Trabajar con campos Generalidades Los campos se utilizan como marcadores de los datos que podrían cambiar en un documento. Estos son utilizados para generar índices y tablas de contenido, para crear cartas modelo de combinación de correspondencia, para insertar en el documento información específica como por ejemplo la fecha y la hora o la numeración de páginas, etc. Campo: Conjunto de códigos que indican a Word que inserte automáticamente texto, gráficos, números de página y otros elementos en un documento. Por ejemplo, el campo FECHA inserta la fecha actual y el campo HORA, la hora. También se pueden utilizar campos para insertar datos variables en documentos de combinar correspondencia, como cartas modelo. Código de campo: Elementos de un campo que generan un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo { } (llaves), el tipo de campo e instrucciones o modificadores. Por ejemplo, los códigos de campo { INCLUIRTEXTO "C:\\Cartas\\Resumen anual.doc" } insertan el texto del archivo denominado " Resumen anual.doc" cada vez que estos códigos de campo aparecen en el documento. Resultados de campo: Texto o gráficos insertados en un documento cuando Word lleva a cabo las instrucciones de un campo. Por ejemplo, el resultado del campo { INCLUIRTEXTO "C:\\Cartas\\Resumen anual.doc" } es el texto de la carta. Cuando se imprima el documento o cuando oculten los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de campo en el documento. Algunos de los campos más comunes son el campo PÁGINA, que se inserta al seleccionar el campo Números de página del menú Insertar, y el campo FECHA, que se inserta al seleccionar el comando Fecha y hora del menú Insertar (debiendo activar la casilla de verificación Actualizar automáticamente en dicho procedimiento). Otros campos se insertan automáticamente, por ejemplo, al crear un índice o una tabla de contenido con el comando Índice y tablas del menú Insertar. También se puede utilizar campos para insertar automáticamente información sobre el documento, como el nombre del autor o del archivo, para realizar cálculos, crear vínculos y referencias a otros elementos del documento y llevar a cabo otras tareas especiales. Los códigos de campo aparecen identificados entre llaves { }. No se pueden insertar las llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando Guía del Usuario Página 225
Fecha y hora del menú Insertar, o bien cuando se presiona la combinación de teclas F + ( y se escribe entre llaves que se insertan en el documento, la información del código que se desee. Insertar y modificar campos Para insertar campos en el documento, como lo pueden ser la fecha y la hora de creación, de la última impresión o de la última vez que se guardó un documento, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Colocar el punto de inserción en la ubicación donde se desee insertar la información. 2. Seleccionar la opción Campo del menú Insertar. 3. En el cuadro de diálogo que se despliega, seleccionar la opción que se desee en el cuadro Categorías, por ejemplo Fecha y hora. 4. En el cuadro Nombres de campo, escoger el campo que se desee insertar, por ejemplo la opción FechaCreación. 5. En el sector Códigos de campo, Word muestra la sintaxis del campo de la lista que está actualmente seleccionado. En el cuadro de texto Códigos de campo se pueden escribir los modificadores de código de campo, operadores, marcadores u otras instrucciones o escoger el botón Opciones para seleccionar las instrucciones que se deseen agregar. 6. La casilla de verificación Mantener formato al actualizar activada, mantiene el formato de carácter que se aplica directamente a un resultado de campo, de esta forma Word actualizará el formato siempre que se actualice el campo. Al seleccionar esta opción se agrega el modificador \*COMFORMATO al código de campo seleccionado y luego de insertado, se podrá ver en el documento de la siguiente forma: { FECHA CREACIÓN \* COMFORMATO }. 7. Para insertar el campo especificado, seleccionar el botón Aceptar. Para agregar modificadores de campo u otras opciones a un código de campo, se puede seleccionar el botón Opciones. Al trabajar con campos, un modificador es una instrucción especial que origina una acción determinada. Por lo general, se agrega una opción a un campo para modificar un resultado. Por ejemplo, se puede mostrar un mes en un campo de FECHA como un número, una abreviatura o con el nombre completo, dependiendo del modificador especificado. Página 226 Guía del Usuario
El botón Opciones despliega un nuevo cuadro de diálogo a través del cual se pueden agregar modificadores, operadores, marcadores y otras instrucciones al campo seleccionado. Como alternativa, se pueden escribir las instrucciones directamente en el cuadro Códigos de campo. Para agregar una instrucción de formato que se desee, seleccionarla de la lista Formatos y, a continuación, escoger el botón Agregar. Word utiliza esta instrucción para dar formato al texto de los resultados de campo, siempre que se actualice el campo. Para modificar la información de un código de campo directamente sobre el documento, como por ejemplo agregar o cambiar los modificadores de campo, se debe mostrar primero el código de campo en pantalla, haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre dicho código, y del menú contextual que se despliega, escoger la opción Activar o desactivar códigos de campo y, a continuación, agregar o modificar el texto del código. Para eliminar un código de campo insertado en el documento, se debe seleccionar el código completo, incluidas las llaves { } y, a continuación, presionar la tecla =. Para aplicar formato a la información insertada con campos o sea a los resultados de campo, se puede realizar uno de los procedimientos siguientes: 1. Aplicar el formato a los resultados o a los códigos del campo. Por ejemplo, para subrayar el nombre que inserta un campo AUTOR, seleccionar el código de campo y, a continuación, escoger el botón Subrayado de la barra de herramientas Estándar. Si se actualiza un campo, el formato que se haya aplicado directamente a los resultados puede perderse. Para conservar el formato, se debe incluir el modificador \* COMFORMATO en el código del campo. Word incluye este modificador si se inserta un campo con el comando Campo del menú Insertar y se activa la casilla de verificación Conservar formato al actualizar. 2. Agregar modificadores al código de campo. Por ejemplo, el modificador general de Formato (\*) especifica el formato de los números, el uso de mayúsculas y el formato de carácter e impide que se realicen cambios en el formato de los resultados de campo al actualizar dicho campo. Los modificadores generales son instrucciones opcionales que modifican el formato o impiden la realización de cambios en la información resultante de un campo. Guía del Usuario Página 227
Actualizar campos Si se dispone de información nueva, se puede actualizar un campo para generar nuevos resultados de campo. Para actualizar un solo campo, se debe hacer clic con el botón secundario del ratón sobre dicho código, y del menú contextual que se despliega, escoger la opción Actualizar campos. También se puede presionar la tecla ( luego de hacer un clic sobre el código de campo que se desee actualizar. Para actualizar todos los campos del documento, escoger el comando Seleccionar todo del menú Edición y, a continuación, realizar uno de los dos procedimientos anteriormente descriptos. También se pueden actualizar todos los campos de un documento de forma automática cada vez que se lo imprima. Para esto se debe escoger el comando Opciones del menú Herramientas, elegir la ficha Imprimir y, a continuación, activar la casilla de verificación Actualizar campos. Mostrar u ocultar códigos de campo Para ver los códigos de campo mientras se está trabajando en vez de ver los resultados de los campos, se debe seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas, escoger la ficha Ver y, a continuación, seleccionar la casilla de verificación Códigos de campo. Otra forma de visualizar los resultados de los campos en lugar de los códigos, es haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre dicho código, y del menú contextual que se despliega, escoger la opción Activar o desactivar códigos de campo según se trate. También pueden pulsarse las teclas A + ( en combinación sobre un campo específico, para cambiar entre ver los códigos de campo y ver los resultados de los campos. Página 228 Guía del Usuario
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