TERMINOS DE REFERENCIA COMPRA DE DOS SERVIDORES Y 5 GIGAS DE MEMORIA RAM 1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en el artículo 209, por la Resolución UPME No 0025 de febrero de 2002 (régimen privado de contratación) y por lo contenido en estos términos de referencia. 2. INTRODUCCIÓN En el presente año la Unidad de Planeación Minero Energética UPME - está rediseñando conceptual y tecnológicamente el Sistema de Información Minero Energético Colombiano SIMEC. Para tal labor se contrató a la firma consultora GESTIONTEK, la cual a la fecha y en el marco de las labores asociadas al contrato, ha definido las especificaciones técnicas para la implementación física del sistema. Estas determinan que el Sistema deberá estar soportado en una Bodega de datos, implementada en Oracle con salida web y con conexión a un Sistema de Información Geográfico. Teniendo en cuenta lo anterior y considerando en primera instancia el hardware disponible en la Unidad, se requiere adquirir dos servidores con unas especificaciones tales que respondan al diseño propuesto por la firma consultora GESTIONTEK, y que permitan implementar adecuadamente el sistema físico del SIMEC. De igual manera se hace necesario ampliar la memoria RAM para tres servidores actuales de la Unidad. 3. OBJETIVO El objetivo del trabajo es el suministro de 5 Gb de memoria RAM y dos servidores como se describen a continuación: Ítem 1. Un servidor con las siguientes especificaciones mínimas: o Procesador Intel Xeon de 3 Ghz. o Memoria cache del procesador de 512 Megas. o 4 Gigas de Memoría RAM. o Tarjeta controladora de arreglo de discos que soporte RAID 0,1,10 y 5, con memoria cache. o Espacio en disco duro de 280 Gb expandible a 560 Gb. Los discos duros deben ser: o SCSI Ultra 320. o Capacidad Hot-Plug. o 15K RPM. o En RAID 5. o 2 tarjetas de red RJ45 de 10/100/1000. o Fuentes de poder y ventiladores redundantes.
o Unidad quemadora 52X24X52. o Unidad de 3.5 pulgadas y 1.44 Mb. o Tarjeta de video. o Teclado o Ratón o Monitor de 15 o Sistema Operativo: Linux Red Hat Advanced Server Ítem 2. Un servidor con las siguientes especificaciones mínimas: o Procesador Intel Xeon de 3 Ghz. o Memoria cache del procesador de 2 Megas. o 2 Gigas de Memoría RAM. o Tarjeta controladora de arreglo de discos que soporte RAID 0,1,10 y 5, con memoria cache. o Espacio en disco duro de 280 Gb expandible a 560 Gb. Los discos duros deben ser: o SCSI Ultra 320. o Capacidad Hot-Plug. o 15K RPM. o En RAID 5. o 2 tarjetas de red RJ45 de 10/100/1000. o Fuentes de poder y ventiladores redundantes. o Unidad quemadora 52X24X52. o Unidad de 3.5 pulgadas y 1.44 Mb. o Tarjeta de video. o Teclado o Ratón o Monitor de 15 o Sistema Operativo: Windows 2003 Server. Ítem 3. Memoria RAM para servidores de la Unidad: o 3 Gbs de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 6400 serial: 61MR601. Tiene 8 slots libres y 8 ocupados con memoria de 128 Kb. o 1 Gb de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 4400 serial: 74C1511. Tiene 6 slots libres y 2 ocupados con memoria de 512 Kb. o 1 Gb de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 4400 Serial: 44C1511. Tiene 6 slots libres y 2 ocupados con memoria de 512 Kb. 4. ALCANCE Las principales actividades a realizar por parte del contratista son las siguientes: o Suministrar, instalar y configurar los ítems mencionados. o Suministrar los medios magnéticos, manuales de operación y configuración necesarios para cada uno de los ítems.
o Suministrar garantías, facilidad en la consecución de repuestos, comunicación ágil con el proveedor, mantenimientos preventivos y correctivos, tiempos de respuesta satisfactorios a daños presentados en los equipos descritos en los ítems anteriores y demás relacionados con el soporte técnico y servicio posventa. 5. DURACION DEL TRABAJO Se ha estimado un período de 30 días calendario, contados a partir de la firma del acta de iniciación del contrato como el tiempo necesario para una correcta entrega final de los elementos. El oferente podrá ofrecer un plazo inferior a este, pero nunca superior. No se evaluarán ofertas que contemplen plazos de entrega e instalación superiores a 30 días calendario. El proponente debe presentar su oferta en pesos Colombianos, indicando el valor total de la oferta por todo concepto, incluidos los aspectos impositivos de ley, para la celebración y ejecución del Contrato, y teniendo en cuenta que no se realizan anticipos ni pagos anticipados. Todo pago estará asociado a la entrega de un producto o al desarrollo de una actividad. El valor de la propuesta debe incluir el desarrollo de todos y cada uno de los objetivos indicados en estos términos de referencia. El contratista deberá indicar el régimen tributario al cual pertenece para efectos del IVA aplicable. De igual forma, deberá presentar una propuesta de pagos, en la que el 100% pagado se alcance contra la aprobación y entrega de los productos contratados. Siguiendo directrices del Gobierno Nacional no se realizarán anticipos, ni pagos anticipados. Una vez perfeccionado el contrato, el contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. Constituye documento indispensable para los pagos acordados, la acreditación ante la Secretaría General de esta Unidad la cancelación de aportes de la seguridad social integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y parafiscales de las personas jurídicas según lo establece la Ley 789 de 2002, 797/03, Decreto 1703 y 510 de 2003 y Ley 828 de 2003. 6. PROPUESTA Toda propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias debidamente foliada y firmada y para ser evaluada es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación dentro de la propuesta técnica : la omisión de uno o más
de los mismos excluye del derecho de evaluación a la propuesta que no lo(s) presente. Certificado de existencia y representación de la sociedad proponente. Cuando el representante legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre la persona jurídica deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que este facultado para presentar oferta y firmar el contrato por el valor (*) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y del Nit de la persona jurídica Formulario de la propuesta (anexo 1) Formulario de identificación de la firma (anexo 2) Formulario de experiencia de la firma (anexo 3) Certificaciones de experiencia relacionada Formulario de soporte externo. Indicar claramente las condiciones específicas en las que se dará el soporte, tanto durante el período de garantía, como fuera de él. (Anexo 4) Costo de los equipos y detalle técnico (Anexo 5) (en pesos colombianos, únicamente), incluyendo el valor del IVA cuando a ello haya lugar. Garantía de funcionamiento tanto del fabricante del hardware, como del distribuidor, especificando los alcances y responsabilidades de cada uno de ellos. La garantía debe cubrir los trabajos de instalación realizados por el contratista. Certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal, según sea el caso, en donde conste el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales por parte de las personas jurídicas que presenten propuesta por si solas, en Unión Temporal o Consorcio (Ley 789 de 2002). Indicar expresamente en su propuesta no hallarse en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. Reconocimiento del fabricante donde manifieste que el proponente es un distribuidor autorizado. Certificación del KDC inscrito en el RUP de Cámara de Comercio: Igual o superior al monto de la propuesta Garantía de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, debidamente suscritas por el tomador, por el 10% del valor total de la oferta y vigencia de 2 meses contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La falta de suscripción (firma) de la póliza será subsanable en el momento de apertura de las propuestas,
en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante (*) Subsanable siempre que la fecha de autorización del órgano respectivo sea anterior a la fecha establecida para la presentación de la propuesta. OTROS REQUISITOS: (Pueden ser subsanables por solicitud de la UPME, durante el proceso de evaluación). La propuesta debe tener como mínimo una vigencia igual a la de la póliza de seriedad. Presentación del régimen al que se encuentra sujeto para efecto del IVA. La propuesta debe entregarse debidamente foliada (subsanable por la UPME durante el proceso de evaluación) Fotocopia del documento de identidad del representante legal (subsanable) Fotocopia de NIT No se aceptarán ni evaluarán las ofertas de equipos que no cumplan con todas las especificaciones técnicas, las cuales son consideradas como mínimas. Todas las ofertas deberán ser realizadas en pesos colombianos. No se aceptarán ni evaluarán ofertas en otra moneda. Las ofertas deberán tener una validez de sesenta (60) días como mínimo. NOTA: La falta de firma y /o suscripción de la propuesta y la falta de presentación de alguno de los documentos enumerados anteriormente, generará la no evaluación de la propuesta. 7. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser radicadas y entregadas a más tardar en el día y la hora indicada en la carta de invitación, en las oficinas de la Secretaría General de la UPME, Avenida 40 A Nº 13-09 piso 11, deberá presentarse en sobre sellado, claramente marcado. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un Acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias, prevalecerá el texto del original de la propuesta. Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma de quien suscribe la propuesta, al pie de
las mismas. Sin este requisito las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. De igual forma la Unidad, durante el proceso de evaluación podrá solicitar las aclaraciones que considere necesarias para efectos de una apropiada evaluación. 8. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Serán causales de rechazo de una propuesta, las siguientes: a). Propuesta presentada sin la firma del representante legal o sin la expresa autorización, si es presentada por otra persona. b). Propuesta presentada por correo o vía e-mail, así como las presentadas directamente en la Unidad con posterioridad a la fecha y hora determinada en los términos de referencia. c). Cuando la Unidad evidencie falsedad en la información suministrada por el proponente. d). Cuando se establezca que el proponente ha incurrido en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la ley. e). Cuando la oferta económica exceda el presupuesto oficial. f) Cuando no cumpla con los requisitos mínimos para la evaluación, indicados en el numeral 9., de estos Términos de Referencia 9. DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO El concurso se declarará desierto en los siguientes casos: a). Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo, definido como el 80% del puntaje técnico previsto. b). Cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado. c). Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la propuesta más favorable para la Unidad. 10. ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA El proponente podrá presentar por escrito a la Unidad de Planeación Energética, las inquietudes que surjan sobre los puntos a evaluar
estipulados en los términos de referencia, dentro del término indicado en la invitación a participar en el concurso. En caso de no recibir ninguna inquietud dentro de dicho plazo, la Unidad entenderá que los términos de referencia fueron debidamente interpretados y aceptados. La Unidad se reservará la posibilidad de modificar los términos de referencia, antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, de lo cual se informará a todos y cada uno de los proponentes invitados 11. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN El proceso de calificación de las propuestas para el proyecto será realizado por un comité evaluador designado para tal fin. El comité producirá un documento de evaluación en el cual se resumirán los resultados de la calificación de las ofertas recibidas, y recomendará al Director de la UPME la adjudicación correspondiente. La evaluación se realizará con base en los documentos constitutivos de la propuesta. Durante este proceso se podrá verificar la información suministrada por los oferentes, así como solicitar aclaraciones sobre la misma, sin que esta implique que el proponente puede modificar, mejorar o adicionar su propuesta una vez presentada. EVALUACION FACTOR DE EVALUACION PUNTAJE PUNTOS EVALUACION TECNICA CARACTERISTICAS TECNICAS 200 GARANTIA 100 EXPERIENCIA CERTIFICADA 100 TOTAL PUNTAJE TECNICO 400 TOTAL PUNTAJE ECONOMICO 600 TOTAL PUNTAJE 1000 La evaluación se realizará de la siguiente manera: Se verificarán las características técnicas ofrecidas. Ver Anexo 5. Las propuestas que no cumplan las especificaciones técnicas serán descartadas. Se verificará la certificación donde conste que es fabricante o distribuidor mayorista autorizado. Para este último se requiere respaldo por el fabricante. Las propuestas que no cumplan estas especificaciones quedarán descartadas.
11.1 PUNTAJE TÉCNICO 400 PUNTOS Características técnicas 200 puntos, Llenar Anexo No. 5. La Oferta que cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas, recibirá la máxima puntuación. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones técnicas no serán evaluadas, asignándose un puntaje de O Garantía 100 puntos Llenar anexo 4. Esta puntuación se asignará teniendo en cuenta cuatro factores: Duración de la garantía, número de mantenimientos preventivos, tiempo de respuesta (asistencia y solución al problema) y horario disponible de atención. El cuadro de asignación de puntaje será el siguiente, quien cumpla con las características señaladas obtendrá el máximo puntaje, los demás en forma proporcional (o inversamente proporcional, según el caso): FACTOR CARACTERISTICAS MAXIMO PUNTAJE EVALUACION Duración Garantía 3 años 25 Número Tres 25 mantenimientos preventivos anuales Tiempo de respuesta 4 horas 25 Horario atención 7 días/24 horas 25 Experiencia Certificada 100 puntos Llenar anexo No. 3, Se evaluará la experiencia certificada de la firma durante los últimos tres años en ventas y suministro de servidores. Se le asignará el mayor puntaje (100 puntos) a quien cumpla con ventas de 10 servidores en este lapso y a las demás, en forma proporcional. Se evaluarán certificaciones que especifiquen la fecha de compra, cantidad de servidores suministrados y su valor. 11.2 PUNTAJE ECONOMICO 600 PUNTOS: Puntaje = Mínima Valor Oferta / valor oferta * 600 Se verificará la moneda de la cotización. Las ofertas que no coticen en pesos colombianos serán rechazadas. Así mismo deberá cotizar sin IVA y con IVA, este último cuando aplique. Las ofertas que no cumplan el criterio anterior y en forma separada para cada uno de los ítems serán rechazadas.
12. PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto con que cuenta la Unidad es de: $ 125.813.600,00 (Ciento veinticinco millones ochocientos trece mil seiscientos pesos) por todo concepto. 13. ADJUDICACION De la aplicación de los criterios anteriormente descritos se hará un consolidado de la puntuación técnica y económica de cada una de las ofertas consideradas, para definir, conforme lo establecen los principios de transparencia, economía y responsabilidad consagrados en la Ley, la propuesta o propuestas más convenientes para la Entidad. El comité Evaluador fijará una posición y hará unas recomendaciones, que serán remitidas al despacho del Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, para la decisión final de los adjudicatarios de cada uno de los ítems. La Unidad de Planeación Minero Energética, con base en la evaluación de la propuesta técnica y económica, adjudicará la contratación. El proponente seleccionado deberá firmar el contrato respectivo dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la notificación de adjudicación, entregando los documentos que se indiquen en el contrato. La UPME se reserva el derecho de adjudicar el suministro, y una vez adjudicada, contratar o no contratar. 14. CONSIDERACIONES FINALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: a). Leer con detenimiento los términos de referencia y presentar su propuesta a lo allí establecido. b). Presentar y radicar la propuesta técnica y económica en original y dos copias, debidamente foliadas por separado cada una. c). Diligenciar en debida forma los formatos que hacen parte de la propuesta.
d). Declarar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. 15. SUPERVISIÓN La supervisión de este trabajo estará a cargo del Subdirector de Información de la Unidad de Planeación Minero Energética o a quien este delegue. 16. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA a). b). c). d). e). f). Constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato. Publicación del contrato en el diario oficial a cargo del contratista. Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello. En la ejecución del contrato cumplirá a cabalidad con el objeto y las obligaciones del mismo, debiendo responder por cualquier daño que en desarrollo de este cause a la UPME como a terceros. La personas jurídica que en forma independiente, en Unión tempral o en consorcio cuya propuesta resulte favorecidad, a la firma del respectivo contrato deberá presentar certificación expedida por el revisor fiscal en donde conste encoentrase al d` ia en el pago de aportes de seguridad social integral y parafiscales (Ley 789 de 2002). La personas natural favorecida con la propuesta, para la firma del contrato deberá presentar certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la nación y certificado de antecedentes judiciales (pasado judicial). 17. GARANTÍAS A CONSTITUIR A LA FIRMA DEL CONTRATO La empresa cuya propuesta resulte favorecida, a la firma del respectivo contrato deberá constituir a su costa, una garantía expedida por una Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente constituida en el país, que ampare: a) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) meses más. b) CALIDAD DEL SERVICIO y BUEN FUNCIONAMIENTO, por un monto equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del Contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más.
c) PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) años más.
ANEXO 1 FORMULARIO DE PROPUESTA Fecha: Doctor JULIAN VILLARRUEL TORO Director General Unidad de planeación Minero Energética Avenida 40A No. 13-09-Piso 14, Edificio UGI, Bogotá D.C., Colombia Asunto: Invitación a presentar propuestas para adquisición de EQUIPOS DE COMPUTO. Cordial Saludo Luego de haber examinado los términos de referencia para la citada invitación y de conformidad con los mismos, los suscritos presentamos esta propuesta. Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar esta propuesta ni ninguna otra propuesta que reciban. Debidamente autorizado para firmar por y en nombre de el día del mes de de [firma] [en calidad de]
ANEXO 2. FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE LA FIRMA Fecha: RAZON SOCIAL PAIS SEDE CASA MATRIZ OFICINA MATRIZ DIRECCION TELEFONO FAX e-mail FECHA DE CONSTITUCION TIPO DE SOCIEDAD O CONSORCIO NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL DEL OFICINAS SUCURSALES DIRECCION TELEFONO FAX e-mail INFORMACION ADICIONAL: Anexar copia de la certificación donde conste que es distribuidor autorizado y respaldado por el fabricante.
ANEXO 3, FORMULARIO DE EXPERIENCIA DE LA FIRMA (Solo relacionar últimos tres años) NOMBRE DEL CLIENTE CANTIDAD DE SERVIDORES SUMINISTRADOS FECHA DE SUMINISTRO (indicar mes y año) Adjuntar certificaciones
ANEXO 4. FORMULARIO DE SOPORTE EXTERNO Fecha: ITEM Valor Duración De Garantía No. (Años) No. Mantenimientos preventivos al año No. Tiempo de respuesta a fallos (asistencia y solución) Horas Horario disponible de atención Especificar
ANEXO 5, FORMATO ESPECIFICACIONES TECNICAS Y COSTOS Especificaciones SERVIDORES Datos Técnicos Observaciones