpreter Service Documentation Form # 10379 (Att. B) REFERENCIAS AB775 (YEE) Limit Children Interpreters in Medical Settings California Health and Safety Code 1259 22 CCR 70721 TJC IM 6.20 Office for Civil Rights Guidelines for Patients with Limited English Proficiency 1351 Hearing Impaired Patient, Guidelines 1427 Visually Impaired Patients, Guidelines 8
CONTACT: Manager, Office of the Patient Experience / Interpreter Services HISTORIAL DE REVISIÓN Fecha de entrada en vigor: October 1, 1992 Fecha de revisiónes: October 1, 1993, 1994; April 6, 1998, September 27, 1999, April 26, 2001, February 5, 2003, March 14, 2003, April 1, 2004, January 25, 2007, May 27, 2009, June 24, 2009, August 26, 2009, September 23, 2009, June 27, 2012, February 27, 2013, April 24, 2013, June 22, 2016 Fecha de revisión: April 1, 2004, July 28, 2005, September 26, 2006, December 15, 2006 February 22, 2007, March 2008, October 22, 2009, July 31, 2012, February 28, 2013, May 31, 2013, July 29, 2016 APROBADO POR Johnese Spisso, RN, MPA Presidente y Directora general UCLA Health System Earl G. Freymiller, M.D., D.M.D. Jefe de personal Ronald Reagan UCLA Medical Center Roger M. Lee, M.D. Jefe de personal Santa Monica-UCLA Medical Center and Orthopaedic hospital Robert Suddath, M.D. Jefe de personal Resnick Neuropsychiatric Hospital at UCLA 9
Apéndice A - Tarjeta I Speak Card y tarjeta de identificación de idiomas (pp. 8-9) 10
11
Appendix B UCLA Form # 10379 12