1. LOS PROGRAMAS DE OFFICE E n cualquier tipo de empresa o negocio se maneja una gran cantidad de información: citas, mensajes, formularios, encuestas, faxes, listas, informes, propuestas, albaranes, facturas, previsiones, folletos, agendas, gráficos, memorandos, currículos, etc. Toda esta información es muy importante para la empresa, ya que se utiliza para tomar decisiones, como por ejemplo, qué comprar o qué vender y cuándo hay que hacerlo. Para manejar toda esta información más fácil y eficazmente, puedes utilizar la suite Microsoft Office, que es un conjunto de aplicaciones con las que podrás utilizar mejor la información de una empresa, crear distintos tipos de documentos, buscar datos... Qué ocurre si no tienes una empresa o negocio? Para qué te sirve Microsoft Office? También puedes utilizar las aplicaciones de Office en otras actividades, como escribir cartas, sobres, correo electrónico, llevar la contabilidad de la casa, hacer apuntes y trabajos para el colegio y otras muchas cosas. Cuando conozcas Office, tú mismo encontrarás algo en que aplicarlo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Microsoft a lo largo de los años ha creado ya varias versiones de Office, siendo Office 2013 la versión que aquí veremos. Qué es Microsoft Office 365? Las aplicaciones de Office pueden obtenerse ahora de dos formas distintas: Comprando Microsoft Office para instalar las aplicaciones en un único ordenador, con lo que se obtiene una licencia de uso perpetuo. Eligiendo el servicio de suscripción, con lo que se obtiene una licencia de uso durante el tiempo que se mantenga. Normalmente, de esta forma se paga una cuota mensual o anual. Este segundo sistema en el que se paga por el uso, se conoce como "Office 365". La ventaja principal de este sistema es que podemos instalar las aplicaciones de Office hasta en 5 equipos o dispositivos, además de obtener siempre la última versión de las aplicaciones. En función del uso que se le va a dar a Office, te interesará una forma u otra de obtener esta suite ofimática. Por ejemplo, para una familia en la que se debe instalar en varios equipos o dispositivos, posiblemente una suscripción a Office 365 para estudiantes o para el hogar es lo más adecuado, ya que se podrá instalar hasta en 5 equipos distintos. Sin embargo, si deseas obtener la suite para instalarla únicamente en un equipo y quieres tener así una licencia perpetua (no tener que pagar por suscripción sino únicamente una vez), entonces te interesa obtener una licencia tradicional de Office. 2
Office 2013 se vende en distintas ediciones, cada una preparada para un modo o forma de trabajo (estudiantes, hogar, pequeña empresa...). Cada edición tiene distintas aplicaciones. Veamos las principales aplicaciones que hay en la edición Office Professional 2013. Microsoft Word: es un potente procesador de textos para hacer documentos en los que puedes escribir texto, crear tablas, colocar gráficos, imágenes, etc., de una forma sencilla y amena. Podrás hacer informes, cartas, boletines, memorándums, páginas web, fax, etc. Microsoft Excel: hoja de cálculo con la que podrás hacer tareas que necesiten cálculos, como facturaciones, planes de amortización, presupuestos, llevar la contabilidad de la casa, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Microsoft Access: sistema de administración de bases de datos para poder guardar, clasificar y relacionar distintos tipos de datos y así poder obtener otro tipo de información que te puede ser útil. Por ejemplo, puedes tener todos los datos de tus películas de vídeo y DVD en una base de datos y, a partir de estos datos, gestionar las que has dejado a tus amigos, obtener una lista de las que son de ciencia ficción, comedias, etc. Al presentar un producto, hablar de algo en una conferencia o exponer un trabajo en el colegio, puedes comunicar tus ideas de una forma más clara, sencilla y divertida si además de hablar, muestras imágenes, animaciones, gráficos, sonido, etc. Todo esto lo puedes hacer con Microsoft PowerPoint. Cuando tienes muchas cosas que hacer, te tienes que organizar un poco. Microsoft Outlook te puede servir para planificar las tareas, citas, reuniones, actualizar tu agenda y controlar los mensajes de tu correo electrónico. 4
Microsoft Publisher: aplicación de autoedición que se utiliza para la creación y diseño de diferentes tipos de publicaciones: material para publicidad o marketing, folletos, catálogos, anuncios, trípticos, etc. Además de estos programas principales hay alguno complementario más, como OneNote, que sirve para organizar, trabajar y compartir notas u otro tipo de información, o InfoPath, que crea formularios para recoger información de distintos usuarios. Uno de los temas estrella del mundo informático en la actualidad es Internet. Esta "red de redes" permite tener al alcance de tu ordenador prácticamente cualquier información que necesites, sin importar dónde se pueda encontrar. Pues bien, los programas de Office 2013 están preparados para incorporar tecnología de Internet. Por ejemplo, puedes abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en Internet, aplicar seguridad a tus documentos para que solo los usuarios que indiques puedan ver su contenido o hacer cambios en ellos, etc. Pero con Office 2013, Microsoft quiere ir más allá y ha preparado este conjunto de aplicaciones para poder utilizar el almacenamiento "en la nube". Con Office 2013 ahora podremos empezar a crear un documento en nuestro PC de la oficina y acabarlo con nuestro tablet o portátil una vez en casa. En cualquier caso, la experiencia del uso de las aplicaciones será similar, independientemente del dispositivo que utilicemos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Para ello, los documentos podrán guardarse en el espacio "en la nube" de Microsoft, que se conoce como el servicio SkyDrive. Windows 8, SkyDrive y Office 2013 son los pilares de esta apuesta de Microsoft por la movilidad. 2. EL ENTORNO DE TRABAJO P ara continuar con la introducción a los programas de la suite informática Microsoft Office 2013, vamos a ver el aspecto general que presentan estas aplicaciones, describiendo los distintos elementos de su entorno. Puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de Office desde la pantalla de Inicio de Windows. La primera vez que pones en marcha Office, te puede indicar que selecciones el formato de archivo predeterminado para sus programas. Las opciones disponibles están descritas en el cuadro de diálogo. 6
Aunque esta característica la puedes configurar cuando quieras desde las opciones de cada aplicación, normalmente elegirás la opción Formatos Office Open XML, ya que es el formato que permite el uso de todas las funciones de Office y el que normalmente elegirás. Seguidamente deberás seguir un pequeño asistente para personalizar el uso de la aplicación. Por ejemplo, lo primero que se te muestra es un vídeo donde queda de manifiesto la filosofía que hay detrás de Office 2013 y que ya hemos comentado al hablar del almacenamiento en la nube y la movilidad como claves del producto. En la figura siguiente puedes ver la aplicación Word ya lista para que empieces a escribir la carta, informe, trabajo o tipo de documento que quieras. Y para ello nos muestra un conjunto de plantillas que podremos utilizar o bien elegir crear un documento desde cero, que es lo que vamos a hacer ahora. Lo primero que vamos a ver es el entorno de las distintas aplicaciones de Office, es decir, la interfaz de usuario, el diseño de la ventana de los programas, la distribución de los comandos, la ubicación de las distintas herramientas y elementos que nos permiten trabajar con la aplicación. En la imagen de la página siguiente vemos que en la parte superior de la ventana de Word puedes ver la Cinta de opciones. Este elemento está compuesto por distintas fichas o pestañas, organizadas según lo que quieras hacer en cada momento (insertar distintos elementos, cambiar el diseño de la página, etc.). Si haces clic en una pestaña, podrás ver los comandos que están en ella. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Dentro de una pestaña, los distintos botones y controles están organizados por grupos. En la parte inferior de cada grupo puedes ver su nombre, que te indica para qué sirven los comandos de ese grupo. Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables, etc. Para ejecutar alguno de los comandos de una pestaña, solo tienes que pulsar en el botón correspondiente, seleccionar la opción en la lista desplegable, etc. Los botones o controles en los que aparezca una pequeña flecha a su lado o debajo indican que, si pulsas en dicha flecha, se desplegará una lista con distintas opciones que puedes elegir. Además de las pestañas estándar que aparecen en la Cinta de opciones, existen otras que únicamente aparecen cuando seleccionas el objeto correspondiente. Por ejemplo, al ponerte en una tabla, aparecen las pestañas que sirven para trabajar y hacer cosas con esa tabla. 8
Este tipo de herramientas que solo aparecen al seleccionar un tipo de objeto se llaman herramientas contextuales. Las distintas pestañas de este tipo de herramientas se ven resaltadas con otro color distinto al de las estándar De la misma forma, si seleccionaras una imagen, aparecerían otras pestañas que contendrían los comandos que puedes utilizar con la imagen; si seleccionaras un gráfico, aparecerían sus pestañas correspondientes, etc. De esta forma tendremos la pantalla más despejada, porque solo se muestran las pestañas importantes para lo que estás haciendo en cada momento, ocultándose cuando no son necesarias. Otra posibilidad de la Cinta de opciones es poderla minimizar, para lo que puedes pulsar el botón Minimiza la cinta de opciones que está en su esquina superior derecha o hacer doble clic sobre la pestaña activa. De esta forma tendrás más espacio para trabajar con el documento, como puedes ver en la figura siguiente. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Una vez minimizada la Cinta de opciones, si haces clic sobre una pestaña, se mostrarán los botones y comandos que están dentro de ella, para poderlos ejecutar. Si quieres volver a tener la Cinta de opciones como antes, haz doble clic en una pestaña. En lugar de utilizar el ratón para acceder a los distintos elementos de la Cinta de opciones, también puedes utilizar el teclado, a través de lo que se llaman las sugerencias de teclas. Para utilizar el teclado, pulsa la tecla Alt, con lo que podrás ver las teclas correspondientes en las pestañas de la Cinta de opciones. Tras pulsar la tecla correspondiente a la pestaña, aparecerán las teclas de los botones, para que puedas pulsar la teclas o teclas de lo que quieras hacer. Si, tras pulsar la tecla Alt, quieres cancelar el acceso a un comando con el teclado, pulsa la tecla Esc. Si estás viendo las teclas de los comandos de una pestaña, esta tecla Esc también sirve para volver atrás y ver las teclas asociadas a las pestañas de la Cinta de opciones. En versiones anteriores de Office podías ejecutar algunos comandos pulsando Ctrl y alguna tecla más (por ejemplo, Ctrl + C para copiar y Ctrl + V para pegar). Puedes seguir utilizando estas combinaciones de teclas en Office 2013. 10
El aspecto general es similar al de la versión anterior (Office 2010), aunque cambia bastante respecto de otras versiones más antiguas. Si conoces o has trabajado anteriormente con algún programa de Office es fácil acostumbrarte a este entorno de trabajo. La pestaña Archivo se muestra resaltada en un color distinto para cada programa de Office. 3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO V amos a continuar viendo otros elementos del entorno de los programas de Office. Desde la pestaña Archivo, que está en la parte superior izquierda de la Cinta de opciones, puedes acceder a la vista Backstage, que tiene comandos relacionados con el trabajo con documentos: abrir, guardar, imprimir, etc. Esta vista Backstage tiene comandos que se usan para hacer cosas con un documento, mientras que la Cinta de opciones tiene comandos que se usan para trabajar en un documento. En esta vista aparecen dos secciones principales: en el panel de la izquierda se muestra lo que puedes hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que en la sección derecha aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. En principio puedes ver la sección Información, que muestra distintas propiedades generales del documento y comandos relacionados con el mismo (Proteger, Desproteger, Administrar versiones, etc.). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Desde la opción Nuevo tienes las opciones disponibles para crear nuevos documentos, tanto en blanco como utilizando alguna de las plantillas proporcionadas por Office. Desde la opción Guardar como puedes guardar el documento en distintos formatos y ubicaciones. Por ejemplo, podrás guardarlo en una carpeta de tu equipo o en el espacio disponible "en la nube" a través del servicio SkyDrive. En el apartado Compartir podrás compartir el documento con el que estás trabajando en la aplicación de Office. Por ejemplo, se puede crear un enlace a un documento subido en SkyDrive para que otros usuarios puedan descargárselo y trabajar con él. También está la opción más tradicional de enviar el documento adjunto en un mensaje de correo electrónico. Y en Exportar podrás obtener un PDF a partir del documento en el que estás trabajando. El comando Opciones se encuentra en todos los programas de Office y se utiliza para acceder a las opciones generales, que sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del programa. Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de las categorías de la parte izquierda de la ventana podrás ver sus opciones. 12
Algunas opciones muestran el icono al lado. Si colocas el puntero del ratón en este icono, aparecerá un texto de ayuda que te indica para qué sirve esa opción. Por ejemplo, en la categoría Mostrar están varias opciones que sirven para indicar cómo se debe mostrar el documento en la pantalla o al imprimirlo en papel (mostrar marcas de formato en pantalla, imprimir o no imprimir los colores, dibujos, propiedades del documento, etc.). Muchas veces no es necesario cambiar estas opciones porque los programas de Office las establecen a los valores más comunes. De todas formas, algunas veces puede ser conveniente cambiarlas, para adaptar el funcionamiento del programa a tus gustos. En la parte superior izquierda de la ventana de Word, al lado del icono del programa, puedes ver la Barra de herramientas de acceso rápido, en la que aparecen algunos comandos que se suelen utilizar muchas veces. En principio aparecen los botones de Guardar, Deshacer y Rehacer (o Repetir, según la última acción efectuada), aunque puedes añadir los botones que uses más a menudo, para poder acceder a ellos más rápidamente. Además, encontramos en esta barra el botón Modo mouse/toque, que permite modificar el aspecto de la Cinta de opciones para el caso de que trabajes con un ratón y teclado o con una pantalla táctil. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13
Así, si estás trabajando con un dispositivo táctil, con este botón podrás hacer que los botones que se encuentran en la Cinta de opciones tengan más espacio entre ellos, para facilitar la pulsación en dichos botones con los dedos de la mano o con un marcador. Desde el menú al que da acceso el botón Personalizar la barra de herramientas de inicio rápido puedes activar o desactivar los botones, según quieras que aparezcan o no en esta barra. Por ejemplo, desde la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás seleccionar los comandos de entre todos los existentes en el programa. Aunque también puedes hacer lo propio a través de la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de opciones general (recuerda que puedes acceder a este cuadro a través de la Vista Backstage a la que da acceso la pestaña Archivo). Obsérvalo en la figura siguiente. Desde esta sección puedes personalizar la Cinta de opciones, creando pestañas y grupos de comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o con la organización que quieras. Puedes utilizar los botones Nueva pestaña, Nuevo grupo y Cambiar nombre para personalizar la Cinta de opciones. 14
A continuación, selecciona los comandos desde la lista de la parte izquierda, selecciona el grupo adecuado y utilizar el botón Agregar para incluirlos en dicho grupo. Ten en cuenta que, aunque puedes añadir comandos para personalizar grupos de comandos, no puedes cambiar las pestañas y los grupos predeterminados de Office. Los grupos que no pueden modificarse se muestran en un color gris en la lista derecha de esta sección. Por otro lado, además de utilizar los distintos botones y comandos de la Cinta de opciones, es posible utilizar un cuadro de diálogo. Cuando en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos puedas ver este botón, esto indica que puedes pulsar en él para que se abra un cuadro de diálogo o una ventana con opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con este grupo. Muchas veces estos cuadros de diálogo son parecidos a los de versiones anteriores de los programas de Office, por lo que, si has trabajado ya con alguna versión anterior, podrás ver que las opciones son muy parecidas o las mismas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 15
4. VISTAS PREVIAS ACTIVAS O tra característica común de los programas de Office que puede resultar de mucha utilidad es la vista previa activa. La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla. Esto quiere decir que puedes ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas opciones. Si te gusta cómo queda, selecciona la opción para aplicarla; si no, prueba con otras opciones. En la figura siguiente puedes ver un ejemplo. Se están utilizando los distintos estilos de Word para modificar el aspecto del texto. Podemos situar el puntero del ratón (sin pulsar) en esos estilos y vemos cómo quedaría el texto con cada uno de ellos. Las galerías hacen más sencillo el trabajo, aunque, si quieres personalizar más los resultados, sigues teniendo a tu disposición cuadros de diálogo y otras ventanas desde las que se tiene más control sobre lo que quieres hacer. Esto puede hacer más fácil elegir las distintas opciones, aparte de ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de crear el documento. Al desplegar esta lista también hemos visto otra de las características del entorno de los programas de Office: las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista, en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento. Por ejemplo, en la lista anterior podías ver el aspecto (color, tamaño, etc.) del texto al aplicarle cada uno de los estilos. Las galerías ayudan a la hora de elegir una determinada opción, ya que es más fácil elegir uno de los posibles resultados que introducir las distintas opciones en un cuadro de diálogo. Todos estos elementos del entorno que hemos visto son comunes a los distintos programas de Office, aunque cada uno tiene ciertas características propias: pestañas de la Cinta de opciones, comandos, etc. 16
5. SALIR DEL PROGRAMA U na vez has terminado de trabajar con el programa de Office o con el documento, puedes cerrar el programa o cerrar el documento de varias formas. Con la opción Cerrar de esta vista Backstage cerrarás el documento en el que estés trabajando. Si has hecho algún cambio en el documento, el programa te preguntará si quieres guardar los cambios antes de cerrarlo. También puedes cerrar el documento actual con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa. Si el documento es el único que tenías abierto con el programa, este también se cerrará. Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el documento. Aunque cierres el archivo sin guardarlo, se guarda una versión temporal del mismo, de forma que puedes recuperarlo más adelante. Esto puede ser útil si por error cierras sin guardar un archivo. Esta posibilidad depende de la configuración de autorecuperación que esté establecida entre las opciones de la aplicación. Finalmente, para cerrar Word, utiliza también el botón Cerrar de la esquina superior derecha. Con todo lo que hemos visto te habrás podido hacer una idea del entorno y de los distintos elementos que te encontrarás con los programas de Office, ya que comparten muchos de los elementos en la ventana de trabajo, el uso de la Cinta de opciones, la vista Backstage, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 17
No te preocupes si no has entendido algo de lo que hemos hecho, porque simplemente se trata de que empieces a acostumbrarte al entorno de los programas. Más adelante iremos viendo todas las cosas que necesitas para crear tus propios documentos. 18