UNIDAD DIDÁCTICA IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO El objetivo de este tema es: 1. Aprender a importar y exportar datos con Excel desde otras aplicaciones de Office como puede ser Word, PowerPoint o Access. 15.1. INTRODUCCIÓN A veces tenemos datos en otras aplicaciones de Office y necesitamos trabajar con ellos en Excel, por ejemplo una tabla de Word con datos de productos podríamos importarla a Excel para realizar operaciones como por ejemplo calcular un descuento sobre el precio, o también podríamos desde una base de datos en Access con una tabla que contiene datos de clientes, importar la tabla a Excel para trabajar con ella. 15.1
15.2. IMPORTAR DATOS DE ACCESS Access es un programa de Office para crear bases de datos que permite controlar y administrar información, por ejemplo una base de datos con toda la información de clientes, nombre, dirección, teléfono, etc. Excel ofrece la posibilidad de importarlos de forma actualizable estableciendo una conexión con la base de datos. Una vez importados los datos se podrán actualizar los datos de Access automáticamente en el momento que se necesiten. Vamos a importar datos desde una tabla de Access, de forma que tengamos esa tabla en Excel, para ello primero se debe seleccionar la celda donde se quiere que se importen los datos. Desde la ficha Datos, grupo Obtener datos externos haz clic en el botón Desde Access. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, se abre la carpeta y se selecciona el archivo que contenga la base datos de Access. 15.2
Una vez seleccionado el archivo un nuevo cuadro de diálogo ofrece la posibilidad de elegir la tabla o consulta que se quiera importar, en el ejemplo importamos la tabla Clientes que contiene los datos de éstos, seleccionándola y haciendo clic en aceptar. Un último cuadro de diálogo Importar datos ofrece la posibilidad de ver de diferentes formas los datos en el libro, en una Tabla, Informe de tabla dinámica o Informe de gráfico y tabla dinámicos. Además también está la posibilidad de situar los datos en la Hoja de cálculo existente con la posibilidad de seleccionar la ubicación o en una Nueva hoja de cálculo. 15.3
Una vez importados los datos de la tabla Excel activa la barra de Herramientas de Tabla con la ficha de Diseño, para que se pueda modificar el diseño, propiedades, etc. de la tabla como hemos visto en el Tema 13. También cuando se modifica o se añade algún dato en la base de datos de Access mediante el botón Actualizar de la ficha Diseño grupo Datos externos de tabla. Se puede actualizar esas modificaciones en Excel. PROFUNDIZA La conexión entre la Base de datos y la tabla de Excel se almacena en un archivo de Office Data Connection (.odc) en la carpeta C:\Documents and settings\nombre del usuario\mis documentos\mis archivos de origen de datos. Dentro del cuadro de diálogo Importar datos en el botón Propiedades... se puede definir las opciones de actualización, formato de servidor, nombre de conexión, etc. 15.4
15.3. COMPATIR DATOS CON POWER POINT PowerPoint es un programa de Office que permite crear y modificar presentaciones para sesiones con diapositivas, reuniones y páginas Web, de forma que también se pueden copiar datos, gráficos, tablas, de una hoja de cálculo de Excel a una presentación de PowerPoint. Se selecciona los datos de la hoja de cálculo que se quiera copiar en la presentación de PowerPoint. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, se hace clic en Copiar. Se debe hacer clic en la presentación de PowerPoint en la que se desean pegar los datos copiados de la hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haciendo clic en Pegar, aparece un botón en el objeto con Opciones de pegado junto a los datos, se puede utilizar el formato original de los datos copiados, haciendo clic en Mantener formato de origen. Para utilizar el tema del documento aplicado a la presentación de PowerPoint, se hace clic en Utilizar tema de destino, y para pegar los datos de la tabla copiados como texto, clic en Mantener sólo el texto. También se puede copiar un gráfico en una presentación de PowerPoint. En Excel, se selecciona el gráfico incrustado y en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, clic en Copiar. En la presentación de PowerPoint en la que se desea pegar el gráfico copiado desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, Pegar. En Opciones de pegado junto al gráfico y, a continuación, se sigue uno de estos procedimientos: Para pegar el gráfico con un vínculo a sus datos de origen, se hace clic en Gráfico (vinculado a datos de Excel), es decir si se cambian los datos en Excel se actualizarán en PowerPoint, para ello se debe hacer clic en el botón Actualizar datos. Para pegar el gráfico e incluir acceso al libro completo en la presentación, en Gráfico de Excel (todo el libro). Para pegar el gráfico como una imagen estática, clic en Pegar como imagen. Para pegar el gráfico en su formato original, clic en Mantener formato de origen. 15.5
Para pegar el gráfico y aplicarle formato mediante el tema del documento aplicado a la presentación, clic en Utilizar tema de destino. Una vez selecciona la opción, ya está el gráfico en la presentación de PowerPoint, de esta forma se podrán realizar presentaciones con gráficos de las hojas de cálculo de una forma rápida. 15.6
15.4. IMPORTAR DOCUMENTOS DE TEXTO Excel permite la opción de importar los datos de un archivo de texto, por ejemplo con un documento de texto que contiene una lista con el nombre y apellidos de un grupo de personas, Excel permitirá desde el Asistente para importar texto, pasar esta lista a la hoja de cálculo, además se podrá separar el nombre y apellidos en diferentes columnas. El requisito para importar texto es que la extensión del archivo sea (.txt), en la siguiente ventana se puede ver el documento de texto con el que trabajar. 15.7
Vamos a ver con un ejemplo cómo utilizar el asistente, para ello desde la ficha Datos grupo Obtener datos externos, en el botón Desde texto, se abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto. 15.8
Se selecciona el archivo y haciendo clic en Importar, se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para importar texto, además este asistente tiene tres pasos. El primer paso da la opción de elegir el tipo de archivo para describir los datos con mayor precisión, Delimitados (separados por tabulaciones y comas) o De ancho fijo (separados por espacios, por ejemplo si los datos están en columnas tabuladas). En el ejemplo vamos a utilizar la opción Delimitados, porque los datos están separados por espacios, además se elige en la opción Origen del archivo Europeo Occidental. La vista previa del documento puede ayudar para ver el cómo esta creado el documento. El paso dos del asistente permitirá realizar las separaciones del texto, según tenga tabulaciones, espacios punto y coma, etc., se elige la casilla Tabulación y Espacio, y en la vista previa se crean unas líneas verticales que separan cada columna. 15.9
Y en el tercer paso se podrá establecer el formato de los datos, es decir qué tipo de formato tendrán las celdas que contengan esos datos importados. En este ejemplo vamos a seleccionar Formato Texto. Para que todas las columnas tengan el formato texto se deben seleccionar y marcar el botón de opción con el formato. 15.10
En Finalizar y un último cuadro de diálogo Importar datos preguntará Dónde se desean situar los datos, en el ejemplo se debe marcar la celda donde se quiera que se vean. Después de seguir el asistente se puede ver cómo Excel ha insertado en cada celda los datos, además en formato texto. 15.11
PROFUNDIZA En el Paso 3 de 3 del Asistente para importar texto se puede ver la opción avanzada que permite comprobar y modificar, si es preciso, el tipo de separador de decimales y de miles de los datos del archivo a importar. En el cuadro de diálogo de Importar Datos el botón Propiedades... permite definir las opciones de actualización, de formato y diseño de página de los datos importados. También se puede usar el cuadro de diálogo Abrir para importar un archivo de texto, seleccionar el archivo.txt, y el asistente se abrirá, pero de esta forma los datos no podrán actualizarse. 15.12
RESUMEN Aprender a importar y exportar datos con Excel desde otras aplicaciones de Office como puede ser Word, PowerPoint o Access. Excel ofrece la posibilidad de importar datos estableciendo una conexión con la base de datos. Una vez importados los datos se podrán actualizar de Access automáticamente en el momento que se necesiten. PowerPoint es un programa de Office que permite crear y modificar presentaciones para sesiones con diapositivas, reuniones y páginas Web, de forma que también se pueden copiar datos, gráficos, tablas, de una hoja de cálculo de Excel a una presentación de PowerPoint. Excel permite la opción de importar los datos de un archivo de texto desde el Asistente para importar texto, pasar una lista a una hoja de cálculo y además se podrá separar el nombre y apellidos en diferentes columnas. 15.13