SECRETARÍA DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS. MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE CONVOCATORIAS PARA ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 1
Índice Sección Tema Pág. I Introducción 2 II Objetivo 3 III Definiciones 3 IV Marco legal 3 V Integración 4 VI Funciones del Subcomité 5 VII Políticas de Operación 6 I. Introducción El presente manual se elaboró a fin de establecer una instancia regulatoria que apoye a la realización de adquisiciones y arrendamientos y servicios en forma ágil, oportuna y con estricto apego al cumplimiento de los principios de actuación previstos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, relativos a la eficiencia, eficacia, honradez, imparcialidad, economía y transparencia en los diversos procesos de adjudicación, así como la normatividad vigente en la materia. El manual tiene como propósito definir y establecer los elementos y características para la operación del Subcomité Revisor de Convocatorias para Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, el cual como Órgano Colegiado e Interdisciplinario, revisará las Convocatorias de los bienes y/o servicios que requieran las áreas, a fin de apoyarlas en el cumplimiento de los objetivos institucionales. El comité revisor de convocatorias, es por definición un Órgano Colegiado de participación plural, con capacidad de análisis y de resolución técnica, administrativa y operativa, responsable de tomar las decisiones sobre la materia que aseguren las mejores condiciones de abastecimiento de bienes, arrendamientos y servicios mediante el procedimiento de Licitación Pública o Invitación a Cuando Menos Tres Personas en la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas, así como de promover y vigilar que las áreas adscritas a ésta, cumplan con las normas vigentes en la materia. Se constituye como un instrumento de apoyo para que las adquisiciones de bienes, arrendamientos y servicios se lleven a cabo, por regla general, a través de Licitaciones Públicas, a fin de dar cumplimiento al mandato del artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, ya que su creación obedece a la necesidad de que los recursos económicos disponibles, sean administrados con eficiencia, eficacia, honradez e imparcialidad, 2
II. atendiendo a las mejores condiciones de calidad, precios y oportunidad, para alcanzar los objetivos a que se encuentran destinados, asegurando las mejores condiciones para el estado. Las contrataciones de bienes, arrendamientos y servicios de todo tipo, se adjudicarán o llevaran a cabo a través de licitaciones públicas mediante convocatoria pública para que libremente se presenten proposiciones solventes por medio de CompraNet o en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Objetivos Describir los mecanismos necesarios y los elementos normativos en los que se deberán basar los integrantes del Subcomité para verificar que las Convocatorias de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y demás disposiciones relativas a las adquisiciones de bienes, contratación de servicios y arrendamientos. Revisar el contenido y, en su caso, emitir opiniones, recomendaciones, y su autorización para las Convocatorias, Anexos Técnicos y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación que se realicen a través de Licitaciones Públicas e Invitaciones. Establecer las funciones, obligaciones y alcances de los Miembros del Subcomité. Coadyuvar a que los procedimientos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se realicen con honestidad y transparencia. III. Definiciones Para la aplicación de este manual se entenderá por: Ley: Reglamento: A la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. A el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. CONANP: Subcomité: Área solicitante: Área técnica: A la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas Al Subcomité Revisor de Convocatorias para los diferentes procedimientos para la adquisición de bienes, arrendamientos y servicios de la CONANP. La que de acuerdo a sus necesidades requiera la contratación de bienes, arrendamientos o servicios. La que establezca especificaciones y normas de carácter técnico. IV. Marco legal Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 3
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley federal de procedimiento administrativo. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente. Reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, circulares o cualquier otro, a través de los cuales se establezcan disposiciones relativas a criterios, en materia de adquisición de bienes, arrendamientos y contratación de servicios, en vigor. Políticas, Bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas. Clasificador por objeto del gasto. V. Integración El Subcomité se integrará por los servidores públicos siguientes: Presidente Secretario Ejecutivo: Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Adquisiciones y Obra Pública. Jefe de Departamento Adscrito a la DEAEI Vocales: Subdirector de Recursos Financieros. Represente del Área Técnica solicitante Invitado: Asesores: Representante(s) del área solicitante y/o servidores públicos que considere necesario convocar el Subcomité, previamente invitados por el Presidente, y cuya intervención pudiera aclarar aspectos técnicos, legales o administrativos relacionado con los asuntos sometidos a la consideración del Subcomité Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos Representante del Órgano Interno de Control El Presidente, el Secretario Ejecutivo y los Vocales, tendrán derecho a voz y voto para la toma de decisiones sobre los asuntos que se dictaminen. 4
VI. Los invitados y asesores que asistan a las sesiones para proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar, tendrán derecho a voz, pero sin voto. El Presidente tendrá voto de calidad en caso de que se presente un empate en la votación llevada a cabo en el seno del Subcomité. Cuando se ejerza el voto de calidad deberá asentarse este hecho en el acta respectiva. El Presidente, el Secretario Ejecutivo, los vocales y los asesores nombrarán a sus suplentes que deberán de ser del nivel inmediato inferior. El vocal suplente asistirá a las sesiones y realizará las funciones, únicamente en ausencia del titular y tendrá las mismas atribuciones. La ausencia del Presidente será cubierta por el Secretario Ejecutivo. Funciones del Subcomité Revisar y aprobar el modelo de convocatorias, así como formular las observaciones y recomendaciones que considere convenientes; Hacer de conocimiento general de los interesados los cambios normativos y modelos de convocatorias de licitación a las diferentes áreas que comprende la CONANP; Revisar, autorizar y, en su caso, proponer modificaciones a las Convocatorias y Anexos Técnicos de las Licitaciones Públicas o Invitaciones, con el propósito de buscar una libre participación a través de los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para la CONANP; Opinar sobre la procedencia o improcedencia en la realización de los procedimientos de Licitación Pública o Invitación, respecto de los asuntos presentados y/o, en su caso, como asunto no presentado; Proponer a las áreas solicitantes, modificaciones, adecuaciones o correcciones a las Convocatorias que se presenten en el pleno del Subcomité, con base en las características de cada asunto; Solicitar a las áreas solicitantes documentación soporte y la justificación de los asuntos que se presenten a revisión, así como la Requisición correspondiente que incluya la Suficiencia Presupuestal; Iniciar un procedimiento de Licitación Pública y/o Invitación, únicamente cuando el Subcomité haya analizado, revisado, validado y dictaminado el proyecto de Convocatoria y Anexo Técnico; Establecer y determinar que las Convocatorias que se presenten en el pleno del Subcomité contengan los requisitos mínimos establecidos en la Ley y su Reglamento; Verificar que las Preconvocatorias se hayan difundido en la página de internet de la Convocante, con los comentarios recibidos, para que, en su caso, se consideren en la elaboración de las Convocatorias; Elaborar el Anteproyecto del Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité para su presentación y, en su caso, dictaminación en el pleno del Comité; Invitar a personas externas, especialistas en el asunto a considerarse en el pleno del Subcomité, a fin de que los miembros se hagan llegar de los suficientes elementos técnicos para emitir su comentario y voto; 5
VII. Enviar a los Invitados, por separado, únicamente los documentos de los asuntos que les correspondan en el Orden del Día. Elaborar y aprobar las modificaciones al presente manual, que conforme a las convocatorias expedidas por la contraloría y demás disposiciones jurídicas y administrativas sea necesario realizar para su más adecuada integración y funcionamiento; Proponer modificaciones, adecuaciones o correcciones a las convocatorias que se le presenten, de acuerdo a las características de cada asunto y la normatividad vigente. Dar seguimiento a los acuerdos que se tomen para ser aplicados en las convocatorias de licitación, poniendo especial atención en que los presupuestos autorizados para los conceptos a licitar se ejerzan con estricto apego a lo establecido en la ley federal de presupuesto y responsabilidad hacendaria; Opinar sobre la procedencia o improcedencia de la realización de los procedimientos de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas, respecto de los asuntos presentados. Revisar y dictaminar las convocatorias de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas, presentadas ante el Subcomité, correlacionándolas con la información soporte proporcionada y con la normatividad vigente. Únicamente podrá dictaminar sobre el sentido del cuerpo de las convocatorias, en los aspectos financieros y legales, los anexos técnicos serán responsabilidad exclusiva del área solicitante, aunque podrá emitir su opinión sobre estos Coadyuvar al cumplimiento de la ley y demás disposiciones jurídicas aplicables, así como a la debida observancia de los criterios de eficacia, eficiencia, economía, imparcialidad, transparencia y honestidad. Políticas de Operación a) Presidir las Reuniones Ordinarias y/o Extraordinarias del Subcomité; b) Expedir las Órdenes del Día, así como firmar y autorizar las Convocatorias; c) Convocar a las Reuniones Ordinarias, con dos días hábiles de anticipación y cuando sea necesario, a Reuniones Extraordinarias, con un día hábil de anticipación; d) Evaluar las solicitudes de las áreas solicitantes y determinar las que deberán ser sometidas a consideración del Subcomité para su revisión y aprobación; e) Remitir a cada uno de los miembros del Subcomité el Orden del Día y la Carpeta que contiene los asuntos a tratar; f) En la primera sesión ordinaria, efectuará el análisis de las convocatorias de licitación e invitación a cuando menos tres personas y aprobará el modelo de convocatorias correspondiente. Dicha sesión deberá celebrarse en forma posterior a la primera sesión ordinaria o extraordinaria del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la CONANP. En tanto no se lleve el subcomité revisor de convocatorias, el modelo de convocatorias aprobado en el ejercicio fiscal anterior se mantendrá vigente, siempre y cuando cumpla con el marco normativo correspondiente; g) Las sesiones ordinarias y extraordinarias se llevarán a cabo válidamente cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos. Debiendo indicarse en el acta de la 6
reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sea unánime. En caso de empate quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente; h) En los casos en que no haya quórum suficiente para llevar a cabo válidamente la sesión, ésta se declarará suspendida, circunstancia que deberá asentarse en el acta que al efecto se levante; i) En ausencia del presidente del subcomité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo; j) Las convocatorias que se sometan a consideración del subcomité, se adjuntaran en medio electrónico al oficio de invitación que para tal efecto se turne; k) El área requirente de la adquisición, o el servicio de que se trate, deberá solventar las dudas y proporcionar toda la documentación e información que sea necesaria, a la fecha en la que se tenga previsto llevar a cabo la reunión; l) Los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de las convocatorias de licitación a tratar, deberán firmar el acta en la que constarán los acuerdos respectivos. Como constancia de su participación, en el que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros, así como los comentarios relevantes; m) Las decisiones que tome el subcomité serán obligatorias para sus integrantes, así como para las diversas áreas requirentes, siempre que con tal carácter deban ser emitidas de acuerdo con lo que las leyes y demás disposiciones jurídicas de la materia establezcan. n) Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente; Es responsabilidad del Presidente del Subcomité a) Autorizar el orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; b) Presidir las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias, en ausencia del Presidente del Subcomité; c) Coordinar y dirigir las reuniones del Subcomité; d) Convocar a las reuniones ordinarias por lo menos con 48 horas de anticipación y cuando sea necesario, a reuniones extraordinarias, con 24 horas de anticipación; e) Suspender, cuando se estime necesario, la sesión del Subcomité. f) Emitir voto de calidad en caso de empate; g) Registrar y vigilar que los Acuerdos se registren en el formato respectivo, y h) Emitir comentarios y votar i) Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente Es responsabilidad del Secretario Ejecutivo a) Presidir las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias, en ausencia del Presidente del Subcomité; b) Expedir las Órdenes del Día, así como firmar y autorizar las Convocatorias, en ausencia del Presidente del Subcomité; c) Ejercer las funciones y actividades del Presidente del Subcomité, en su ausencia; 7
d) Remitir a cada uno de los integrantes del Subcomité la carpeta que contenga la orden del día y la documentación de los asuntos que se tratarán; e) Tomar lista de asistencia y determinar si existe quórum; f) Levantar el acta correspondiente a cada sesión; g) Realizar las modificaciones solicitadas por los miembros del Subcomité y/o concentrar la documentación adicional necesaria, para que proceda la revisión de las convocatorias; h) Registrar los acuerdos del Subcomité, llevar un seguimiento de los mismos y verificar su cumplimiento; i) Resguardar, en forma ordenada y sistemática, la documentación inherente al funcionamiento del Subcomité; j) Efectuar las funciones que le encomiende el Presidente o el Subcomité en pleno; k) Designar a un Suplente; l) Emitir comentarios y votar, y m) Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente; Es responsabilidad de los Vocales a) Designar a un Suplente; b) Firmar la lista de asistencia; c) Analizar el Orden del Día y la Documentación Soporte; d) Asistir puntualmente y permanecer durante todo el transcurso de la sesión a la que fueron convocados; e) Revisar y verificar que las Convocatorias, Anexos Técnicos y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación, que se realicen a través de Licitaciones Públicas o Invitaciones, cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, su Reglamento y demás disposiciones relativas a las adquisiciones, arrendamientos y servicios; f) Votar, conforme a su criterio, sobre la procedencia o improcedencia de los asuntos presentados en la sesión; g) Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente, y h) Realizar las demás funciones que les sean encomendadas por el Presidente. Es responsabilidad de los asesores a) Vigilar la correcta aplicación de la normatividad vigente; b) Proporcionar orientación y asesoría respecto de los asuntos que se traten en la sesión que participen; c) Emitir comentarios y/o sugerencias respecto de las Convocatorias, Anexos Técnicos y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación que se realicen a través de Licitaciones Públicas e Invitaciones; d) Proponer, cuando a su juicio amerite, modificaciones a las Convocatorias, Anexos Técnicos que se revisen en la Reunión a la que asistan; y 8
e) Firmar la Lista de Asistencia de la Reunión a la que fueron convocados y el Acta de la Reunión correspondiente. De las obligaciones de las áreas solicitantes: a) Remitir en tiempo y forma los requisitos técnicos y demás documentos soporte necesarios, elaborados bajo su estricta responsabilidad, para integrar la Carpeta y sea sometido al Subcomité; b) Recabar y proporcionar toda la información y documentación soporte que les sea solicitada por el Subcomité; c) En asuntos de carácter informático, únicamente la Subdirección de Informática podrá presentar asuntos al Subcomité; d) Exponer al pleno del Subcomité el asunto, las convocatorias y su alcance técnico, así como todos los aspectos relevantes relacionados con la adquisición, contratación o arrendamiento que pretenda realizar; e) Realizar las modificaciones solicitadas por los miembros del Subcomité y/o entregar la documentación adicional necesaria al secretario ejecutivo, para que proceda la elaboración de las convocatorias; f) De no realizar las modificaciones solicitadas a la documentación del asunto, y habiéndose autorizado las Convocatorias y Anexos Técnicos, la responsabilidad será del área solicitante. Y de persistir las inconsistencias o que el área solicitante incluya aspectos no previstos inicialmente en el contenido de los documentos, antes de expedir la Convocatoria, el área encargada de llevar a cabo los procedimientos de contratación, informará al Subcomité para que dé por cancelado el Acuerdo correspondiente; g) De no presentar en tiempo y forma las modificaciones o los documentos requeridos por el Subcomité, el asunto se considerará como asunto no presentado y deberá presentarse nuevamente para su revisión y, en su caso, autorización del Subcomité; h) Si a consideración del Presidente y/o a petición de los Vocales se determina que el asunto sometido a consideración requiere de cambios sustanciales en la Anexo Técnico y/o documentación soporte, no permitiendo su análisis, se procederá a dar como asunto no presentado. Teniendo la obligación de presentarlo nuevamente, y i) Cuando la documentación presentada por el área solicitante, con relación al asunto que se esté analizando, en el pleno del Subcomité se consideré inconsistente y/o incompleta, se considerará como asunto no presentado, teniendo la obligación de presentarlo nuevamente. j) Los titulares de las áreas solicitantes serán los únicos responsables de que los asuntos para revisión del Subcomité sean presentados oportunamente con la debida planeación, programación y presupuestación y que cumplan con todos los requerimientos técnicos necesarios para su adquisición. Funciones y responsabilidades de los invitados: Los invitados únicamente tendrán participación en los casos en que se considere necesaria su asistencia para aclarar aspectos técnicos o administrativos, de acuerdo a lo siguiente: a) Los invitados, dentro del ámbito de su competencia, tendrán derecho a voz; 9
b) Firmar las actas o minutas de trabajo correspondientes a las sesiones del subcomité a las que hubiere asistido. De las Suplencias de sus miembros: a) Las ausencias del Presidente del Subcomité, solo serán suplidas por el Secretario Ejecutivo; b) Las ausencias del Secretario Ejecutivo, será suplida por el funcionario que él designe, con el nivel jerárquico inmediato inferior; c) La ausencia del Subdirector de Recursos Financieros será suplida por el funcionario que designe por escrito, con el nivel jerárquico inmediato inferior y solamente podrá participar en ausencia del Titular; d) Los Asesores al inicio de cada ejercicio fiscal deberán designar, preferentemente, por escrito a su(s) respectivo(s) representante(s); e) En suplencia del Titular del área solicitante, podrá ser el Servidor Público que este designe, el cual deberá tener el nivel jerárquico inmediato, siendo hasta el nivel de Subdirector de Área, y f) La responsabilidad de cada miembro con derecho a voz y voto, así como los Invitados, quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, respecto al asunto sometido en el pleno del citado Órgano Colegiado, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido, las determinaciones y opiniones de los miembros del Subcomité, no comprenden las acciones u omisiones que se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación. De las sesiones: a) El Subcomité sesionará previa convocatoria por escrito, que deberá emitir el Presidente, la cual se hará del conocimiento de los vocales y demás participantes con un mínimo de 48 horas, adjuntando la orden del día y las convocatorias correspondientes; b) Las sesiones del Subcomité sólo podrán celebrarse cuando exista quórum. La presencia del Presidente y del representante del área solicitante es indispensable, sin su asistencia no se podrá revisar el asunto en la sesión, dejándose constancia por escrito; c) Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de los miembros del Subcomité con voto, en caso de empate, quien presida la sesión tendrá voto de calidad; d) Las observaciones y correcciones solicitadas deberán ser solventadas y entregadas al secretario ejecutivo del Subcomité; e) Cuando en una sesión no se agote la totalidad de los asuntos, en la misma se señalará la fecha y hora para su continuación, debiendo asentarse en el acta correspondiente. TRANSITORIO El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Comité y su vigencia estará determinada por la Ley de la materia y todas aquellas disposiciones normativas que con posterioridad se establezcan. 10